|
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق
الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة: الواقع و الآفاق من إعداد: عبدالكريم بجاجة خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث أبوظبي – الإمارات العربية المتحدة 1- المقدمة : وضع أرشيف الدولة 1.1 - المقاييس الدولية الخاصة بالأرشيف : إن الأرشيف في المفهوم الدولي يعتبر أولاً وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها. ثم يدخل الأرشيف مع مرور السنين في المرحلة التاريخية حيث يوظف لكتابة تاريخ الأمم بطريقة علمية موثقة؛ لذا عرف قطاع الأرشيف في النصف الثاني من القرن العشرين تطوراً سريعاً أخرجه من العزلة التي كان يعاني منها باعتبار جزء منه تاريخي فقط والباقي ليس له أهمية. أصبح الأرشيف في مطلع الألفية الثالثة ميداناً مقنناً في جميع الجوانب من حياته الإدارية والتاريخية، و ظهرت شيئاَ فشيئاَ سلسلة من المقاييس الدولية تسمح – إذا طبقت- إدخال الأرشيف في عالم التكنولوجيات المتطورة: - إصدار قانون نموذجي للأرشيف الوطني (من قبل منظمة UNESCO)؛ - تقنين إنشاء الشبكة الأرشيفية داخل كل دولة؛ - تحديد المواصفات الهندسية و التقنية للمراكز والبنايات و المخازن الخاصة بحفظ الأرشيف؛ - توحيد المصطلحات الأرشيفية على المستوى الدولي Dictionary of archival terminology ؛ - تقنين المعالجة العلمية للأرشيف ( Norme ISAD-G )؛ - إدخال الأرشيف كمادة اختصاص تدرس في الجامعات؛ - استخدام الميكروفيلم و الميكروفيش لضمان حفظ صورة مصغرة للأرشيف في الشكل القياسي، و هذا في المدى الطويل (الحفظ مضمون لمدة قرن على الأقل)؛ - إدخال الإعلام الآلي في تسيير الأرشيف (GED-CDS/ISIS)؛ - استخدام التصوير الرقمي للاسترجاع السريع و العقلاني للأرشيف ثم لتحويله أو هجرته، و لكن الأنظمة الموجودة حالياً لم تضمن الحفظ لمدة طويلة في الشكل الإلكتروني (الرقمي) عكس الميكروفيلم؛ - لذا ظهرت تقنيات حديثة بإمكانها تحويل الأرشيف الإلكتروني من الشكل الرقمي إلى الشكل القياسي (الميكروفيلم)، و القيام بالعكس تلقائياً (أتوماتيكياً)؛ - كما ظهرت أنظمة جديدة خاصة بالتعامل مع الأرشيف الإلكتروني: تحويل الأرشيف من الشكل التقليدي على الورق إلى الشكل الإلكتروني" Encoded Archival Description " ؛ وصف البيانات المتعلقة بالأرشيف الإلكتروني (Dublin Core Metadata Initiative)؛ - استخدام الشبكة الإلكترونية العالمية ( INTERNET) و الداخلية ( INTRANET) لإثراء الأرشيف و تحويله؛ - و أخيراً الموافقة الدولية على مقياس جديد خاص بتسيير الأرشيف الجاري و الوسيط داخل المؤسسات التي أنتجته قبل تحويله إلى الأرشيف الوطني : (ISO 15489-1/2: Records Management) 1.2 - برنامج التشخيص الوطني لأوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية : شرع مركز الوثائق و البحوث من هذا المنطلق، في برنامج تشخيص أوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية بهدف تحديد سياسة وطنية تسمح لقطاع الأرشيف أن يرتفع إلى نفس الدرجة النوعية التي وصلت إليها مؤسسات الدولة في الكثير من المجالات؛ و من ثم تمهيد الأرضية المناسبة لتطوير الأرشيف الإلكتروني، و تحقيق الحكومة الإلكترونية. بدأت العملية في شهر يناير 2003 حيث قام مركز الوثائق و البحوث بتنظيم يوم إعلامي حول الأرشيف الحكومي حضره ممثلون عن أغلبية الوزارات و بعض الدوائر الحكومية. قدم المدير العام لمركز الوثائق و البحوث أهداف الاجتماع المتمثلة في معرفة أوضاع الأرشيف الجاري و الوسيط في الدوائر الحكومية، ثم المنهجية المتبعة للوصول إلى تشخيص وطني، و من ثم اقتراح سياسة وطنية للنهوض بهذا القطاع الذي لم يأخذ حقه منذ سنوات طويلة. كلف خبير الأرشيف في المركز بالقيام بجولة استطلاعية عبر أقسام الأرشيف في الدوائر الحكومية، شملت 16 وزارة، و خمس دوائر مختلفة في أبوظبي و دبي، والشارقة و العين؛ وامتدت الزيارات الميدانية من شهر فبراير 2003 إلى شهر يونيو 2003. 1.3 – نتائج التشخيص : وضع أرشيف الدولة سوف نقدم في هذا التقرير النتائج التي أحصيناها في البنود (2) و (3)، ثم الإجراءات العاجلة التي نتمنى تنفيذها في ستة أشهر (البند 4) لحماية الأرشيف بل لإنقاذه، وبعدها نقترح نظاماً جديداً لتسيير الأرشيف قابلاً للتحقيق في المدى المتوسط (البند 5)، ثم المحيط التنظيمي و العلمي، والمهني و الثقافي الذي يجب تهيئته لإنجاز الخطة المقترحة. في نهاية المقدمة و بدون انتظار تقديم التقرير، يجب علينا أن نلفت انتباه المسؤولين في جميع المستويات بأن أرشيف الدولة في خطر؛ فقد تم الإعدام النهائي لأغلبية الأرشيف للفترة ما قبل الثمانينيات و حتى جزء من الثمانينيات و التسعينيات، بينما الأرشيف الباقي محفوظ في أسوء الظروف في المخازن العامة في أبوظبي و دبي و الشارقة. اعتقدت أغلبية الدوائر الحكومية أن الأرشيف لا يحفظ بعد مرور عشر سنوات، و إذا استمرت الدوائر الحكومية في نفس المنهج – ممارسة الإتلاف – تصبح دولة الإمارات العربية المتحدة بدون أرشيف أي بدون ذاكرة و من ثم بدون تاريخ! من الغريب جداً أن يصبح مركز الوثائق و البحوث غنياً بالصور من الأرشيف التاريخي المحفوظ في الدول الأجنبية، وفقيراً جداً من الأرشيف الأصلي المنتج من قبل مؤسسات الدولية لأنه تم إتلافه بعد عشر سنوات من بدء تاريخه. 2 - نتائج الزيارات الميدانية : التقويم الرقمي 2.1 - الجدول الأول - قائمة مقاييس التقويم : 2.1.1- أركان التقويم: 1- النصوص التنظيمية؛ 2- هيكل تسيير الأرشيف؛ 3- تطبيق نظام الأرشيف المركزي؛ 4- قاعات حفظ الأرشيف؛ 5- التجهيزات؛ 6- الوضعية من الجانب الصحي والأمني؛ 7- الموارد البشرية الخاصة بالأرشيف؛ 8- حجم الأرشيف المحفوظ؛ 9- الفترة التاريخية للأرشيف المحفوظ؛ 10- الترتيب (النظام الجسماني)؛ 11- التصنيف (النظام الفكري)؛ 12- خطورة الإتلاف للأرشيف؛ 13- التقويم الإجمالي؛ 2.1.2 - طريقة التنقيط: (3-) = خطر (2-) = سيء جداً (1-) = سيء (؟) = معلومات ناقصة (تساوي "1- ") (0) = متوسط (1+) = جيد (2+) = جيد جداً (3+) = ممتاز 2.1.3- طريقة التقويم الإجمالي حسب المؤسسات: 2.1.4- حسب المقاييس : - تحت (12-) = خطر - تحت (20-) = خطر - من (12-) إلى (1-) = سيء / سيء جداً - من(20-) إلى (1-)= سيء/ سيء جدا - من (0) إلى (12+) = متوسط - من (0) إلى (20+) = متوسط - من (12+) إلى (24+) = جيد / جيد جداً - من (21+) إلى (40+) = جيد/جيد جدا - فوق (24+) = ممتاز - فوق (40+) = ممتاز 2.2 – الجدول الثاني - تقويم أوضاع الأرشيف داخل الدوائر الحكومية : 2.3 -الجدول الثالث- تقويم أوضاع الأرشيف خارج الدوائر الحكومية (في المناطق الصناعية): 2.4 – الجدول الرابع - التقويم العام لأوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية: 3 – نتائج الزيارات الميدانية : التقويم المعنوي 3.1 – الترتيب العام حسب أوضاع الأرشيف: 3.1.1 – ترتيب المؤسسات: وضعية الأرشيف سيئة في 13 دائرة، متوسطة في 6 دوائر، و جيدة في دائرتين فقط، و تمتاز بلدية دبي على كل الدوائر الحكومية بتطبيق نظام الأرشيف المركزي و بناء مركز أرشيف تتوفر فيه كل المقاييس الدولية لحفظ الأرشيف؛ 3.1.2 – ترتيب المقاييس: أكبر خطر يهدد الأرشيف سواء داخل الدوائر الحكومية أو خارجها هو الإتلاف؛ إذ فقدت الدولة جزءا هاما من أرشيف السبعينيات و الثمانينيات بل حتى السنوات الأولى من التسعينيات؛ يليه عدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي، و عدم وجود النصوص التنظيمية الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف؛ أضف إلى هذا الوضعية الخطيرة للأرشيف في المخازن العامة في أبوظبي و دبي و الشارقة. 3.2 – الوضعية الحالية للأرشيف الجاري و الوسيط: 3.2.1 – الأرشيف الجاري -أقل من خمس سنوات- محفوظ في ظروف عاديـة بالوزارات و الدوائر الحكومية: الجزء الأول منه " الصادر والوارد " في مكاتب الأرشيف؛ والجزء الثاني " الملفات الكاملة " في الأقسام الإدارية؛ 3.2.2 - الأرشيف الوسيط - اعتباراً من خمس سنوات فما فوق - أرسل إلى المخازن العامة بدون أي جدول تحويل، أو بيانات تعريفية بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف؛ 3.2.3 - هذا التقسيم لا يعتد به في الواقع إذ وجدنا الكثير من الأرشيف الجـاري – أقل من خمس سنوات – متراكما في المخازن العامة إلى سنة 2002؛ 3.2.4 - المخازن العامة تقع بالمناطق الصناعية في أبوظبي ودبي والشارقة، فالأرشيف يتراكم دون أي عمل أرشيفي، و بدون تنظيف أو عناية ما عدا الإتلاف العشوائي؛ 3.2.5 - لقد تم الإتلاف النهائي للأرشيف بوسيلة الحرق أو الهرس بعد بيع الأرشيف إلى المؤسسات المختصة في استعمال الأوراق القديمة؛ 3.2.6- المقياس الوحيد الذي حدد بيه مصير الأرشيف هو التاريخ – أكثر من عشر سنوات – بغض النظر عن أهمية الأرشيف من الجانب الإداري والقانونـي والتاريخي؛ 3.2.7 - إن ظروف الحفظ بالنسبة للأرشيف المتبقي- والذي ينتظر قرارات الإتلاف النهائي – سيئة إلى أقصى حد لعدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام الذي عشش في المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية أو خشبية مكدسة بعضها فوق بعض ما يمنع أي بحث محتمل – والجزء الآخر مكدس مباشرة فوق الأرض – في إحدى المناطق اكتشفنا جزءا من الأرشيف محفوظا في الهواء الطلق معرضا للشمس والرمال والأمطار؛ ليصبح مادة عجين عن قريب. 3.3 – الأسباب التي أدت إلى إهمال الأرشيف: 3.3.1- عدم وجود سياسة واضحة لتسيير وحفظ الأرشيف بصفة عامة؛ 3.3.2 – وبصفة خاصة عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه " يتيم " بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية؛ 3.3.3 - تحديد مهمة مكاتب الأرشيف الجاري إلى حفظ جزء من الأرشيف الجديد " البريد الصادر و الوارد " دون أي مسؤولية فيما يخص الأرشيف الوسيط؛ 3.3.4 - عدم وجود جهة مختصة في حفظ الأرشيف الوسيط داخل الوزارة أو المؤسسة؛ 3.3.5 - عدم إصدار أي تعليمات فيما يتعلق بالأرشيف الوسيط ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي؛ 3.3.6 - تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف. 4 – الإجراءات العاجلة لإنقاذ الباقي من الأرشيف نقدم الآن بعض الإجراءات العاجلة التي تستهدف تسوية الوضعية الحالية قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية: العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ". 4.1 – الإجراءات الأولية: 4.1.1 - منع إتلاف الأرشيف: بإصدار قرار داخلي لكل وزارة و مؤسسة يمنع بموجبه منعاً باتاً عملية إتلاف أي أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز الوثائق والبحوث؛ 4.1.2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف: بإصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة إلى حين تسوية وضعية الأرشيف المتراكم فيها؛ 4.1.3 – البحث عن أرشيف الإمارة قبل سنة 1971: بإصدار قرار ثالث يأمر القيام فوراً بالبحث عن الأرشيف المنتج قبل سنة 1971 لأن تاريخ الإمارة لم يبدأ في السبعينيات ولكن مستمر منذ عدة قرون...؛ 4.1.4 – تحديد مسؤولية الأرشيف: تعيين مسؤول عن الأرشيف في كل إدارة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء في الإدارة نفسها، أو في مستودعات الأرشيف بالمخازن العامة؛ 4.1.5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة: إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي فقط، بغض النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات. 4.2 – الإجراءات المادية: 4.2.1 – تطهير الأرشيف: يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات أم في مناطق المخازن العامة: - تعقيم القاعات؛ - إزالة الغبار والرمال والنفايات؛ - تنظيف الملفات وتنقيتها واحدا واحدا؛ - إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف؛ 4.2.2 - التجهيز: تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الآمنة خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – بودر " في مدخل كل قاعة أرشيف- تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس:18 درجة ) والرطوبة (50%)؛ 4.2.3 - حماية الأرشيف من الغبار: إن الحوافظ المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم:"35x 25 x 10سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت الرطوبة تحت 50%. 4.3 – الإجراءات العلمية: 4.3.1– ترتيب الأرشيف: يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق، وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع تكديس أي أرشيف فوق الأرض؛ 4.3.2 – تصنيف الأرشيف: إن انعدام أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة؛ لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري: إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة شعبة بعــد شعبة... 4.3.3 - ترقيم الأرشيف المحفوظ بداخل الإدارات: إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية؛ لتسهيل الفهرسة ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة، و يمكن اختيار طريقة ترقيم تكمل عملية التصنيف؛ في الوجه الأمامي لكل حافظة أو علبة يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع؛ مثلا: - إدارة...شعبة./ شعبة ......... / من ملف 1 إلى أخره؛ 4.3.4 – ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة: يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فانه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة" مخزن بعد مخزن، بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغض النظر عن المحتوى أو المصدر؛ في مرحلة ثانية يمكن محاولة التعرف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في آخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف بصرف النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف. 4.4 – الإجراءات التنظيمية: 4.4.1 - تحديد سياسة لتسيير وحفظ الأرشيف؛ 4.4.2 - التعجيل في إصدار التعليمات الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف؛ 4.4.3 - إنشاء أقسام مستقلة عن المكاتب الحالية للبريد الصادر و الوارد لحفظ الأرشيف تحت الإشراف المباشر للوكلاء بالوزارات و الأمناء العامين بالمؤسسات؛ 4.4.4 - تعيين مسؤولين لهذه المهمة برتبة رئيس قسم الأرشيف؛ 4.4.5 - تنظيم دورات تدريبية في مجال الأرشيف تحت إشراف مركز الوثائق والبحوث؛ 4.4.6 - تخصيص قاعات داخل الوزارات والدوائر الحكومية، أو مستودعات في المخازن العامة مجهزة بكل وسائل العمل لحفظ الأرشيف في أحسن الظروف؛ 4.4.7 - تقنين العلاقة بين أقسام الوزارة وقسم الأرشيف بغض النظر عن استمرار وجود مكاتب السجل العام التي تبقى تمارس نشاطاتها الحالية في معالجة البريد الصادر والوارد. 5 - النظام الجديد في المدى المتوسط (سنتين) يهدف النظام الجديد المقترح إلى التكفل بالأرشيف منذ تاريخ إنتاجه إلى غاية تحديد مصيره النهائي، أي الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو الإعدام النهائي ( مع الاحتفاظ بعينات كشهادة عن الأرشيف المتلف ). يرتكز هذا النظام الجديد على أربع محطات: - تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ؛ - تعميم استعمال جدول تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان؛ - إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة؛ - مشروع ميزانية أولية لإنشاء مراكز الأرشيف الوسيط في أبوظبي و دبي. 5.1 - تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ : 5.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف : 5.1.1.1- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛ 5.1.1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛ 5.1.1.3- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) = يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز. 5.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث : يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي: 5.1.2.1- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره... ثم التحويل الأول إلى....... 5.1.2.2- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط التي يجب إنجازها في كل إمارة .... ثم التحويل الثاني و النهائي إلى....... 5.1.2.3 - العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني ( مركز الوثائق والبحوث ). 5.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان : 5.1.3.1- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه)؛ 5.1.3.2- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط للإمارة، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني؛ 5.1.3.3- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "5.2"؛ 5.1.3.4- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن ديوان رئيس الدولة (مركز الوثائق والبحوث). 5.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) : 5.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) = - اسم المؤسسة ( أو القسم ):.............................. - الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):............... - مصدر الأرشيف:........................................ - نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):...................... - التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):.... - عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):........... - الترقيم:- من.................. إلى ...................... - تاريخ التحويل:.......................................... . 5.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) = - اسم المؤسسة ( أو القسم ):................................. - الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):.................. - عدد الوحدات المستقبلة:................................... - رقم التسجيل للدفعة:........................................ - التصنيف أو الترتيب:...................................... - تاريخ الاستلام:......................................... ..... 5.2.3- التوقيعات توقيع الجهة الدافعة التاريخ و الإمضاء توقيع الجهة المرسل إليها التــاريخ و الإمضاء 5.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) = - النموذج – رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة 001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة ) 5.3 - إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة : 1 - الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات ) -1- CURRENT ARCHIVES يحفظ الأرشيف الجاري لمدة خمس سنوات على الأقل (أو حتى تاريخ إغلاق الملف) داخل كل دائرة حكومية، و ينشأ لهذا الغرض قسم للأرشيف المركزي للدائرة يجمع فيه الأرشيف في انتظار تحويله: 1.1- المؤسسات الاتحادية من 1.1.1 إلى 1.1.20 FEDERAL ARCHIVES 1.1.1 to 1.2- المؤسسات الإماراتية من 1.2.1 إلى 1.2.27 EMIRATI ARCHIVES 1.2.1 to 1.3- المؤسسات الأخرى من 1.3.1 إلى 1.3.50INSTITUTION ARCHIVES 1.3.1 to - 2 الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة ) INTERMEDIATE ARCHIVES يحول الأرشيف الجاري بعد خمس سنوات إلى مركز الأرشيف الوسيط أين يحفظ لمدة عشر سنوات: 2.1- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي RECORDS CENTER OF ABU DHABI 2.1 -2.2 مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي 2.2 RECORDS CENTER OF DUBAI -2.3 مركز الأرشيف الوسيط لإمارة الشارقة 2.3 RECORDS CENTER OF SHARJAH 2.4- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة عجمان 2.4 RECORDS CENTER OF AJMAN 2.5- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أم القوين 2.5 RECORDS C. OF UMM al QAIWAIN 2.6- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة رأس الخيمة 2.6 RECORDS C. OF RAS al KHAIMA 2.7- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة الفجيرة 2.7 RECORDS CENTER OF FUJAIRAH 3 - الأرشيف الوطني ( بعد 15 سنة ) NATIONAL ARCHIVES في أخر المطاف، أي بعد مرور 15 سنة من الحفظ – 5 سنوات في الدائرة و 10 سنوات في مركز الأرشيف الوسيط – يحول الأرشيف نهائيا إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم كشهادة لتاريخ الدولة، ماعدا الوثائق التي يقرر إتلافها بأمر صادر من ديوان صاحب السمو رئيس الدولة باقتراح من مركز الوثائق و البحوث. 5.4 – مشروع ميزانية أولية لإنشاء مراكز الأرشيف الوسيط في أبوظبي و دبي: يهدف هذا المشروع إلى تحديد ميزانية خاصة لإنشاء مراكز لاستقبال، وحفظ ومعالجة الأرشيف الوسيط المخزن حالياً في أسوء الظروف بالمخازن العامة التابعة للوزارات والدوائر الحكومية في أبوظبي والعين ودبي والشارقة...... 5.4.1 – عدد المراكز: يجب إنشاء مركزين على الأقل، الأول في أبوظبي لاستقبال أرشيف الوزارات، والدوائر الحكومية المتمركزة في إمارة أبوظبي، والثاني في دبي خاص بالأرشيف الوسيط للإمارات الأخرى. 5.4.2 – البطاقة الفنية لكل مركز: 5.4.2.1- المساحة = 5.000 م2 × 2 (عدد المراكز) = 10.000 م2 5.4.2.2- عدد المخازن=(25×200 م2)× 2 (عدد المراكز) = 50 مخزن (X 200 م2) 5.4.2.3- طاقة التخزين = (25 × 200 م2 ×120 علبة في 1م2) × 2 (المراكز) = 1.200.000 علبة. 5.4.3- الموارد البشرية: 5.4.3.1- عدد الأرشيفيين = 17 × 2 = 34 ( 2 مدراء – 2 مساعدين – 30 أرشيفين) 5.4.3.2- عدد التقنيين = 10 × 2 = 20 5.4.3.3- عدد الموظفين = 8 × 2 = 16 5.4.3.4- عدد العمال = 20 × 2 = 40 5.4.3.5- العدد الإجمالي = 55 × 2 = 110 5.4.4- ميزانية التجهيز: 5.4.4.1- تكاليف إيجار المستودعات (2 X 5.000 م2) = (السعر) × 2 =.......... 5.4.4.2- تكاليف التهيئة والتكييف والأمن الوقائي ....... = (السعر) × 2 =.......... 5.4.4.3- رفوف معدنية = 1.200.000 علبة: 10 (في 1م.ط) = 120.000م.ط =.. 5.4.4.4- محطة التصويرالقياسي (ميكروفيلم)....... = ( سعر الوحدة) × 2 =........ 5.4.4.5- محطة التصوير الرقمي....................... = (سعر الوحدة) × 2 =........ 5.4.4.6- محطة الإعلام الآلي = 35 كمبيوتر × 2 = (سعر الواحد) × 70 =........ 5.4.4.7- محطة التطهير =..................................(سعر الوحدة) × 2 = ........ 5.4.4.8- محطة الترميم والتجليد....................... = (سعر الوحدة) × 2 = ......... 5.4.4.9- محطة الاستنساخ.............................. = (سعر الوحدة) × 2 =......... 5.4.4.10- وسائل نقل الأفراد = 3 × 2 =............. (سعر الوحدة) × 6 =......... 5.4.4.11- وسائل نقل الأرشيف = 3 × 2 =.......... (سعر الوحدة) × 6 =......... 5.4.4.12- آلات ازالت الغبار... = 25 × 2 = (سعر الوحدة) × 50 = ................ 5.4.5- ميزانية التسيير: 5.4.5.1- أجور الطاقم البشري.......................................... = (55) × 2 = 5.4.5.2- العلاوات المختلفة...................................= (.....) × 2 =............ 5.4.5.3- علب الأرشيف (box files)..... = (1.200.000علبة) x 2 =............ 5.4.5.4- المواد الاستهلاكية للمحطات التقنية................. = (.....)×2 =............ 5.4.5.5- المواد الاستهلاكية للمكاتب الإدارية.............. = (.....) × 2 =............ 5.4.5.6- المواد الاستهلاكية لوسائل النقل....................= (.....) × 2 =............ 5.4.5.7- الصيانة العامة........................................ = (.....) × 2=............ 5.4.5.8- الصيانة الخاصة بوسائل النقل...................... = (.....) × 2 =.......... 5.4.5.9- الاتصالات:الهاتف–الفاكس– الإنترنت – الإنترانت = (.....) × 2 =...... 5.4.5.10- اقتناء الكتب والوثائق............................ = (.....) × 2 =............ 5.4.5.11- الاشتراكات المحلية والدولية..................... = (.....) × 2 =............ 5.4.5.12- الخدمات العمومية ( الماء- الكهرباء - الغاز ) = (.....) × 2 =............ 5.4.6- مصادر التمويل: 5.4.6.1- مساهمة الدولة............................ .............................= 10% 5.4.6.2- مساهمة الإمارات........................ ..........= (2%) × 7 = 14% 5.4.6.3- مساهمة الوزارات................................ = (2%) × 18 = 36% 5.4.6.4- مساهمة الدوائر الحكومية الأخرى............ = (...) × (...) = 20% 5.4.6.5- مساهمة الشركات والبنوك العمومية........... = (....) × (....) = 18% 5.4.6.6- مداخل المراكز ( خدمات – استشارات ).... = (1%) × 2 = 2% 5.4.7- تجنيد كل الطاقات المعنوية و المادية: إن العملية ليست سهلة؛ لأن الأرشيف مبعثر في عدة أماكن، ومحفوظ في أغلبية الأحيان في أسوء الظروف، مهدد يومياً بالإتلاف؛ لذا يجب تجنيد كل الدوائر الحكومية على كل المستويات لإنقاذ هذه الثروة الأرشيفية، وترسيخ عادات وتقاليد جديدة تسمح بالاستخدام العقلاني للأرشيف كوسيلة عمل أولاً، قبل أن يصبح مادة منظمة ومفهرسة وجاهزة لكتابة التاريخ ثانياً. 6- المحيط التنظيمي و العلمي والمهني و الثقافي لتطبيق النظام الجديد إن عمليات تطبيق النظام الجديد تشترط تهيئة المحيط التنظيمي الملائم، سواء على المستوى العلمي أو على المستوى المهني و الثقافي، ومن ثم حددنا أربع محطات في هذا الفصل: - النصوص التشريعية و التنظيمية؛ - كيفية إنجاز القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كافة الدوائر الحكومية؛ - اقتراح برنامج لتكوين الأرشيفيين الذين سوف يكلفون بتطبيق النظام الجديد؛ - مساهمة في إنجاز السجل التاريخي للدوائر الحكومية. 6.1 – المحيط التنظيمي : النصوص التنظيمية و التشريعية : لقد أشرنا في المقدمة إلى التطور الذي أنجز في مجال الأرشيف بفضل المقاييس الدولية و التقنين الذي فرضه؛ لذا نقترح إصدار سلسلة من النصوص التشريعية و التنظيمية ليرتفع قطاع الأرشيف في الإمارات إلى المستوى الدولي : - إصدار قانون يتعلق بالأرشيف الوطني (National Archives)؛ - إصدار قانون خاص بتسيير الأرشيف الجاري و الوسيط (Records Management) في الدولة و تحديد العلاقة مع الأرشيف الوطني؛ - إنشاء شبكة للأرشيف الجاري و الوسيط على مستوى كل الإمارات؛ - إصدار أمر عاجل للإيقاف الفوري لعمليات إتلاف الأرشيف؛ - قرار مماثل لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف خارج الدوائر الحكومية؛ - إنشاء أقسام للأرشيف المركزي في كل دائرة حكومية، و تحديد علاقاتها داخليا مع الأقسام الأخرى، و خارجيا مع مركز الأرشيف الوسيط و من ثم مع الأرشيف الوطني؛ - تقنين كل الجوانب من حياة الأرشيف : المواصفات التقنية لمراكز و مخازن الأرشيف- شروط الحفظ- حماية الأرشيف من الأخطار- مناهج ترتيب الأرشيف- الطريقة العلمية لتصنيف الأرشيف- استخدام المقاييس الدولية في مجال الأرشيف – تسيير الأرشيف الإلكتروني - شروط الإطلاع على الأرشيف- تحديد المدة القانونية قبل فتح الأرشيف للبحث العلمي... 6.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE : طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف. حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا. أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule " ، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة. 6.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف : تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة : - ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3) - - مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3) - إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3) - إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3)- – إدارة المخازن العامة(1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3) - يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف. 6.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة : تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً : 1.01 – ديوان الوزير = 1.01.1- القسم – أ - - " القرارات " - " العلاقات الخارجية " 1.01.2 – القسم – ب - - " ملفات ... " 1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..." 1.03- إدارة الشؤون الإدارية = 1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..." 1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..." 1.04- إدارة الشؤون المالية = 1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..." 1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..." 1.05 – إدارة المخازن العامة = ..... 1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ... 6.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف : يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً: 1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) = 1.01.1- القسم – أ-: - " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1" -" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1". 1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) = - 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2" - 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2" - 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛ - إلى أخره .. ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط: - 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين ؛ - 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير... أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط. إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني. 6.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية : بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. سوف تنجز هذه اللائحة حسب الشكل التالي: اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3 1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل 1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز 104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف ملاحظة - مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛ - مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛ - القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات : - أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛ - ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛ - ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف. 6.3 – المحيط المهني: تكوين الأرشيفيين في تسيير الأرشيف الجاري و الوسيط : نقترح تنظيم دورات تدريبية لفائدة المكلفين بالأرشيف لضمـان إنجـاح تطبيق السياسة الجديدة للأرشيف بالدوائر الحكومية ، حسب البرنامج التالي: 6.3.1- التسيير العلمي للأرشيف: 01 - تاريخ الأرشيف، 02 - التعريف الدولي للأرشيف، 03 - النصوص التشريعية للأرشيف، 04 - النصوص التنظيمية للأرشيف، 05 - أقسام الأرشيف بالمؤسسات، 06 - تكوين الأرشيفيين، 07 - مخازن الأرشيف، 08 - نظام الحفظ المؤقت للأرشيف "records management " 09 - المعالجة الإدارية للأرشيف في مكان إنتاجه، 10 - المعالجة العلمية للأرشيف في أقسام الأرشيف، 11- أدوات البحث الخاصة بالأرشيف، 12- الإطلاع على الأرشيف من طرف الإدارات، 13- الإطلاع على الأرشيف من قبل الباحثين، 14- البحث عن الأرشيف لفائدة الأشخاص، 15- النشاطات الثقافية في الأرشيف، 16- التعريف بالمجلس الدولي للأرشيف "International Council on Archives " 17- التعريف بالفرع الإقليمي العربي للأرشيف"ARBICA" ، 6.3.2 – التقنيات والتكنولوجيات المستخدمة في الأرشيف: 18- التجليد التقليدي والصناعي، 19- الترميم اليدوي والميكانيكي، 20- الطباعة والنشر، 21- التصوير العادي، 22- التصوير المصغر (الميكروفيلم 16و35 - الميكروفيش)، 23- الإعلام الآلي، 24 – التصوير الرقمي " SCANNING " 25- الأرشيف في الإنترنت " INTERNET " 26- الأرشيف في الإنترانت " INTRANET " 27- حماية الأرشيف من الحشرات: تطهير المخازن وتعقيم الوثائق، 28- حماية الأرشيف من الجفاف والرطوبة، 29- حماية الأرشيف من الغبار والهواء الملوث، 30- حماية الأرشيف من الفيضانات، 31- حماية الأرشيف من التدخل الأجنبي، 32- حماية الأرشيف من الإرهاب والنزاعات المسلحة، 33- حماية الأرشيف من الحريق: الإشعار المبكر بالإشارات – الإطفاء التقليدي - الإطفاء التلقائي بالغاز(INERGEN) أو الماء (SPRINKLER)، ولكن حذار من أضرار الماء على الورق، 34- خطورة استعمال بعض الغازات في الأرشيف : الهالون - الأكسيد ديتلان: Gaz halon - Oxyde d'éthylène " " 6.3.3 - تكوين الأرشيفين في تسيير الأرشيف الالكتروني : أدى الانتقال السريع من أرشيف الورق إلى الأرشيف الإلكترونـي ( الأرشيف الرقمي على الشاشة بدون ورق ) إلى ثورة أرشيفية ثانية بعد الثورة الأولى والتي تمثلت في الإنتاج الضخم للأرشيف أثناء الحرب العالمية الثانية. لذا كان الأرشيفيين عبر العالم منكبين الآن بدراسة الوضع الجديد لإيجاد حلول سريعة لمجابهة انفجار الأرشيف الإلكتروني، ونقدم بعض الاهتمامات حول هذا الموضوع: 35- التعريف الدولي للأرشيف الإلكتروني، 36 – لماذا اللجوء إلى التصوير الرقمي ؟ 37- دور الأرشيفيين والكفاءات الجديدة المطلوبة، 38- اختيار استراتيجية مناسبة، 39- تحضير تحويل الأرشيف الإلكتروني إلى الأرشيف الوطني، 40- تحديد البيانات الرقمية الموجودة، 41- تحرير مخطط التصنيف للمؤسسة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، 42- هل يجب إدخال التصوير الرقمي على الأرشيف المنتج في شكل الورق ؟ 43- تضمين مصداقية المعلومات الإلكترونية، 44- الإمضاء الإلكتروني، 45- تضمين الشروط لحفظ الأرشيف الإلكتروني، 46- اختيار الأشكال واللغات، ودعامات الأرشيف الإلكتروني، 47- شروط حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: هجرة البيانات، 48- إمكانية تصوير الأرشيف الإلكتروني على الميكروفيلم، 49- مقاييس المخازن الخاصة لحفظ الأرشيف الإلكتروني، 50- الإطلاع على الأرشيف الإلكتروني، 51- مصادر الواب ((WEB، 52- تقييم وزن الأرشيف الإلكتروني وطاقة الدعائم، 53- طريقة تقييم تكاليف حفظ الأرشيف الإلكتروني، 54- ترحيل المعلومات الإلكترونية من نظام سابق إلى نظام جديد متطور. 6.4- المحيط الثقافي: مشروع السجل التاريخي للدوائر الحكومية: تقوم حالياً عدة وزارات و دوائر حكومية بإنجاز مشروع "السجل التاريخي "؛ وقدم لنا جزء منه يتعلق بوزارة الدفاع ؛ هذا المجهود القيِّم يستحق التقدير والتشجيع ويمكن إثراؤه بإدماج أركان إضافية: أ – نبذة تاريخية عن القطاع المعني في الإمارات قبل الاتحاد ؛ ب - أهم الخطابات والاستجوابات الصحفية للوزير أو لرئيس الدائرة؛ ج - أهم إنجازات ونشاطات الوزارة أو الدائرة منذ 30 سنة على المستوى الوطني والدولي؛ د - حصر قائمة المطبوعات والدراسات الصادرة عن الدوائر الحكومية؛ هـ - إضافة نسخ من الأرشيف ( وثائق – صور – خرائط ) لزخرفت السجل التاريخي؛ و - كما نوصي باستشارات أرشيفيين مهنيين، ومؤرخين ليكتسب السجل التاريخي طابعا علميا وثقافيا، و ليس طابعا إداريا فقط ؛ ي - في الختام نتمنى إنجاز هذا المشروع الهام ليكون له انعكاس إيجابي لتطوير قطاع الأرشيف. الخـــــــــاتــمــــة نرى - في نهاية هذا التقرير- من الضروري إدخال نظام جديد لتسيير الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، لتتمكن الدوائر الحكومية من تحديث الإدارة، مع تحسين أوضاع الأرشيف، و الاستفادة منه، ثم ضمان حفظه قبل أن يحول إلى الأرشيف الوطني لإثراء الذاكرة التاريخية لدولة الإمارات العربية المتحدة. عبدالكريم بجاجة خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث أبوظبي – الإمارات العربية المتحدة |
حول الأرشيف الجاري و الوسيط...
أخي عبد الكريم
كيف الحال إن شاء الله بأحسن حال أريد ان تساعدني بموضوع وهو مرحلة الاستقدام بالأرشيف الجاري وكيف يتم الاستخدام الأمثل لهذه الوثائق أي نبذه مختصرة أخوك محمد الغول تحية طيبة و بعد؛ لقد عالجت موضوع الأرشيف الجاري بالتوازي مع الأرشيف الوسيط في دراساتي السابقة؛ تجدون طيه مقتطفات منها. الرجاء إشعاري إذا تتجاوب هذه المقتطفات مع طلبك أم لا. إذا لا، أطلب من حضرتكم إعادة صيغة السؤال لكي أتمكن من الرد بأكثر دقة، و شكرًا. عبدالكريم بجاجة 3.1 - تنظيم مدة حفظ الأرشيف و تحديد أماكن الحفظ : 3.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف : - أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء. - أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط. - أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) = يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز. 3.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث : يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي: - العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره... ثم التحويل الأول إلى....... - العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط. ثم التحويل الثاني و النهائي إلى....... - العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني. 3.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان : - التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه). - و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني. - جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "3.2". - الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني. 3.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) : 3.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) = - اسم المؤسسة ( أو القسم ):.............................. - الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):............... - مصدر الأرشيف:........................................ - نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):...................... - التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):.... - عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):........... - الترقيم:- من.................. إلى ...................... - تاريخ التحويل:.......................................... . 3.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) = - اسم المؤسسة ( أو القسم ):................................. - الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):.................. - عدد الوحدات المستقبلة:................................... - رقم التسجيل للدفعة:........................................ - التصنيف أو الترتيب:...................................... - تاريخ الاستلام:......................................... ..... 3.2.3- التوقيعات = توقيع الجهة الدافعة توقيع الجهة المرسل إليها التــاريخ:…….. التــاريخ:........... الإمضاء:……….. الإمضاء:................. 3.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) = - النموذج - رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة 001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة ) 4.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE : طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف. حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (3.1.1 – 3.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا. أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة. 4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف : تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها، و هذا مثال على مستوى وزارة: - ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3) - مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3) - إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3) - إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3) – إدارة المخازن العامة (1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3) يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف. 4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة : تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها، مثلاً: 1.01 – ديوان الوزير = 1.01.1- القسم – أ - - " القرارات " - " العلاقات الخارجية " 1.01.2 – القسم – ب - - " ملفات ... " 1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..." 1.03- إدارة الشؤون الإدارية = 1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..." 1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..." 1.04- إدارة الشؤون المالية = 1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..." 1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..." 1.05 – إدارة المخازن العامة = ..... 1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ... 4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف : يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً: 1.01- ديوان الوزير = 1.01.1- القسم – أ-: - " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1" -" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1". 1.03- إدارة الشؤون الإدارية = - 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2" - 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2" - 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛ - إلى أخره .. ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول إلى مركز الأرشيف الوسيط. إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني. 4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية : بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، و نصل هكذا إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي: اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3 1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل 1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز 104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف ملاحظة - مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية. - مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط. - القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات : - أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم. - ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني. ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف. |
الدكتور الفاضل
كم اسعدتنا بدراساتك القيمة وخبراتك المتمرسة في نظم الارشيف الحكومية والدولية
لي لديكم استفسارين اذا امكنكم: 1- هل برنامج ال "sharpoint" برنامج ضمن حزمة الافيس يختص بالوثائق الجارية فقط ام الوثائق والارشيف كله ام فيما يستخدم بالضبط ؟ 2- نود الاحاطة بشئ من علمكم الجليل وخبراتكم المتمرسة في شرح وتوضيح ارشيف الشركات الخاصة والمصانع الكبيرة من حيث : وثائقها وتداولها انواع الملفات مع ذكر امثلة للشركة ونشاطها وطرق الحفظ الوثائقي المتبعة ودورة حياة المستند او الوثيقة بدءا من انشائها ونهاية بحفظها واستراجاعها مرورا بالعديد من المراحل كالتداول والتعديل والرقمنة والتصوير والترقيم والتكويد ...... وكيفية استراجاعها وماالي ذلك؟ اشكركم شكرا وفيرا وتحياتي ابوعمرو |
حول أرشيف الشركات و مصطلح "SharePoint"...
تحية طيبة و بعد؛
1- فيما يتعلق بالسؤال حول نظام "أرشيف الشركات و المصانع الكبيرة": لم يختلف أرشيف الشركات عن مفهوم الأرشيف بصفة عامة؛ لذا تطبق عليه كل القوانين و النظم المتعلق بإدارة الأرشيف بما فيها الأرشيف الإلكتروني. يمكنك الدخول في موقع أي شركة عالمية، و لكن لم تتحصل إلا على المعلومات الخاصة بالأرشيف التاريخي للمؤسسة، إذ وجدت؛ مثل: General Motors http://www.gm.com/corporate/about/history/ http://www.thecarconnection.com/Auto...173.A7246.html http://www.gm.com/corporate/about/ne...jsp?deep=press 2- إن مصطلح "Sharpoint" كما كتبته يعني جهاز دقيق يستعمل في جراحة العين. اما مصطلح "SharePoint" يعني برنامج يساعد على تنظيم تقاسم المعلومات و الوثائق في الشكل الإلكتروني داخل مؤسسة"Workflow". إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في الشكل التقليدي أي الورقي. تجدون المزيد عن نظم الإدارة الإلكترونية للأرشيف في دليل المجلس الدولي للأرشيف، و الذي عربناه و نشرناه في هذا المنتدى تحت عنوان: "الوثائق الإلكترونية:مرشد الأرشيفيين". راجع الفصل الثاني: النظريات الأساسية و المفاهيم، الفقرة التالية: نظم الإدارة الإلكترونية للوثائق توجد نظم مختلفة لإدارة الوثائق لدى الهيئات المنتجة (للوثائق)، و التي يمكن أن ترتكز على البحث الوثائقي (مثل نظم إدارة الوثائق)، أو على تنظيم وإدارة العمليات بالمؤسسة مثل النظم المسماة دفق الأعمال "Workflow". و يمكن أن تأخذ هذه النظم شكل قاعدة منفردة غير مرتبطة بالشبكة. في الواقع، إن هذه النظم مندمجة عادة في محيط الشبكة على مستويات مختلفة في المحيط الإداري الحديث. يمكن أن يبدأ هذا في المحيط المستخدم لجهاز مركزي داخل المؤسسة، حيث تتقاسم محطات العمل غير المركزية تطبيقات وخدمات؛ ثم يمكن أن تدمج هذه الشبكة في محيط داخلي "إنترانت" الذي تشارك فيه مؤسسات مختلفة (مثل كل الوزارات في حكومة)؛ و أخيرا: يمكن أن يؤدي هذا كله إلى العمل في شبكة الإنترنت. بدلاً من أن تشكل تدريجياً بمراحل، يمكن أن تنشأ هذه المستويات الثلاثة من العمل في وقت واحد، وتسير المعلومات في مستويات مختلفة من الحساسية والأمن في محيطات متفرقة. |
التشريع في مجال الأرشيف
السلام عليكم
الأستاذ الجليل عبد الكريم بجاجة حفظك الله، أشكرك على المجهود الذي بذلته وعلى الدراسة القيمة التي ستساهم دون شك في النهوض بالأرشيف في دولةالإمارات وستكون جهودك مرجعا للعديد من الدول خاصة العربية في النهوض بالأرشيف وتطويره، لأن الحديث عن تأهيل الإدارة وعن الحكومة الالكترونية لن يتحقق بدون الاهتمام بالأرشيف في مؤسسات الدولة. أريد أن أسوق ملاحظة وسؤال في نفس الوقت الى الاستاذ الفاضل: هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الإمارات خاصة وأن التشريع الأرشيفي يعتبر محور أساسي من محاور علم الأرشيف يجبر مؤسسات الدولة على تنظيم أرشيفاتها حسب التراتيب والإجراءات والأدوات التي ذكرتها في دراستك. فدائما يكون التشريع أداة فاعلة للضغط على مؤسسات الدولة لتطبيق السياسة الوطنية في دولة الامارات للنهوض بالأرشيف. فأردت معرفة هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الامارات وماهي أشكالها، هل هي قوانين، أوامر، قرارت،الخ؟ وشكرا على الإفادة. |
اشكركم
1 مرفق
اشكرك جزيل الشكر
على الاهتمام والرد والتعديل اقتباس:
اقتباس:
لكن سؤالي ينصب حول مؤسسات العمل الخاصة وبشكل خاص مؤسسات ومراكز البحوث التي عملت بها شخصيا فترة طويلة من الزمن وبشكل خاص ارشيف القصاصات الصحفية التي تدرج يوميا في ملفات ممتدة غاية الامتداد ومتفرعة غاية التفرع والتي لا يمكن بحال تطبيق النظام الارشيفي المتعارف عليه عليها من الارشيف الوسيط والجاري والقديم لان قصاصات الصحف تدرج في ملفات قضاياها يوميا وهذه الملفات والارشيف برمته حاولت جاهدا على اعداد خطة تجابه التي تعدها الجامعات مثل جامعة القاهرة العريقة ولم يتحقق لان حقل العمل شاذ جدا عن المالوف والمتعارف عليه في الجامعات والدراسات الاكاديمية الدولية الخلاصة : والمقصد انني كنت اريد خطة تصنيف او قاعدة عمل انطلق منها لادارة ارشيف القصاصات الصحفية بمراكز البحوث الاستراتيجية والسياسية هذه الخطة وددت ان تكون على منهج عملي وعلمي دولي لكنني لم اجد حتى الان هذه المنهجية كي اتبعها لان الامر كان اجتهادا ذاتيا وقد حقق انجازا في تلبية رغبات المستفيدين الا انني كنت احتاج الى منهاجية وادوات عمل قياسية استند اليها في خطة العمل سيدي الفاضل: اشكرك على سعة صدرك وارفق لكم طية نبذة مختصرة من خطة العمل في شكل ورقة بحثية اشكركم ابوعمرو مكاوي |
حول النصوص التشريعية و التنظيمية لقطاع الأرشيف...
تحية طيبة و بعد؛
نعم، توجد نصوص تشريعية و تنظيمية لإدارة قطاع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، آخرها: "قرار أميري رقم (7) لسنة 2007م بشأن إنشاء و تنظيم مركز أرشيف عجمان الوطني"، الذي صدر عن إمارة عجمان بتاريخ 12 أغسطس 2007، بعد زياريت ميدانية و أعمال تحضيرية شاركنا فيها في السداسي الأول لهذه السنة. و تطبيقا لهذا القرار الأميري، صدر "قرار إداري رقم (27) لسنة 2007 يتعلق بتشكيل لجنة تنفيذية مكلفة بمتابعة تنفيذ القرار الأميري". عبدالكريم بجاجة. |
الفرق بين الأرشيف الإداري و الأرثيف الصحفي...
أخي العزيز محمد مكاوي؛
لقد شرحتُ لحضرتكم طريقة التعامل مع الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات سواء أكانت عامة أو خاصة أثناء نشاطها اليومي؛ أما الموضوع الذي تفضلت به بوضوح، أي طريقة معالجة مقتطفات الصحف أو االأرشيف الصحفي، لم يدخل في هذا النطاق، لأن الأمر هنا يخص وثائق مطبوعة توجد في شكلها الأصلي، الصحف، في متناول الجميع. تتعامل مراكز الوثائق و البحوث مع هذا النوع من المصادر المطبوعة كمادة وثائقية تنظم حسب حاجيات البحث. لذا، لم تطبق عليها المقاييس و القوانين الخاصة بالأرشيف الإداري الفريد من نوعه بدون إتاحته إلى الجمهور قبل مدة يحددها القانون في كل بلد. تقوم كل مراكز الوثائق و البحوث بترتيب و تصنيف هذه المادة الوثائقية (الصحف) حسب الطريقة التي تسمح لها بتلبية هدفها. مثلا: يوجد في المركز الذي أشغل فيه "قسم التوثيق المعاصر" يتكلف بجمع و معالجة المقتطفات الصحفية، دون أي علاقة مع القسم المكلف بمعالجة الارشيف التاريخي. يدخل هذا العمل حسب رأيي في إطار عمل المكتبات، و طبعا إذا أردت أن تفيد و تستفيدمن مناهج عمل الغير في هذا المجال يجب عليك التعامل مع المكتبات و ليس مع الأرشيف. ألقيت نظرة سريعة عن بحثكم القيم في الموضوع، و سوف أزودكم بانطباعي بعد الإطلاع عليه لاحقا، رغم أنه خارج عن مجال اختصاصي: الأرشيف الحكومي. و شكرا على ملاحضاتكم المفيدة. عبدالكريم بجاجة |
افادكم الله
استاذنا الفاضل
اشكرك على تنفيد الموضوع وارجو تعليق موفق ونقد بناء ،،، اما بخصوص ميول عمل الارشيف الصحفي او القصاصات فهو بالفعل كما تفضلت تماما فهو يميل تماما الى المكتبات والمعلومات لكنه في الاساس نظام ارشيفي يومي وهذه هي المشكلة ولب الموضوع. استاذنا الجليل : الموضوع غاية في التشويق نتمنى تبادل المنفعة وتحياتي ابوعمرو |
نظام أرشيفي أم نظام توثيقي؟
تحية طيبة و بعد؛
بعد ما اتفقنا أن الصحف و مقتطفاتها تدخل ضمن اختصاص المكتبات، يبقى علينا أن نوضح أن هذا العمل هو توثيق يومي للصحف و الدوريات بصفة عامة، و ليس نظام أرشيفي يومي. الفرق الأساسي بين فهرسة المقتطفات الصحفية و الأرشيف، يكمن في اختيار نظام موضوعي للمقتطفات الصحفية، الشىء الذي يظهر واضحا قي بحثكم؛ بينما يُفرض على الأرشيفي احترام النظام الإداري الذي أنتج الأرشبف، و تبقى كل الملفات في بيئتها الأصلية دون اختلاط مع غيرها. بعبارة أخرى، يمكنك قطع مقالات من الصحف الأصلية و جمعها مع مقالات من صحف أخرى، و تقرر تنظيمها حسب مواضيع أنت اخترنها. أما الأرشيفي، لا يجوز له أن يطبق هذا الأسلوب، بل يجب عليه حفظ الوثائق في محيطها الأصلي أين أنشئت، و أين تُفهم؛ سوف تَفقِد الوثائق أهميتها بل حتى معناها إذا غادرت محيطها الأصلي؛ و هذا هو الفرق الأساسي بين عمل المكتبات و التوثيق من جهة، و العمل الأرشيفي من جهة أخرى. عبدالكريم بجاجة |
الاستاذ الجليل / عبدالكريم بجاجة
تحية طيبة و بعد؛ اقتباس:
1- فكرة نظام التوثيق تقف عند حد القصاصات الصحفية وهذا مالا يوجد في الارشيف الصحفي محل النقاش حيث ان مصادر معلوماته متعدده ومتنوعة صحيح انها تقوم على نظام توثيقي لكنها تؤرشف ضمن تسلسل زمنى وضمن محطات موضوعية مرتبة 2- نظام الارشيف الاداري صحيح انه يختلف عن الارشيف الصحفي لكنه "الارشيف الصحفي" له نفس مقومات الارشيف الاداري من حيث المستفيدين والباحثين والموظفين كما ان الارشيف الصحفي ارشيف تراكمي تماما مثل الارشيف الاداري او الارشيف الجاري ومن هنا نجده يندرج تحت نفس ظروف البيئة الارشيفية 3- فارق اخر اشرت اليه سيادتكم وهو المنشأ: صحيح ان الجهة الادارية للارشيف هي جهة المنشا وهي الجهة المنوطة بنشأة الوثيقة وتتبعها من بدايتها وفي مرحلتها الوسطى الجارية وحتى حفظها ام دائما او مؤقتا او اعدامها وذلك وفق الاعمار القانونية للوثيقة ونظم الارشفة المتعارف عليها عمليا وعلميا الا ان التوافق بين الارشفة بصورتها تلك مع نفس الطريقة التي يتم بها "الارشيف الصحفي" او نظام التوثيق الصحفي قد تكون قضية تخلق لنا مقومات ارشيف بالمعني العام وبالتالي يتبع نظم الارشفة الادارية والتقليدية المعروفة اي انه يمكن وضع منهج ارشيفي "لنظام الارشيف الصحفي "من خلال الاعتماد على اسس الارشيف الاداري وهذا هو مربط الفرس الذي ابحث عنه سيدي الفاضل / من خلال تمرسي في ارشفة الوثائق والملفات باشكالها المتنوعة في مؤسسات مختلفة وجدت انه هناك توافق نسبي بين الارشيف الصحفي والارشيف الاداري وهذا التوافق الا وهو النظام في الحفظ والاسترجاع من الناحية الفنية وقد يكون من الناحية الخدمية. على كل حال واختصارا للافادة التي اشتققتها من حديثكم الموقر المفيد هو ان النظام الارشيف الاداري له خصوصيته واسسه وثوابته وهذا بالفعل ما لمسته في مؤسسات صناعية وهندسية سابقا وما المسه في عملي الان في ارشيف ووثائق احدى شركات الادوية الكبرى التي تتعامل بالالاف من الملفات وعشرات الالاف من الوثائق اليومية واخيرا لقد تفضلتم بالاشار والتوجيه الى نقطة هامة جدا الا وهي ان النظام المتبع في ارشيف القصاصات نظام فهرسة يتبع نظم المكتبات اشكركم جزيل الشكر ونرجو مزيدا من النقاش والحوار البناء محمد مكاوي |
آخر تدخل حول الموضوع...
نعم، يجب ترتيب، و تصنيف، و فهرسة كل التراث المكتوب، لإتاحته للباحثين بصفة خاصة و للجمهور بصفة عامة، و هذا مهما كان شكل التراث المكتوب: أرشيف، دوريات، صحف، كتب، إلى آخره. و لكن توجد قوانين و مقاييس خاصة بالأرشيف من جهة، و بالمطبوعات من جهة أخرى.
و نكرر مرة أخرى أن الأرشيف يُنتج بحكم النشطات اليومية لأي مؤسسة، و لم تُنتج هذه الوثائق أبدًا لغرض تثقيف الباحثين أو الجمهور؛ بالعكس، تُحجب الوثائق لمدة معينة من الزمن، و بالتالي يمنع الإطلاع عليها لمدة تتراوح بين 30 و 150 سنة حسب نوع الأرشيف والقوانين المحلية التي تُطبق عليه. و توجد منظمة دولية للتوجيه و التقنين في مجال الأرشيف: المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/ أما الصحف، بما فيها المقتطفات الصحفية، و الدوريات الأخرى، و الكتب، هي مواد علمية تصدُر في شكل مطبوع خصيصًا للإطلاع من طرف الباحثين و الجمهور الواسع؛ و توجد منظمة دولية ثانية للتوجيه و التقنين في هذا المجال: http://www.ifla.org/ خلاصة القول: بما أن المقتطفات الصحفية هي مطبوعات تُجمع يوميًا للإطلاع من حين صدور الجرائد المعنية: يهدِف جمعها اليومي أساسًا إتاحتها للجمهور داخل أو خارج المؤسسة، و لم تُطبّق عليها لا القوانين الخاصة بالأرشيف، و لا حتى المقاييس التي تحدد طريقة التعامل مع الأرشيف، و التي تمنع منعا باتا أي تصنيف الأرشيف حسب المواضيع؛ بينما يُُعدُّ التصنيف الموضوعي منهجا عاديا في ترتيب المقتطفات الصحفية و الكتب، و بصفة عامة في مجال علم المكتبات. هذا التوضيح لمساعدة الطلبة في فهم اختلاف التعامل مع الأرشيف الفريد النوع، من جهة، و التعامل مع المطبوعات الموزعة في كل مكان، من جهة أخرى. و لم يُعد جمعها عمل أرشيفي، بل توثيقي. أتمنى أن ينال هذا التوضيح رضا الجميع لكونه ينطلق من اعتبار علم الأرشيف، و ليس من اعتبار مواقف شخصية. و شكرًا للجميع على صبركم، و من جانبي انتهى هذا النقاش، لنعالج موضوعا ثانيا إن شاء الله. عبدالكريم بجاجة. |
بيان صادر عن مركز الوثائق و البحوث.
بيان صادر عن مركز الوثائق و البحوث،أبوظبي، بموقع المجلس الدولي للأرشيف.
De: "Naomi Setchell" <setchell@ica.org> À: ica-l@mailman.srv.ualberta.ca Date: Mon, 1 Dec 2008 17:36:31 +0100 Objet: [Ica-l] Establishment of a National Archive in the United Arab Emirates Posted on behalf of David McGlennon (NCDR); apologies for cross-posting The National Center for Documentation & Research (NCDR) was established in 1968 in Abu Dhabi, United Arab Emirates, with a mandate to document the history of the nation. In the past 40 years, the Center has accumulated an extensive collection of documents, maps, photographs and other historical items from international and national sources. The NCDR will soon be given the additional responsibilities of the national government archive under draft Law currently with Government. To develop its capacity as a national archive, the NCDR is establishing a Register of qualified individuals and organizations that are interested in providing consulting services during 2009. Subject Areas 1) Strategic Planning & Performance Management 2) Organizational Structure 3) Core Competencies & job descriptions 4) Physical Infrastructure (Archival facilities) 5) Technology Infrastructure 6) Electronic Records Management & Digital Preservation 7) Preservation & Conservation (physical records) 8) Archival law and regulations 9) Archival policy and procedures 10) Public programs Expression of Interest Organizations and individuals interested in being included in the Register should provide a cover letter that explicitly identifies the Subject Areas that they wish to be considered for. Organizations should provide a concise description of their capacity as well as brief CVs of the persons offered for consultancy services. Individuals should provide a current CV highlighting their relevant expertise. In addition, individuals should state their availability for short (1-3 weeks) and/or longer term assignments (up to 3 months). Opportunities may also exist for longer appointments and availability or interest in these should be noted. Fluency in Arabic or English is essential, and bi-lingual individuals are particularly encouraged to register. Enquiries should be directed by email to Dr David McGlennon, Director of Strategic Planning & Development, <dbd@cdr.gov.ae>. Expressions of Interest should be emailed to Ms Nassem Al Jefri <Nassem@cdr.gov.ae> by December 20th 2008. Consultancy services are expected to commence in February 2009. _______________________________________________ Ica-l mailing list Ica-l@mailman.srv.ualberta.ca http://www.mailman.srv.ualberta.ca/m...listinfo/ica-l |
أستاذي المحترم "عبد الكريم بجاجة " أنا واحدة من الطلبة المتخرجين من قسم علم المكتبات بجامعة منتوري بقسنطينة و كان لي الشرف أن أوظف من خلال النجاح في المسابقة الوطنية لتوظيف الوثائقيين و أمناء المحفوظات لاخر دفعة من المخطط التنموي الخاص بإنقاذ الأرشيف سنة 2000 ، و قد كان لي الشرف أني استلمت قرار نجاحي و توظيفي من طرفك .
المهم لقد وجدنا مشكلة في كيفية معالجة الأرشيف التاريخي الخاص بالبلديات المختلطة ، فأي طريقة أنجع لمعالجته ، و ما هي نصائحكم السديدة حول إرساله للمديرية العامة للأرشيف الوطني ؟ أو أننا يمكننا الاحتفاظ به على مستوى البلدية في حال توفر شروط الحفظ الملائمة ، و شكرا مسبقا ، و أعانك الله على خدمة هذا التخصص . |
معالجة أرشيف البلديات لفترة الاستعمار.
اقتباس:
تحية طيبة و بعد؛ كم أنا مسرور جدًا بلقاء، و لو عبر الانترنيت، إحدى المترشحات لمسابقة الأرشيف التي عينتها في إحدى المؤسسات الجزائرية. فيما يتعلق بسؤالك، لقد نصحت في منشور خاص بمعالجة أرشيف عهد الاستعمار باستخدام نفس المنهج الذي استخدم في تلك الفترة، لكي يتمكن الباحث الجزائري من استغلال الأرصدة الأرشيفية بنفس طريقة التصنيف، سواء كان الأرشيف محفوظ في فرنسا أو في الجزائر. لذا، أوصيت باستخدام منهج "ريمون" الخاص بالبلديات، علمًا أن "ريمون" كان متصرف إداري لإحدى البلديات المختلطة إبان عهد الاستعمار. أما فيما يتعلق بأرشيف الجزائر المستقلة، يختلف الأمر تمامًا و يجب إتباع المنهج المحدد من قبل المديرية العامة للأرشيف الوطني الجزائري. كما يجب عليكم طرح السؤال إلى مؤسسة الأرشيف الوطني بخصوص مكان حفظ الأرشيف التاريخي. في حينها، لما كنت على رأس الأرشيف الوطني الجزائري، وزعت تعليمات لإنقاذ الأرشيف التاريخي المهدد بالضياع؛ و الآن لا يحق لي أن أتدخل مجددًا في الموضوع و أنا غير معني قانونيًا بذلك. و شكرًأ على ثقتكم. عبدالكريم بجاجة. |
اقتباس:
تم تكوين نظرة شاملة عن هذا المجال أفادت كثيرا المهنيين ، و الطلبة و الباحثين في إعداد بحوثهم ، أو الاستعداد للمسابقات التوظيف في هذا المجال . حقا أستاذنا الكريم ، لقد تركتم أعمالكم هي من تتكلم عليكم و تشيد بمزاياكم و بجهودكم المعتبرة التي بذلتموها و لا زلتم كذلك في سبيل ترقية هذا التخصص و تطويره . أقدم لك الشكر الجزيل بالنيابة عن أعضاء منتديات اليسير و عن كل المختصين بالجزائر ، و بصفة خاصة الناجحين في مسابقة توظيف الوثائقيين و الأرشيفيين بالاعتماد على المخطط الخماسي الذي وضع من طرف المديرية العامة للأرشيف الوطني أثناء توليك رئاستها - عن كل ما تبذله من جهد و وقت للرد على استفساراتنا . لقد افتقدت الجزائر واحدا من أهم الشخصيات الفاعلة في مجال الأرشيف . شكرا جزيلا أستاذي الفاضل ، و أتمنر لك كل التوفيق . |
صدور قانون الأرشيف الوطني بدولة الإمارات العربية المتحدة.
تحية طيبة للجميع، و بعد؛
لقد تلقيت الآن بيانًا صادرًا عن سعادة د.عبد الله الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، يعلمنا بصدور قانون الأرشيف الوطني بدولة الإمارات العربية المتحدة: From: Dr. Abdulla A.K. El Reyes Sent: Monday, December 15, 2008 11:18 AM Subject: قانون الأرشيف - المركز الوطني للوثائق والبحوث CDR Law- National Center for Documentation and Research إلى: الزميلات والزملاء يسرني أن أزف إليكم نبأ صدور مرسوم رئيس الدولة بشأن قانون الأرشيف الوطني ليصبح مركزنا "المركز الوطني للوثائق والبحوث". وبهذه المناسبة يسرني بالأصالة عن نفسي ونيابة عنكم جميعا أن أتقدم إلى مقام حضرة صاحب السمو رئيس الدولة حفظه الله وصاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي والفريق أول سمو الشيخ محمد بن زايد آل نهيان ولي عهد أبوظبي نائب القائد الأعلى للقوات المسلحة وسمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس مركز الوثائق والبحوث، بأسمى آيات الشكر والتقدير على دعمهم اللامحدود للمركز ومنسوبيه. ومن جانبنا فإننا نعاهدهم جميعا أن نكون عند حسن ظنهم أوفياء للوطن والمواطنين وجميع المقيمين على أرض إمارات الخير، ونعاهدهم على أن نكون أمناء على وثائق الدولة من أجل الحفاظ على ذاكرة الوطن وهويتنا وثقافتنا الوطنية. وبهذه المناسبة السعيدة يسرني أن أتقدم إليكم جميعا لمثابرتكم واخلاصكم في العمل مما أثمر عن هذا الانجاز التاريخي الذي ينسب إليكم جميعا. مع تمنياتي لكم جميعا بالتوفيق والنجاح،،، المدير العام د.عبدالله الريس |
السلام عليكم ورحمة اللة وبركاتة
استاذي العزيز اني طالبة دكتوراة وعنوان اطروحتي بناء نظام خزن واسترجاع الوثائق " واحتاج الى نماذج من الانظمة المستخدمة لخزن الوثائق في الدول العربية او الاجنبية .اولا واحتاج الى الكتاب نظم المعلومات الحديثة في المكتبات والارشيف للمؤلف عبد المجيد الرفاعي . وسأكون شاكرة لتعاونكم معي |
مواقع الأرشيف في الإنترنيت...
تحية طيبة و بعد؛
يمكننكم الاتصال مباشرة بصديقي الأستاذ د.عبد المجيد الرفاعي، ريس النادي العربي للمعلومات، عبر موقع النادي: http://www.arabcin.net/english/ أما فيما يتعلق بمعرفة التجارب العربية و الدولية في مجال الأرشيف، يجب عليكم زيارة موقع المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/fr و أيضًا بوابة اليونسكو للأرشيف التي تضع تحت تصرف الأرشيفيين أكثر من 7.000 موقعًا خاصًا بالأرشيف عبر العالم: http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/por...s/page.cgi?d=1 وشكرً؛ عبد الكريم بجاجة |
تحية طيبة و بعد؛
ألف مبروك للمركز الوطني للوثائق والبحوث بصدور قانون الأرشيف الوطني بدولة الإمارات العربية المتحدة، هل ممكن ارسال النص الكامل لهذا القانون, ان أمكن؟ شكرا أستاذنا الفاضل عبد الكريم بجاجة أ. علام |
قانون الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة.
تحية طيبة و بعد؛
نعم، سوف ننشر قانون الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة بعد صدوره في الجريدة الرسمية للدولة. و شكرًا على اهتمامكم بالموضوع. عبد الكريم بجاجة. |
شكرا استاذي العزيز على الرد بخصوص خزن واسترجاع الوثائق وحصلت على الكتاب لعبد المجيد الرفاعي ،اطال اللة في عمركم .
|
استاذي العزيز
هل يوجد في المركز الوثائق والبحوث ارشيف الالكتروني بحيث يكون هذا المركز نموذج في الاطروحة .اذ كان يوجد فما هو النظام المستخدم وكيف يتم التحول الى النظام الالكتروني . مع الشكر الجزيل |
الأرشيف الإلكتروني بالمركز الوطني للوثائق و البحوث في أبوظبي.
تحية طيبة و بعد؛
نعم، انطلق مركزنا في عملية التصوير الضوئي منذ ثلاث سنوات، و يسعى إلى تصوير ما يفوق سبعة ملايين وثيقة تاريخية، أغلبها واردة من 12 بلدًا لهم أرشيف حول دول الخليج من القرن السادس عشر إلى القرن العشرين. ما هو النظام المستخدم؟ أفضل عدم الإجابة عن هذا السؤال لكي لم يصبح جوابي عبارة عن إشهار لنظام معين أو شركة خاصة. أرجعي لدراساتنا حول الأرشيف الإلكتروني حيث أوجه الجميع إلى المقاييس الدولية في مجال إدارة الأرشيف الإلكتروني. يمكنكم التعرف أكثر على المركز الوطني للوثائق و البحوث عبر موقعه في العنوان التالي: http://www.cdr.gov.ae/Arabic/index.aspx و شكرًا. عبدالكريم بجاجة. |
مقال جريدة الإتحاد الإمراتية حول قانون الأرشيف الوطني.
قانون المركز الوطني للوثائق والبحوث يهدف إلى حفظ وتوثيق الذاكرة الوطنية
غرامات تصل إلى مليون درهم بحق من يتلف وثائق أو ينتهك سريتها منصور بن زايد يوجه بتوثيق المراسيم والقرارات من الوزارات والجهات الحكومية الريس وعدد من المختصين خلال فحص وثائق دائرة القضاء في المركز - وليد أبو حمزة أخر تحديث: الإثنين 29 ديسمبر 2008 الساعة 02:57AM بتوقت الإمارات أبوظبي - السيد سلامة فرض قانون إنشاء المركز الوطني للوثائق والبحوث عقوبات بالحبس وغرامات مالية تبدأ من 3 آلاف درهم وتصل إلى مليون درهم بحق من يقوم بإتلاف الوثائق نتيجة الإهمال أو بشكل متعمد، في خطوة نحو تشديد القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 الذي كان أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة ''حفظه الله'' على مثل هذا النوع من التجاوزات• ويهدف القانون الى تجميع الوثائق والإشراف على حفظها وأرشفتها وفقاً للأصول العلمية في الأرشفة بقصد الاستفادة منها بما يحقق المصلحة العامة ويساهم في نشر الوعي الثقافي والتاريخي، بالإضافة إلى إتاحة مجالات البحث أمام الباحثين الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها المركز• العقوبات ونص القانون في فصله الثامن على أن يعاقب بالحبس مدة لا تقل عن شهرين ولا تزيد على سنة وبالغرامة التي لا تقل عن ثلاثة آلاف درهم ولا تزيد على عشرة آلاف درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين، كل من يتسبب في إتلاف وثيقة من الوثائق متى وقع الإتلاف نتيجة إهمال• وإذا كانت الوثيقة التي وقع عليها الإتلاف نتيجة إهمال ''سرية''، يعاقب مرتكبها بالحبس مدة لا تقل عن ستة أشهر ولا تزيد على سنة والغرامة التي لا تقل عن عشرين ألف درهم ولا تزيد على خمسين ألف درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين• ويعاقب بالحبس مدة لا تقل عن ثمانية أشهر وبغرامة لا تقل عن أربعين ألف درهم ولا تزيد على مائة ألف درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين، كل من تعمد إتلاف وثيقة، كما يعاقب بالحبس مدة لا تقل عن سنة وغرامة لا تقل عن خمسين ألف درهم ولا تزيد على مليون درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين كل من تعمد إتلاف وثيقة من الوثائق السرية أو إخراجها من الدولة أو تصويرها أو إفشاء سر تضمنته، دون الحصول على الموافقة اللازمة لذلك• كما تضمنت المادة (26) من القانون أنه يجوز للمحكمة مضاعفة العقوبات المنصوص عليها في المادتين السابقتين في حال وقوع أي من الجرائم المنصوص عليها فيهما على إحدى الوثائق الوطنية• والمادة (27) يعاقب بالحبس وبالغرامة أو بإحدى هاتين العقوبتين كل من يخالف أي حكم آخر من أحكام هذا القانون• مهام المركز كما حدد القانون عدداً من المهام التي ينبغي على المركز القيام بها، وتشمل جمع وتسلم وتوثيق الوثائق وفقاً لأحكام هذا القانون، وجمع وتوثيق مادة الأرشيف الشفوي وحفظها وتيسير استخدامها بالطريقة العلمية المناسبة، بالإضافة إلى جمع الوثائق الموجودة داخل أو خارج الدولة أو صور منها والتي تهم التاريخ الوطني للدولة ودول مجلس التعاون وشبه الجزيرة العربية، والعمل على حماية الوثائق من عوامل التلف، وإصلاح وترميم ما يصيبه تلف منها، واستخدام إجراءات ووسائل علمية متطورة في صيانة وحفظ هذه الوثائق• وأكد الدكتور عبدالله عبدالكريم الريس مدير عام مركز الوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة على أن صدور هذا القانون من صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة ''حفظه الله'' يجسد حرص القيادة الرشيدة على حماية ''الذاكرة الوطنية'' من الاندثار والتلف، وذلك من خلال جمع وتوثيق وحفظ الوثائق الخاصة بالدولة• وأشار إلى أن سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة مركز الوثائق والبحوث وجه منذ فترة بضرورة جمع الوثائق والأرشيف الوطني تحت مظلة المركز والاستعانة بالخبرات العالمية المتطورة في المركز لأداء هذه الرسالة النبيلة والمتمثلة في حماية ''الذاكرة الوطنية''• وأشار الريس إلى أن سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان كلف المركز بجمع الوثائق اعتباراً من عام 1971 إلى 2003 من خلال إجراء مسوحات ميدانية شاملة لجميع هذه الوثائق من قرارات ومراسيم وقوانين ولوائح ومكاتبات رسمية تخص الحكومة الاتحادية• خطة للتوثيق كما وجه سموه بتنفيذ خطة عمل دقيقة تتضمن إتمام هذه الإجراءات بصورة علمية شاملة، نظراً لما تمثله هذه الوثائق والمكاتبات من ركن أساسٍي في تاريخنا الوطني، حيث بدأ مركز الوثائق والبحوث في تنفيذ هذه التوجيهات من خلال المسح الشامل لهذه الوثائق بالتعاون مع عدد من الوزارات، وكانت البداية مع وزارة شؤون الرئاسة التي تمتلك أفضل أرشيف في الدولة والمنطقة من حيث البنية التحتية والمرافق والوسائل العلمية والتطبيقية المستخدمة في عملية الحفظ للوثائق والمستندات والتجهيزات التي تتم بموجبها عملية حفظ هذه الوثائق وتصنيفها واسترجاعها وجميع العمليات الفنية المرتبطة بها• جمع الوثائق وأوضح الريس لـ''الاتحاد'' أن المرحلة الثانية شملت جمع الوثائق بالتعاون مع وزارتي الداخلية والأشغال العامة، وحالياً يتم جمع الوثائق بالتعاون مع دائرة القضاء في إمارة أبوظبي، حيث تم جمع حوالى 75% من وثائق الدائرة في المركز، وسيتم في الفترة المقبلة متابعة تنفيذ الجدول الزمني للمسح الميداني للوثائق الموجودة في الوزارات والهيئات والمؤسسات الاتحادية وتنفيذ توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة في حفظ ''الذاكرة الوطنية''• ولفت الريس إلى أن الوثائق الموجودة يتعدى عددها الملايين من الوثائق والمكاتبات الرسمية بين الجهات الحكومية المختلفة، وهذه الوثائق في حاجة لإعداد وتأهيل كوادر وطنية للعمل على ترميمها وتصنيفها وحفظها بصورة علمية، وفي هذا الصدد فإن الدراسة التي أنجزها المركز في عام 2003 حول احتياجات الدولة من الكوادر الوطنية المتخصصة في الوثائق والأرشفة وحفظ المعلومات دل على وجود حاجة كبيرة تتعدى 4000 شخص خلال تلك الفترة، ومن المتوقع ارتفاع هذا العدد خلال الفترة الحالية إلى أكثر من 6500 شخص من المتخصصين في عمليات حفظ الوثائق وتصنيفها• ويتمتع المركز الوطني للوثائق والبحوث بالأهلية اللازمة لممارسة أعماله، وهو وحدة إدارية ملحقة بالوزير، مقره الرئيسي في مدينة أبوظبي، ويجوز للمجلس أن ينشئ له فروعاً أو مكاتب داخل الدولة• اختصاصات المركز ويختص المركز بالإشراف على الوثائق وتصنيفها واتخاذ كل ما من شأنه المحافظة عليها، وله على وجه الخصوص جمع وتسلم وتوثيق الوثائق وفقاً لأحكام هذا القانون، وجمع وتوثيق مادة الأرشيف الشفوي وحفظها وتيسير استخدامها بالطريقة العلمية المناسبة، وجمع الوثائق الموجودة داخل أو خارج الدولة أو صور منها والتي تهم التاريخ الوطني للدولة ودول مجلس التعاون وشبه الجزيرة العربية• كما يعمل على تصنيف الوثائق المحفوظة لدى المركز، وتيسير استخدامها والاستفادة منها، وإعداد الفهارس والإرشادات والأدلة المناسبة لذلك، والعمل على حماية الوثائق من عوامل التلف، وإصلاح وترميم ما يصيبه تلف منها، واستخدام إجراءات ووسائل الصيانة والسلامة اللازمة، ووضع التعليمات اللازمة للجهات الحكومية وتقديم العون لها فيما يتعلق بالإجراءات والاحتياطات اللازمة لحماية وثائقها من عوامل التلف طوال المدة المقررة لاحتفاظها بملفاتها ووثائقها وكذلك مساعدتها في عمليات الجرد• ويقدم المشورة للجهات الخاصة بناء على طلبها فيما يتعلق بالإجراءات والاحتياطات اللازمة لحماية وثائقها من عوامل التلف، وتقديم المشورة اللازمة للجهات الحكومية للتنسيق بين قواعد تنظيم الوثائق العامة المطبقة بها، وإعداد ونشر البحوث والدراسات التي تخدم أهداف المركز وتبرز القيم والمنجزات التاريخية والحضارية للدولة• ويتيح المركز، بحسب قانونه، مجالات البحث للباحثين الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها المركز، وتنظيم الندوات والمؤتمرات والبرامج التدريبية وورش العمل التي تقام داخل الدولة أو خارجها، والتي ترتبط بأهداف المركز أو تحققها، أو المشاركة في أي منها، وذلك بالتعاون والتنسيق مع الجهات المعنية، وأية اختصاصات أخرى تتصل بعمل المركز يعهد بها إليه بمقتضى قرار من مجلس الوزراء• ونص القانون على أن الوثائق العامة والتاريخية والوطنية ملك للدولة، بوصفها أوعية رسمية للمعلومات اللازمة للبحث العلمي والتاريخي، ''لا يجوز إتلاف الوثائق التاريخية والوطنية، ويجوز إتلاف غيرها من الوثائق بالكيفية التي يحددها هذا القانون، وفقاً للقواعد والإجراءات التي يضعها المجلس''• وتلتزم جميع الجهات الحكومية بإرسال وثائقها الى المركز بعد مضي خمس سنوات من تاريخ إغلاق أي ملف، ويجوز للجهات المشار إليها أن تستبقي بعض وثائقها لمدد إضافية إذا كانت هذه الوثائق لازمة لتسيير أعمالها، بشرط ألا تزيد المدة الإضافية على خمس سنوات أخرى، وذلك وفقاً للضوابط التي تحددها اللائحة التنفيذية لهذا القانون• وتصنف الوثائق وفقاً للمنهج الذي يضعه المركز على النحو بـ''سرية أو غير سرية''، وذلك بالتنسيق مع الجهة الحكومية المعنية، مفيدة أو غير مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، وتحدد اللائحة التنفيذية لهذا القانون الضوابط اللازمة لتصنيف الوثائق• وتبقى الوثائق التي صنفت سرية كذلك طيلة المدة الزمنية التي يحددها المجلس، كما يحدد المركز الإجراءات اللازمة للتخلص من الوثائق عديمة الفائدة. ويسمح القانون بالاطلاع على الوثائق السرية في حالات الضرورة لكل من الجهات الآتية: الجهة التي أرسلت الوثيقة الى المركز، والسلطات القضائية المختصة، والوزير، ومستشار الأمن الوطني• ولا يجوز للمركز تصوير وتداول أية وثائق صنفت سرية ولم تنته الفترة المقررة لسريتها، إلا وفقاً للإجراءات التي تحددها اللائحة التنفيذية لهذا القانون• ويكون كل موظف مكلف بجمع الوثائق أو صيانتها أو الإشراف عليها بأية كيفية كانت بموجب أحكام هذا القانون، مسؤولاً عن المحافظة على ما تحويه من أسرار، ولا يجوز له إفشاء أي سر منها أو إطلاع الغير عليها إلا وفق أحكام هذا القانون• مجلس الإدارة يتولى إدارة المركز مجلس إدارة برئاسة الوزير وعضوية ستة أعضاء، ويختار المجلس من بين أعضائه نائباً لرئيس المجلس يحل محله عند غيابه، ويشكل المجلس بقرار من الوزير لمدة أربع سنوات قابلة للتجديد، ويحدد القرار مكافآت رئيس وأعضاء المجلس• ويجتمع المجلس بدعوة من رئيسه مرة على الأقل كل شهر، ويجوز عند الضرورة أن يجتمع بناء على طلب المدير العام أو نصف أعضاء المجلس على الأقل، ولا يكون انعقاد المجلس صحيحاً إلا بحضور الأغلبية المطلقة لأعضائه، على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه، وتصدر قراراته بالأغلبية المطلقة لأصوات الأعضاء الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي منه رئيس الجلسة• جميع الحقوق محفوظة © لجريدة الاتحاد جريدة الاتحاد الاثنين غرة محرم 1430هـ - 29 ديسمبر 2008 www.alittihad.ae |
ينطلق المركز الوطني للوثائق و البحوث في عمليات تطبيق القانون الجديد.
وكالة أنباء الإمارات، 9 فبراير 2009 المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم ورشة عملية على مستوى الدولةالمركز الوطني للوثائق والبحوث/ورشة عملية أبوظبي في9 فبراير/وام/ قال الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث ان الورشة العملية الأولى التي نظمت اليوم بمقر المركز في أبوظبي حول أرشيفات المؤسسات الحكومية تهدف الى الوصول إلى الغاية المثلى في نظام الأرشفة وبالطريقة العلمية الحديثة . و أكد في كلمة أمام ممثلي الوزارات والهيئات والمؤسسات الحكومية على مستوى الدولة المشاركين في الورشة التي تعقد لأول مرة على مستوى الدولة أن حضورهم دليل الإيمان بأهمية توثيق ذاكرة الوطن الذي يعود عمرة ليس إلى عام 1971 وإنما إلى آلاف السنين. وأضاف أن تأسيس المركز تم عام 1968 بتوجيهات من المغفور له الشيخ زايد بن سلطان ال نهيان /طيب الله ثراه/ انطلاقا من اهتمامه بأهمية توثيق تاريخ الوطن.. مشيرا إلى أن القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشان إنشاء المركز الوطني للوثائق والبحوث جاء تتويجا لجهود المغفور له وبهدف تنمية وتطوير العمل التوثيق على مستوى الدولة ككل. وأوضح انه بفضل دعم سمو الشيخ منصور بن زايد ال نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز أصبح لدى المركز تقنية متطورة للأرشفة ولديه أيضا علاقات هامة مع المجلس الدولي للأرشيف الذي انتقل مقره مؤخرا إلى أبوظبي ليقوم بتطوير برنامج الدخول إلى الذاكرة ..مؤكدا أن دور المركز ليس المساعدة وتقديم المشورة فقط بل يأتي في صميم عملية التوثيق وتقييم ما لدى الوزارات والمؤسسات من وثائق والقيام بعملية فرزها وتوثيقها وترميمها حسب الحاجة . وقال أن هناك أساليب محددة للتواصل مع المركز للقيام بكل هذا النشاط.. مشيرا إلى أن المركز يقوم كذلك بترجمة المعايير الدولية وسبل الأرشفة وأدلة الأرشيفات العربية التي سيتم توزيعها لاحقا على الجهات المعنية في الدولة. ودعا ممثلي الوزارات والمؤسسات المشاركين في الورشة الى عدم التردد في الاستعانة بإمكانات المركز.. مشيرا إلى أن الأرشفة لا تعني البتة تسجيل الصادر والوارد كما يعتقد البعض. وبعد ذلك تم عرض فيلم عن الأرشفة كما قدم عبد الكريم بجاجة الخبير الفني لمحة عن الأرشيف في الدولة وأهمية حفظه وتنظيمه بينما قدم مدير عام المركز عرضا تعريفيا بالقانون الاتحادي الذي أصدره رئيس الدولة بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث ثم قدم تعريفا بدور المركز ومسؤولياته ودور المؤسسات الحكومية في هذا المجال. وتضمن برنامج الورشة أيضا التعريف بدور لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية مع شرح لعملية التواصل الاليكتروني والتنسيق فيما بينها والخدمات التي سوف توفرها اليكترونيا بالإضافة إلى شرح الإجراءات التي ستتخذ لتنظيم أرشيف هذه المؤسسات والهدف من الزيارات الميدانية ومواعيدها . وشارك في عمل ومناقشات الورشة أيضا كل من السيدة سلمى المنصوري مدير إدارة الوثائق و السيد ماجد المهيري رئيس قسم تقنية المعلومات والسيدة شيخة القحطاني أخصائية أرشيف والسيدة أمل عبد الحميد محقق مخطوطات. جريدة "الإمارات اليوم"، 10 فبراير 2009 أرشفة غالبية الجهات الحكومية "سيئة جداً"حشرات وطيور تتلف وثائق الدولة عملية أرشفة وثائق الدولة ستحتاج إلى نحو 4300 أرشيفي المصدر: علاء فرغلي - أبوظبي؛ التاريخ: الثلاثاء, فبراير 10, 2009 قال خبير الأرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث عبدالكريم بجاجة، إن الزيارات الميدانية التي أجراها المركز لجهات ومؤسسات حكومية كشفت عن «الواقع السيّئ الذي تعانيه وثائق الدولة المكدّسة في مخازن هذه المؤسسات، حيث وجدت الوثائق في بعضها مكدسة فوق الأرض، أو في صناديق مصفوفة فوق بعضها بعضاً، ومعرضة للحشرات والحمام الذي عشش في أعلاها، بعيداً عن أبسط عوامل الحفظ والسلامة، ما يجعلها مخازن تصلح لحفظ قطع الغيار وليس الوثائق التاريخية و الوطنية. ولفت إلى أن «المركز أعد مستويات تصنيفات مختلفة بحسب درجة ملاءمتها للشروط التي يجب توافرها في هذه المستودعات تبدأ من (-3) وهي الوضع الخطير، و(-2) سيّئ جداً وحتى الدرجة (+3) وهي الممتاز. وأكّد أن "غالبية الجهات الحكومية داخل الدولة حصلت على التصنيف سيّئ جداً، فيما حصلت جهتان فقط على تصنيف ممتاز، هما بلدية دبي وشركة أدنوك". وقال خلال كلمته أمس في افتتاح ورشة عمل حول أرشيفات المؤسسات الحكومية، التي نظمها المركز بمقره في أبوظبي، إن «غياب القانون خلال السنوات الماضية أعطى الفرصة لإهمال هذه الوثائق وإتلافها، ومن ثم فإن القانون الجديد الذي تم إقراره منذ نحو شهرين سيقضي على هذه المشكلات، لكنه سيستغرق وقتاً. وأكّد بجاجة أن «أكبر خطر يهدّد الأرشيف الإماراتي سواء داخل الدوائر الحكومية أم خارجها، هو الإتلاف بدعوى عدم الأهمية، حيث فقدت الدولة جزءاً مهماً من أرشيف السبعينات والثمانينات، وجزءاً من التسعينات نتيجة الإتلاف، وكذلك عدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي والوضعية الخطيرة للأرشيف في المخازن العامة في كل من أبوظبي ودبي والشارقة». وجاء القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 ليقيد هذه العملية بالحصول على موافقة المركز على إتلاف هذه الوثائق أو الاحتفاظ بها. 15 لائحة وقال بجاجة لـ «الإمارات اليوم» إن «الجهات المعنية بصدد إعداد اللوائح التنفيذية لقانون المركز الوطني للوثائق، والبحوث التي من المقرر أن تبلغ 15 لائحة تنفيذية تتناول تفاصيل القانون الذي تحدث عن مبادئ وأحكام عامة، حيث سيتم تحديد ماهية الوثائق السرية ودرجة سريتها والمدة الزمنية التي يجب أن تمر حتى يتم الإفصاح عنها، وغيرها من الأمور المهمة. عقوبات بالسجن وقال مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث الدكتور عبدالله الريّس إن «هناك حوادث وقعت خلال السنوات الماضية كشفت عن محاولة إخراج وثائق خاصة بالدولة تختص بأمنها وسلامتها، ما يعكس الأهمية البالغة لقانون الوثائق رقم 7 لسنة 2008 الذي يضع عقوبات مغلظة على هذا النوع من الجرائم، والمتورطين في إتلاف أو فقدان وثائق الدولة عمداً أو إهمالاً، حيث تصل غرامة كل من يتعمد إتلاف وثيقة من الوثائق السرية أو إخراجها من الدولة أو تصويرها أو إفشاء سر تضمنته إلى مليون درهم، ويجوز للمحكمة مضاعفة العقوبات إذا كانت هذه الجرائم تختص بإحدى الوثائق الوطنية، بالإضافة إلى السجن مدة لا تقل عن سنة. 4300 موظف وكشف الريّس أن «عملية أرشفة وثائق الدولة الرسمية وغير الرسمية التي من المقرر أن يبدأها المركز، ستحتاج إلى نحو 4300 شخص لتغطية نحو 200 دائرة ومؤسسة حكومية في مختلف إمارات الدولة، لإنقاذ بلايين الوثائق التي تؤرخ للدولة عبر عصورها المختلفة». ولفت إلى أن «قانون مركز الوثائق والبحوث الذي تم إقراره منذ ديسمبر 2008، ألزم المركز بهذه المهمة الوطنية الكبيرة التي سيعود مردودها على الأجيال القادمة من أبناء الإمارات الباحثين والدارسين وصناع القرار والمختصين. وحول أهمية تكوين الأرشيف الوطني، قال إن «هناك أهمية كبيرة بالنسبة لصناع القرار، فضلاً عن أهميته بالنسبة للباحثين والدارسين والمهتمين بتاريخ الدولة. لكنه استبعد إنجاز هذه المهمة خلال فترة قريبة قائلاً إن «عملية الأرشفة لجميع وثائق الدولة سوف تستغرق سنوات طويلة نظراً لحجم الوثائق الهائل»، مضيفاً أن «وزارة الداخلية وحدها تنتج شهرياً نحو 30 مليون وثيقة، ما يعني أنها تنتج سنوياً نحو 360 مليون وثيقة، أي ثلاثة مليارات و600 مليون وثيقة خلال 10 سنوات، بخلاف عشرات المؤسسات والجهات الأخرى». وأشار الريّس إلى أن «طرقاً مختلفة ستتبع لأرشفة وثائق كل مؤسسة حكومية على حدة، بما يتلاءم مع طبيعة هذه الوثائق وما تحتويه من مضامين. ولفت إلى أنه «سيتم تشييد مبنى كبير لاحتواء هذا الكم الهائل من الوثائق، سيجهز بأحدث التقنيات العالمية المطبقة في الأرشفة. وأوضح أن «المركز قام بمسح نحو سبعة ملايين وثيقة خلال السنوات الماضية تؤرخ جميعها للدولة، فيما قبل الاتحاد استطاع الحصول عليها من نحو 10 أرشيفات عالمية، منها البريطاني والبرتغالي والفرنسي والفارسي وغيرها، وجميعها كانت على علاقات تاريخية بالدولة قبل الاتحاد، ولم يتمكّن المركز من فهرسة أكثر من 50% من هذه الوثائق حتى الآن، نظراً للحجم الهائل لهذه الوثائق. وأكّد أن «هناك عقبة حقيقية تتمثل في عدم وجود تخصصات علمية معتمدة في الجامعات داخل الدولة لتخريج مؤرشفين ومتخصصي وثائق ومكتبات، على الرغم من حاجة المركز إلى أكثر من 4300 مؤرشف خلال السنوات المقبلة، لإنجاز هذه المهمة الوطنية، وهو ما دفع المركز للاتفاق مع إحدى الجامعات الأميركية بالدولة لتوفير دبلوم في الدراسات الأرشيفية، كما تم الاتفاق مع مجلس أبوظبي للتعليم على توفير 500 منحة مجانية لتخريج الكوادر البشرية اللازمة لإنجاز المشروع، وهو ما سيسهم في إيجاد فرص وظيفية لكثير من الشباب الباحثين عن عمل»، ودعا إلى «تغيير النظرة التقليدية السلبية إلى موظف الأرشيف التي ترى أن موظف الأرشيف شخص غير مرغوب فيه، وتم إقصاؤه إلى الأرشيف لضعف قدراته، بينما الحقيقة أن موظف الأرشيف هو أمين وثائق وسجلات مؤسسته وهو من أهم عناصرها. وقال إن «هناك تحدياً آخر هو إيجاد القاعات والأماكن المناسبة داخل الوزارات والهيئات الحكومية لاستخدامها كمقار للأرشيفات، وتوفير البيئة المناسبة للحفاظ على محتوياتها. جريدة الإتحاد: العدد 12272 الثلاثاء 15 صفر 1430هـ - 10 فبراير 2009م أبوظبي السيد سلامة: بدأت أمس في أبوظبي اجتماعات مجلس إدارة المجلس الدولي للأرشيف التي يستضيفها المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة بمشاركة عدد من ممثلي دول العالم الأعضاء في المجلس. و يناقش المجلس في اجتماعه الذي يستمر يومين عدداً من القضايا الخاصة بمستقبل الأرشفة، خصوصاً في ضوء ما تعانيه بعض الدول النامية بسبب الأزمة المالية العالمية. وفي بداية الاجتماع، نقل الدكتور عبدالله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث تحيات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة المركز وكذلك تحيات أعضاء مجلس إدارة المركز، للمشاركين في الاجتماع، مشيراً إلى أن المجلس الدولي للأرشيف يمر بطفرة واسعة في أنشطته المختلفة بعد تأسيس المقر الرئيسي في المركز الوطني للوثائق والبحوث، الذي تنطلق منه جميع الفعاليات الأرشيفية العالمية، وأهمها إنشاء مركز عالمي للتدريب، ومركز للتميز الأرشيفي، ومركز البحوث والتطوير الأرشيفي. وأشار الريس إلى أن هذا القرار تم اتخاذه بعد دراسة المقترح من جميع جوانبه، أهمها: الإمكانيات الهائلة التي يتمتع بها المركز الوطني للوثائق، والدعم غير المحدود الذي يقدمه سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة، رئيس المركز الوطني للوثائق والبحوث، للمركز ولقضايا الأرشفة في العالم. وأوضح الريس أن الاجتماع ناقش عدداً من القضايا الحيوية التي ترتبط بحركة الأرشفة والتوثيق في العالم وأهمها التحديات التي سوف يواجهها المجلس نتيجة الأزمة المالية العالمية، وعدم قدرة العديد من الدول الوفاء بالتزاماتها تجاه المجلس الدولي للأرشيف، وقدرة المجلس على تفعيل وتنفيذ البرامج والخطط التي وضعها المجلس سابقاً. واطلع المجلس على تقارير اللجان العاملة في المجلس عن الأرشيفات المتخصصة، وتقارير المكتب التنفيذي للمجلس، وتقارير عن مؤتمر المجلس الدولي للأرشيف (كونجرس الأرشيف) الذي عقد في ماليزيا في يوليو العام ،2007 واعتماد تأسيس المقر الرئيس للمجلس الدولي للأرشيف في أبوظبي، ومناشدة الدول التي بحوزتها أرشيفات الدول الأخرى تقديم نسخ منها لأصحابها، والموافقة على مشروع خطة الأنشطة المشتركة بين المجلس ومنظمة اليونسكو، والموافقة على مشروع الخطة المشتركة بين منظمة (الدرع الزرقاء)، والمجلس الدولي للأرشيف، والموافقة على مقترح لتعديل بعض مواد النظام الأساسي للمجلس. كما وافق الأعضاء على إقامة المؤتمر السنوي للأرشيف في شهر نوفمبر العام 2009 في مالطا، وفي النرويج العام ،2010 وفي إسبانيا العام ،2011 و''كونجرس الأرشيف'' العام 2012 في أستراليا. وثمن أعضاء المجلس استضافة دولة الإمارات للمؤتمر السنوي في العام ،2005 وأكدوا أنه يعتبر من أفضل المؤتمرات التي أُقيمت في هذا المجال. كما تمت الموافقة على خطة التسويق والترويج التي قدمها الدكتور عبدالله الريس نائب رئيس المجلس الدولي للأرشيف لتطوير الأرشيف عالمياً. كما ألقى الدكتور إيان ويلسون رئيس المجلس الدولي للأرشيف كلمة شكر فيها دولة الإمارات على دعمها الكبير للأرشيف في العالم، وخصّ بالشكر سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة على الدعم المتواصل للأرشيف العالمي، وموافقة سموه على استضافة المقر الرئيس للمجلس الدولي للأرشيف في أبوظبي. هذا وسيعقد الاجتماع الأول للجنة الاستشارية الدولية التي شكّلها المركز الوطني للوثائق والبحوث في مقر المركز يوم الخميس المقبل، لمناقشة القضايا المتعلقة بتنظيم أرشيفات الوزارات والمؤسسات الحكومية. وقد وافق مجلس إدارة المركز على تشكيل اللجنة من الدكتور إيان ويلسون رئيس الأرشيف الوطني الكندي، ورئيس المجلس الدولي للأرشيف الدكتور لويس بيلاردو مستشار الأرشيف الوطني الأميركي، والدكتور روس جيبز رئيس الأرشيف الوطني الأسترالي، والدكتورة سارة تاياك الرئيس السابق للأرشيف الوطني البريطاني، وصديق جميل رئيس الأرشيف الوطني الماليزي، وجورج ماكنزي رئيس الأرشيف الوطني الاسكتلندي، إضافة إلى مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث رئيساً للجنة. |
محاضرة بإمارة عجمان حول الأرشيف.
أكدت تطور النظرة تجاه الأرشيف في الدولة: ندوة بعجمان تدعو إلى التنسيق بين الدوائر الحكومية للحفاظ على الوثائق الوطنية ميساء غدير تتحدث خلال الندوة بحضور حمد بن غليطة وعبد الكريم بجاجة - من المصدر عجمان - الاتحاد دعا الدكتور عبد الكريم بجاجة الخبير الفني في المركز الوطني للوثائق والبحوث بأبوظبي الى التنسيق بين الدوائر الحكومية المختلفة للحفاظ على الوثائق الوطنية، مؤكداً أن صونها سينهض على أمرين: أولهما وقف الإتلاف• والثاني هو البحث عن وثائق ما قبل إعلان الاتحاد• مؤكداً تطور النظرة تجاه الأرشيف في الدولة، وخاصة في بلدية دبي وشركة أدنوك في أبوظبي ودبي• جاء ذلك في ندوة نظمتها دائرة الثقافة والإعلام بعجمان حول ''مكانة الوثيقة الوطنية والطرق الحديثة للمحافظة عليها'' استضافها حمد بن غليطة السكرتير الخاص لصاحب السمو حاكم عجمان عضو المجلس الوطني الاتحادي، وذلك في مجلسه بعجمان• حضر الندوة عدد من أعضاء المجلس الوطني وإبراهيم سعيد الظاهري مدير عام دائرة الثقافة والإعلام في عجمان، إلى جانب مديري الدوائر المحلية وكبار المسؤولين في الديوان الأميري بالإمارة ولفيف من الأكاديميين والإعلاميين• وأوضح حمد بن غليطة أن هذه الندوة تقام على خلفية صدور القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 في شأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، مشيداً بالدور الذي يقوم به المركز والقائمون عليه تحت رئاسة سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة الذي يولي اهتماماً خاصاً لمسألة الأرشيف ودوره في حفظ التراث الوطني• وضع الأرشيف الحكومي وتناول الدكتور عبد الكريم بجاجة في الورقة التي قدمها تحت عنوان ''الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة•• الواقع والآفاق'' الزيارات الميدانية التي قام بها للمؤسسات الاتحادية والمحلية والبلديات ودول مجلس التعاون الخليجي لتشخيص وضع الأرشيف في الدوائر الحكومية بالدولة وطرق التشخيص لوضع الأرشيف• وأوضح أن زياراته الميدانية خلال عمله شملت وزارات عديدة ومؤسسات اتحادية ومحلية وبلديات في أبوظبي والعين ودبي والشارقة وعجمان، ومشروع إنشاء مراكز حفظ الأرشيف الوسيط في أبوظبى ودبي، فضلاً عن زيارته على صعيد التعاون الخليجي لأمانة محافظة جدة في المملكة العربية السعودية• واستعرض نتائج التشخيص التي ركزت على ترتيب المؤسسات، مشيراً إلى أن بلدية دبي امتازت على كل الدوائر الحكومية بتطبيق نظام الأرشيف المركزي وبناء مركز أرشيف تتوفر فيه كل المقاييس الدولية لحفظ الأرشيف• وأضاف أن نتائج التشخيص من حيث ترتيب المقاييس خلصت إلى أن أكبر خطر يهدد الأرشيف سواء داخل الدوائر الحكومية أو خارجها هو الإتلاف، وعدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي، وعدم وجود النصوص التنظيمية الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف، إضافة إلى الوضعية الخطيرة للأرشــــيف في المخازن العامة في أبوظــــبي ودبي والشارقة• وقسم بجاجة مخطط إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات إلى أرشيف جار تكون مدته أقل من خمس سنوات، وأرشيف وسيط تتراوح مدته بين 5 و15 سنة، وأرشيف وطني يبدأ العمل فيه بتصنيف يتجاوز 15 سنة• وأوضح أن العمل في الأرشيف الجاري يشمل المؤسسات الاتحادية وغيرها في الدولة، والأرشيف الوسيط يشمل مراكز في إمارات دبي والشارقة وعجمان وأم القوين ورأس الخيمة والفجيرة، وأن مخطط تطوير الأرشيف في المدى الطويل ''خمس سنوات'' يتعين أن تكون له أطر قانونية وعلمية ومهنية وثقافية محددة ذات صلة بسياسة الأرشيف الإلكتروني• تطور علم الأرشيف وتناول بجاجة نتائج عدة دراسات أرشيفية متعلقة بمراحل تطور علم الأرشيف، وحماية الأرشيف من الحريق، وتحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل، وقائمة التجهيزات الخاصة بمراكز الأرشيف والمكتبات، وسبل تعقيم الأرشيف• وتطرق الى حماية الأرشيف من الحريق والتي تتضمن إجراءات الوقاية وتحديد أسباب الحريق وأصنافه، وإنشاء شبكة إنذار مبكر للحريق مع تحديد وسائل لإطفاء الحريق، مؤكداً ضرورة تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني تتضمن تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني• ورداً على سؤال لميساء غدير عضوة المجلس الوطني الاتحادي قال إن المركز على اتصال بكلية التقنية العليا وجامعة الإمارات وجامعة زايد للتنسيق بشأن تكوين كوادر من الأرشيفيين، والعمل على تدريب موظفي الأرشيف في مختلف المؤسسات، مشيراً إلى أنه حسب إحصاءات صدرت في عام 2004 تحتاج الدولة إلى نحو خمسة آلاف أرشيفي، على اعتبار أن كل مؤسسة سواء عامة أو خاصة تحتاج لموظف أرشيف واحد على الأقل• وأشار الى أن المركز الوطني للوثائق والبحوث يبذل جهوداً حثيثة ترمي الى خلق وعي وثقافة بعلم الأرشيف، مشيراً الى انه تم تعريب دليل لحماية وصون الأرشيف من الكوارث سواء في حالات السلم أو الحرب• من جانبه أكد إبراهيم الظاهري أهمية موضوع الأرشيف لأي مؤسسة سواء كانت حكومية أو خاصة، مشيراً إلى أن الحفاظ على الوثائق يشكل قاعدة علمية للبحث في مختلف المجالات• وتوقع أن يشهد هذا العام تفعيل وتنظيم عمل مركز أرشيف عجمان الوطني الذي أنشئ بموجب القرار الأميري رقم (7) لعام ،2007 وأكد حرص سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي ولي عهد عجمان على أهمية تعاون مختلف دوائر ومؤسسات الإمارة لإنجاح عمل المركز من خلال التنسيق والاستفادة من خبرة المركز الوطني للوثائق والبحوث في الدولة• |
قانون الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحجة.
تحية طيبة للجميع و بعد؛
يمكنكم الإطلاع على نص القانون في موقع المركز الوطني للوثائق و البحوث على الرابط التالي: http://www.ncdr.ae/workshop/arabic/NCDR_Law.pdf كما يمكنكم الحصول على الملف الكامل لأول ندوة حول الأرشيف الحكومي بأبوظبي يوم 9 فبراير 2009 في الرابط التالي من نفس الموقع: http://www.ncdr.ae/workshop/arabic/SoonAR.htm |
الانطلاق في الزيارات الميدانية لتشخيص وضع الأرشيف في الدوائر الحكومية.
جريدة "الإتحاد" الوطني للوثائق يبحث آفاق التعاون مع أرشيف الخارجية أخر تحديث: الأربعاء 25 فبراير 2009 الساعة 02:49AM بتوقيت الإمارات أبوظبى السيد سلامة: بحث المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة أمس مع المسؤولين عن أرشيف وزارة الخارجية آفاق التعاون المشترك بين الجانبين فيما يتعلق بتوثيق القرارات والمراسيم والمستندات الحكومية وفقاً لإستراتيجية المركز بشأن توثيق الأرشيف الحكومي التي بدأ المركز تطبيقها مؤخراً. وأشار الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز إلى قيام فريق من المركز أمس بزيارة ميدانية هي الأولى في جدول زياراته التي تستهدف حماية أرشيفات الوزارات والجهات الرسمية في الدولة، إلى أرشيف وزارة الخارجية. وأوضح أن المركز بدأ خطته في تنظيم الأرشيف بتوضيح الهدف من الزيارة والخطط المستقبلية في إطار تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية، ثم اطلع على واقع الأرشيف في المخزن الرئيسي للوزارة، ثم انتقل إلى أرشيف الوزارة المحفوظ في مختلف إداراتها ليتعرف إلى أساليب الحفظ و الفهرسة و التصنيف المتبعة، وأساليب العمل الأرشيفي الذي تنتهجه الوزارة في أرشيفاتها بشكل عام. ولفت إلى أن هذه الزيارات تأتي إثر انتهاء ورشة العمل الأولى التي نظمها المركز خلال هذا الشهر بهدف إنقاذ وثائق الدولة من التلف والضياع ففي إنقاذها مساهمة كبرى في حفظ للهوية الوطنية التي علمتنا قيادتنا الحكيمة أن نمنحها كل اهتمامنا لنثبت وجودنا في زمن العولمة. ويأمل المركز أن يلاقي التعاون الكامل من المؤسسات التي يزورها ؛ لأن هذه الوثائق دليل أساسي على عراقة تاريخها وتراثها وتعبير حقيقي عن قدراتها ومساهمتها في خدمة الوطن. وعلى قدر التعاون من الجهات التي تتبنى الأرشيفات المستهدفة في هذا المشروع سوف يكون عطاء المركز و إنجازه. وقال سيكون التخطيط ناجحاً لوضع آليات وخطط مستقبلية وأسس لأرشيف وطني فيه ماضينا وحاضرنا واستشراف لمستقبلنا، وبناء على الزيارة سيتم تزويد الوزارة بتقريرين الأول يشخص الواقع الأرشيفي في الوزارة، والثاني يتضمن الإجراءات اللازم اتخاذها بهدف تنظيم العمل الأرشيفي فيها. يذكر أن الفريق المختص أشاد بالتعاون الذي وجده من لجنة تنظيم الأرشيف في وزارة الخارجية، وباستعدادهم التام للتوجه نحو أرشيف متطور وآليات حديثة للعمل الأرشيفي. كما يذكر أن خطة الزيارات الميدانية للمؤسسات الحكومية تشتمل على زيارتين لكل مؤسسة. |
تكريم فرنسي لمجهودات المركز الوطني للوثائق و البحوث.
(WAM( وكالة أنباء الإمارات Senate of France awards Medal of Honour to Director General of NCDR Feb 25, 2009 - 11:45 - WAM Abu Dhabi, Feb 25th, 2009 (WAM): The Senate of France and the Gulf -French Friendship Group awarded Director General of UAE's National Centre For Documentation and Research (NCDR) Abdullah Al Reyes, the Medal of Honour in recognition for his efforts in strengthening the cultural relations between UAE and France. Al Reyes received the medal from the member of the Senate of France and Chairperson of the Friendship society Natalie Cole, who is currently visiting the country at the head of a French delegation. The French ambassador to UAE Alain Azouaou was present. Al Reyes thanked the French Senate and the Gulf-France Friendship Group for recognizing the role of documentation and archiving in the country. He dedicated the medal to the departed soul of the founding father of the Nation late Sheikh Zayed Bin Sultan Al Nahyan, as well as to President His Highness Sheikh Khalifa bin Zayed Al Nahyan and the leaders of the country. Established in 1968 in Abu Dhabi, NCDR was being supervised by different official bodies, and is now affiliated to the Ministry of Presidential Affairs. The oldest and largest documentation center in the Arabian Gulf collects and documents written and oral material on the UAE in particular, and the Arabian Gulf and the Arabian Peninsula in general. WAM/AB |
الاتصال بالمركز الوطني للوثائق و البحوث.
للاتصال بالمركز الوطني للوثائق و البحوث:
- الموقع: http://www.ncdr.ae/arabic/index.aspx - لمزيد من المعلومات عن الأرشيفات الحكومية: ask@ncdr.ae -أتصل بالاخت شيخة القحطاني، الهاتف: 3349 418 2 00971 - أو الأخت أمل عبد الحميد، الهاتف: 3367 418 2 00971 |
نشاطات المركز في شهر مارس 2009.
المركز الوطني للوثائق والبحوث يزور أرشيفات وزارات الخارجية والعمل والمالية ،والاقتصاد http://192.168.1.36/ncdr/ruyaa/CdrNew.html أتم فريق عمل من المركز الوطني للوثائق والبحوث زياراته الميدانية إلى أرشيفات كل من: وزارة الخارجية، وزارة العمل، وزارة المالية، ووزارة الاقتصاد ، ضمن جدول زياراته التي تستهدف تنظيم أرشيفات الوزارات والجهات الرسمية في الدولة. الفريق الزائر الذي قدم توضيحاً عن أهداف الزيارة والخطط المستقبلية في إطار تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية انتقل إلى أرشيف وزارة الخارجية المحفوظ في مختلف إداراتها ليتعرف على أساليب الحفظ و الفهرسة و التصنيف المتبعة، وأساليب العمل الأرشيفي الذي تنتهجه الوزارة في أرشيفاتها بشكل عام. وفي وزارة العمل اصطحبته لجنة تنظيم الأرشيف في زيارة استطلاعية لبعض أقسام الوزارة بغرض الاطلاع على أساليب حفظ الأرشيف الجاري. من جهة أخرى استمع فريق المركز إلى شرح موجز عن طرق الأرشفة والبرامج الإلكترونية المستخدمة للمراسلات في وزارة المالية وفي فروعها المنتشرة في الإمارات، واطلع على مخازن الأرشيفات الداخلية والخارجية فيها. على صعيد آخر تابع فريق العمل زياراته بالاطلاع على مخازن الأرشيف في وزارة الاقتصاد، وعلى الأساليب المتبعة في حفظ الوثائق في أرشيفاتها. يذكر أن فريق العمل سوف يسلم إلى القائمين على أرشيف كل وزارة - في وقت قريب - تقريراً يشخص فيه واقع أرشيفها مع بعض الاقتراحات التي ترتقي بالنظام الأرشيفي، وتضفي مزيداً من التميز على أساليب حفظ وثائقها. من جانبه أشاد فريق العمل بروح التعاون التي قابلته بها لجان تنظيم الأرشيف في الوزارات المذكورة التي أبدت اهتماماً واضحاً بالمشروع، واستعداداً للتجاوب مع أهدافه، وأبدى تفاؤلاً بنجاح مهامه في تنظيم الوثائق التي تعتبر ذاكرة الوطن، مؤكداً أن العناية بتنظيم الوثائق والاهتمام بالعمل الأرشيفي برهان أكيد على عراقة المؤسسة، ودليل على مساهمتها في خدمة الوطن. هذه الزيارات انبثقت عن ورشة العمل الأولى حول:(المركز الوطني للوثائق والبحوث والأرشيفات الحكومية) التي نظمها المركز في تأتي هذه الزيارات إثر انتهاء ورشة العمل الاولى التي نظمها المركز خلال هذا الشهر بهدف إنقاذ وثائق الدولة من التلف والضياع ففي إنقاذها مساهمة كبرى في حفظ للهوية الوطنية التي علمتنا قيادتنا الحكيمة أن نمنحها كل اهتمامنا لنثبت وجودنا في زمن العولمة. ويأمل المركز أن يلاقي التعاون الكامل من المؤسسات التي يزورها ؛ لأن هذه الوثائق دليل أساسي على عراقة تاريخها وتراثها وتعبير حقيقي عن قدراتها ومساهمتها في خدمة الوطن. وعلى قدر التعاون من الجهات التي تتبنى الأرشيفات المستهدفة في هذا المشروع سوف يكون عطاء المركز و إنجازه ، وسوف يكون التخطيط ناجحاً لوضع آليات وخطط مستقبلية وأسس لأرشيف وطني فيه ماضينا وحاضرنا واستشراف لمستقبلنا. |
اريد الاطلاع على النصوص التشريعية الخاصة بالوثائقيين من القانون الجزائرى
|
سمو الشيخ ولي عهد عجمان يطلع على نشاطات مركز أرشيف عجمان الوطني...
وكالة أنباء الإمارات:
عمارالنعيمي يطلع على آلية عمل مركز أرشيف عجمان الوطني ..من عارف إسماعيل 2009-08-05 15:13:07 عمارالنعيمي / مركز أرشيف عجمان الوطني عجمان في 5 أغسطس / وام / اطلع سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي ولي عهد عجمان رئيس المجلس التنفيذي في مكتبه بالديوان الأميري اليوم .. من السيد مانع خلفان الشامسي مدير عام مركز أرشيف عجمان الوطني والدكتور لخضرعمراني خبير أرشيفي بالمركز على التصورات المبدئية لعمل المركز وعملية وضع آليه لتجميع وحفظ وتنظيم وأرشفة المعلومات في المركز. وأكد سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي المكانة التي توليها القيادة السياسية للدولة بتنظيم وأرشفة المعلومات مشيرا في هذا الصدد إلى القانون الاتحادي رقم/ 7 / لسنة 2008 بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث ومنوها بالدور الذي يقوم به المركز والقائمون عليه برئاسة سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان. ووجه سموه دوائر ومؤسسات الإمارة بالتعاون الكامل مع مركز أرشيف عجمان الوطني لإنجاح عمله .. ووضع آلية لتجميع وحفظ وتنظيم وأرشفة المعلومة واسترجاعها عند الحاجة إليها لخدمة الباحثين والدارسين على إلا يقتصر الأرشيف على الأحداث السياسية والتاريخية فقط وأن يشمل التوثيق الثقافي والفني والأدبي والشعري للإمارة مع عدم إغفال ما هو موجود خارج الإمارة أو خارج الدولة .. والعناية اكثر بالصور عن طريق جمعها وحفظها حتى تكون متاحة للجميع للوصول إليها ومعالجة الصور القديمة ذات الصلة بتاريخ إمارة عجمان " . وأضاف سموه " إننا نتطلع أن يلي ذلك خطوات أخرى في إنشاء أرشيف خاص بالشخصيات التي قدمت لوطنها إنجازات خالدة في كافة المجالات .. ونوه سموه في ختام حديثه بأهمية استخدام التقنيات الحديثة والتعاون مع الجامعات ومراكز البحث العلمي والمؤسسات الإعلامية للاستفادة من خبراتهم ". وقدم مدير عام مركز أرشيف عجمان لسمو ولي العهد شرحا عن خطوات تأسيس المركز منذ صدور القرار الأميري رقم / 7 / لعام 2007 والذي يؤكد حرص وتقدير واهتمام سمو ولي عهد عجمان بأمر الأرشيف وفي ذلك ضمانة حقيقية لنجاحه . وقال إن المركز سيعمل بالتنسيق مع الدوائر والمؤسسات في الإمارة إلى تنظيم أقسام ووحدات الأرشيف فيها بما يتماشى والنظم العالمية المتبعة في الأرشيف كما يعمل المركز أيضا على التعاون والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والبحوث بأبوظبي باعتباره صاحب الريادة والتجربة في هذا المجال . وأوضح مدير عام مركز أرشيف عجمان التصورات المبدئية لعمل المركز في المرحلة القادمة والتي تتمثل في العمل على تطوير آليات تنظيم الأرشفة بكل دائرة أو مؤسسة تابعة لحكومة عجمان لتكون نواة لمركز أرشيف عجمان الوطني وتوفير آلية لمعالجة الأرشيف التقليدي المحفوظ بالدوائر لتحضيره إلى عملية دفع مستقبلية للمركز بعد إقصاء الوثائق التي لم تعد لها فائدة سواء بالنسبة للإدارة أو المواطن أو البحث العلمي وإدخال الإعلام الآلي في معالجة وتسيير الأرشيف سواء كان إليكتروني او تقليدي " ورقي " . وأضاف ان المركز يعمل أيضا على تنظيم الندوات والمحاضرات وعقد ورش العمل على مستوى المسؤولين في دوائر الإمارة والقائمين على أمر الأرشيف في تلك الدوائر لاكتساب الصقل والتجربة والمعرفة الأكاديمية والوقوف على المستجدات في مجال الأرشيف وفق الرؤية العلمية . وأشار إلى أنه خلال الفترة الماضية وقفنا على العديد من التجارب المماثلة في الوزارات والدوائر والمؤسسات الأكاديمية والإعلامية..كما تم الاستعانة بخبير متخصص في الأرشيف لوضع تصور باحتياجات المركز في مرحلة التأسيس الأولى من ناحية المقر والمكونات والكادر البشري والأجهزة والمعدات وآلية بدء العمل والميزانية المقترحة كما تم تنظيم ندوة تحدث فيها الدكتور عبد الكريم بجاجة الخبير الفني بالمركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي الذي قدم تشخيصا وافيا عن وضع الأرشيف في الدوائر الحكومية بالدولة وطرق التشخيص لوضع الأرشيف ونتائج التشخيص والمقاييس الدولية الخاصة بالأرشيف وغيرها من المسائل المهمة ذات الصلة . من جانبه عبر لخضرعمراني عن سعادته بما لمسه من اهتمام حكومة عجمان بالأرشيف مؤكدا أن الأرشيف أصبح لا غنى عنه لأي مؤسسة سواء كانت حكومية او خاصة . وقال "إننا نتطلع أن يكون مركز أرشيف عجمان الوطني مصدرا لتوفير المعلومة اللازمة لواضعي السياسات وصانعي القرارات والمستفيدين منها وفي حفظ وجلب المعلومة المتاحة لدى المؤسسات المحلية والاتحادية في إمارة عجمان وخارجها ". حضر الاجتماع أحمد إبراهيم راشد رئيس مكتب سمو ولي عهد عجمان وعبد الله سالم الشامسي مسؤول تشريفات بمكتب سمو ولي العهد وعبد الله الغفلي أمين التشريفات بالديوان الأميري . ط / زا /. وام/ز ا |
نتمنى لسيادتكم دوام التوفيق
ونرجو من الله ان يكون هذا العمل والاهتمام بالوثائق والمخطوطات على مستوى العالم الاسلامى وندعو لسيادتكم والقائمين على هذا العمل العظيم بالنجاح المستمر |
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته. فقط للإشارة أنا عضو جديد في هذا المنتدى الرائع. أما عن سبب انضمامي إلى هذا المنتدى هو: حبي الشديد و تمسكي بتخصص علم المكتبات و التوثيق بكل فروعه فأنا اعمل حاليا كأرشيفي( و أنا أحب كثيرا عملي و أقدر رسالته النبيلة رغم كل صعوبات العمل في هذا الميدان الواسع و الصعب في نفس الوقت). هذا من جهة أما من جهة ثانية فقد استهواني النقاش البناء بين مختلف أعضاء هذا المنتدى(أعود و أقول المتميز دون مبالغة) و في مختلف المواضيع القيمة التي تخدم التخصص. لذا ارجوا أن تقبلوا بي كطالب لديكم لأستمد من معلوماتكم الثمينة و أشارككم بآرائي الخاصة و أعمالي. كما لا انسى ان اشكرك جزيل الشكر استاذنا الفاضل عبد الكريم بجاجة على كل ما تقدموه و ما تبذلونه في سبيل الافادة من معلوماتكم و خبراتكم الشخصية في مجال الأرشيف أود أن اطرح عليك سؤال في مجال التكشيف (تكشيف الأرشيف طبعا) في حالة معالجة الرصيد الأرشيفي بمستوى الوصف قطعة بقطعة (pièce par pièce)...هل ندون كل أسماء الأشخاص( اقصد كل الأسماء الواردة على كل القطع)أم نركز على الشخصيات المهمة و البارزة فقط باعتبار أن العدد هائل جدا و سأمضي وقتا كبيرا فيه (ليس تذمرا بل استفسار لان هناك من عرض علي هذا الاقتراح و لم اقتنع به ، و هل أدون صفات الأسماء بين قوسين، أم بماذا تنصحني ، و في حالة كشاف المؤسسات و الهيئات هل ندون بين قوسين مكان تواجد هذه المؤسسات و المنظمات و في الأخير تقبلوا منا سيدي المبجل فائق عبارات التقدير و الاحترام. |
نحو الفهرسة الذكية...
الجواب:
تحية طيبة و بعد؛ أهلا و سهلا و مرحبا في مهنة الأرشيف و في منتديات اليسير، و أتمنى لك حياة مهنية و شخصية سعيدة إن شاء الله. فيما يخص سؤالك عن طريقة الوصف الأرشيفي، أوجهك إلى المقياس الخاص بهذا الموضوع و الذي قدمته في منتديات اليسير في الصفحة التالية: طريقة وصف الرصيد الأرشيفي حسب المقياس الدولي "ISAD G" http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9517 أتفق معك تمامًا في اختيار أهم الأسماء لذكرها عند الفهرسة، أقصد الأسماء التي يتبعها معلومات مفيدة للباحث لا غير. في حالة ما ذكر تلقائيًا جميع الأسماء الموجودة في الوثيقة دون تميز، سوف يجد الباحث نفسه أمام تكرار أسماء دون أي معلومات مفيدة تبرر وجود هذه الأسماء في التكشيف. مثالا: إذا كان الباحث في حاجة إلى أرشيف يتعلق بتاريخ قسنطينة، يجد في التكشيف عشرات إشارة إلى قسنطينة، و عند التطلع على الوثائق بالذات، سوف يكتشف أن عدد كبير من تكرار مدينة قسنطينة لا يحمل أي معلومات ما عدا "محطة قسنطينة"، نهج قسنطينة"، "عبر على مدينة قسنطينة للتوجه إلى سكيكدة أين قام بالمهام التالية..."، أو "توجه إلى مطار قسنطينة للذهاب إلى وهران أين قدم البحث التالي..."، و آخره من تكرار ذكر مدينة قسنطينة دون أي فائدة. كما يطرح المشكل نفسه حول أسامي الأشخاص: تصور باحث يهتم بحيات الشيخ عبدالحميد بن باديس، و يجد نفسه أمام وثائق ذكرت في التكشيف لم تفيده قطعًا، مثل: نهج "الشيخ بن باديس"، مسجد بن باديس"، جامعة بن باديس"، جمعية الشيخ بن باديس"... لذا يجب على الأرشيفي أن يختار الأسماء المفيدة فقط ليتمكن الباحث من الذهاب مباشرة إلى الوثائق التي تحمل معلومات معتبرة لموضوعه. و شكرًا على هذا السؤال المفيد. |
أخبار الأرشيف في الإمارات العربية المتحدة.
حكومة دبي- القيادة العامة لشرطة دبي http://www.dubaipolice.gov.ae/dp/e_s...&ArticalType=1 السبت 07/11/2009 شرطة دبي تستقبل وفداً من المركز الوطني للوثائق والبحوث أ.ش.د- عاشور موسى: زار وفد من المركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة، القيادة العامة لشرطة دبي، وكان في استقبال أعضاء الوفد المقدم الدكتور طارق محمد نور تهلك مدير إدارة الشؤون الإدارية بالإدارة العامة للخدمات والتجهيزات، والرائد علي محمد سبت رئيس قسم إدارة المخاطر، والملازم مروان المنصوري، ومحمد سعيد، وتهدف زيارة الوفد إلى الاطلاع على نظام الأرشفة في شرطة دبي، والوسائل المستخدمة في ذلك. وقام الوفد المكون من عبد الكريم بجاجة، وأمل عبد الحميد، وشيخة القحطاني، وهم أعضاء لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية، قام بشرح موجز عن أهداف الزيارة، وخطة العمل في المرحلة المقبلة، وتقييم وضع الأرشيف والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها في شرطة دبي، والتعرف على المشاكل والعراقيل التي تواجهها المؤسسة في عملية الأرشيف. واطلع المقدم الدكتور طارق تهلك، وفد المركز الوطني للوثائق والبحوث، على نظام الأرشفة الإلكتروني في شرطة دبي، المعمول به منذ الستينات بنظام الميكروفيلمي، وكيفية حفظ ملفات موظفي شرطة دبي، وملفات القضايا القديمة منها والحديثة، التي تتم الاستعانة بها في حال الرجوع إليها، وتعرف الوفد الزائر على نظام حفظ الملفات والمراسلات الواردة والصادرة إلى مختلف الإدارات العامة ومراكز شرطة دبي عن طريق نظام التراسل الإلكتروني، وأساليب حفظ المستندات إلكترونياً. كما اصطحب المقدم طارق تهلك الوفد لزيارة الإدارة العامة للخدمات الإلكترونية، والاطلاع على نظام أرشفة جميع المراسلات والملفات إلكترونياً، وكيفية الرجوع إليها في وقت لاحق، بالإضافة إلى الرجوع إلى المراسلات القديمة، كما زار الوفد المستودع العام لحفظ الملفات والقضايا. وفي نهاية الزيارة عبر أعضاء الوفد عن ارتياحه بما شاهده من نظام الأرشفة المتبع في شرطة دبي، خاصة نظام التراسل الإلكتروني ونظام التوثيق الميكروفيلمي، متمنين أن تثمر الزيارة بلقاءات مستقبلية مشتركة ومناقشة كافة الموضوعات المتعلقة بالأرشفة الحكومية. (( أخبار شرطة دبي )) حكومة الشارقة - دائرة الثقافة والإعلام تبدأ غداً بدارة الشيخ سلطان ... ورشة ( تنظيم وثائق المؤسسات الحكومية ) تاريخ 9 نوفمبر 2009 http://www.sdci.gov.ae/news625.html تنظم اللجنة العليا للوثائق والبحوث بالشارقة بالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والبحوث ورشة عمل تخصصية حول مشروع تنظيم وثائق المؤسسات الحكومية وذلك في تمام الساعة التاسعة من صباح يوم الثلاثاء الموافق 10-11-2009 بمقر دارة الشيخ الدكتور سلطان القاسمي للدراسات الخليجية بالشارقة، يتم خلالها عرض توضيحي بالقانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن إنشاء المركز الوطني للوثائق، وطبيعة عمل المركز، وآلية التنسيق مع اللجان الأرشيف في دوائر وهيئات حكومة الشارقة وكل ما يتعلق بالوثائق وحفظها، تبدأ الورشة بكلمه ترحيبية لسعادة الأستاذ عبد الله بن محمد العويس مدير عام دائرة الثقافة والإعلام بالشارقة رئيس لجنة التنسيق العليا للوثائق والبحوث، يليها كلمة الافتتاح لسعادة د. عبد الله الرئيسي مدير عام المركز، ثم عرض فيلم حول مراحل العمل في تنظيم الأرشيف الحكومي يعقب ذلك تقديم لمحة مبسطة عن وضع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة وأهمية تنظيمه وحفظه يتحدث في ذلك الأستاذ عبد الكريم بجاجة الخبير الفني، وتناقش الندوة عدة محاور رئيسية : - قانون المركز الوطني للبحوث – دور المركز ومسؤولياته ودور لجنة أرشفة المؤسسات الحكومية – المؤسسات الحكومية والتواصل الكترونياً مع المركز الوطني – الزيارات الميدانية للمؤسسات الحكومية والإجراءات التنظيمية – واقع الأرشيف – الخطط والبرامج المستقبلية ، وتستمر الندوة حتى الواحدة ظهراً . |
وفد أمانة جدة يزور المركز الوطني للوثائق والبحوث.
أرشيف جدة يتخذ المركز نموذجاً في مشروع مركزه الخاص بالوثائق والمحفوظات http://192.168.1.36/ncdr/royaa-news/royaa37/CdrNew.html قام وفد من مدراء ومهندسي أمانة محافظة جدة في المملكة العربية السعودية الشقيقة بزيارة المركز الوطني للوثائق والبحوث للوقوف على تجربته الرائدة في الأرشفة والتوثيق، للاستفادة منها واقتفاء مراحلها في مشروع مركز الوثائق والمحفوظات لأمانة محافظة جدة الذي هم بصدد إنشائه، ويعتبر هذا المشروع أبرز توصيات كبير خبراء المركز الوطني للوثائق والبحوث لدى زيارته أمانة محافظة جدة سنة 2006 بهدف تنظيم أرشيفاتها. وفي إطار رسالته ودوره في الفرع الإقليمي العربي والمجلس الدولي للأرشيف وحرصه على التعاون في مجالات تخصصه كان بعض مدراء الإدارات وبعض المختصين التقنيين بمقرّ المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي في استقبال الوفد الزائر، حيث عقدت جلسات حفلت باستفسارات أعضاء الوفد الضيف عن أساليب حفظ الوثائق بشكلها الورقي والإلكتروني، ثم أرشفتها وأهم البرامج الإلكترونية المستخدمة، والطرائق التي يتبعها المركز لاستقطاب أرشيفات وزارات الدولة والمؤسسات الاتحادية، واستعدادات المركز للتطورات الجوهرية التي حدثت بموجب القانون الاتحادي رقم/7/ لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو رئيس الدولة – حفظه الله – بشأن المركز الوطني الوثائق والبحوث. وبدورهم قام ممثلو المركز بمناقشة جميع الموضوعات التي طرحها الزوار، ثم تحولوا إلى الجانب العملي، ولمزيد من التوضيحات تم عرض فيلم وثائقي عن مراحل تنظيم أرشيفات الوزارات والمؤسسات الرسمية في دولة الإمارات ثم مستقبل حفظها في المركز الوطني للوثائق والبحوث، كما قام الضيوف بجولة في أقسام الأرشيفات العالمية في المركز، وبين إدارات المركز وأقسامه وأصغوا إلى معلومات مفصلة حول طرائق أرشفة الوثائق ورقياً وإلكترونياً، وحفظها بالميكروفيلم والميكروفيش لتعمّر أطول فترة ممكنه، وتجولوا في مطبعة المركز ومستودعات حفظ الوثائق فيه، واستمعوا إلى شرح تفصيلي عن الأساليب العلمية المتبعة لتوفير الظروف الملائمة للحفظ مع توخي أقصى درجات الأمان فيها. واختتم الوفد الضيف الزيارة بمتابعة فيلم وثائقي ثلاثي الأبعاد بتقنيات عالية عن المركز الوطني للوثائق والبحوث ودوره في حفظ ذاكرة الوطن، وعن دولة الإمارات العربية المتحدة في ماضيها وحاضرها وآفاقها المستقبلية- وبلقاء مع كبير خبراء الأرشيف حيث زودهم بما يجب مراعاته في المشروع ليكون المقرّ مؤدياً للأهداف التي أنشئ من أجلها. الجدير بالذكر أنه قبل أربعة أعوام وضع خبير الأرشيف بالمركز الوطني للوثائق والبحوث سياسة أرشيف محافظة جدة إثر زيارة ميدانية له. |
جديد: مركز الشارقة للوثائق والبحوث.
سلطان يصدر مرسوما أميريا بشأن إنشاء مركز الشارقة للوثائق والبحوث
حاكم الشارقة / مركز الشارقة للوثائق والبحوث / مرسوم . الشارقة في 9 مارس 2010 / وام / أصدر صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة مرسوما أميريا بشأن إنشاء مركز الشارقة للوثائق والبحوث في الإمارة . ونص المرسوم رقم 4 لسنة 2010 في مادته الأولى على أن ينشأ في إمارة الشارقة مركز الشارقة للوثائق والبحوث له شخصية اعتبارية وميزانية مستقلة. كما نص المرسوم على أن يكون المركز هو السلطة المحلية المختصة بشؤون الوثائق والبحوث والأرشفة ويختص بجمع الوثائق التي تعد مادة لتاريخ الإمارة بصفة خاصة ولتاريخ الدولة وما يتصل بهذا التاريخ في جميع العصور بصفة عامة. ويتولى المركز حفظ تلك الوثائق وتيسير دراستها والعمل على نشرها ونشر الوعي الثقافي والتاريخي بالإضافة إلى إتاحة مجالات البحث للباحثين الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها المركز. كما تضمن المرسوم جملة من المواد التي تنظم عمل المركز وتحدد اختصاصاته الداخلية والخارجية ..على أن يعمل بهذا المرسوم من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية. /بر/ وام/مص |
| الساعة الآن 07:30 AM. |
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd.
جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين