قسم التزويد
 

ان الهدف من انشاء المكتبات اى كان نوعها سواء كانت اكاديمية او عامة او مدرسية او متخصصة هو تزويد المستفدين بالمعلومات المناسبة التى يحتاجونها فى الوقت المناسب وبالشكل المناسب.
فالمكتبة كائن حى اى انها تنمو باستمرار ولكن يجب ان يكون هذا النمو ضمن الامكانيات المتاحة فيما يتعلق بالمساحة و الميزانية وعدد الموظفين والمؤهل ويجب وضع سياسة مدروسة او خطة مرسومة يسير عليها قسم التزويد.
ان كلمة او مصطلح التزويد قصد به:عملية الحصول على الكتب والمواد المكتبية عن طريق الشراء او الاهداء او التبادل او الايداع او الاشتراك من اجل تلبية احتياجات المستفدين.

وظائف قسم التزويد:
1-المساعدة فى عملية اختيار المواد المكتبية
2-تجهيز قوائم وملفات من الكتب والمواد المكتبية الاخرى تحت الطلب والاجراء والتى تسمح للموظفين استعمالها بسهولة
3- اجراء البحث البيليوغرافى قبل الطلب المراد طلبه وعمل مداخل رئيسية التى من المحتمل ان تستخدم عندما تفهرس المواد.
4-اختيار التجار او الناشيرين او الباعة وكذلك المصادر الاخرى لغرض شراء الكتب والمواد الاخرى.
5-استلام الكتب والتاكد منها ومن حالتها والتاكد من السعر والتخفيض ومدى مطابقتها الى ما تم الاتفاق عليه مسبقا.
6-المصادقة على فواتير الشراء وارسالها الى قسم الميزانية من اجل دفع المبلغ.
7-ارسال الكتب والمواد المكتبية للفهرسة والتصنيف.
8-تسجيل وختم المواد من اجل اثبات ملكيتها للمكتبة.
9- استلام طلبات الاشتراك بالمجلات وكذلك استلام المجلات ووضع العلامات عليها كختمها مثلا.
10-ارسال على الطلبات المتاخرة.
11-اصدار قائمة او نشرة بالمواد المكتبية الجديدة التى اضيفت الى مجاميع المكتبة.
12-البحث عن المواد النافذة طباعتها.
13-اعلام اصحاب الطلبات بوصول طلباتهم.
14-وضع الخطوط العامة لسياسية الاهداء والتبادل.
15-وضع سياسة لقبول الهدايا.

مبادئ قسم التزويد:
هناك مبادئ اساسية يجب مراعاتها فى عملية التزويد:
1- السرعة: ان عنصر السرعة ضرورى فى عملية التزويد حيث بواسطة يستطيع هذا القسم ان يخدم المستفيد الذى يبحث عن المعلومات الحديثة اللازمة له كما يمكن بواسطة مبدا السرعة تجنب الزيادة المستمرة فى اسعار الكتب والمجلات لانه من الملاحظ ان اسعار الكتب تزداد سنة بعد الاخرى حتى لنفس الطبعة ولنفس سنة النشر وكذلك الحال بالنسبة للاشتراك فى الدوريات.
2- الدقة: ويتضمن ذلك استلام طلبات الكتب من المستفدين وتدقيقها مع موجودات المكتبة فى سجلات المكتبة او فهارس الكتب او عن طريق فهرس الرف والغرض من ذلك هو تجنب التكرار وبالتالى توفير المادة .
3- البساطة فى الاجراءات: سواء فى طلب الكتب او التسجيل وذلك لتحقيق اقل تكلفة ممكنة.
4- خلق علاقات عمل طيبة : مع موظفى المكتبة وذلك من اجل خلق جو عمل ممتاز وبالتالى لتكاثف الجهود من اجل خدمة وكفاءة عالية فى الانتاج وهذا يؤدى الى تقليل المال وتوفير الوقت.

تنظيم قسم التزويد:
يختلف تنظيم قسم التزويد من مكتبة الى اخرى وذلك حسب طبيعة وحجم المكتبة ففى المكتبات الصغيرة مثلا يكون امين المكتبة هو المسئول عن كل الوظائف التى تقوم بها المكتبة بما فى ذلك قسم التزويد اما فى المكتبات المتوسطة فقد يتبع قسم التزويد احد الاقسام الاخرى قبل قسم الفهرسة او اى قسم اخر فتتولى مثل هذه الاقسام مهام قسم التزويد اضافة الى مهام اقسامها اما فى المكتبات كبيرة الحجم كالمكتبات الجامعية فانه يجب ان يخصص قسم خاص للتزويد وهذا يرجع الى كثرة رصيد مثل هذه المكتبات من المصادر واختلافها وتنوعها ويجب ان تكون هناك سياسة واضحة ومحددة يعتمدها هذا القسم.
وقد ينظم قسم التزويد فى بعض المكتبات على شكل شعب او وحدات كما يجرى:
1-شعبة الطلبات العربية: وهى التى تكون مسؤولة عن طلب وتزويد المكتبة بالكتب العربية.
2-شعبة الطلبات الاجنبية : وهى التى تكون مسؤولة عن طلب وتزويد المكتبة بالكتب الاجنبية.
3- شعبة الدوريات: وهى المسؤولة عن الاشتراك بالدوريات ومتابعتها والتاكد من وصول اعدادها المختلفة وكذلك وضع رقم التصنيف عليها.
4- شعبة الاهداء والتبادل: وهو الذى ينسق كافة الاعمال التى تجرى فى هذه الشعبة مع بقية الشعب فى القسم لتجنب والملابسات التى قد تحصل فى التزويد.

موظفو قسم التزويد:
فى المكتبات الصغيرة يقوم موظف واحد بجمع الاعمال ومن ضمنها التزويد اما فى المكتبات الكبيرة فيقوم عدد كبير من الموظفين بمهام هذا القسم اى ان عدد الموظفين يتاثر بحجم المكتبة الا انه يجب ان يتمتع هؤلاء الموظفين بمؤهلات ومهارات من بينها:
1-بعض المهارات الادارية لان العمل فى هذا القسم كتابى فى معظمة .
2-معرفة بعض المبادئ المالية والحسابية.
3-المعرفة الكافية باسواق النشر والناشرين.
4-معرفة لغة اجنبية واحدة او اكثر.
5- معرفة قواعد الفهرسة ومعرفة كيفية صياغة المداخل.

السلام عليكم

معلومات قيّمة بارك الله فيك ونفع بك .

أخوك / أبوفيصل

شكرا على مرورك استاذ ابو فيصل وجزاك الله خيرا.

شكرا على المعلومات الرائعة وأتمنى منك أن تزودينا بموضوعات جديدة
وبارك الله فيك وجعلها في ميزان حسناتك

الشكر والتقدير
 

الشكر والتقدير لك أخى العزيز على هذه المعلومات القيمة ولكن قبل كل ذلك لا بد من معرفة القيمة المالية التى منها سوف يتم التزويد حتى يمكن لنا تحديد مايمكن تخصيصة للكتب العربية والانجليزية

جزاك الله كل خير اخي الفاضل على المعلومات المفيده فانا شخصيا استفدت كثيرا لانها محور دراستي سلمت اناملك