منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - التسيير الالكتروني للوثائق والمعلوماتGED

السلام عليكم هذه اول مشاركة لي في هذا الموقع واحببت ان تكون المشاركة عن التسيير الالكتروي للوثائق والموضوع مترجم من اللغة الفرنسية:
 بفضل أدوات ووسائل التسيير الإلكتروني للوثائق فإنه من الممكن:
 مراقبة الطبعات.
 تسيير مداخل الإتاحة للوثائق.
 فـ ت.إ.و. يضمن:
- تشاطر المعلومات من طرف عدة مستفيدين أو مستعملين.
 - الإتاحة عن بعد والمطالعات المتزامنة في نفس الوقت.
 - تسمح أيضا الاقتصاد في الورق. .

مشاكل التعامل مع المعلومات والبيانات بالأساليب التقليدية :
غياب الأنظمة الإلكترونية المتقدمة والبنى التحتية الضرورية لها والتي تنظم عمل المعلومات وتجعل منها عنصرا فاعلا ومنتجاً في المنشأة يؤدي بالتالي للنتيجة العكسية إذ تصبح المعلومات عائقا وعبئا ثقيلا على المنشأة لكونها لا تقدم نتائج فعالة في الوقت المناسب بل وتكبدها تكاليف باهظة من جراء عدم دقتها أو فقدانها أو غياب الموظف المختص الذي يدرك الكم الذي يتعامل معه من المعلومات ضمن دائرة اختصاصه دون غيره، وكذلك فإنها تؤدي بالمؤسسة إلى اعتمادها على وسائل أخرى قد تكون بدورها مكلفة كالنظم والبرامج التقليدية وهذا أيضا يكلفها كثيرا من حيث التنفيذ وعقود التشغيل والصيانة مع الجهات المختصة بها، وإذا علمنا أن القرار داخل المؤسسة لا يمكن اتخاذه إلا بناء على معلومات وبيانات أولية ينبغي توفرها في حينه وتعتمد درجة دقة هذا القرار وصوابه على مدى دقة المعلومات والبيانات التي يعتمد عليها فإننا ندرك حتما ضرورة إعطاء الحجم المناسب لأهمية المعلومات داخل المؤسسة، وما ينبغي أن يتم توفيره من الوسائل الحديثة لضمان استمرارية العمل على وجهه المطلوب والصحيح من خلال توفير أربعة عناصر رئيسية للمعلومات هي :
الحفظ ، السرعة ، الدقة ، الأمان بحيث يمكن التوصل إلى حلول تجعل من المخزون المعلوماتي داخل المؤسسة عنصراً فاعلا ومنتجا مساند للأداء والقرار بدلا من كونه أرشيف ضخم يضم كم هائل من المعلومات يصعب الوصول إليها ويتعذر الإفادة منها بالقدر الكافي ولا يمكن تحليلها ومقارنتها والبحث فيها وبذلك تصبح عبئا جديدا يضاف إلى أعباء المؤسسة، وبالتالي يمكن لصانع القرار حينها اتخاذ قراره على وجه الدقة والسرعة من خلال حلول متقدمة تقدم المعلومة مع مراعاة عاملي الوقت والدقة: ( سرعة توفر المعلومة ، دقة المعلومة ) ، ويمكن تلخيص أبرز معوقات ومشاكل التعامل مع المعلومات بالوسائل التقليدية فيما يلي :

•فقدان بعض أو جميع المستندات والوثائق والمعلومات الهامة أو نماذج الطلبات .
•الوصول المشروط والمتكلف لنماذج الطلبات حيث تتمركز في موقع معين ولدى موظف معين
•إهدار الكثير من الوقت والجهد بحثا عن معلومات مهمة
•صعوبة حصر وتصنيف المستندات والوثائق أو النماذج المطلوبة
•تشتت الوثائق والمستندات والنماذج في أوعية مختلفة
•صعوبة الوصول إلى المستند المطلوب أو النموذج المطلوب بسرعة كافية
•غياب آلية التوثيق والقيد للعمليات والتعديلات التي تتم على الوثائق والمستندات والنماذج والمعلومات
•صلاحيات وصول مفتوحة وغير منضبطة للجميع على جميع البيانات والمعلومات
•انخفاض مستوى الأمان والحماية على المعلومات والبيانات
•تعرض النماذج والوثائق والمستندات للفقد والضياع والتلف
•صعوبة البحث في المعلومات والبيانات التي تتضمنها النماذج
•تشتت بيانات النماذج في أوعية مختلفة
•عدم القدرة على تحقيق الفائدة القصوى من محتويات النماذج بتحليل البيانات وقياس النتائج آليا
•حاجة المؤسسة لوجود نماذج إلكترونية باستمرار يدفعها لتكبد تكاليف باهظة لإنشاء برنامج متكامل يتضمن جميع النماذج الخاصة بها، لكنها تظل محدودة وفي حاجة لتكاليف تشغيل وصيانة وتطوير مستمرة
•عدم فاعلية النماذج الإلكترونية التقليدية في جمع وتوفير البيانات
•معاناة فريق العمل والموظفين من مركزية القرار والأداء التي تتوقف عليها مهامهم وأعمالهم
•لا يمكن التصنيف والفهرسة بشكل مرن وسلس لأرشيف المعلومات بوضعه التقليدي
•لا يمكن البحث السريع ضمن أرشيف المعلومات التقليدي
•لا يمكن استخراج تقارير إحصائية عن حالة الأرشيف والملفات والوثائق والنماذج وما تتضمنه من معلومات وبيانات في حالتها التقليدية
•لا يمكن إجراء تحليل سريع ومقارنة للبيانات والمعلومات لاستخراج نتائج أولية منها لصناعة القرار
إن الحاجة إلى تسيير الوثائق الرقمية مرتبط بعنصرين أساسيين:
• خصائصها وانتشارها أو اتساع استعمالاتها.
نعلم أن خصائص الوثائق الرقمية مختلفة كل الاختلاف عن خصائص الوثائق الورقية، والتي مع مرور الزمن غيرت من أساليب التعامل وأهداف الاستعمال، فمثلا ما يمكن أن نطلق عليه Virtualisation أو الوثائق اللامادية، تسمح حاليا:
- إرسال الوثيقة إلى أي مكان في العالم عن طريق البريد الإلكتروني في وقت قياسي
- وإتاحته للجميع عبر شبكة الإنترنت
- إمكانية نسخه على عدة وسائط التخزين.
- إمكانيات التعديل والتحويل بسرعة وسهولة
- إنشاء ارتباطات وبالتالي إمكانية دمجه وربطه بوثائق أخرى عديدة من نفس النوع أو من أنواع أخرى عن طريق إنشاء الروابط النصية.

مشاكل وصعوبات واحتياجات متعلقة بالتسيير الإلكتروني للوثائق.
في مؤسسة ، نلجأ عادة إلى وضع وتبني وسائل تسيير وتبادل لما تظهر لنا صعوبات ومشاكل بصورة مستمرة ومتكررة، هذه الصعاب يمكن إرجاعها لـ:
- لا نجد وثيقة ما في جهاز الحاسوب.
- الوقت المستغرق في البحث عن وثيقة ما واسترجاعها كبير جدا ويحد من سير العمل.
- يصعب علينا إيجاد واسترجاعها وثيقة ما تكون المؤسسة في حاجة إليها في حالة غياب الشخص الذي يعمل عليها ، فلا أحد يستطيع الوصول إلى وثائق المؤسسة المخزنة في حاسوبه كون لا أحد يعرف طريقة تنظيمه الخاصة.
- عندما نريد تقاسم أو تشاطر وثيقة على جميع عناصر المنظمة أو المؤسسة، سنلجأ إلى استهلاك وقت كبير في طباعته في عدة نسخ وتوزيعه أو إرساله عبر البريد الإلكتروني إلى جميع الموظفين .
- لا نعلم من يمتلك النسخة الأصلية للوثيقة.
- أن الوثيقة عدلت دون علم أي فرد.
- .... إلخ.
احتياجات المستفيدين
 وتأكيدا لتلك الأمثلة عن الصعوبات الرئيسية المتعلقة بالوثائق الرقمية، هناك عدة دراسات وأبحاث خلصت إلى أن الاحتياجات المعلنة من طرف المستعملين أو المستفيدين فيما يتعلق بالوثائق الرقمية هي أساسا تتعلق بـ:
 إتاحة المعلومات: إتاحة سريعة، متزامنة ، محددة، ...إلخ.
 زيادة في الإنتاجية: ربح الوقت، المساحة والمكان والمال.
 تناسق وتجانس: توحيد الاستعمالات.
 إعادة استعمال المعلومات: سهولة الإتاحة، إمكانية البحث ( التكشيف، معايير البحث، قواعد البيانات، ...).
 للإجابة على هذه الاستفسارات ولتلبية هذه الاحتياجات وإيجاد علاج لهذه المشاكل، وضعت الصناعة أدوات نظم التشغيل مدمجة في محيط الإعلام الآلي ، من بينها ت.إ.و.، تدفق العمليات، ...
تحديات هذه التكنولوجيا
 التحكم في الانفجار الوثائقي ( ورقي أو إلكتروني) الذي تتلقاه يوميا المؤسسات
 زيادة فوائد الإنتاجية بتقليص الوقت المخصص لمعالجة العمليات.
 تحسين مرونة تداول ومعالجة المعلومات.
 تسريع وتطوير التشاطر والتعاون وتثمين المعلومات.
 التغلب على الصعوبات والمشاكل القانونية فيما يخص التخزين الرقمي.
 الاستجابة بسهولة لمتطلبات تقانين النوعية.
 تطوير بالنسبة لكل المؤسسة نظام معالجة معلومات قابل للتعديل للاستجابة للاحتياجات الفعلية ولأمن عمليات المعالجة والإتاحة

مزايا التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق
تتيح الـGED عدة مزايا على المستوى التنظيمي أو المستوى الخدماتي.
- ربح من 10% إلى 20% من الفعالية في العمل.
- 10 %من الفعالية التجارية.
- تقليص ثمن التخزين 50% .
- تنقسم تكلفة البحث في نظام الـ GED على 2 أو 3 إذا تعلق الأمر بالبحث في الأرشيف.
- تقليص تكاليف البحث إلى 80 % أو 90 .%

نقاط ضعف الـ GED : لهذه التكنولوجيا نقائص نذكر منها:
هشاشة محطات التخزين: عبارة عن وسائط مادية ( قرص صلب، أسطوانة، ...) تحتاج إلى و ثابت..،
طريقة تخضع للشبكات:
عوائق تقنية وفنية: صعب في مرحلة الاقتناء الخاصة بالمعطيات لأنه في أغلب الأحيان نلجأ إلى إدماج الوثائق المتوفرة.
ثمن وضع GED باهظ إذا كان كم الوثائق المؤرشفة ضخم.
أمن المعلومات.
عوامل نجاح نظام الـ GED:
الحاجة الفعلية للنظام.
توفر الإرادة لدى المسئولين والعاملين لإدخال النظام.
تنظيم الوثائق ومعالجتها بالطرق التقليدية.
توفر الإمكانات المادية.
توفر الإطارات الكفأة.
التوفيق في اختيار البرمجيات والتجهيزات.
تحقيق المردودية المطلوبة من النظام.
المتابعة المستمرة للنظام عند تشغيله ووضع آليات تطويره.

الهيكلة العامة لنظام التسيير الإلكتروني للوثائق
لا يمكن الحديث عن نظام ت.إ.و. دون التعرض إلى هيكلة النظام العامة الواجب توفرها والتي ينشأ فيها النظام والمتمثلة في:
- شبكة إعلام آلي وأدوات اتصال وتحويل الملفات والمراسلات، وهناك شبكات خارجية لها العديد من التطبيقات مثل المراسلات العمومية والولوج إلى قواعد البيانات والمعلومات الخارجية وغيرها.
- تشكيلات من التجهيزات والبرمجيات المسماة بالموزعات ، ويتمثل هدفها في تقديم خدمات للمستفيدين كخدمات الطباعة وحفظ المعلومات، ومعالجة النصوص وتطبيقات الإعلام الآلي وقواعد المعطيات.
- مناصب عمل عامة أو متخصصة مجهزة بمختلف الأدوات التي تمكن الموظف أو المستفيدمن محاورة النظام.

مراحل إنجاز النظام
 تمر مرحلة إنجاز نظام ت.إ.و. بشكل أساسي بمراحل 3 :
 مرحلة الدراسة القاعدية: يتم فيها دراسة الموجودات ووضع دفتر الشروط واقتراح النظام المناسب ثم اختيار المؤسسة التي سوف تتكفل بتركيب النظام وفق دفتر الشروط.
 مرحلة التنفيذ: وفيها تتم عملية وضع النظام حيز التنفيذ بعد تركيب أجزائه ووضع التجهيزات المناسبة وربطها بوسائل الاتصال والمصالح الداخلية للمؤسسة.
 مرحة التجريب: وفيها يشغل النظام تحت رقابة لجنة متخصصة غالبا ما تتشكل من خبراء في الأرشيف والمعلوماتية لمدة لا تقل عن 3 أشهر

لا يمكن وضع نظام ت.إ.و. في يوم واحد، ففي البداية جميع برمجيات ت.إ.و. تضم قاعدة بيانات ( أو إيداع الوثائق) التي يتم بها إيداع وثائق المؤسسة . فأي نوع من الوثائق نجدها في نظام ت.إ.و.؟
ملفات مكتبية، ملفات ناتجة عن تطبيقات متخصصة، ملفات ترد إلى المؤسسة (الموردون، انترنت، فاكس،...) أو ملفات ناتجة عن تطبيقات قواعد البيانات . الوثائق المرقمنة هي أيضا نوع من الوثائق التي نجدها غالبا في نظام ت.إ.و.