منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - الأرشيف والأرشفة الإليكترونية

- منتدى تقنية المعلومات (http://alyaseer.net/vb/forumdisplay.php?f=8)

- - الأرشيف والأرشفة الإليكترونية (http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=5262)

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.

4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...

يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف

ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة

شكرا على رد الأستاذ عبد الكريم بجاجة وعلى مشاركاته القيمة في إثراء النقاش حول موضوع الأرشيف. لكن لي ملاحظة: عرف الأستاذ عبد الكريم انتقال الارشيف من المؤسسة الى الارشيف الوطني على أنه "تحويل"
" أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛"
غير أني أختلف معه في هذا التعريف فالتحويل هو انتقال الارشيف من المرحلة العمرية الاولى الى المرحلة العمرية الثانية في حياة الوثيقة، اي من الارشيف الجاري الى الارشيف الوسيط ويسمى بالفرنسية Transfert.
أما انتقال الارشيف المعد للحفظ الدائم من المؤسسة الى الارشيف الوطني فيسمى "الترحيل" و في كلمة الترحيل نلمس فيها انتهاء مسؤولية المؤسسة عن هذه الوثائق حيث ستصبح تحت تصرف مؤسسة الارشيف الوطني. وتسمى الكلمة بالفرنسية Versement.

توضيح حول مصطلح "التحويل":
أخي العزيز السيد هاتم،
إن المصطلحات الأرشيفية مقننة بقواميس متفق عليها دوليا في سبع لغات انطلاقا من اللغة الإنجليزية حسب توجيهات المجلس الدولي للأرشيف. و على هذا الأساس يستخدم المصطلح العربي "التحويل" في كل حالات انتقال الأرشيف، من العمر الأول إلى العمر الثاني أو من العمر الثاني إلى العمر الثالث أي إلى الأرشيف الوطني. بما أن حضرتكم من تونس، أبارككم بإنجاز "معجم المصطلحات الأرشيفية"، من إعداد السيد د. ربيع البنوري، أستاذ بالمعهد الأعلى للتوثيق في تونس، و سابقا أمين عام للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف. و يقدم الأستاذ البنوري مصطلح "التحويل" في الصفحة 116 من هذا القاموس الذي أنجز في إطار الفرع الإقليمي العربي:
174- "تحويل: عملية ينتقل على إثرها حفظ الأرشيف من إدارته الأصلية إلى مركز الأرشيف الوسيط أو المصلحة الأرشيفية أو كذلك من مركز الأرشيف الوسيط إلى مصلحة أرشيفية مع انتقال الملكية أو بدون انتقالها."
كما يقدم الأستاذ البنوري المقابل الفرنسي "Versement"، و المقابل الإنجليزي "Transfer".

إن القاموس الفرنسي للمصطلحات الأرشيفية لم يستخدم كلمة “Transfert”؛ أنظر في الأسفل المرجع رقم "1" مع تحديد الموقع الإلكتروني للأرشيف الوطني الفرنسي.
أما المصطلح الإنجليزي المستخدم رسميا هو: “Transfer”، و يعني أيضا عملية تحويل الأرشيف في كل الحالات؛ أنظر الوثيقة رقم "2".
و شكرا مرة أخرى على طرح قضية المصطلحات الأرشيفية و هي ضرورية لممارسة المهنة الأرشيفية. عبدالكريم بجاجة.

المرجع 1:

http://www.archivesdefrance.culture....habetique.html
VERSEMENT : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives (1) passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés. Le fonds d'un service administratif est constitué de plusieurs versements qui peuvent être cotés selon le principe de la série continue. Voir aussi BORDEREAU DE VERSEMENT.
English =Transfer

المرجع 2:

http://www.archivists.org/glossary/
Transfer : The process of moving records as part of their scheduled disposition, especially from an office to a records center, or from a records center to an archives.

توضيح حول مصطلح "التحويل".

معذرة فيما يخص مرجع القاموص العربي: أقرء "صفحة 23 من 116" بدلا من "صفحة "116"، و شكرا. عبدالكريم بجاجة

شكرا على إفادتك

انبنت مشاركتي السابقة على التشريع التونسي والسياسة الوطنية في مجال الارشيف: التي تعرف التحويل على انه انتقال الارشيف من المرحلة العمرية الاولى الى المرحلة العمرية الثانية من حياة الوثيقة اي من الارشيف الجاري الى الارشيف الوسيط. بينما الترحيل هو انتقال الارشيف المعد للحفظ الدائم من مركز حفظ الارشيف الوسيط الى الارشيف الوطني.
شكرا على إفادتك الاستاذ عبد الكريم بجاجة.

بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله
من الواضح ان الموضوع كبير ووافي وهذا من خلال عدد الصفحات والمشاركين
ان شاء الله استطيع متابعته ومن ثم التعليق
الشكر الجزيل لكل من شارك فيه

حول موضوع المصطلحات الأرشيفية العربية...

تحية طيبة للجميع و بعد؛
تبين آخر مشاركة للأستاذ هاتم أن الاختلاف في المصطلحات الأرشيفية ليس بين شخصين، و لكن بين المصطلحات الرسمية (التشريع التونسي مثلا) و المصطلحات العلمية (قاموس د.ربيع البنوري من تونس)، و هذا في نفس البلد أي تونس. فما بالك بين البلدان العربية ؟
لقد ظهر أول قاموس عربي-فرنسي-انجليزي في مجال الأرشيف، حسب علمي، سنة 1982 من إنجاز د. سلوى علي ميلاد من جامعة القاهرة. و في سنة 1990، نُشر في بيروت، تحت شعار المجلس الدولي للأرشيف، أول قاموس رسمي يتضمن اللغة العربية بالتوازي مع ست لغات أخرى، و كان الانجاز العربي من طرف السيد غسان منير سنو. ثم، أصدر سنة 1995 الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف قاموس المصطلحات الأرشيفية العربية يتضمن 314 مصطلحا بالتوازي مع الفرنسية و الإنجليزية، و كان من إنجاز د. ربيع البنوري. و في آخر المطاف، طور د. البنوري قاموسه الأول ليرتفع حجمه إلى 838 مصطلحا، و وزعت الصيغة الجديدة أثناء ندوة الفرع العربي ببيروت في ديسمبر 2004، و بقيت في انتظار التزكية.
يجب علينا الآن أن ندعم المجهود الذي قام به د.ربيع البنوري في اختراع و توحيد المصطلحات الأرشيفية العربية، لنتمكن من التبادل بيننا بلغة علمية واحدة، و اقتراح تبني هذا الإنجاز من طرف جامعة الدول العربية لنشره عبر الأقطار العربية. من الأفضل أن تتبنى التشريعات العربية المصطلحات العلمية الموحدة و ليس العكس، أي اعتماد المصطلحات الرسمية الوطنية و هي متعددة و مختلفة. و شكرا للجميع. عبدالكريم بجاجة.

المصطلحات الخاصة بالأرشيف الإلكتلروني

تحية طيبة للجميع و بعد؛
لنواصل النقاش حول موضوع المصطلحات الأرشيفية بتقديم قائمة من المصطلحات الإنجليزية و الفرنسية (190) التي تنتظر المقابل العربي، و من بينها 94 مصطلحا خاصا بالأرشيف الإلكتروني. لقد قمت بهذا الإحصاء منذ سنتين، و نحن في انتظار الاقتراحات العربية. نقدم لكم مقدمة الدراسة، و تجدون النص الكامل في الوثيقة الملحقة، و شكرا على اهتمامكم بالموضوع؛ عبدالكريم بجاجة.

DICTIONARY OF ARCHIVAL TERMINOLOGY
قاموس المصطلحات الأرشيفية العر بية

مـقــدّمــة

قام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف (عربيكا-ARBICA)، بنشر الصيغة العربية الثانية لقاموس المصطلحات الأرشيفية في عام 1995 (1) بعد الصيغة الأولى التي صدرت من قبل المجلس الدولي للأرشيف في سنة 1990 (2). ويحتوي على 314 مصطلح باللغة الإنجليزية وما يقابلها باللغتين العربية والفرنسية، مع ملاحظات تفسيرية باللغة العربية فقط. ولقد أصبح من الضروري في عام 4200م تحديث هذا القاموس بإدماج المعطيات الجديدة التي ظهرت في عالم الأرشيف وخاصة في مجال الأرشيف الإلكتروني.
وإذا أراد الأرشيفيين العرب أن يبلغوا مقاييس العصر الحالي في مجال ممارسة مهنتهم، عليهم أن يلتزموا بتحديث معارفهم، ليس فقط بالاشتراك بطريقة فعّالة في المؤتمرات التي ينظّمها المجلس الدولي للأرشيف، بل أيضاً باستيعاب المعلومات الجديدة في علم الأرشيف المتابَعة والممارسَة يومياً على شبكة الإنترنت. و هكذا تمكّنا من العثور على 190 مصطلحاً جديداً باللغتين الفرنسية والإنجليزية من بعض أحدث المنشورات الدولية. و قد تمّ انتزاع 94 مصطلحاً منها من المفردات التقنية الدقيقة ضمن الأرشيف الإلكتروني. و من المستحيل أن نتمكّن من ترجمة المنشورات الأرشيفية الجديدة إلى اللغة العربية، ما لم نبدأ أوّلاً بقاموس خاص بنا في " قاموس المصطلحات الأرشيفية العربية " وأن نستمرّ بتحديثه سنوياً نظرا للتقدم السريع للعلوم و التكنولوجيات.
إنّ العمل المطلوب إنجازه وتكملته ليس بسيطاً، لأنه لا يكفي أن نضع المصطلحات المقابلة في اللغة العربية ضمن المصطلحات الأرشيفية، بل أن نستمرّ في شرح ووصف مختلف الأوجه ضمن مهنتنا لكلّ مصطلح، في ضوء المواد العلمية والتكنولوجية الجديدة المكتسبة. إنّ قراءة قاموس الأرشيف العربي والإطلاع عليه سوف يتيح الفرصة، وخاصة أمام جيل الأرشيفيين من الشباب، أن يعوا بعلم الأرشيف في شموليته، ليتمكّنوا من ترجمة التطوّر ضمن حركات مجسّدة في إنجاز أعمالنا اليومية. نعتقد أنّ العمل الذي يجب إنجازه لا يعني " المترجمين"، ليس بمفردهم على الأقلّ لأنه لا ينحصر بترجمة الكلمات، بل بإعادة تكوين وتشكيل المفاهيم الأرشيفية باللغة العربية. إنها دعوة بشكل خاص إلى الأرشيفيين المحترفين الذين هم في الاتصال اليومي مع مادة عملهم: الأرشيف.

(1) ربيع البنوري: "معجم المصطلحات الأرشيفية، إنجليزي – عربي"، منشورات الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، تونس 1995، 101 صفحة.
(2) غسان منير سنو: "قاموس المصطلحات الأرشيفية -Dictionary for Archival Terminology"
International Council on Archives, Arab Scientific Publishers, Lebanon, 1990, 278 p.

BIBLIOGRAPHICAL SOURCES

A DICTIONNAIRE DE TERMINOLOGIE ARCHIVISTIQUE, Direction des Archives de France, Edition électronique, Février 2002, 76 pages;

B LES ARCHIVES ELECTRONIQUES, Direction des Archives de France, Ed. La Documentation Française, 2002, 103 pages;

C PRESERVATION STRATEGIES FOR ELECTRONIC RECORDS : WHERE WE ARE NOW---OBLIQUITY AND SQUINT ? , by Michèle V. Cloonan and Shelby Sanett, in <the American Archivist>, review published by The Society of American Archivist, volume 65- number 1- spring/summer 2002, pages 70 to 106.

[CENTER]

Abu Dhabi le 23 Novembre 2004

Abdelkrim BADJADJA
Technical Advisor
Center for Documentation & Research
United Arab Emirates[/CENTER

]

الأستاذ /عبدالكريم بجاجة
جهودكم يقدرها الجميع في مجال الأرشفة هذه حقيقة ، وأنتم أهل لهذا العطاء والتقدير لما تملكه أخي الفاضل من علم وخبرة في هذا المجال ، كما لا يفوتني أن أشكرك جزيل الشكر على هذا المرفق الرائع الخاص بالمصطلحات الأرشيفية ..
كتب الله لك أجر ماتقوم به وجعله في ميزان حسناتك..
تحياتي وتقديري لك.

أخبار مؤتمر المجلس الدولي للأرشيف بكوراثوو، جزر الأنتيل الهولندية (نوفمبر 2006)

تحية طيبة للجميع، و شكرا للأخ عبد الله الشهري على تشجيعه، أما بعد؛
نظم المجلس الدولي للأرشيف مؤتمره السنوي في مدينة كوراثوو في جزر الأنتيل الهولندية، في الفترة ما بين 20 إلى 26 نوفمبر 2006، تحت شعار "تقاسم الذاكرة بفضل العولمة". حضر هذا المؤتمر 200 ممثلا عن 77 دولة، و نتأسف لعدم حضورنا رغم قبول إدارتنا لمشاركتنا في الندوة. تجدون طيه وثيقتين باللغة الإنجليزية: توصيات المؤتمر و البيان الصحفي، التي وصلتني بالفرنسية و الإنجليزية. كما أرسل إلى حضرتكم رسالة وجهها لي رئيس المجلس الدولي للأرشيف، يعلمني فيها بنتائج التصويت الخاص بلجنة التدقيق للمجلس الدولي للأرشيف، حيث حصلت على 39 صوت رغم غيابي، و هذا لا يكفي أمام نتائج ثلاثة أرشيفيين غربيين، كما يشكرني على مساهماتي في نشاطات المجلس.
و شكرا للجميع، عبدالكريم بجاجة
ملف مرفق 561

ملف مرفق 562

ملف مرفق 563

نظام التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف

يتضمن هذا النظام مجموع الإجراءات وأساليب العمل والأعمال التي تتطبّق على الوثائق الأرشيفية منذ نشأتها إلى أن تحفظ بصفة دائمة أو أن يتم إتلافها.
ويتكون هذا النظام من:
• جرد الوثائق الأرشيفية
• القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق
• جدول مدد استبقاء الوثائق
• نظام التصنيف الموحد

1. جرد الوثائق الأرشيفية

تعريف الجرد:
الجرد هو أحد ركائز برنامج التصرف في الوثائق الأرشيفية، يتم إعداده مرة واحدة في تاريخ المؤسسة. ويتمثل في حصر جميع الوثائق الأرشيفية منذ تاريخ إنشاء المؤسسة ومهما كان نوع هذه الوثائق (وظيفية أو غير وظيفية) ومكان حفظها (بمحلات العمل أو بمحلات الأرشيف الانتقالي) ودون الأخذ بعين الاعتبار مصيرها النهائي (الإتلاف أو الحفظ الدائم).
وهو بذلك يمثل أداة بحث أولية بالنسبة للمصالح المنتجة وأداة تصرف ناجعة بالنسبة لمصلحة التصرف في الوثائق الإدارية والأرشيف التي يمكّنها من ضبط السياسة العامة للتصرف في الوثائق الأرشيفية (تحديد الحجم الجملي للوثائق، ضبط التوزيع الجغرافي للرصيد، دراسة الحاجيات والمستلزمات،..).
يمكّن الجرد خاصة من:
- تعريف الوثائق الأرشيفية (مصدر النشأة، وصف المحتوى، الحدود الزمنية)؛
- تحديد أماكن حفظ الوثائق الأرشيفية (المخزن، الخزانة أو الرف، رقم الحافظة أو الصندوق أو الحاوية ...)؛
- ضبط أحجام الوثائق الأرشيفية بعدد الحافظات القياسية أو بالمتر الخطي.

منهجية جرد الوثائق الأرشيفية:
- التنظيم الأولي للوثائق الأرشيفية؛
- إعداد مخطط مواقع الوثائق الأرشيفية؛
- تعمير جداول الجرد؛
- حوسبة الجرد؛
- استخلاص قائمات ظرفية متعددة الأوجه للبحث عن الملفات والوثائق الأرشيفية، الخ

2. القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق
تعريفها:
أداة تصرف أرشيفية تجمع في قائمة واحدة وموحدة عناوين وبيانات حول كل الوثائق الأرشيفية الوظيفية /المتداولة دون غيرها (ملفات، وثائق منفردة، وثائق مكونة).
أهدافها:
- توحيد عناوين الوثائق الأرشيفية وتسمياتها: تجميع عناوين كل الوثائق الوظيفية بالمؤسسة وبيات مضامين كل منها،
- التحضير لإعداد جدول مدد الاستبقاء ونظام التصنيف الموحد؛
- أداة مراقبة تحويل الأرشيف الوسيط ومحتوى الوثائق الأرشيفية التي تتم مناولتها،
- أداة تمكّن من تحديد أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية المتداولة (في طور الاستعمال)،
- أداة تمكّن من تحديد أنواع النظائر (أساسية وثانوية) والوثائق الأرشيفية التي يتكون منها كل ملف؛
- تمكن من تحديد مسار الملفات والوثائق الأرشيفية أو الوثائق الأرشيفية المكونة للملفات (المصدر والجهة)؛
- أداة تمكن من تحديد مسؤولية المحافظة على النظير الأساسي لكل هذه الوثائق؛
- أداة تمكن من الحصر الدائم والمتواصل للوثائق الوظيفية بالمؤسسة؛
- أداة لتحديث الأدوات الأرشيفية الأخرى؛ الخ.

إعداد القائمة الاسمية:
1. جمع البيانات حول: المؤسسة، المهام والوظائف، منتجي الوثائق وحول الوثائق ذاتها (عناوينها، مضامينها ومكوناتها، عدد نظائرها، مسالكها، وتيرة استخدامها، نسب تزايدها،...)؛
2. طبع استمارة لجمع البيانات وتوزيعها على مختلف المصالح المنتجة مصحوبة بمذكرة توضيحية؛
3. عقد جلسات عمل مع الأطراف المعنية للمساعدة على تعمير الاستمارة؛
4. تجميع بيانات كل الاستمارات في جدول واحد طبقا للهيكل التنظيمي للمؤسسة؛
5. عقد جلسات عمل لتصحيح الجدول/القائمة واستكمالها ثم إمضائها من قبل المسؤولين.
الأدوات المعتمدة في إعداد القائمة الاسمية:
النصوص القانونية والترتيبية الخاصة بالقطاع وبالمؤسسة؛
الهيكل التنظيمي للمؤسسة (جميعها منذ نشأة المؤسسة)؛
أدلة الإجراءات العملية؛ تقارير النشاط العامة؛ الخ.

أنواع الوثائق الأرشيفية في القائمة الاسمية:
الملف:
مجموعة من الوثائق المتجانسة تتعلق بشخص معين، بموضوع أو بقضية معينة أو بمهمة معينة. ونجد الملفات المتكررة أو التسلسلية، الملفات الخصوصية/الموضوعية/ الظرفية والملفات التكاملية/ ذات أوجه (مجزأة على عدّة مصالح) مثال: ملف تهيئة ميناء.
الوثيقة المفردة:
هي أصغر وحدة أرشيفية، لا يمكن تجزئتها، قيمتها كامنة في ذاتها وتلعب دورها بمفردها. يمكن أن لا تنتمي إلى ملف فهي إذا وثيقة مفردة تسلسلية.
الوثيقة المكونة:
هي الوثيقة التي لا قيمة لها خارج الملف الذي أنشأت في إطاره.

محتوى القائمة الاسمية:
- تعريف المصلحة المنشأة (الإدارة – الإدارة الفرعية – المصلحة)؛
- تعريف الملف أو الوثيقة المفردة (العنوان بالكامل، نوع الملف: تسلسلي تكاملي أو موضوعي)؛
- تحديد أماكن الأوجه الأخرى من الملف؟
- نوعية النظير: أساسي، ثانوي (أصل/نسخة) – أين يوجد النظير الأساسي؟
- الوثائق المكونة (بالنسبة للملفات) والملفات الفرعية: عنوان الوثيقة المكونة ونوعها (أصل، نسخة، نسخة مطابقة للأصل)؛
- تحديد مسار الوثيقة (المصدر/ الوجهة)؛

تحيين القائمة الاسمية:
تتطور الوثائق مع تطور مهام ووظائف المؤسسة. ومن هنا جاءت ضرورة تحيينها ومتابعتها.
ويتمثل التحيين في ما يلي:
- إلغاء: وثيقة مفردة/ملف/وثيقة مفردة مكونة؛
- إضافة: وثيقة مفردة/ملف/وثيقة مفردة مكونة؛
- تعديل: عنوان ملف / عنوان وثيقة مفردة أو مكونة / إلحاق ملف أو وثيقة مفردة أو وثيقة مكونة بوحدة إدارية أخرى.

3. جدول مدد استبقاء الوثائق الأرشيفية
التعريف:
أداة أرشيفية تمكن من تجميع قواعد الحفظ ومن تطبيقها ومراقبتها؛
أداة أرشيفية يتم الحصول عليها بالاتفاق (بالإجماع).
قاعدة حفظ: هي إجراء يحدد عمر كل نوع من أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية ومصيرها النهائي (إتلاف أو حفظ دائم أو انتقاء).
وظائف جدول مدد الاستبقاء:
- حماية الوثائق الأرشيفية الصالحة لأخذ القرار، لحماية حقوق الأشخاص والمؤسسات والذاكرة الوطنية من كل عملية إتلاف عشوائية؛
- تحسين ظروف العمل بالمحلات المعدة لذلك؛
- التخفيض من تكاليف حفظ الوثائق الأرشيفية؛
- حفظ ذاكرة المؤسسة والوطن.
المراحل التي تمر بها الوثيقة الإدارية:
- الوثيقة النشيطة: مستعملة بصفة يومية أو شبه يومية لغايات إدارية أو مالية أو قانونية؛
- الوثيقة شبه النشيطة: مستعملة بصفة عرضية لغايات إدارية أو مالية أو قانونية؛
- الوثيقة غير النشيطة: فقدت قيمتها الأولية فيتم إتلافها إن لم تكن لها قيمة تاريخية.أما إذا اكتسبت هذه القيمة فيتم ترحيلها إلى الأرشيف الوطني طبقا لمقتضيات جداول مدد الاستبقاء.
الوثيقة ذات الأهمية القصوى:
هي وثائق تمكّن من ضمان استمرارية العمل أو مواصلته بصفة عادية ومن حماية الحقوق في حالة حلول أزمة بالمؤسسة أو على اثر هذه الأزمة.
تنجر عن ضياع هذه الوثائق الأرشيفية مشاكل خطيرة للمؤسسة.
ضرورة ضبط إجراءات صارمة لحفظ ولإتاحة هذه الوثائق الأرشيفية.
محتوى جدول مدد الاستبقاء:
- الجزء الأول: مقدمة تحتوي على دليل الاستخدام؛
- الجزء الثاني: مصطلحات أرشيفية؛
- الجزء الثالث: إجراءات التطبيق؛
- الجزء الرابع: قواعد الحفظ؛
- الجزء الخامس: كشاف ألفبائي: يحتوي على قائمة الكلمات المفتاحية مرتبة ألفبائيا ومصحوبة بأرقام قواعد الحفظ. يمكّن من تسهيل عملية البحث عن قواعد الحفظ.
أجال حفظ مغلقة – أجال حفظ مفتوحة:
- أجل حفظ مغلق (غير مشروط): محدد بعدد معين من السنوات.
- أجل حفظ مفتوح: (مشروط): في هذه الحالة يجب تحديد الشرط بوضوح، مثال: إلى أن يتم تحيين هذا الملف، إلى غاية رفع اليد، إلى أن تتمّ تسوية الوضعية نهائيا.
هيكليّة جدول مدد الاستبقاء:
- رقم قاعدة الحفظ؛
- عنوان الملف أو الوثيقة (وكذلك عناوين الوثائق الأرشيفية المكونة للملفات بالنسبة لجداول مدد استبقاء الوثائق المشتركة بين الوزارات والمؤسسات العمومية)؛
- نوع النظير أساسي أو ثانوي؛
- الوحدة المسؤولة؛
- الفترة النشيطة؛
- الفترة شبة النشيطة؛
- المصير النهائي: ("حد": حفظ دائم، "إ.ت": إتلاف، "إ.ن": انتقاء)
- ملاحظات.
الانتقاء؟ هو عملية اختيار عينات من وثائق أرشيفية من صنف واحد تتميز بالكثرة حيث يتعذر ترحيلها كلها إلى الأرشيف الوطني. وتهدف هذه العملية إلى ترحيل بعض العينات إلى الأرشيف الوطني وإتلاف الباقي.

سيرورة إعداد جدول مدد استبقاء الوثائق الأرشيفية:
1. تكوين لجنة المتابعة الأرشيفية وتحديد مهامها؛
2. تكوين فريق العمل؛
3. إعداد مخطط الإنجاز؛
4. إعداد أدوات العمل: استمارات جمع البيانات حول الوثائق (القائمة الاسمية)، استمارات جمع البيانات حول الوثائق (التقييم الخاص بجدول مدد الاستبقاء)، استمارات مشاريع القواعد؛
5. جمع البيانات حول المؤسسة وحول الوثائق (باستخدام مختلف الاستمارات)؛
6. تنظيم البيانات ومقارنتها وتحليلها؛
7. إعداد مشاريع قواعد الحفظ لكل نوع من أنواع الوثائق؛
8. متابعة الموافقة / المصادقة الداخلية على مشاريع القواعد: تعقد اجتماعات / أو تعرض القواعد شخصيا، كل في ما يخصه، على كل المتدخلين في مجمل مشاريع القواد لتقييمها ومناقشتها ثم التصديق عليها؛
9. متابعة الموافقة / المصادقة الخارجية على مشروع الجدول: المصادقة من قبل الأرشيف الوطني، المصادقة من قبل وزارة الإشراف إن وجدت؛
10. الطبع والتوزيع: الإخراج النهائي للجدول بعد إضافة المواد المكملة، الطبع والتوزيع الداخلي على المسؤولين + مراسلة توضيحية مع إرسال نسخة إلى الأرشيف الوطني.

4. نظام التصنيف الموحد

التعريف:
التصنيف هو عملية ذهنية تتمثل في تجميع الوثائق الأرشيفية وتعريفها وترميزها طبقا لنظام التصنيف الموحد. وهذا الأخير هو أحد ركائز نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية ويتمثل في تركيبة هرمية ومنطقية تتنزل ضمنه كل أنواع الملفات والوثائق الأرشيفية مجمعّة في أصناف ومفرعة إلى أقسام وفروع وذلك طبقا لوظائف وأنشطة المؤسسة.
أهداف نظام التصنيف الموحد:
- توحيد فهرسة الوثائق الأرشيفية وبالتالي توحيد طرق استرجاعها؛
- استخدام لغة توثيقية مقننة (رموز) تمكّن من تجميع الوثائق الأرشيفية المتشابهة (ذات الصنف الواحد) ومن التخاطب الموحد مع الأشخاص ومع الحاسب الآلي؛
- ضمان التمفصل المنطقي الدائم للرصيد؛
- حماية الوثائق الأرشيفية وسريتها؛
- سهولة إعادة هيكلة الملفات التكاملية المتميزة عادة باللاتمركز.
هيكل نظام التصنيف الموحد:
- قائمة التصنيف الرئيسية؛
- قائمة التصنيف الفرعية؛
- كشاف ألفبائي.

إجراءات نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية

إجراءات تصنيف وفهرسة الوثائق الأرشيفية النشيطة:

1. التثبت من محتوى الوثيقة الأرشيفية؛
2. تحديد الصنف الرئيسي والصنف الفرعي وكذلك القسم والقسم الفرعي الذي تتنزل ضمنه الوثيقة الأرشيفية؛
3. إسناد القسم الفرعي المناسب وهو ما يتوافق مع عنوان الوثيقة في القائمة الاسمية؛
4. التجميع المتناسق للوثائق الأرشيفية المتشابهة في وحدات الحفظ،
5. التفريق بين الوثائق الأرشيفية المختلفة في وحدات الحفظ باستخدام الفواصل (Intercalaires)؛
6. تبيان محتوى وحدة الحفظ وتاريخها؛
7. إسناد رمز / رموز التصنيف؛
8. إلصاق جذاذة الفهرسة على متن وحدة الحفظ.

إجراءات تحويل الوثائق الأرشيفية الشبه النشيطة:

التحويل: Transfer هو عملية نقل وثائق أرشيفية لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى مركز الأرشيف الانتقالي وذلك باستعمال جدول التحويل.
جدول التحويل: مطبوعة إدارية تستخدم في عملية تحويل وثائق أرشيفية لم تعد جارية الاستعمال من محلات العمل إلى مركز الأرشيف الانتقالي.
في تونس جدول التحويل مطبوعة رسمية مسجلة تحت عدد 97-1-12-00
الغاية من التحويل: تفادي المشاكل الناتجة عن تراكم الوثائق الأرشيفية بمحلات العمل وتخفيض تكاليف اقتناء معدات الحفظ.
الإجراءات:
1. إعداد رزنامة التحويل؛
2. تعريف الوثائق شبه النشيطة وتنظيمها؛
3. تعمير جداول التحويل في 3 نظائر: النظير الأول يختم ويرجع إلى الوحدة المسؤولة كوصل إبراء، النظير الثاني يوضع داخل الوحدة الأرشيفية (جرد مفصل للوحدة الأرشيفية، النظير الثالث يضم إلى ملف التحويل الخاص بالإدارة المعنية؛
4. الموافقة على التحويل؛
5. التثبت من صحة جداول التحويل مقارنة مع محتويات الوحدات الأرشيفية: تعتبر الجداول الغير واضحة والمنقوصة أو الغير مطابقة لمحتوى الوحدات الأرشيفية ملغاة ولا يمكن أخذها بعين الاعتبار من طرف مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية ويتم بذلك إرجاعها إلى الوحدة المسؤولة؛
6. التسجيل بالدفتر العام للتحويل؛
7. إتمام جداول التحويل (رقم الجدول، عنوان الحفظ، تاريخ القبول، تاريخ الإتلاف أو الترحيل إلى الأرشيف النهائي)؛
8. تسجيل محتوى جداول التحويل بقاعدة البيانات.

إجراءات إتلاف الوثائق الأرشيفية عديمة القيمة:
التعريف:الإتلاف هو عملية تأتي بعد الفرز وتتمثل في التخلص المقنن من الوثائق الأرشيفية التي أصبحت عديمة القيمة طبقا لجدول مدد الاستبقاء وبعد الحصول على موافقة الإدارة المسؤولة ولجنة الأرشيف وتأشيرة الأرشيف الوطني وذلك باستعمال الجدول البياني في الوثائق الأرشيفية المعدة للإتلاف ومحضر الإتلاف. ويمكن إعادة استعمال أوعية الوثائق الأرشيفية المتلفة (عجن الورق وإعادة رسكلته أو إعادة استعمال أشرطة ممغنطة).
الغاية: ربح مساحات الحفظ، التخفيض من تكاليف حفظ الوثائق الأرشيفية.
الإجراءات:
- إعداد رزمانة الإتلاف (طبقا لمقتضيات جداول مدد الاستبقاء)؛
- فرز الوثائق الأرشيفية عديمة القيمة وإعداد جداول الإتلاف؛
- الموافقة على الجداول من طرف المسؤولين المعنيين؛
- موافقة لجنة الأرشيف (إن وجدت)؛
- مصادقة الأرشيف الوطني؛
- إعداد محضر في إتلاف الوثائق الأرشيفية وختمه من طرف المسؤولين المعنيين؛
- تسجيل الوثائق الأرشيفية المعدة للإتلاف بدفتر الإتلاف؛
- رسكلة الوثائق الأرشيفية المعدة للإتلاف؛
- تحيين قاعدة البيانات إن وجدت.

إجراءات ترحيل الوثائق الأرشيفية النهائية:

الترحيل: هو عملية تأتي بعد الفرز وتتمثل في نقل الوثائق الأرشيفية التي فقدت قيمتها الأولية واتلي تكتسب قيمة ثانوية (قيمة تاريخية وعلمية) إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم وذلك باستعمال جدول ترحيل الأرشيف النهائي إلى الأرشيف الوطني. وتخضع هذه العملية لمقتضيات جدول مدد الاستبقاء وتستوجب الحصول على موافقة الإدارة المسؤولة ولجنة الأرشيف وتأشيرة الأرشيف الوطني.
جدول الترحيل: مطبوعة إدارية تستخدم في عملية ترحيل أرشيف نهائي من مرفق عمومي إلى مؤسسة الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
في تونس جدول الترحيل مطبوعة رسمية مسجلة تحت العدد 99-02-12-00
الغاية: حفظ ذاكرة المؤسسة، تدعيم البحوث التاريخية والعلمية، الخ.
الإجراءات:
1. إعداد رزنامة الترحيل وفقا لمقتضيات جدول مدد الاستبقاء؛
2. فرز الوثائق ذات القيمة التاريخية وإعداد جداول الترحيل؛
3. الموافقة على الجداول من طرف المسؤولين المعنيين؛
4. موافقة لجنة الأرشيف إن وجدت؛
5. مصادقة الأرشيف الوطني؛
6. تسجيل الوثائق الأرشيفية المعدة للترحيل بدفتر الترحيل؛
7. تحيين قاعدة البيانات إن وجدت.

الحالات التي تبررّ رفض الوثائق التي يتم ترحيلها:
- جداول الترحيل غير واضحة أو منقوصة البيانات؛
- جداول غير ممضاة من قبل جهات معينة؛
- جداول مختلفة مضامينها مع الوثائق التي تصاحبها؛
- وثائق لا تزال في طور النشاط أو شبه النشاط وتمّ ترحيلها قبل الأوان؛
- وثائق قابلة للإتلاف وتم ترحيلها.

إجراءات ترتيب وحفظ الوثائق الأرشيفية:

الترفيف: عملية وضع وترتيب وحدات حفظ الوثائق الأرشيفية (حافظات وعلب وصناديق) على الرفوف المعدة لذلك حسب نمط معين. ويمكن أن يكون الترفيف عموديا أو منحنيا أو منبسطا.
الحفظ: عملية خزن الوثائق الأرشيفية في أماكن ومعدات سليمة قصد صيانتها والحفاظ عليها وحمايتها من عوامل التهرئة الطبيعية والبشرية مثل الحرائق والحشرات والسرقة. وتخضع هذه العملية لمقاييس ومواصفات علمية تتعلق بتهيئة المخازن وبالحرارة والرطوبة الخ.
أهم المواصفات لمتعلقة بمخازن الأرشيف وبالرفوف:
تقاس طاقة استيعاب محلات الأرشيف بالمتر الخطي (م.خ) من الرفوف، وهو ما يوافق حجم الوثائق الممكن ترصيفها على رف واحد طوله مترا واحدا.
- المساحات القصوى لمخازن الأرشيف: 200م²؛
- طاقة التحمل: 1200 كلغ بالم² بالنسبة للرفوف العادية. و2400كلغ بالم² بالنسبة للرفوف المضغوطة (المتحركة).
- المساحة القصوى بين أعلى رف والسقف: 1.80م؛
- طول الرفوف على أقصى تقدير: 10 أمتار، المسافة الفاصلة بين الرفوف والجدران العاكسة: 0.75 م؛
- عمق الرفوف: 0.30 م (أي 0.60 م بالنسبة للرفوف ذات الوجهين). بالنسبة للوثائق ذات الحجم الكبير يجب استعمال رفوف بـ 0.40م.
- طاقة تحمل رف ذو متر واحد: 100 كلغ من الوثائق؛
- عرض الممرات الرئيسية بين الرفوف: 1.20 م؛
- عرض الممرات الفرعية بين الرفوف: 0.75 م؛
- الإنارة الطبيعية: لا يجب أن تتجاوز 10% من مساحة جدران الخزن.

أهم المواصفات المتعلقة بالحرارة والرطوبة:
- الأوعية الورقية: الحرارة 18° (+أو- 1°)، الرطوبة 55% (+أو- 5%).
- الصور الفوتوغرافية أبيض وأسود: الحرارة 12° (+أو- 1°)، الرطوبة 35% (+أو- 5%).
- الصور الفوتوغرافية بالألوان: الحرارة 5° (+أو- 1°)، الرطوبة 35% (+أو- 5%).
- أقراص مغناطيسية: الحرارة 18° (+أو- 1°)، الرطوبة 40% (+أو- 5%).

أهم الواصفات المتعلقة بالإنارة الكهربائية:
- في المخازن: 150 دي لوكس (150 Lux).

أهم المواصفات المتعلقة بحموضة الورق:لا يجب أن تنحدر تحت 4,5PH.

إجراءات الإتاحة والمناولة:

- لا يجوز لأي مصلحة، باستثناء بعض كبار المسؤولين المخول لهم، الاطلاع على وثائق غير تابعة لها مهما كان نوع هذه الوثائق الأرشيفية إلا بإذن كتابي مسبق من الوحدة المسؤولة.
- يتم الاطلاع على الوثائق الأرشيفية إما على عين المكان أو عن طريق النسخ أو الاسترجاع لمدّة معينة. وفي كل الحالات على المصلحة الراغبة في الاطلاع على وثيقة أو عدة وثائق إعلام مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية بذلك وتعمير مطبوعة استمارة المناولة في نظيرين: يعتمد النظير الأول من مطبوعة استمارة المناولة كوصل إبراء تحتفظ به مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية طيلة مدة غياب الوثيقة أو الوثائق الأرشيفية التي تمت مناولتها. ويعتمد النظير الثاني كبطاقة متابعة توضع في المكان الذي تحفظ به الوثيقة المعنية طيلة مدة غيابها.
- تقوم مصلحة التصرف يف الوثائق الأرشيفية بتذكير المستفيدين الذين تجاوزوا موعد استرداد الوثائق الأرشيفية التي تناولوها (إعداد مراسلة تذكير). وتتحمل المصلحة المعنية المسؤولية في عدم إرجاع الوثيقة في الآجال المحددة أو في ضياعها.

الإعلامية التوثيقية

النواقص والصعوبات الناتجة عن التصرف اليدوي في الوثائق الأرشيفية:
في هذا العصر المتسم بالتواتر السريع لكميات هائلة من الوثائق الأرشيفية ومع تفاقم المشاكل الناتجة عن تراكم الأرصدة الأرشيفية في محلات مزدحمة تتضايق يوما بعد يوم ومع هذا الطلب المتزايد للوثائق الأرشيفية بالطرق اليدوية، فالذاكرة البشرية جد قاصرة بالمقارنة مع الذاكرة الاصطناعية. ويمكن حصر النواقص والصعوبات المتعلقة بالتصرف اليدوي في الوثائق الأرشيفية في قسمين اثنين:

نواقص وصعوبات تتعلق بالبحث عن الوثائق الأرشيفية:
- محدودية عدد أدوات البحث؛
- صعوبة تحيين أدوات البحث أو إعادة هيكلتها؛
- صعوبة استغلال أدوات البحث؛
- بطء عمليات البحث؛
- فشل العديد من عمليات البحث وبالتالي حرمان العديد من المستفيدين من الوثائق الأرشيفية المطلوبة وتعطل العديد من المصالح وينتهي ذلك بإعطاء صورة سيئة عن مصلحة التصرف في الوثائق الأرشيفية.

نواقص وصعوبات تتعلق بالتصرف في الوثائق الأرشيفية:
- صعوبة التصرف في المراحل العمرية للوثيقة وبالتالي: تأخر عمليات التحويل والإتلاف وفي ذلك اكتظاظ في محلات العمل وتراكم للوثائق عديمة القيمة بمحلات الأرشيف الانتقالي، تأخر عمليات الترحيل وفي ذلك خطر على الذاكرة الوطنية؛
- صعوبة تبويب الوثائق الأرشيفية وفقا لنظام التصنيف الموحد وفقدان السيطرة على الرصيد؛
- بطء التفطن للمصالح المتأخرة في استرداد الوثائق؛
- صعوبة إحصاء الوثائق الأرشيفية ومتابعة تراكمها؛ الخ.

استخدام الإعلامية للتصرف في الوثائق الأرشيفية:

الأهداف:
- البحث السريع والمتعدد الأوجه عن المعلومات والوثائق الأرشيفية؛
- نجاعة وسرعة التصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية؛
- إتاحة البيانات والمعلومات والوثائق الأرشيفية عن بعد؛
- الضغط على تكاليف حفظ ومعالجة الوثائق الأرشيفية؛
- حماية المعلومات والوثائق الأرشيفية الأصلية؛
- الاستغلال الجماعي للمعلومات والوثائق الأرشيفية؛ الخ.

أنماط استخدام الإعلامية للتصرف في الوثائق الأرشيفية؟
النظام المرجعي: مجموعة سجلات تتعلق بفهرسة الوثائق الأرشيفية وبالتصرف فيها (بحث، تحويل، إتلاف، إحصاء،..) تهتم بتمثيل الوثائق الأرشيفية ولا تقدر على تعويضها. وتكوّن هذه السجلات قاعدة بيانات مرجعية.
النظام الالكتروني: مجموعة صور (وثائق الكترونية) تقدر على تعويض الوثائق الأرشيفية (في حدود معينة) وتكوّن هذه الصور قاعدة الكترونية.ولإن اعتبر النظام الالكتروني ناجعا من حيث إتاحة المعلومات والوثائق الأرشيفية فإنه يبقى قاصرا من حيث التصرف في هذه المعلومات والوثائق الأرشيفية، هذا بالإضافة إلى تكاليفه العالية بالمقارنة مع النظام المرجعي.
ويبقى النظام المرجعي والنظام الالكتروني عنصرين متكاملين لإرساء نظام متكامل ومندمج للتصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية.

المهام الأرشيفية القابلة للحوسبة:

المهام المتعلقة بإعداد وتحيين نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية:
- القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق؛
- جدول مدد الاستبقاء؛
- نظام التصنيف الموحد.

المهام المتعلقة بإجراءات تطبيق نظام التصرف في الوثائق الأرشيفية:
- فهرسة الوثائق الأرشيفية؛
- تحويل الوثائق الأرشيفية شبه النشيطة؛
- إتلاف الوثائق الأرشيفية عديمة القيمة؛
- ترحيل الوثائق الأرشيفية النهائية؛
- البحث عن الوثائق الأرشيفية ومناولتها؛
- الإحصاءات الأرشيفية؛ الخ.

قواعد البيانات الأرشيفية:
مفهوم قاعدة البيانات الأرشيفية: مجموعة سجلات تتعلق بفهرسة وبمعالجة الوثائق الأرشيفية. تتكون الحقول المكونة لقواعد البيانات الأرشيفية من بيانات تتعلق بمصدر نشأة الوثائق الأرشيفية (الإدارة المصلحة) وبموضوعها وتاريخها الأدنى والأقصى وكذلك بموقعها أو عنوانها الخ.
أهداف قواعد البيانات الأرشيفية:
- البحث السريع والمتعدد الأوجه عن الوثائق الأرشيفية؛
- نجاعة وسرعة التصرف في الوثائق الأرشيفية – حوسبة المراحل العمرية؛
- إتاحة البيانات الأرشيفية عن بعد؛
- الضغط على تكاليف التصرف في الوثائق الأرشيفية؛
- الاستغلال الجماعي للبيانات الأرشيفية؛ الخ.

المراجع القانونية للأرشيف الوطني التونسي

تحية طيبة للجميع و بعد؛
نشكر الأخ هاتم على تزويدنا بهذا النص الهام حول التجربة التونسية في مجال إدارة الأرشيف؛ و نطلب منه فقط إفادتنا بتوضيح: هل هذا النص من ضمن مؤلفاته و يشكر على هذا المجهود القيم؛ أو يندرج هذا النص من بين قائمة المراجع القانونية للأرشيف الوطني التونسي الموجودة في الأسفل؛ و في كلا الحالتين هو مشكور على مشاركته الفعالة في إثراء هذا المنتدى. عبدالكريم بجاجة

المراجع القانونية للأرشيف الوطني التونسي (من بوابة الأرشيف الوطني التونسي)
إن إنشاء برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف ووضعه حيز التنفيذ يستجيب لمتطلبات النصوص القانونية والترتيبية التالية :
*القانون عدد 95 لسنة 1988 المؤرخ في 2 أوت 1988 المتعلق بالأرشيف: ينص هذا القانون في فصليه السابع والثامن على ضرورة إعداد برنامج للتصرف في الوثائق والأرشيف وتطبيقه وذلك بالتعاون مع مؤسسة الأرشيف الوطني.
*الأمر عدد 1981 لسنة 1988 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988 والمتعلق بشروط وإجراءات التصرف في الوثائق الجارية الاستعمال والأرشيف الوسيط وتحويل الأرشيف وإتاحته للمستعملين. وينص فصله الثالث على تحديد مكونات برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف.
*الأمر عدد 1451 لسنة 1993 المؤرخ في 5 جويلية 1993 والمتعلق بالمسؤولية في مجال التصرف والحفظ بالنسبة للوثائق الإدارية.
*الأمر عدد 49 لسنة 1996 المؤرخ في 16 جانفي 1996 ينص في النقطة 14 على إدماج برنامج التصرف في الوثائق ضمن برنامج تأهيل الإدارة.
*منشور الوزير الأول عدد 8 المؤرخ في 9 فيفري 1996 يوضح طرق إعداد وتطوير مكونات برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف.
*الأمر عدد 389 لسنة 1997 المؤرخ في 21 فيفري 1997 المتعلق بتنظيم وتسيير مؤسسة الأرشيف الوطني.
*الأمر عدد 2548 لسنة 1998 المؤرخ في 28 ديسمبر 1998 المنقح للأمر عدد 1981 لسنة 1981 المؤرخ في 13 ديسمبر 1988.
*منشور الوزير الأول عدد 23 المؤرخ في 18 أفريل 2001 الضابط لإجراءات تحويل الوثائق وترحيلها واتلافها.

المشاركة مشاركتي لكنها مبنية بالطبع على النصوص القانونية التونسية في هذا المجال وعلى مادرسته أيضا في المعهد الأعلى للتوثيق بتونس من مقررات متعلقة بالتصرف في الأرشيف.
دائما الانسان لايستطيع الكتابة من فراغ، بل يرجع دائما الى الكتابات السابقة في هذا المجال.

موضوع اكثر من شيق لك ودي

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

تحية طيبة و بعد؛
تتعلق الأرشفة الإلكترونية بعملية حفظ الأرشيف في شكله الإلكتروني، سواء كان إلكتروني الشكل عند إنجازه، أو تم تحويله من الورق إلى الشكل الرقمي. أما مصطلح "Open access or Open archives" يعني به الأرشيف المفتوح للإطلاع دون تقيد. و للمزيد حول الأرشيف الإلكتروني، يمكنكم الرجوع إلى آخر دراسة أنجزت من طرف االمجلس الدولي للأرشيف تحت عنوان :"الوثائق الإلكتلرونية: مرشد الأرشيفيون"، و النسخة العربية تحت تصرفكم في هذا المنتدى. عبدالكريم بجاجة

جزيت خيراً أخي الكريم.

ولكن هل من الممكن رابط النسخة العربية التي تحدثت عنها؟

الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين

تحية طيبة و بعد؛
الوثيقة موجودة في المشاركة الفرعية رقم 26، الصفحة 3 من هذه المشاركة المعنونة"الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية".

الملفات المرفقةhttp://alyaseer.net/vb/alyaseer/attach/pdf.gif work.pdf (852.7 كيلوبايت, 24 مشاهدات)

الموضوع جدا مفيد
كنت ابحث عن هذه المعومات من زمان
جزاك الله الف خير.

تقنية جديدة في الأرشيف الوطني الهولندي

المصور الكمّي بالتحليل الطيفي الفائق:
منهج ضوئي مبتدع و آمن لمراقبة الوثائق التاريخية
(تلخيص و تعريب: عبدالكريم بجاجة)

انطلق الأرشيف الوطني الهولندي في تطوير منهج ضوئي متصنّع للقيام بتحليل كمي للوثائق القديمة. يمكن استعمال هذه التقنية في تقويم صفورة الورق التي تضرُّ بعض المناطق من الوثائق أكثر من أخرى. لجئت مراكز الأرشيف و المكتبات، في السنوات الأخيرة، إلى إعادة تحديد دورها الاجتماعي نظرا للإقبال المتزايد عليها كمؤسسات تُزوِّد المعلومات.
أمام هذا التطور، أصبح الأرشيف الوطني الهولندي مضطرا لوجود طريقة التعايش بين مهمتين متعارضة: حفظ المجموعات الوثائقية في أحسن الظروف و تخزينها في بيئة ملائمة؛ و إتاحة المجموعات الوثائقية نفسها إلى الجمهور الواسع و لاستخدامها في المعارض.
لذا، أضطرَّ الأرشيف الوطني الهولندي إلى تطوير تقنية جديدة تسمى: "التصوير الكمّي بالتحليل الطيفي الفائق"، للقيام ببحث فعال حول ديمومة الورق و الكتابة. تستخدم المنهجية الجديدة في إطار دراسات تطبيقية تهدف بطريقة فعالة إلى تحديد مختلف أنواع الحبر، و اكتشاف فساد الحبر عند بدايته، و تغيير لون المادة، و من ثم تقويم درجة الإتلاف الذي يضرّ الوثيقة.
اهتمت التجارب الأولى بميدانين:
- الصورة الطيفية الفائقة لخريطة قديمة رسمت في سنة 1667.
- تصفير الورق لكونه من أهم عوامل الفساد.
يختم المؤلفون دراستهم بالتركيز على فوائد المنهجية الجديدة في تقويم الطيف الضوئي، أي إحداثيات الألوان المحلية و درجة التصفير، على مستولى وثائق قديمة. كما يعتقد أن تصبح هذه التقنية وسيلة بحث مًقنّنة لتحليل سريع و آمن للوثائق القديمة.

ملخص عن الدراسة التالية:
"The Quantitative Hyperspectral Imager: A Novel Non-destructive Optical Instrument for monitoring Historic Documents", by:
- M.E. Klein, دكتور في الفيزيا
- J.H. Sholten, اختصاصي في الهندسة الميكانيكية
- G. Sciutto, خبير في حفظ الوثائق
- Th. A.G. Steemers, رئيس قسم الحفظ و الترميم بالأرشيف الوطني الهولندي
- G. de Bruin,خبير في حفظ الوثائق، مستشار الأرشيف الوطني الهولندي

السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

اشكركي أختي وصال المجد على الموضوع الرائع وأتمنى المزيد من المواضيع التي تتعلق بعلم الأرشيف.

وشكـــــــــــــــــــرا.:) :) :)

إشادة و..تثبيت

السيد الأستاذ عبد الكريم بجاجة الخبير الدولي في مجال الأرشيف
الأخت الفاضلة / وصال المجد (أروى حلواني)

لا أجد أفضل من الكلمات ما أعبر به عن مدى الثراء المعلوماتي المقدم في هذه المشاركة القيمة ، غير عبارات الثناء والتقدير من منسوبي المكتبات والمعلومات المطالعين لهذه المشاركة .
وتعظيماً للفائدة ، وللتيسير للمهتمين بتحديثها ومشاهدتها ، فقد تم تثبيتها .
وفقكم الله

تحياتي ومحبتي للجميع

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة محمود قطر

السيد الأستاذ عبد الكريم بجاجة الخبير الدولي في مجال الأرشيف

الأخت الفاضلة / وصال المجد (أروى حلواني)

لا أجد أفضل من الكلمات ما أعبر به عن مدى الثراء المعلوماتي المقدم في هذه المشاركة القيمة ، غير عبارات الثناء والتقدير من منسوبي المكتبات والمعلومات المطالعين لهذه المشاركة .
وتعظيماً للفائدة ، وللتيسير للمهتمين بتحديثها ومشاهدتها ، فقد تم تثبيتها .
وفقكم الله

تحياتي ومحبتي للجميع

الشكر الحقيقي لدكتور عبد الكريم بجاجة وكافة الأعضاء الذين اسهموا في إثراء هذا الموضوع بكل مفيد
جعل الله ما قدموا في ميزان حسناتهم
كما أشكرك مشرفنا الفاضل محمود قطر على إهتمامك
وفق الله الجميع لكل خير

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة وصال المجد

خطوات الإنشاء :
1. استقال البيانات والمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة
2. ترميز الوثائق المراد أرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض
3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامج وأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزة اللازمة لإدخال هذه الوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال
4. حفظ الوثائق المؤرشفة في ملفات الأرشيف الإليكترونية .
5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب ، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل .
6. إصدار التقارير بصفة دورية عن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :

1. أنواع السجلات وتركيب الملفات التي تم التخزين عليها .
2. الوسائط المختلفة التي تستخدم لتخزين السجلات .
3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيب السجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عند الحاجة إليها .
4. طريقة تحديث البيانات المسجلة في الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أو حذف بعضها الآخر .
5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاء التي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق لترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عمليات التشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفة والسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذي يجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة .
6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصول على المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معين وبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقا لتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أن إنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أن يتطلب استثمارا هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ، إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها من وقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .

ملاحظات يجب مراعاتها عن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني [1]:
1. إن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراك المسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضح في أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقات المختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكون هناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كل ملف .
2. يجب أن يدرك المسئولون عن التصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخر من البيانات ثابتا تقريبا .
3. يجب المقارنة بين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافق بينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث
4. الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليها ووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة . وعند بحث التراكيب المختلفة يجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عند تحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .
5. يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أن تعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزين المختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أو بالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أي واسطة من وسائط التخزين . لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية في إعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارة إلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونة التي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .
6. عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليه تركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معها المكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التي تجري فيه . وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتب من إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلك يكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أو الاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفة مثل نظام (RECODEX)للمحفوظات في الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة في العالم.
7. يجب بعد ذلك تصنيف وتبويب الدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أن تترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعات التابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفة التي تكون الدليل ... وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .
من المرغوب فيه أن توضح البيانات المختلفة التي سوف يجري إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر على استمارة تصمم خصيصا لذلك .
[1] ج.مدبك ، عمر مكداشي:استخدام الكمبيوتر في الأرشيف ،ص109

اختي وصال بارك الله فيك
اشكرك كثيرا على هذه المعلومات
نتمنى المزيد حول هذه المواضيع
شـــكرا

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

جزيت خيراً أخي الكريم عبد الكريم. وزادك الله تعالى علماً

شكراً علي الارشيف الالكتروني

شكراً علي معني الارشيف الالكتروني

شكراااااااااااا جدا على المعلومات القيمه دى بجد
بس حبيت اوضح مفهوم خاطئ وهو مصطلح (الارشيف الجارى)
فالمصطلح كان يستخدم قديما بس من المفترض ان تم تصحيحة
لان كلمة الارشبف تعنى المكان الذى يحفظ به الوثائق التى انتهى استخدمهاالادارى او القانونى .
اما بالنسبه لكلمة جارى فهى تعنى الشئ المتداول باستمرار .
فلذلك يعتبر هذا المصطلح خاطئ
وبجد شكرااا ع المعلومات المهمة دى بس سورى انا حبيت اوضح شئ بسيط واذا كنت غلط اتمنى ان اى حد يصحح معلوماتى .

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة nony4

لي ملاحظة:
الأرشيف هو ليس المكان الذي يحفظ به الوثائق التي انتهي استخدامها الاداري والقانوني. الأرشيف هو جملة الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليهاكل شخص مادي أو معنوي في اطار ممارسة نشاطه،ومهما كان نوعها. تحفظ أولا لقيمتها الادارية والمالية والقانونية ثم تحفظ ثانية (ليس كلها، جزء من الرصيد الأرشيفي من 5 الى 10 % )لقيمتها الثانوية (قيمة تاريخية). والأرشيف الجاري هو المرحلة العمرية الأولى في حياة الوثيقة أي القيمة الأولية (قيمة ادارية ومالية وقانونية). ويتم تحديد المسار العمري للوثائق باستخدام جدول مدد الاستبقاء وهي اداة أرشيفية تحدد مدد الحفظ لكل انواع الوثائق الأرشيفية.
تنشأ الوثيقة الأرشيفية في اطار نشاط معين لذلك نشأتها تكون طبيعية تحفظ في المرحلة العمرية الاولى لقيمتها الاولية ثم لما تفقد جزء من هذه القيمة ويصير استخدامها مناسباتي ليس يوميا يقع تحويلها الى مااصطلح على تسميته بالأرشيف الوسيط وهي مرحلة اصطناعية حيث تحفظ في مخازن الارشيف الوسيط او الانتقالي الى ان يقع ترحيلها الى الارشيف النهائي اذا كانت تحمل قيمة تاريخية او يتم اتلافها اذا كانت تفتقد الى هذه القيمة. ويكون جدول مدد استبقاء الوثائق هو القاعدة التي تعتمد في تحويل واتلاف وترحيل الوثائق الارشيفية.
تحفظ الوثائق الأرشيفية بمكاتب العمل في مرحلة الارشيف الجاري، ثم بمركز الارشيف الوسيط او الانتقالي في المرحلة العمرية الثانية ثم بالارشيف الوطني او مراكز الارشيف النهائي في مرحلته الاخيرة.

ارجو المساعدة

السلام عليكم....

ياريت حد يفيدني في عمل بحث عن الارشيف الالكتروني....

والسموحة منكم....:)

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة alraaqi

السلام عليكم....

ياريت حد يفيدني في عمل بحث عن الارشيف الالكتروني....

والسموحة منكم....:)

حياك الله
أرى أن الموضوع ناقش الأرشفة والأرشيف الإلكتروني من كافة الجوانب
فهل هناك نقاط لم تتضح وتودين الإستفسار عنها .... أتمنى أن توضحي ذلك

وفقك الله للخير

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة alraaqi

السلام عليكم....

ياريت حد يفيدني في عمل بحث عن الارشيف الالكتروني....

والسموحة منكم....:)

يمكنك مطالعة هذا الموقع يتضمن عدة مشاركات مفيدة في مجال الأرشفة الالكترونية.
المؤتمر الثاني للتوثيق والأرشفة الإلكترونية

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة alraaqi

السلام عليكم....

ياريت حد يفيدني في عمل بحث عن الارشيف الالكتروني....

والسموحة منكم....:)

أههلا بكم
إفادة أولى في الموضوع
في هذا العصر المتسم بالتواتر السريع لكميات هائلة من الوثائق الأرشيفية ومع تفاقم المشاكل الناتجة عن تراكم الأرصدة الأرشيفية في محلات مزدحمة تتضايق يوما بعد يوم ومع هذا الطلب المتزايد للوثائق لمعالجة العديد من المسائل الإدارية والقانونية بات من الصعب جدا معالجة مئات الآلاف من الملفات والوثائق الأرشيفية بالطرق اليدوية،فالذاكرة البشرية جدا قاصرة بالمقارنة مع الذاكرة الإصطناعية ويمكن حصر النواقص المتعلقة بالتصرف اليدوي في الوثائق الأرشيفية في نواقص تتعلق بالبحث عن الوثائق (محدوديو عدد أدوات البحث، صعوبة تحيين أدوات البحث، بطء عمليات البحث، وفشل عمليات البحث وحرمان المستفيد من الوثائق المطلوبة) وكذلك صعوبات تتعلق بالتصرف في الوثائق الأرشيفية أي في عمليات تحويل الوثائق في مختلف المراحل العمرية سواءا الجاري أو الوسيط أو المصير النهائي للوثيقة مما ينجر عنه الإكتظاظ في محلات العمل وتراكم الوثائق وصعوبة الوصول إلى الوثيقة التي نحن بحاجة إليها كذلك تأخر عمليات الإتلاف الخاصة بالوثائق التي فقدت قيمتها الأولية والثانوية
وتأخر عمليات ترحيل الأرشيف النهائي الذي له قيمة تاريخية وللبحوث والدراسات وكذلك حفظ الذاكرة الجماعيةلذلك كان من الظروري إيجاد الحلول لكل هذه النواقص وهو إستخذام التقنيات الجديدة للمعلومات في هذا المجال لتحقيق البحث السريع والمتعدد الأوجه عن المعلومات والوثائق وسرعة التصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية وإتاحة هذه المعلومات والبيانات عند بعد إضافة إلى الظغط على على تكاليف حفظ ومعالجة الوثائق وحماية الوثائق الأصلية وكذلك الإستغلال الجماعي للمعلومات
غير أنه في إستخدام التقنيات الجديدة للمعلومات هناك وجهين :
الأول هو إعتماد نظام مرجعي يتمثل في إعداد قواعد بيانات مرجعية تمكن من الإستدلال عن الوثيقة والتصرف فيها(البحث، التحويل، الإتلاف، الترحيل) وفي هذه الحالات لا يمكن الإستغناء عن الوثيقة أي هذا النطام المرجعي لا يعوض الوثيقة.
أما النظام الثاني فهو نظام إلكتروني أي مجموعة من الصور(وثائق رقمية) التي تقدر إلى حد ما تعويض الوثيقة الأصلية وحمايتها أي أن النظم الإلكترونية تتطلب أجهزة قارئة أو ماسح إلكتروني ويمكن أن تشمل الوثيقة اللأكترونية النصوص والصور والمعادلات الحسابية والجداول والإرتباطات التشعبية وقصاصات الفيديو...
أما المزايا التي يقدمها التصرف الإلكتروني فهي إضافة إلى عملية البحث بإستخدام البيانات المرجعية يمكننا هذا النظام من البحث في كامل النص على إعتبار أن الوثائق هي وثائق رقمية حيث يقع إعتماد كل كلمة في النص ككلمات مفتاحية يمكن إعتمادها في البحث كذلك فإن عملية التكشيف أي إستخراج الكلمات المفاتيح يقوم بها النص آلياكذلك فإن عمليات البحث تكون متطورة بإعتماد تقنيات البحث كالبتر (and/or/not)وكذلك الحقول الدلالية كما توفر هذه النظم الإلكترونية برمجيات تعتمد على نظم إدارة قواعد بيانات ونظم إدارة الصورالمرقمة معا وعلى برامج التعرف الضوئي على الحروف
إضافة إلى ذلك فإن هذا النظام الإلكتروني المطبق على الوثائق والأرشيف يمكن من الحفاظ على الوثائق الأصلية التي لا تستعمل إلا عند الظرورة القصوى كما يمكن عديد الأشخاص من الإطلاع على نفس الوثيقة في نفس الوقت وإتاحة الوثائق عن بعد.
غير أن هذا النظام يتطلب برامج حماية أكبر للوثائق والمعلومات المتاحة
الموضوع شاسع جدا وفيه العديد من المعلومات أرجو أن أكون قد ساهمت قليلا في الإفادة وشكرا

الارشفة الالكترونية في السعودية

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحياتي وتقدير للجميع ولكل هذة الجهود وهذا التواصل ونتطلع إلى مزيد من الحوارات العلمية والطرح البناء

اطرح بين ايادي المهتمين في مجال الارشفة الالكترونية (بحث جديد بعنوان ) الارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية : دراسة لواقع الوزارت والمؤسسات شبه الحكومية

آمل ان يجد الجميع فيه مايفيد والبحث عبارة عن رسالة ماجستير موجودة على موقع قسم المكتبات بجامعة الامام ومن كان مهتم ولم يعثر عليها فعليه الاتصال بي عن طريق إرسال رسالة خاصة إلى احمدالغرابي واتشرف بخدمة الجميع .

بوركت ابا عبدالله

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة احمدالغرابي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحياتي وتقدير للجميع ولكل هذة الجهود وهذا التواصل ونتطلع إلى مزيد من الحوارات العلمية والطرح البناء

اطرح بين ايادي المهتمين في مجال الارشفة الالكترونية (بحث جديد بعنوان ) الارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية : دراسة لواقع الوزارت والمؤسسات شبه الحكوميية

آمل ان يجد الجميع فيه مايفيد والبحث عبارة عن رسالة ماجستير موجودة على موقع قسم المكتبات بجامعة الامام ومن كان مهتم ولم يعثر عليها فعليه الاتصال بي عن طريق إرسال رسالة خاصة إلى احمدالغرابي واتشرف بخدمة الجميع .

منذ زمن طويل وانا اترقب هذه الفرصة ان تودع لدى مكتبة اليسير (مكتبة الملفات) اطروحة الماجستير.
لذلك فهي دعوة مني للكل ان يقراء هذا الجهد الجبار الذي قمت به يا ابا عبدالله.

الأخ أبوعبدالله
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،

مرحباً بك معنا في منتديات اليسير ونثمن لك طرحك للبحث :الارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية : دراسة لواقع الوزارت والمؤسسات شبه الحكومية ، فهذ دليل على حبك لعلم المكتبات وأهله وفيه محاولة لإفادة أكبر عدد من المكتبيين والمعلوماتيين .
بارك الله فيك ونفع بعلمك ووفقك في مسعاك إنه سميع مجيب .
# إذا رغبت في إضافة هذا البحث إلأى مكتبة الملفات في قسم : الأدلة والبحوث" فيمكنك إرسال البحث عن طريق بريد المنتدىوسيتم وضعه هناك بإذن الله.

أخوك / أبوفيصل

واللة كتاباتكم في الارشيق الالكتروني افادتني جدا جدا ...وانا كنت محتاج لهذة المعلومات عن الارشيف الالكتروني ..ولكم جزيل الشكر

ياريت الارشيف الالكتروني يكون من محاور المنتدي كل يوم :)

اعتقد أن موضوع الارشيف والارشفة بصفة عامة والارشيف الالكتروني من الموضوعات المهمة ومداخلتي تتمحور في سؤال هل تعتبر مقتنيات مكتبات التلفزيون مواد ارشيفية

أرشيف التلفزيون

إذا يتعلق سؤالك بالأرشيف، نعم: يُعَدُّ الأرشيف السمعي البصري المحفوظ في محطات التلفزيون و الإداعات مادة أرشيفية هامة يجب العناية بها لحفظها في المدى الطويل لأنها تعبر بالصورة و الصوت عن تاريخ الشعوب. أما إذا كان السؤال يخص الكتب، لم تعتبر الكتب مادة أرشيفية، و لو تلعب دورا في تثقيف الصحفيين.عبدالكريم بجاجة

المقياس الدولي " ISAD G "

طريقة وصف الرصيد الأرشيفي حسب المقياس الدولي " ISAD G "

http://www.ica.org/sites/default/files/isad_g_2e.pdf

تلخيص و تعريب: عبدالكريم بجاجة

1- التعريف:
1.1- المرجع- AE Center/Ref…
(AE) =رمز الإمارات- (CDR) = اسم المركز- (Ref.) = رقم أو رمز رصيد الأرشيف.
1.2- العنوان- أي تسمية الرصيد، مثل "الأرشيف العثماني".
1.3- التاريخ- أي الفترة التاريخية؛ مثل "من القرن السادس عشر إلى القرن العشرين".
1.4- مستوى الوصف الأرشيفي- وصف الرصيد كله في بطاقة واحدة. و يجب استخدام نفس المنهجية المفصلة في هذه الورقة، للوصف الأرشيفي المتعلق بالملفات، و بالوثائق التي تكون كل الملف، بل حتى الأوراق المنفردة.
1.5- حجم الرصيد- نوع الوثائق و عددها؛ مثل "وثائق، و ميكروفيلم، و أشكال إلكترونية".

2- المحيط:
2.1- المنتج أو المصدر؛ مثل: "الإمارات، وزارة الخارجية، رصيد أرشيف الخليج".
2.2- نبذة تاريخية عن المنتج؛ المعلومات الخاصة بصاحب الرصيد الأصلي.
2.3- نبذة تاريخية عن الرصيد؛ المعلومات الخاصة بمصدر الرصيد، و تحويله، و حفظه.
2.4- طريقة الدخول إلى المركز؛ مثل "تحويل قانوني، حجز، شراء، هدية، أو تبادل".

3- محتوى الرصيد و تركيبته:
3.1- تقديم الرصيد؛ أي ملخص عن محتوى الرصيد.
3.2- معالجة الرصيد؛ أي تقيمه، و فرزه، و من ثَمَّ تحديد مصيره؛ الحفظ الكلي أو الجزئي.
3.3- إثراء الرصيد؛ هل الرصيد قابل للإثراء في المستقبل، أم يُعَدُّ رصيدًا مُغلقًا ؟
3.4- طريقة التصنيف؛ تفاصيل عن تركيبة الرصيد، و ترتيبه، و تصنيفه، و فهرسته.

4- شروط الاطلاع و الاستعمال:
4.1- شروط الاطلاع؛ ذكر الشروط القانونية أو التنظيمية، إذا وجدت، و التي تحدد إمكانية الاطلاع على الرصيد.
4.2- شروط النسخ؛ ذكر الشروط الخاصة بنسخ أو تصوير الوثائق.
4.3- لغة الوثائق و كتابتها؛ تحديد لغة الوثائق و مميزات أو خصائص كتابتها؛ مثل "أرشيف باللغة العثمانية القديمة و بحروف عربية؛ أرشيف باللغة التركية الحديثة و بحروف لاتينية".
4.4- المميزات المادية و الالتزامات التقنية؛ وصف الحدود التقنية للحصول على الوثائق، مثل هشاشتها التي تمنع لمسها، أو ضرورة استخدام وسائل، و أجهزة، و برامج خاصة للاطلاع على نوع ما من الأرشيف مثل الميكروفيلم، و الوثائق الإلكترونية.
4.5- أدوات البحث؛ ذكر أدوات البحث المتاحة للاطلاع على الأرشيف.

5- المصادر الإضافية:
5.1- مكان حفظ الأرشيف الأصلي؛ إذا كان الرصيد عبارة على نسخة فقط، يجب في هذه الحالة تحديد المركز الذي يحفظ فيه الأرشيف الأصلي، و إعطاء تفاصيل حول المراجع المتعلقة به، و شروط الاطلاع في مكان حفظه الأصلي.
5.2- مكان حفظ نسخ من الرصيد؛ و بالعكس، يجب تحديد مكان حفظ نسخ من الرصيد إذا وجدت، أو أشكال مختلفة عن الأصل؛ مثل الميكروفيلم و البيانات الإلكترونية.
5.3- المراجع و الفهارس؛ تحديد كل المراجع و الفهارس المتعلقة بالرصيد، خاصة إذا كانت محفوظة خارج المركز.

6- الملاحظات:
6.1- تسجيل المعلومات أو الملاحظات التي لم يتوفر لها مكان في الأركان السابقة.

7- مراقبة الوصف الأرشيفي:
7.1- تعليقات الأرشيفي؛ يُقَدَّم فيها طريقة العمل، إضافة إلى اسم محرر وصف الرصيد.
7.2- القواعد؛ ذكر القواعد أو المعايير الدولية، أو الوطنية، أو المحلية، التي اعتُمِدت في تحرير الوصف الأرشيفي.
7.3- تاريخ الوصف الأرشيفي؛ تحديد تاريخ إنجاز الوصف الأرشيفي، أو مراجعته.

تلخيص و تعريب: عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف، مركز الوثائق و البحوث
أبوظبي في 5 يوليو 2007

مرحبا
تسلمين اختي وصال على هذا الموضوع والله يعطيج العافيه
إذا ممكن إفادتي ببعض العناوين لكتب ومقالات تتناول موضوع الأرشيف الإلكتروني
ولكي جزيل الشكر والتقدير

شكرا وصال على هذا التقرير المذهل وارجو ان ينفع به اخوكم ابو هلال
ونتمنى المزيد منكم

متطلبات نجاح نظام الوثائق الالكترونية

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ،،،
الأخوة الكرام في هذا المنتدى الكريم تحية طيبة وبعد
انا طالب في برنامج ماجستير ادارة الاعمال ، وقد اخترت موضوع رسالة الماجستير
متطلبات نجاح نظام الوثائق الالكترونية في الهيئة العامة للتأمين والمعاشات-قطاع غزة
وقد انجزت خطة البحث واريد المساعدة من الأخوة الكرام في انجاز هذا العمل والله من وراء القصد.

آخر العنقود

أريد موضوع عن تسويق خدمات الأرشيف