منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - عروض كاملة لمادة المكتبة والبحث لجميع المراحل .

الكاتب : شواو عبدالباسط
عرض حول : التنظيم الإداري بالمكتبات ومراكز المعلومات
مقدمة
الفصل الأول: التنظيم الإداري بالمكتبات.
1- مفهوم الإدارة.
2- مفهوم التنظيم.
3- أنواع التنظيم.
4- أنماط التنظيم في المكتبات ومراكز المعلومات.
5- مفهوم التنظيم الإداري بالمكتبات.
6- مكونات التنظيم الإداري في المكتبات.
7- فوائد التنظيم الإداري في المكتبات ومراكز المعلومات.
الفصل الثاني: العلاقات العامة بالمكتبات ومراكز المعلومات.
2-1 مفهوم العلاقات العامة.
2-2 أهداف العلاقات العامة بالمكتبات.
2-3 تأثير العلاقات العامة على المكتبات وخدماتها.
2-4 أثر المكتبات على العلاقات العامة لها.

مقدمة:
يعد التنظيم أحد العناصر المهمة في النشاط الإداري للمؤسسات والمنظمات على اختلاف نشاطاتها ومستوياتها ويقصد بالتنظيم الإداري تقسيم الأعمال والمسؤوليات في الجهاز الإداري وتخصيصها في إدارات وأقسام ووحدات إدارية رئيسية وفرعية تختلف في أعدادها وأحجامها من منظمة لأخرى، وتوزيع هذه الأعمال والمسؤوليات على أفراد فريق العمل لأدائها طبقاً لضوابط الأداء الوظيفي المعتمدة في اللوائح التنظيمية للمؤسسة وتحديد العلاقات التنظيمية بينهم بما يضمن تحقيق أهداف المؤسسة. والتنظيم ليس عملية ثابتة تتوقف عند مرحلة التأسيس إنما عملية مستمرة ومتطورة تحتاج للتجديد كلما دعت الحاجة لذلك.
ولا ريب أن التنظيم الكفء الذي يستند إلى مبادئ علمية متعارف عليها ويناسب أعمال المنظمة ونشاطاتها له أثر كبير على نجاحها في إنجاز مهامها المحددة, ويساعدها في تسهيل وتحسين سير العمل فيها, ويحقق الانسجام والتنسيق بين إداراتها المختلفة, ويحقق أقصى استفادة ممكنة من قدرات وإمكانات العاملين وإمكانات المؤسسة.

1- مفهوم الإدارة:
تعريف موسوعة المكتبات والمعلومات:
" الإدارة هي الاستخدام الأمثل للأفراد والمواد في تحقيق أهداف المؤسسة".
ويعرفها الدكتور أحمد بدر ومحمد فتحي عبد الهادي بما يلي:
" استخدام الموظفين والإمكانيات المادية في تحقيق أهداف الهيئة".
ويمكن القول بأن الإدارة بمفهومها الواسع هي تلك الإجراءات والأساليب التي تهدف إلى تحقيق غايات المؤسسة، وذلك بتسخير الإمكانيات والموارد المتاحة، ويتجلى مفهومها من خلال الهيكل التنظيمي للمؤسسة والذي بدوره يعكس المهام والوظائف المنوطة بكل فرد، ثم بوضع النظام الداخلي وإجراءاته حتى يسير العمل بنظام ودون ازدواجية، وبذلك فإن الإدارة تشمل العناصر الإدارية من تخطيط، تنظيم، توجيه ومراقبة.
ولا تكون الإدارة إدارة بالمعنى السليم إلا إذا انتهجت في تطبيقها الطرق العلمية من ناحية تطبيقها للمعايير المقننة مستندة على النصوص القانونية المنظمة للقطاع.
وتشمل الإدارة في قطاع المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات العناصر الآتية:
- التخطيط والتنظيم والإشراف والتفويض والرقابة.
- التنسيق وإعداد التقارير والموازنة.
- اختيار العاملين وتعيينهم وتدريبهم .
- حفظ الملفات والسجلات.

2- مفهوم التنظيم:
يعتبر التنظيم بمثابة التطبيق والتنفيذ للمخطط المرسوم الذي وضع لتحقيق غايات وأهداف المؤسسة، أي هو ترجمة للمخططات النظرية القابلة للتنفيذ على أرض الواقع.
فالتنظيم كبنيان يربط وينسق الجهود الجماعية لمجموعة الأفراد الذين يعملون معا لتحقيق هدف مشترك.[7]
وهو العملية التي بموجبها يتم تحديد الأعمال وتقسيمها وتحديد المسؤوليات وتفويض السلطة وإنشاء العلاقات بين العاملين لكي تمكنهم من العمل معا بأقصى كفاءة ممكنة لغرض إنجاز الأهداف.[8]
فالتنظيم محدد الوظائف ومنسق المهام ومعين لمواصفات القائمين بها، ويحدد واجباتهم ومسؤولياتهم وعلاقاتهم ونظام الرقابة ونظم الترقيات والحوافز وتقويم الأداء والتدريب والتنمية.
3- أنواع التنظيم:
من خلال ما تم التطرق إليه خلال المناقشة خلصنا إلى أن للتنظيم في المؤسسات على اختلاف أنواعها ومستوياتها ينقسم إلى نوعين:
3-1 التنظيم الإداري: وهو التنظيم الذي تشترك في طبيعته جميع المؤسسات على اختلاف مهامها ونطاق اهتماماتها، ويتمثل في المعايير الموحدة الهادفة إلى التسيير الجيد وفق القواعد العلمية المنهجية السليمة والهادفة إلى تحقيق الغايات التي من أجلها أنشئت المؤسسات، وكذا القوانين أو النصوص التشريعية التي تنشئ بموجبها المؤسسات ضمن إجراءات محددة ومضبوطة.
3-2 التنظيم الفني: وهو الجانب الذي تختلف فيه المؤسسات، حيث يتباين التنظيم الفني في المؤسسات ذات الاهتمامات المختلفة، فالمكتبات ومراكز المعلومات مثلا نجد التنظيم الفني لها يتمحور حول الهيكل التنظيمي، فبذلك تتباين المصالح والمهام ليتسنى لكل مصلحة القيام بالمهام المنوطة بها بعد الأخذ بعين الاعتبار إسناد الوظائف لذوي الاختصاصات، ومن أبرز العمليات الفنية الهادفة إلى التنظيم: الاختيار والتزويد، الفهرسة، التصنيف، التكشيف، الاستخلاص، الترتيب المادي......إلخ والتنظيم الفني في المكتبات يختلف عنه في مراكز الأرشيف مثلا رغم كونها أنظمة وثائقية.
4- أنماط التنظيم في المكتبات ومراكز المعلومات:
4-1 التنظيم الرسمي:
وهو النوع الذي يهتم بالهيكل التنظيمي وبتحديد العلاقات والمستويات الإدارية وتقسيم الأعمال وتوزيع الاختصاصات وتحديد المسؤوليات والسلطات ويشمل أيضا القواعد واللوائح والترتيبات التي تطبقها إدارة المكتبة أو مركز المعلومات، ولهذا التنظيم عدة أشكال:
أ‌- التنظيم العمودي أو الرأسي line organization:
يتخذ هذا الشكل الأسلوب الهرمي حيث يكون مدير المكتبة في القمة ويليه رتبة مساعد المدير، ثم مدير الدائرة ثم مدراء الشعب، ويعد هذا النوع من التنظيم من أكثر الأنواع شيوعا لبساطته وسهولة فهمه.
ب‌- التنظيم الرأسي الاستشاري:line and staff organization
يقتضي الأمر أحيانا لإدارة المكتبة أن يستعين المدير بمستشارين من ذوي الخبرة في الميدان أو من ذوي الكفاءات العلمية المؤهلة، فيكون عمل هؤلاء على التخطيط ووضع السياسات ثم رفعها إلى المدير ليتخذ بشأنها القرار اللازم، ورأيهم غير ملزم للمدير حيث يبقى دورهم في دائرة النصح والإرشاد.
ج- التنظيم الوظيفي: functional organization
يرتكز التنظيم الوظيفي على أساس التخصص في تقسيم العمل، وبالتالي تقسيم الأعمال في المكتبات إلى إدارات أو أقسام أو وحدات إدارية مختلفة تختص كل منها بنشاط وظيفي محدد.
د- التنظيم بواسطة اللجان:
اللجنة مجموعة من الأشخاص من مختلف الدوائر والأقسام يتولون بشكل جماعي مسؤولية القيام بعمل معين أو مهام مشتركة أو دراسة موضوع ما للوصول إلى أهداف محددة
ه- نمط إدارة المشاريع:
إدارة المشاريع هي انتقاء أفضل الكفاءات الموجودة لتحقيق أهداف محددة في ضل معايير أداء محدودة ، والمميز لنمط إدارة المشاريع هي المرونة إذ ليس هناك تنظيم هرمي ثابت للعاملين للمكتبة لأنهم ينشطون حسب المشاريع قيد التنفيذ.
4-2 التنظيم غير الرسمي:
هو عبارة عن نماذج من العلاقات الشخصية والاجتماعية التي تظهر بسبب الأنشطة غير الرسمية للعاملين في المكتبة وينشأ هذا النوع من التنظيم ويتطور بشكل عفوي ويتأثر في تشكيله بقواعد سلوك الأفراد العاملين المنظمين إليه، فالعلاقات الاجتماعية هي الأساس في التعامل بين أفراده.

5- مفهوم التنظيم الإداري بالمكتبات ومراكز المعلومات:
هو تجميع المسئوليات والوظائف في وحدات رسمية معروفة تساعد على إنجاز الأعمال، وبالتالي تحقيق الأهداف.
ويعد التنظيم أداة لترجمة الخطط إلى واقع عملي، ويتضمن التنظيم عادة عددا من العناصر منها:
- تحديد الوحدات الإدارية والفنية بالمكتبة.
- تحديد تسلسل السلطة من أعلى إلى أسفل وتسلسل المسؤولية من أسفل إلى أعلى.
- وتنسيق الأعمال بين الوحدات الإدارية المختلفة.[9]
ولقد كان التنظيم الإداري لكثير من المكتبات يتم بطريقة عشوائية بواسطة زيادة عدة وحدات تنظيمية بسيطة لتجميع وخدمة وظائف جديدة، لذلك توصي معظم الدراسات المسحية للمكتبات بإدخال المبادئ العلمية للتنظيم الإداري لتحسين أداء المنظمة ككل،ومن المبادئ التنظيمية الموصى بها ما يلي:
- مبدأ تقسيم العمل. - مبدأ وحدة الهدف.
- مبدأ الوظيفة.- مبدأ التخصص.
- مبدأ وحدة الرئاسة. - مبدأ التسلسل الرئاسي.
- مبدأ توازن المسؤولية والسلطة. - مبدأ تفويض السلطة.
- مبدأ نطاق الإشراف.
- مبدأ ديناميكية ( مرونة ) التنظيم. - مبدأ المركزية واللامركزية.

6- مكونات التنظيم الإداري بالمكتبات:
6-1 التخطيط:
هو التفكير الاستراتيجي الذي يضع المخطط الإجمالي لنشاطات المؤسسة، وهو أيضا تحديد للمعالم التي تقود وتوجه النشاطات لتحقيق الأهداف التي تنشد المؤسسة الوصول إليها . فمن أجل تحقيق أهداف المكتبة أو مركز المعلومات فإن التخطيط يجب أن يبدأ منذ التفكير في إنشاء المشروع حيث يتم احتيار الموقع المناسب وتصاميم البناء وتحديد نوع المكتبة ونطاق خدماتها وفئات المستفيدين منها والحجم المتوقع لمجموعاتها وخدماتها في البداية، وأخيرا التوسع المستقبلي المتوقع، وكل ذلك يتم في حدود الإمكانيات المتاحة:
1- ويعتمد التخطيط غالبا على الأسس الآتية:
- تحديد الأهداف. – رسم السياسات والاستراتيجيات.- التعرف على الوضع الراهن.
- التنبؤ باحتياجات المستقبل .- التعرف إلى البدائل والخيارات المتاحة لتحقيق الأهداف.
- تحديد المتطلبات الخاصة بتنفيذ الخطط مثل المواد البشرية والمالية والمباني والتجهيزات، وتحديد كيفية تنفيذ الخطط ومتابعة تنفيذها بصفة مستمرة.[10]
6-2 الأهداف:الأهداف هي الغايات المرسومة التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها من خلال قيامها بمهامها، والمخطط لها سابقا أثناء عملية التخطيط، فالأهداف بغض النظر عن نوعها عامة أو جزئية هي التي تمكن من ضبط المهام بطريقة تجنب المؤسسة عدم تحقيق الفعالية، أي أن تحديد الأهداف يساهم بنجاعة في وضع خطة تنظيم إداري أنسب لطبيعة النشاط الذي تقوم به المؤسسة.
6-3 الموارد: وهي تلك القوى والدعائم الدافعة بعجلة التنظيم الإداري للمضي قدما نحو تحقيق أهداف المؤسسة، ويمكن تقسيم الموارد إلى قسمين:
- الموارد البشرية. – الموارد المالية.

7- فوائد التنظيم الإداري:
تتلخص فوائد التنظيم الإداري للمؤسسات كما جاءت في أدبيات التنظيم الإداري فيما يلي:
-تجنب الفوضى والارتباك في العمل وتحقيق التعاون والانسجام بين الأفراد نتيجة تصنيف العمل وتحديد واجبات الوظائف المختلفة وتوزيعها على الأفراد العاملين.
-التنسيق بين الوظائف المختلفة والقضاء على الازدواجية نتيجة لتوزيع الأعمال وتحديد الواجبات وتوجيهها إلى تحقيق الأهداف المشتركة.
-تحديد السلطة والمسؤولية للقائمين بالوظائف وأوجه ممارستها.
-تسهيل وتحسين سير العمل من خلال تحديد خطوط السلطة وقنوات الاتصال داخل وخارج المؤسسة والعلاقات التنظيمية بين الرؤساء والمرؤوسين.
-توزيع الاحتياجات بعدالة على الوحدات والإدارات واستغلال الإمكانات المتاحة لأن المهام والمسؤوليات واضحة.[11]

الفصل الثاني: العلاقات العامة بالمكتبات ومراكز المعلومات:
2-1 مفهوم العلاقات العامة:
يقصد بالعلاقات العامة تنظيم وممارسة العلاقات بين المنظمة والمجتمع الخارجي بصفة عامة وجمهور المستفيدين والمتعاملين مع المكتبة بصفة خاصة على أساس من الصلات الطيبة والفهم المتبادل. ويدخل العاملين في المنظمة ضمن المجتمع الذي تتعامل معه وظيفة العلاقات العامة باعتبارهم جزءا من المجتمع الذي توجد فيه المنظمة.
أي شيء يحدث داخل المكتبة أو خارجها يتصل بطريقة مباشرة أو غير مباشرة بالتأثير الذي يمكن للمكتبة أن تحدثه على جمهور مستخدميها . والأغلبية العظمى من جمهور المستفيدين بالمكتبة يجب أن تعبر عن آراءها فيما يتصل بنوعية وفعالية الخدمات التي تقدم لها.[12]
2-2 أهداف العلاقات العامة:
تهدف العلاقات العامة إلى :
1- التوعية بأهداف المكتبة والعمل على إيضاح خططها للمترددين وتعريفهم بالخدمات التي تؤديها وكيفية الاستفادة منها.
2- تنمية الفهم المشترك والتعاون المثمر بين المكتبة وجمهور مستخدميها.
3- الارتفاع بمستوى الخدمات المكتبية والاهتمام بأسلوب أدائها كسبا لثقة الجمهور و تعاونه.
4- إيجاد وعي عام بصدد المشكلات والصعاب التي تواجه المكتبة.
5- تصحيح الأفكار الخاطئة عن المكتبة والعاملين بها.
6- تنمية تعاون مستمر وتفاهم أفضل مع أجهزة الإعلام من صحافة و إذاعة وتلفزيون ...الخ.
7- تدعيم التعاون بين المكتبة وباقي الأجهزة والهيئات الموجودة بالمجتمع.

2-3 ثاثير العلاقات الخارجية على المكتبة وخدماتها:
- اتجاهات الرأي العام لجمهور المستخدمين نحو المكتبة وخدماتها.
- درجة التجانس بين جمهور المستخدمين من حيث المستويات الثقافية والتعليمية والاجتماعية والاقتصادية والمهنية ومدى أعمارهم.
- عوامل تكيف وتقبل الجمهور للخدمات المكتبية والتوثيقية عن طريق الإقناع والتوجيه.
3-4 أثر المكتبة على العلاقات العامة لها:
- إعداد النشرات والكتيبات التي توضح أوجه نشاط المكتبة ودورها.
- عرض الأفلام التسجيلية والشرائح المصورة عن وظائف المكتبة وخدماتها.
- نشر المعلومات اللازمة عن المكتبة في الصحف والمجلات ووسائل الإعلام المختلفة .
- الاشتراك في المعارض والمؤتمرات المحلية.
- تنظيم الندوات والمحاضرات التي تعرف بالمكتبة ورسالتها وما تجابهه من صعاب.
- تقديم الخدمات الإعلامية للأفراد والهيئات المختلفة.
ومن هنا يمكن أن تنبع من أعمال المكتبة صورا هامة ومفيدة لتوطيد علاقتها مع جمهورها ولتكون فعالة ومجدية لا بد من توفر مجموعة من المتطلبات الأساسية التي تعتبر ضرورية لأي خدمة ناجعة منها:
- إدارة مكتبية رشيدة وذات علاقات طيبة.- مجموعة مناسبة وملائمة من الموارد المكتبية.
- أخصائيون مهنيون.- مباني ملائمة ومصممة بغية راحة المستخدمين.
- تمويل مناسب. [13]

مما سبق التطرق إليه في هذا العرض نجد أن التنظيم الإداري للمكتبات ومراكز المعلومات يعتبر بمثابة السلطة التنفيذية للخطط الإستراتيجية، وهو يسعى إلى تحقيق التنسيق بين المهام الإدارية والفنية من أجل المضي قدما إلى تحقيق أهداف المكتبة أو مركز المعلومات المسطرة سابقا، وهو بذلك موجه للمهام حسب التخطيط الأولي كي لا تحيد عن الأهداف التي أنشئت من أجل تحقيقها.

محمد الهادي، محمد.- الإدارة العلمية للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات.- ط 2.- القاهرة: المكتبة الأكاديمية؛ 1990. ص 166[7]

[8] مختار إسماعيل، وائل.- إدارة وتنظيم المكتبات ومراكز المعلومات.- الأردن: دار المسيرة؛2009.- ص 61

[9] الحزيمي، سعود بن عبد الله.- المشكلات الإدارية في المكتبات ومراكز المعلومات السعودية – مقتبس من كتاب: االإدارة في المكتبات ومراكز العلومات/ اللجنة العلمية للنشر.- مج 5.- 2009.- ص 246

[10] الحزيمي، سعود بن عبد الله.- المشكلات الإدارية في المكتبات ومراكز المعلومات السعودية – مقتبس من كتاب: االإدارة في المكتبات ومراكز العلومات/ اللجنة العلمية للنشر.- مج 5.- 2009.- ص 244

عبد الله سعد المنقاش، سارة.- التنظيم الإداري لمراكز الطالبات في الجامعات السعودية: المشكلات والحلول المقترحة.- بحث منشور في مجلة العلوم التربوية، معهد الدراسات، جامعة القاهرة، مج 17؛ ع2؛ ج1؛أفريل 2009.- ص 8-9 [11]

محمد الهادي، محمد.- الإدارة العلمية للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات.- ط 2.- القاهرة: المكتبة الأكاديمية؛ 1990. ص 242[12]

محمد الهادي، محمد .المرجع نفسه ،ص247-248.[13]