الأرشيف والأرشفة الإليكترونية
 

المقدمة


شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على كثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإليكترونيات من أوسع أبوابه من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيرا إلى الإليكتروني حتى قيل أن أرشيف القرن الحادي والعشرين إليكتروني مما يؤكد على أهمية هذا النوع من الأرشيف لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والأنظمة التي تقوم على تنظيم الأرشفة والأرشيف الإليكتروني لذلك حاولت البحث عن هذا الموضوع وسبر أغوار الأرشفة والأرشيف الإليكتروني للتعرف عنهما بأسلوب أعمق وتوضيح مفهومه وأهميته التي غابت عن أذهان كثير من القراء .

الأرشيف والأرشفة والمصطلحات ذات العلاقة :

الأرشيف:
مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف[1].
عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العام والخاص


‏‎ ((الأرشيف ‏الجاري)) current archives
المكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة ‏إليها في العمل.

الأرشفة archiving
عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة [2].
أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي، لأنها غير ذات فائدة جارية

المواد أرشيفية archival material :
عبارة عن سجلات وكتب قديمة ونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصة[3].

أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني :
يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها


دور مهنيو الأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :
إن مهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدام المستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجب تقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاح الأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د. سناء التكروري[4] على سبيل المثال لا الحصر :
دورات في مجال التدريب المستمر :
مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف ،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونية وأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية
إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعداد الكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات في الرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .
ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجب على مهنيو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبط الببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات مع الأرشيفات الأخرى

[1] محمد محجوب مالك :إدارة الوثائق الأرشيفية

[2] معجم مصطلحات المكتبات والمعلومات ص30

[3] المعجم الموسوعي لمصطلحات المكتبات والمعلومات

[4] د سناء التكروري : بحث علاقة التكوين(التدريب) الأرشيفي بالتكوين في مجال
المعلومات إعداد نشر في مجلة رسالة المكتبة مج 39 ،ع3،4

الأرشيف والأرشفة الإليكترونية
 

الأرشيف والأرشفة الإليكترونية من الموضوعات الشيقة في الطرح والتناول.
فشكرا على هذه المشاركة الرائعة التي أظنها مقدمة لبقية الموضوع .
تحياتي

شكري لك + الأرشيف والأرشفة الإليكترونية ج2
 

شكرا لمشرفنا الفاضل على مروره الأروع
نتابع الجزأ2 من الموضوع

ما الذي أدى إلى التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإليكترونية ؟
أولا: السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي وهي على النحو التالي : [1]
1. يحتاج الأرشيف الورقي إلى وقت كبير للبحث عن الوثائق المفقودة .
2. غير قابل للتوزيع
3. قابل للضرر قصير أو طويل المدى
4. مكلف في عملية التخزين
5. قابل للتلف والتحطيم


ثانيا : العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات :[2]
1. التزايد الهائل في كمية المعلومات ويطلق عليها اسم (انفجار وثورة المعلومات ) ؛ لذلك أصبح من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها .
2. تغير أهمية مصادر المعلومات . فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرها أثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركز أكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات العلمية والتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة.

ثالثاً : خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني:
إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية.
أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي [3]:
1. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغيرذلك
2. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها
3. سهولة وسرعة نقل الرسائلوالوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة
4. سهولة الوصول للوثائقالإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق
5. مراقبة الوثائقوتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة
6. تعدد نقاط الوصولللوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق
7. سرعة الوصول للمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدمات لهم
8. التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة
9. التقليل منالمراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين
10. المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات.
11. توحيد المعايير فيالتعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أو خارجها.
12. الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص.
يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية


[1] A BIG meaning for a small word: Archiving : John F. Mahoney

[2] محمد قبيسي:علم التوثيق والتقنية الحديثة ،ص96

[3] د . مساعد الطيار: مقال الأرشفة الإليكترونية ، موقع القرية الإليكترونية

ج3
 

ورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجب معالجتها من هذه السلبيات :
1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .
2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.
3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .
4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .

ولعلاج مثل هذه السلبيات كان لا بد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني :
يجب تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، و قسم تكنولوجيا المعلومات (IT)، و قسم الأرشيف المعني بالحفظ في المدى الطويل. يحدد كل عضو من المتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصة بمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى:
- تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملة للأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديد مدة الحفظ للبيانات حسب حاجياتها.
- يتدخل قسم الأرشيف لتحديد الأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدى الطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيف الوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظ لضمان حماية البيانات الإلكترونية؛
- يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكن استخدامها في المعاملة اليومية، ثم للحفظ في المدى الطويل.
- سوف ينبثق من هذا الفريق المتكامل سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلك السياسة قابلة للإثراء حسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "من غير الممكن الاستفادة من البلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجي!"
لذا يجب تحديد سياسة تعتمد على أفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني لمدة عشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلى حلول تكنولوجية أخرى حسب التطور التكنولوجي.

سوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل على العناصر التالية:
أ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعدد أشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل من الأشكال.
ب‌- وفي هذا النطاق، يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)، وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الجهاز المركزي (SERVER)،مع تحويل يومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site) في كاسيت (DLT).
ج- وكل هذه الإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسة بعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات.
د- يجب القيام دوريا بتجديد (refreshing) و بهجرة البيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات، و تتطلب هذه العملية إدماج قضية الأجهزة و البرامج في سياسة هجرة البيانات الإلكترونية
ه- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البيانات الإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة (hardware) و البرامج (software)
و- بدون ما ننسى – في تحديد السياسة لحفظ الأرشيف- إمكانية استعمال تقنية الميكروفيلم الذي يبقى أفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثر من قرن)، شريطة القيام أيضا بالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراج البيانات الإلكترونية في شكل الميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجية؛
ي- يرجع لكل مؤسسة تحديد السياسة التي تناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عناية خاصة للأرشيف الإستراتيجي الذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، و قياسيا (ميكروفيلم)، و الاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالة المدنية و الملفات التقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيف الدولة...
في النهاية، انقل رأي الأرشيف الوطني الأمريكي حول أفضل شكل لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: " الشكل الثابت (persistent format) هو الشكل الذي يرتكز على استراتيجيه للحفظ تهدف إلى التقليل من أضرار الزوال التكنولوجي، و إلى التخفيض من التبعية اتجاه الأجهزة (hardware) و البرامج (software)، ليمكن في المستقبل استرجاع البيانات الإلكترونية و نسخها للحصول على وثائق صادقة".

كيف يمكن إنشاء أرشيف اليكتروني ؟
 

خطوات الإنشاء :
1. استقال البيانات والمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة
2. ترميز الوثائق المراد أرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض
3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامج وأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزة اللازمة لإدخال هذه الوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال
4. حفظ الوثائق المؤرشفة في ملفات الأرشيف الإليكترونية .
5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب ، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل .
6. إصدار التقارير بصفة دورية عن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :

1. أنواع السجلات وتركيب الملفات التي تم التخزين عليها .
2. الوسائط المختلفة التي تستخدم لتخزين السجلات .
3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيب السجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عند الحاجة إليها .
4. طريقة تحديث البيانات المسجلة في الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أو حذف بعضها الآخر .
5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاء التي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق لترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عمليات التشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفة والسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذي يجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة .
6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصول على المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معين وبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقا لتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أن إنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أن يتطلب استثمارا هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ، إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها من وقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .

ملاحظات يجب مراعاتها عن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني [1]:
1. إن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراك المسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضح في أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقات المختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكون هناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كل ملف .
2. يجب أن يدرك المسئولون عن التصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخر من البيانات ثابتا تقريبا .
3. يجب المقارنة بين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافق بينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث
4. الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليها ووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة . وعند بحث التراكيب المختلفة يجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عند تحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .
5. يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أن تعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزين المختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أو بالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أي واسطة من وسائط التخزين . لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية في إعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارة إلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونة التي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .
6. عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليه تركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معها المكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التي تجري فيه . وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتب من إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلك يكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أو الاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفة مثل نظام (RECODEX)للمحفوظات في الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة في العالم.
7. يجب بعد ذلك تصنيف وتبويب الدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أن تترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعات التابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفة التي تكون الدليل ... وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .
من المرغوب فيه أن توضح البيانات المختلفة التي سوف يجري إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر على استمارة تصمم خصيصا لذلك .
[1] ج.مدبك ، عمر مكداشي:استخدام الكمبيوتر في الأرشيف ،ص109

متميزه ............ دائما ً ..................... متميزه
 

شكراً جزيلاً

شكرا لمروكم
 

اختي وصال
هدا تميز
فهنيئا لك به
وهنيئا لنا بك

أرشفة الإلكترونية ... أم إلكترونية الأرشفة
 

الاخوة الكرام والزملاء الأعزاء .. حيثم ابحر بمنتداكم الكريم اجد المفيد والنافع دائما .. وفي ابحاري الاخير استوقفني موضوعكم الجاري .. الأرشفة الإلكترونية . فأستوهمني سؤال احببت ان تشاركوني فيه وهو: هل نحن في حاجة إلى "أرشفة إلكترونية" أم "إلكترونية مأرشفة".؟؟
أأمل بأن نجد بمناقشاتنا اجابة شافية وإليكم الحديث،، وإلى بقية ما أراد الله ببقية.

أخيتي وصال المجد

جهد تشكرين عليه وقد استفدت منه في تدريسي للطالبات في الجامعة وإن كان الإرشيف والأرشفة أساسياتها واحدة في كل بلدان العالم إلا أن البرمجيات التي تسخدم فيها والأجهزة وإمكانتها تختلف من بلد لآخر وذلك وفق التقدم التقني لهذا البلد ووفق الإمكانات المادية والوضع السياسي لها ، ويكثر الغلط بين المتخصصين في هذا المجال في أن كل واحد يرى أنه صاحب الجهد الأول في أصل المعلومات التي تحاكي هذا العلم ، ولو رجعنا للحقيقة قليلاً لوجدنا أن الكل ينقل من مصدر واحد هو بطبيعة الحال المصدر الأصيل وعادة مايكون أجنبي مرتبط به التقدم المتتالي في المجال التقني للأرشفة وخاصة الأرشفة الإلكترونية مما جعل هذا المجال متغير ومتطور بتطور التقنية التي تخدم هذا المجال ، وفي نهاية المطاف يفاجأ كل قارئ في هذا المجال أن بعض العرب ينسبون أصل هذه المعلومات لهم ولو رجعنا للحقيقة لوجدنا أنها ترجمات لما قام به من تقدم في هذا المجال وغالباً ما تكون باللغة الإنجليزية تليها اللغة الفرنسية لأنهم أرباب هذا التقدم في هذا المجال ، وياليتنا نفهم أن دورنا دائماً في الإنتاج الفكري خاصة في هذا المجال هو في الحقيقة دور بغباء يردد صوت الأخرين بما يقوم به من خلال ترجمته ما تقدم به الغرب وبدون خجل منه ينسب السرقة للآخرين ويتناسى نفسه وبهذا يؤكد لنا المثل السائد عند العرب (فقط) ( الجمل ما يناظر سنامه ) والشاطر يفهم .

وصال المجد استمري في الطرح حتى تستفيد كل طالبة بما تطرحينه في هذا المجال من معلومات .

أختك سارة

شكرا لك ..ولكن
 

الشكر لك على مروك وأتمنى أن يستفيد الجميع
معذرة فلسنا في مجال لتبادل الإتهامات فليس بيننا سارق بإذن الله المهم أن يلتمس كل منا العذر للآخر ولا يطلق أي منا أحكاما مجردة على الناس
أتمنى أن تسعيدينا وتمتعينا يأخت سارة نجد بطرحك
تقبلي تحياتي

نموذج لادارة الارشيف الورقي
 

موضوع الارشيف الاليكتروني من الموضوعات الشيقة والشاقة ويحتاج الى خبرة وقيادة مبدعة حتى يمكن تغيير وجه الارشيف القديم بوجهه عصرية حديثة وسأحاول ان ارفق لكم مشروع سلاسل علمية لتجارب عملية في حقل الارشيف الورقي والالي في مراكز البحوث والشركات الهندسية وشركات الدواء وغيرها

توضيح حول دراستي: "نحو تحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتلروني في المدى الطويل"
 

نحن نتفق معك
 

الاستاذ الفاضل عبدالكريم بجاجة
تحية طيبه وشكر وتقدير بما تفضلت به، ونحن نتفق معك قلباً وقالباً فيما اسلفت من ضرورة توثيق المصدر، وهذا ما حرص عليه مشرفي المنتديات وكذلك الاعضاء. وهناك وعي بأهمية التوثيق وضرورته في نقل المعلومة، وذلك تمثل حقيقة في مشاركة الاخت وصال المجد. ولربما ما حصل كان نتاج خطأ ونسيان، لذلك فإنا واياك نلتمس لها العذر في ذلك، ولعلك استاذي الفاضل تتفق معنا ان المنتدى هو احد سبل التعليم والتعلم بنسبة للمشتركين، فتلك المشاركات الهادفه وما يتبعها من تعقيبات وتوجيهات بناءه، ليست إلا احد انماط التعلم.
لذا فإنه شرف لنا كأعضاء المنتدى ان تنظم الى هذا المنتدى، لنستفيد من خبراتكم الطويله في هذا المجال.

وتقبل تحياتي

ابو سالم

حق لسيرتكم أن تكتب بماء الذهب
 

الأستاذ / عبدالكريم بجاجة

http://vgn.dm.gov.ae/DMEGOV/images/dea-Badjadja.jpg

أكاد أجزم أن جميع من يهتم بموضوع الإرشيف والأرشفة الإلكترونية لا يجهل أن شخصكم الكريم أحد الخبراء العرب في هذا المجال ، وأكاد أجزم أيضاً أن المهتمين بهذا الموضوع يعلمون أنك صاحب خبرة حددتها في مشاركتك بأنها تزيد عن 32 سنة كما ذكرت في قولك :
ولكي تؤكد صدق ما ذكرت من معلومات عن شخصكم أوردت مجموعة من الروابط التي تؤكد ما ذكرت وكأن لديك احساس عميق يؤكد لك ( أن قراء هذا المنتدى وكتابه المتميزين ) يجهلونك ولا يعرفون عن سيرتك الذاتية ما كتبت وقد يعرفون أكثر مما كتبت أنت عن نفسك ! لكنك تريد أن تؤكد أمراً آخر يشغلك أكثر من أن تدلي بمعلومات عن سيرتك الذاتية لتعرف الآخرين بك وإن كانت لا تخرج عن خط السيرة الذاتية لكنها لأمر آخر لا يجهله من قرأ ما كتبت من مشاركات سابقة تدين فيها البعض (بسرقة ) أعمالك ونشرها بأسمائهم (( هذا ماقلته أنت في تلك المشاركات )) وتطاولت على أحدهم بألفاظ يجب أن لا تصدر منك وأنت صاحب كل هذه الخبرة والرزانة فوصمته بالسارق وفاقد الأمانة والذي يفعل بما لا يقول وذلك من خلال ذكرك لصفات تقول أنه نسبها لنفسه ولم يلتزم بها ، ورغم كل ما قلت وكتبت فإنني لا أجد في ما كتب ذلك المتهم في تلك المشاركات أي سرقة لأعمالك فكاتب تلك المشاركة لم ينسبها لنفسه وإن لم يكتفي بما كتبت فزاد عليها بعض المعلومات التي تفسر الخط الذي انتهجه في تلك المشاركة للرد على حاجة أحد الأعضاء الذي طلب معلومات تلك المشاركة ؛ وما يؤكد ذلك ذكره لك وعنك في مشاركة تلت تلك المشاركة الكثير من الدراسات والأبحاث التي تدين لك بالفضل والخبرة في هذا المجال وزاد عليها دراسات أخرى لغيرك يمكن لكل مهتم بهذا المجال الرجوع إليها .
ولن أخفي عليك سروري حينما وجدتك أحد اعضاء هذا المنتدى وأحد كتابه فهذا أمر يصعب على إمرأة مثلي أن تخفيه خاصة أمام طالباتي الجامعيات عندما حدثتني إحداهن أنك انضممت ضمن كوكبة الكتاب المتميزين في هذا المنتدى فرأت السرور بادياً على ناظري فبادرتني بسؤال لم اتوقعه فكانت إجابتي لها أن ذلك مكسب لهذا الجيل الذي يشارك في هذا المنتدى قراءة وكتابة ، سارعت بالدخول لمنتديات اليسير بعد خروجي من تلك المحاضرة مباشرة لأقرأ ما كتبت من مشاركات فكانت المفاجأة والغربة زادي الذي خرجت به من قراءتي لمشاركتك بل زادت حيرتي عندما قرأت أول مشاركة لك في هذا المنتدى لأنها عكست بداخلي أمراً لم أكن اتصوره عن شخص في مكانتكم وخبرتكم ، فوجدت أن الدافع الذي دفعك للمشاركة ضمن اعضاء هذا المنتدى لم يكن ما حلمت به !! لأن الدافع من مشاركتك هو بهدف الدفاع عن حقوقك الفكرية ( وإن كان هذا حق لك لا ينكره إلا ظالم ) إلا أن الخط والطريقة التي انتهجتها لا تعكس حنكة الرجل المخضرم الذي يستطيع أن يعالج الأمور بحكمة ورويه ( هذا إذا كان ما ذهبت إليه في مشاركتك تلك صادقا وهو مالم يثبت بشكل قاطع وإن أوردت جزء من دراساتك إلا أن ناقلها لم ينسبها لنفسه ) ، وهنا يحق لمثلي أن تتسائل وأنت صاحب كل هذه الخبرة والعلم بل إنك رجلٌ عَلَمٌ في هذا المجال وقد خط الشيب في شعرات رأسك مما رأيته وشاهدته عن وضع الإرشيف العربي وما يعانيه من مشاكل وتلف وضياع يفقد العاقل صوابه لكنه لم يفقدك صوابك في أن تدرس الحلول له وأن تحاول أن تجدها في كل دائرة أبدت لك اهتمامها بهذا الشأن وأن تقوم بتكوين الفرق التي تساهم بإيجاد الحلول المناسبة لكل موقع حسب معطيات تحددها مجموعة من الأمور أنت أكثر العارفين بها ، بل أنك تنقلت من موقع لآخر ومن بلد لبلد تختلف اقتصادياته ودرجة تملكه للعنصر التكنولوجي ودرجة ايمانه بأهمية حفظ الإرشيف والتحول للأرشفة الإلكترونية وقدته في الدفع لمن ينقذ ارشيفه وتاريخه المعلوماتي وذلك تبعاً لكثير من المعطيات أيضاً والتي من أهمها توفرماذكرته من معطيات سابقة وما يمتكله من مال يكفي لتغطية نفقات الحفاظ على أرشيفه في كل الجوانب التي يتطلبها مثل هذا العمل بدء من تكاليف الخبرات العاملة وانتهاء بضمان استمرارية عمل هذا الإرشيف ، أقول أن كل هذا لم يرشدك للطريق الصحيح لمعالجة المسألة التي دعتك لتكون ضمن أعضاء هذا المنتدى !! فلو أنك تريثت قليلاً ووظفت خبرتك وحكمة الشيخ في تقصي الحقيقة وسألت من ذكرت أنهم تعدوا على سرقة أعمالك ( عن طريق الرسائل الخاصة أوبريدهم الإلكتروني ) وتعرفت عن كثب ومنهم شخصياً لماذا فعلوا ذلك ؟ وهل قصدوا هذا الأمر عمداً ؟ لتعرف إجاباتهم مباشرة منهم وليس من غيرهم ، ودون أن تلجأ للقول الجارح وسوق الاتهامات التي استغربها كثيراً من اعضاء المنتدى أن تصدر ممن يفترض فيه أن يكون مرشداً لهم ومعلماً خبيراً وقاطباً لقلوبهم بعلمه وخبرته وحنكته ، فما كان من محبي من اتهمتهم إلا أن بادروا بالرد عليكم دفاعاً عن من احبوا مشاركاته وكتاباته في المنتدى لتفقد أنت بذلك رصيد الحب الذي توجب عليك خبرتك وعمرك وما تمتلكه من علم في مجال الإرشيف أن تكون أنت كاسبه والحاصل عليه من قراء هذا المنتدى خاصة أن الكثير منهم لا زال في مراحله الأولى في طلب العلم والخبرة التي تمتلك من زمامها الكثير والذي لايمكن أن تغرسها داخل عقولهم قبل أن تمتلك عُرى قلوبهم ، وهنا أود أن أقول أن إدارة هذا المنتدى كانت حكيمة عندما حذفت كل تلك المشاركات لتجدد لكم فرصة استمالة قلوب اعضاءها بدلاً من أن تنفر منكم ومن الأسلوب الجارح الذي انتهجته في الدفاع عن دراساتك وأبحاثك وهي التي تقبع في خزائن وأرشيفات الانترنت وتسعى أن يقرأها الكل ، لكن هذا الكل يتصفحون هذا المنتدى ومن الواجب عليك استمالة قلوبهم قبل عقولهم فيما تكتب .

آمل أن تعذرني فقد يكون ماكتبت جارحاً لك لكنها نصيحة من أحبت كتاباتك قبل أن تقرأ ما كتبت في هذا المنتدى من مشاركات بدأت تنفر نفسها من أن تقرأ لك فألحق باسترجاعها إلى جادة القراءة لك ؛ لكي لا تكره كل ما يمس الإرشيف والأرشفة .

أختك ... سارة نجد

أخي الكريم الأستاذ / عبدالكريم بجاجة

أختي الفاضلة الدكتورة / سارة نجد

لقد تعودت أن أقابل كل يوم في مكتبي عدد كبير من مراجعي مدارس تعليم جدة والتي يزيد عددها عن الثمانمائة مدرسة ، وأجزم لكم وللكل أن تلك المقابلات اكسبتني الكثير من الصفات التي لولم أكن في هذا الموقع لما كسبتها وأهمها الاستماع والإنصات لهم ولكل ما يقولون ولكل نقد بناء وهادف يوجه لي شخصياً أو لنهج العمل الذي نسير عليه ، كما تعودت أن أصبر على كل زلات وأخطاء من يقابلني وأن اتجاهل الحدة منهم وأن أبادلها بالابتسامة في وجوههم وتقديم كل الخدمات لهم وتأمين كل المتطلبات التي أقدر عليها وتسمح إمكانات الإدارة التي أشرف عليها في تأمينها لهم ؛ وأنني أؤمن وبقناعة تامة أن هذا واجبي تجاههم وتجاه مطالبهم بل أن خدمتهم هي شرف لي ولكل من يعمل في الإدارة التي أشرف على قيادة العمل بها ، ومثلهم أعضاء منتديات اليسير فما أنا إلا خادم لإحتياجاتهم ومطالبهم وذلك قدر استطاعتي ، وأجزم لكم جميعاً أنني لا زلت أملك من الصبر الشيء الكثير الذي يجعلني أتحمل أيضاً كل ما يصدر من الجميع تجاههي وما يقال عني في العلن والسر ؛ فإن كانوا على حق قبلت منهم وإن كانوا على باطل ابتهلت لهم بالدعاء .

وفي هذه المشاركة أؤكد للجميع بأن للأستاذ عبدالكريم بجاجة مشاركات ودراسات وأبحاث كثيرة وقيمة في مجال الإرشيف والأرشفة ، وأن له فضل كبير على كثير من المهتمين بمجال الإرشيف والأرشفة في عالمنا العربي سواء كان ذلك الإرشيف تقليدياً أو كان إلكترونياً ، وأنه يمتلك من الخبرة الميدانية والممارسة الفعلية والعلم المتخصص في هذا المجال الكثير الذي لا يحق لمثلي أن يحكم عليه ، ولا زال أملي فيه كبير بحجم الخبرة التي يمتلكها في هذا المجال ، ولا زلت موقناً بأن أعضاء منتديات اليسير في حاجة ماسة لكل مايمتلكه من خبرات ومعلومات في هذا المجال ، وأننا جميعاً بحاجة للتواصل معه للإستزاده من علمه وخبرته ، وإن كان ذكرني بشيء فما هو إلا من أستاذ لطالبه وأنني أقبل منه مالا يقبله غيري ، وأود أن اشير إلى أنني ابتعدت مدة طويلة عن هذا المنتدى بسبب ظروف العمل وظروف أخرى ليس المقام الآن لذكرها ، وأعد الجميع أن أكون بينكم ومعكم ، وللجميع أهدي هذه الآية الكريمة في هذا الشهر الكريم :

{شَهْرُ رَمَضَانَ الَّذِيَ أُنزِلَ فِيهِ الْقُرْآنُ هُدًى لِّلنَّاسِ وَبَيِّنَاتٍ مِّنَ الْهُدَى وَالْفُرْقَانِ فَمَن شَهِدَ مِنكُمُ الشَّهْرَ فَلْيَصُمْهُ وَمَن كَانَ مَرِيضاً أَوْ عَلَى سَفَرٍ فَعِدَّةٌ مِّنْ أَيَّامٍ أُخَرَ يُرِيدُ اللّهُ بِكُمُ الْيُسْرَ وَلاَ يُرِيدُ بِكُمُ الْعُسْرَ وَلِتُكْمِلُواْ الْعِدَّةَ وَلِتُكَبِّرُواْ اللّهَ عَلَى مَا هَدَاكُمْ وَلَعَلَّكُمْ تَشْكُرُونَ }البقرة185

وتقبلوا فائق تقديري واحترامي

معذرة للجميع...
 

...مع التحية الطيبة للجميع و أحر التمنيات بمناسبة بداية شهر رمضان الكريم، شهر العبادة و الرحمة و الغفران و التسامح...شكرا لكم جميعا على ملاحظاتكم، و أتقبل كل ما كتبتموه كدرسا إضافيا و أنا متعطش ليس للعلم فقط، و في طريقة المعاملة من الناس أيضا، و أعترف صراحة بأن أكبر عيوب لدي هو عدم التحكم في أعصابي في علاقاتي مع الناس، حتى مع العائلة !
لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكتونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف.
و أرسل إلى المنتدى "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"، و كما سوف أرسل إلى المنتدى في المستقبل القريب الصيغة العربية لآخر دليل خاص بإدارة الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:
"Electronic records:Workbook for Archivists"
لقد قمت بتعريب هذا الدليل (111 صفحة) و انتهيت من العمل الأسبوع الماضي فقط؛ نحن ننتظر موافقة د.عبداله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، قبل إرساله للمجلس الدولي للأرشيف، ثم لكل المؤسسات العربية المهتمة بالموضوع، و معذرة للجميع مرة أخرى. أخوكم، عبدالكريم بجاجة.

ما سطرته أناملك في هذه المشاركة لم يكن مستغرباً من أستاذ في مقامك
 

عزيزنا الأستاذ / عبدالكريم بجاجة

هذا ما كنت اظنه فيك أستاذي العزيز ؛ لأنني أعلم أن منهم في قامتك من العلم والخبرة أكبر من كل الصغائر التي يمكن أن تحدث بفعل غير مقصود ، وأعلم يقيناً أن طبيعة منهم في مقامك من العلم الخبرة تتجاوز كل زوبعة تتحرك في كأس المعرفة والعلم ، أنت كبير فيما كتبت وكبير أيضاً في ما أعترفت به فما ذاك إلا من تواضعك وحسن نواياك .
باسم أعضاء اليسير أشكرك على ما وعد به وأعلم أن أول الغيث قطرة وأن هذه القطرة التي تكرمت بها على الأعضاء وأوردتها على شكل ملف مرفق ضمن مشاركتك أخذت من وقتك وجهدك الكثير ، لكنني أؤكد لك أن غرسها سيكون يانعاً لكل من سيقرأها ويتصفح بإمعان ماشتملت عليه من خبرة وعلم .

أخيراً استاذنا الفاضل

اقتباس:

لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف

كان لهذا العبارة التي أوردتها ضمن مشاركتك مسك الختام الذي لم اتفاجأ به لأنني أعلم أن البحر لا يبخل على ساكني شواطئه ما يختزن من درر .

ولك تحياتي

الأخ الأستاذ / عبدالكريم بجاجة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أنت كبير في فكرك وكبير في قلبك وأخجلتنا بمداخلتك ، أنا في غاية الحرج من ضياع مشاركاتك وقد حاولت جاهداً استرجاعها ولكن يبدو أن التسجيل بمعرّّفين لك قد أحدث خللاً تقنياً لم نستطع عمل شئ حياله. نحمد الله أن مشاركاتك محفوظة لديك وتستطيع إثراء المنتدى بما لديك من علم ومعرفه وكما قال الأخ الحبيب العزيز عبدالعزيز " أول الغيث قطرة" .

أخوك / أبوفيصل

الحمد لله...
 

الحمد لله و شكرا للجميع على العبارات اللطيفة و لنواصل العمل المشترك و المفيد إن شاء الله.
أخوكم، عبدالكريم بجاجة

لك من اسمك .. نصيب ..!!
 

عناية السيد الأستاذ / عبد الكريم بجاجة
الخبير في علم الأرشيف
أشكركم -بالإنابة- عن جمهور كبير من المستفيدين والمهتمين بالأرشفة ، على جودكم وكريم صنيعكم ، والمتمثل في إعادة نشر مشاركاتكم ، والتي تثري هذا المجال ، والمتعطشة أدبياته لمثل تجاربكم .
وهذا كرم .. من كريم .. في شهر الكرم
وفقكم الله لكل ما يُنتفع به ..
تحياتي ومحبتي للجميع

المؤتمر الرابع لإدارة موارد المعلومات والمعرفة، بلدية دبي، 4-6 فبراير 2007
 

تحية طيبة للجميع و بعد؛
نيابة عن زملائي: السيد حسين الفردان، رئيس قسم التوثيق و المعلومات ببلدية دبي، و السيد صفيان بوحرات، خبير الأرشيف بالقسم و رئيس اللجنة العلمية الخاصة بموضوع "التوثيق و الأرشفة الإلكترونية"، أذكر حضرتكم بأن بلدية دبي تنظم المؤتمر الرابع لإدارة موارد المعلومات و المعرفة بدبي في 4-6 فبراير 2007. الدعوة مفتوحة للجميع للمشاركة في هذا المؤتمر الهام حسب ظروف البيان الصادر عن البلدية:



تحية طيبة و بعد،،،
حرصا من بلدية دبي كأكبر دائرة حكومية في إمارة دبي على القيام بمسؤوليتها المتمثلة في تقديم العديد من الخدمات، و نشر الوعي بأحدث التقنيات بين الدوائر الحكومية الأخرى، و رفع المستوي المعيشي في المجتمع، و رغبة منها في مواكبة التطور السريع في التكنولوجيا، تقوم باحتضان المؤتمرات العلمية التي تهدف إلى الإطلاع على أحدث النظريات و التطبيقات في كافة المجالات المهنية و المتخصصة.
في هذا الإطار و استثمارا لنجاح المؤتمرات الثلاث السابقة في السنوات الماضية ، تقوم بلدية دبي بتنظيم المؤتمر الرابع لإدارة موارد المعلومات والمعرفة في الفترة من 4 إلي 6 فبراير لعام 2007 والذي سيتم عقده في مركز دبي التجاري العالمي و يتوقع حضور ما بين 1000 إلى 1500 مشارك من المعنيين بموضوعات المؤتمر من داخل الدولة و خارجها.
و عليه يسر بلدية دبي دعوتكم للاشتراك بالمؤتمر إما بالحضور أو الانضمام إلي نخبة من الخبراء والمحاضرين المتميزين من جميع أنحاء العالم بتقديم ورقة عمل خاصة بمحور التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤتمر والذي يتناول المجالات التالية:
• إدارة المعرفة.
• التوثيق والأرشفة الإلكترونية.
• الإحصاء والمعلومات.
• المكتبات.
• نظم المعلومات
وسوف تقوم البلدية بتحمل كافة تكاليف المحاضرين الخاصة بالسفر والإقامة والانتقالات أثناء فترة المؤتمر.



تواريخ التقديم: أخر موعد لتقديم ملخص ورقة العمل هو 01/10/2006
أخر موعد لتقديم ورقة العمل كاملة هو 01/12/2006
طريقة التقديم ترسل نسخة إلكترونية من الملخصات أو أوراق العمل إلى البريد الإلكتروني أو الفاكس المبين أدناه.
حجم الملخص بحد أقصى 3 صفحات حجم A4
حجم ورقة العمل بحد أقصى 30 صفحة حجم A4
تنسيق الملخصات وأوراق العمل
خط حجم 16 للعناوين الرئيسية
خط حجم 14 للعناوين الفرعية والكتابة التفصيلية
النص الكامل مطبوع بواسطة مايكروسوفت وورد، وأكسل للرسومات والجداول
كتابة العنوان الكامل في أعلى الصفحة واسم المحاضر ودرجته العلمية والوظيفية ) انظر المرفق – نموذج تقديم ورقة العمل )
و نود أن نلفت انتباهكم إلى أن جميع أوراق العمل سيتم تقييمها من قبل اللجنة العلمية للمؤتمر واختيار ما يتناسب منها مع محاور المؤتمر والشروط المذكورة أعلاه.
للحصول على معلومات إضافية حول أهداف المؤتمر، المحاور بالتفصيل، طريقة التسجيل للحضور و المشاركة، الرجاء التفضل بزيارة موقع المؤتمر (http://vgn.dm.gov.ae/DMEGOV/dm-mp-conferences-a) أو )http://www.e-knowledge.ae)

للاتصال:
هاتف : (00971)(4) 2063565
فاكس : (00971)(4)-2064999
البريد الإلكتروني: e-knowledge@dm.gov.ae

للاستفسار عن أية معلومات أخرى متعلقة بطريقة المشاركة بورقة عمل الرجاء الاتصال بالسيد صفيان بوحرات، منسق اللجنة العلمية على البريد الإلكتروني smharatt@dm.gov.ae

شاكرين لكم حسن تعاونكم.
واقبلوا وافر التقدير والاحترام،،

ع/رئيس اللجنة المنظمة للمؤتمر

دليل الأرشيف الإلكتروني باللغة العربية.
 

تحية طيبة للجميع و بعد؛
يسعدني إعلامكم بنشر دليل الأرشيف الإلكتروني باللغة العربية في موقع المجلس الدولي للأرشيف هذا الصباح فقط:
لقد قمت بترجمة الدليل إنطلاقا من النسغة الفرنسية و بالتنسيق مع الأمانة العامة للمجلس الدولي للأرشيف بباريس. نشر الدليل تحت عنوان:"الوثائق الإلكترونية، مرشد الأرشيفيين". يهدف هذا الدليل إلى مساعدة كل المؤسسات الحكومية و الخاصة في وضع سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني و إتاحته و حفظه في المدى الطويل. إذا سمحتم، أنشر في موقع اليسير الجزء الأول من الدليل (المقدمة والمدخل)، و أضع تحت تصرفكم النص الكامل كوثيقة مرفقة. أتمنى أن نتبادل الأرى حول هذا الكتاب الهام الذي يحمل كل توجيهات و توصيات و إرشادات المجلس الدولي للأرشيف في مجال الأرشيف الإلكتروني. أطلب من حضرتكم جميعا بتزويدي بكل الملاحظات المناسبة و طرح أي سؤال يهدف إلى الفهم الدقيق لهذا المعقد و لكن المفيد؛ و شكرا على عنايتكم. عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.





المؤلفين:
ANDREW McDONALD, KIMBERLY BARATA, MICHAEL WETTENGEL, MICHAEL MILLER, NIKLAUS BUTIKOFER,
KEVIN ASHILEY, IVAR FONNES

دراسة رقم 16،أبريل 2005


ترجمة النص من الفرنسية إلى العربية: عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، وزارة شؤون الرئاسة، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.
(Translation in Arabic: Abdelkrim BADJADJA)

الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين (ICA- دراسة 16)
هذه الدراسة ثمرة عمل لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف (2000-2004).

التوزيع
ICA- دراسة 16 متوفرة مجاناً لكل أعضاء المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، ومتاحة للجميع في موقع إنترنت للمجلس الدولي للأرشيف.

حقوق المؤلف

© المجلس الدولي للأرشيف، 60 شارع فران بورجوى، 75003 باريس، فرنسا.

النسخ والترجمة
يسمح بالنسخ والترجمة لهذه ا لدراسة كلياً أو جزئياً شرط الالتزام بالحقوق المعنوية للمؤلفين.

ملاحظات عبدالكريم بجاجة، المترجم العربي:
لقد اعتمدتُ النسخة الفرنسية في الترجمة، و لكن مع مراجعة النص الأصلي بالإنجليزي في حالات الصعوبة بالفرنسي. من جهة أخرى، ترددت في هذه الدراسة بعض المصطلحات الخاصة بعلم الأرشيف، و فضلنا تعريبها كما يلي:(أنظر الوثيقة المرفقة).
كما رافقنا عدة مصطلحات عربية مع المصطلحات الأصلية بالإنجليزية. في الختام أقدم شكري إلى السيد د. عبد الله محمد عبد الكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث على تشجيعه و ثقته، و إلى ألأستاذ عبد الباقي أحمد، محقق بمركز الوثائق و البحوث، على مساعدته الثمينة في مراجعة الصيغة العربية، كما أشكر زميلي صوفيان بوحرات، خبير الأرشيف ببلدية دبي، على مساعدته في ترجمة السبع صفحات الأولى من الفصل السادس لهذه الدراسة.
أبوظبي في 12 يوليو 2006، عبد الكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.

المقدمــــــة
نشر المجلس الدولي للأرشيف سنة 1997 "الدليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من منظور علم الأرشيف" -يسمى فيما يلي "الدليل"- وهو من انجاز لجنة الأرشيف الإلكتروني 1993-1996. يوفر الدليل المحيط لهذا الموجز: تعتمد عليه نظرتنا. و نوّه الدليل بأهمية الإنتاج المتزايد للأرشيف في الشكل الإلكتروني عبر العالم. لقد تزايد استعمال تكنولوجيا المعلومات في المعاملات التجارية، والخدمات في المؤسسات الخاصة وفي القطاع العام منذ تاريخ نشر الدليل؛ و وصل هذا الازدياد إلى حد القول "إن الوثائق المنتجة من قبل الكثير من المنظمات عبر العالم هي إلكترونية في الواقع".(1)

ينتُج عن تكاثر عدد الوثائق الإلكترونية في عمل المكاتب، بما فيها استخدام المحيطات في الشبكة، انشغال متزايد حول حفظها في المدى المتوسط والطويل. يجب الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات الأرشيفية عند تصميم الأنظمة لحفظ الوثائق الإلكترونية؛ وتجب مراقبة جيدة للوثائق بالذات طوال حياتها لكي تحفظ مميزاتها الأصلية وسلامتها. أُنجِز الدليل لغرض "مساعدة أقسام الأرشيف في التوجه بنفسها نحو معالجة مشكل إدارة وثائق الأرشيف الإلكترونية" (2) أمام التحديات التكنولوجية والتنظيمية على نحو متزايد من التعقد.

يصف الجزء الأول من الدليل هذا المحيط وانعكاسه على حفظ الوثائق. يتحدث عن النظريات الأساسية، خاصة تلك المتعلقة بـ "الوثائق" و"حفظ الوثائق"، ومفهومها في المحيط الإلكتروني. ينطلق الدليل بتقديم سياسات وإستراتيجيات شاملة لإدارة الأرشيف طوال مدة حياتها، ويختم بالانعكاسات التكنولوجية لهذه الإستراتيجيات على أقسام الأرشيف.

إن وضع إستراتيجية مهما كانت يتطلب أدوات و مناهج. وهذا يعني في محيط الأرشيف الإلكتروني كتيبات توجيهية، و نماذج متطلبات ومقاييس. يقترح الجزء الثاني من الدليل محاولة أولى في هذا الاتجاه: يتطرق إلى الوثائق الموجودة في قاعدة البيانات، وإلى إبقاء تيسر الوثائق وإتاحتها ومفهومها طوال كل المراحل من حياتها /"-continuumالاستمرارية". قدم هذا العمل كأنه متواصل، وكنا نتمنى "أن الجزء الثاني يثري بصفة منتظمة، وأن يشكل في المستقبل قاعدة لتطوير سلسلة من التوصيات لتوجيه أقسام الأرشيف "كيف نسعى إلى" (3).

انطلاقاً من هذا المنظور، حرر هذا المرشد من قبل لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف -تسمى فيما يلي لجنة ICA 2000-2004. يعرض هذا المرشد حلولاً تطبيقية لإدارة الأرشيف الإلكتروني، بما فيها تلك التي أنتجت في الشبكة، كما يغطي هذا المرشد كل أنواع الوثائق الإلكترونية طوال حياتها "-continuumالاستمرارية". و تم التركيز في كامل الكتاب على الجانب التطبيقي بدلاً من الجانب النظري.


ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ
(1)- John McDonald، "الأرشيف والوثائق الجارية؛ نحو مجموعة من قواعد توجيهية"، مجلة "Janus"، باريس 1999، صفحة 110.
(2)- المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، "دليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من منظور أرشيفي"، باريس 1997، صفحة 3.
(3)- نفس المصدر، صفحة 3.



رسالة شكر

تشكر لجنة المجلس الدولي الأرشيف منظمة اليونسكو (UNESCO) التي غطت مصاريف نشر هذا المرشد كما نقدم شكرنا أيضاً إلى مكتب باريس للمجلس الدولي للأرشيف على تشجيعه لأعمالنا.

إن هذا العملَ عملٌ جماعي و توجد في الملحق القائمةَ الكاملة لأعضاء اللجنة؛ ولكل فصل من هذا الكتاب مؤلف أساسي حسب القائمة التالية:
المقدمة والفصول 1 و2: Michael Wettengel
الفصل 3: Michael Miller
الفصل 4: Niklaus Butikofer
الفصل 5: Kevin Ashley(4)
الفصل 6: Ivar Fonnes
الملحقات: Kimberly Barata

أدى دورَ الناشر السيد ANDREW McDONALD رئيس اللجنة، وتكفل السيد KIMBERLY BARATA بتنسيق المشروع وبالسهر على الجودة في التحرير.
شارك في لجنة التحرير الشخصيات التالية أسمائهم:
Kimberly Barata (2000-2004)
Niklaus Butikofer (2001-2003)
Ivar Fonnes (2000-2004)
Hans Hofman (2000-2001)
Elisabeth Honer (2000-2001)
Andrew McDonald (2000-2004)
Michael Wettengel (2000-2003)


(4)- ساهم Kevin Ashley (من مركز الحاسوب لجامعة لندن) في أعمال اللجنة بصفة مستشار بدلاً من عضو اللجنة.


الفصل الأول: المدخل

1.1 الخلفيات
يأخذ المرشد قواعده التوجيهية وأهدافه من "الدليل"، ولكن يصوغ مصطلحاته ومفاهيمه من المعيار "ايزو-1-15489 ISO " (إدارة الأرشيف الجاري والوسيط). يرتكز هذا المعيار الدولي على إدارة الأرشيف الجاري و الوسيط: تعرض الصفة الأرشيفية لهذه النظريات في الفصل 2، "النظريات القاعدية والمفاهيم". ندعو قارئ المرشد أن يبدأ بدراسة "الدليل" و المعايير " أيزو-1- 15489 ISO" (إدارة الأرشيف الجاري والوسيط- الجزء 1: القواعد التوجيهية) و أيزو ISO/TR 15489-2 (إدارة الأرشيف الجاري و الوسيط- الجزء 2: دليل التطبيق).
يرتكز "المرشد" على أربع قواعد أساسية، تلك التي طورت مبدئياً من قبل مؤلفي "الدليل" (5):
• يجب على أقسام الأرشيف أن تسهل وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بالأنظمة والمعايير والتطبيقات التي أنجزت لمساعدة منتجي الوثائق في خلق و حفظ الوثائق التي تكون موثقة، ويمكن الاعتماد عليها وحفظها.
• يجب أن تتدخل أقسام الأرشيف أثناء كافة المراحل في حياة الوثائق (التصميم والإنجاز والحفظ) لكي تتمكن من قبض وحفظ والإتاحة المستمرة للوثائق التي تحققت قيمتها الأرشيفية.
• لذا يجب على أقسام الأرشيف أن تتكفل بدراسة الوثائق لتحديد تلك التي لها قيمة أرشيفية.
• كما يجب أن تنسق أقسام الأرشيف بين متطلبات الحفظ والإتاحة لكي تبقى الوثائق متاحة ومفهومة عبر الزمن.

ـــــــــــــــــــــــ
(5) John McDonald، "الأرشيف والوثائق الجارية"، صفحة 111.


نهدف إلى تزويد مساعدة فعالة لكل الذين يريدون جمع وحفظ وإتاحة الوثائق الإلكترونية. لم نقل: إننا أنجزنا بحثاً جديداً و بالعكس، إننا اعتمدنا على ميدان واسع من المعايير ونماذج المتطلبات والتوجيهات ومطبوعات أخرى نوصي بها القراء. يعتمد هذا المرشد على خبرتنا المهنية أيضاً، وعلى مساهمتنا في مشاريع دولية أخرى في مجال الأرشيف وإدارة الأرشيف الجاري والوسيط، خاصة أعمال لجنة "ISO / TC 46 / SC11" و لجنة "INTERPARES" (البحث الدولي حول الوثائق الأصلية الثابتة في النظم الإلكترونية).
يشير الموجز إلى المطبوعات و المعايير السابقة كلها إذا كانت متاحة ومفيدة بدلا من نسخها.

1.2 المجال
يتطرق المرشد إلى الوثائق المنتجة بأدوات مكتبية، أو في محيطات شبكية (بمعنى الوثائق أو البيانات في شكل الوثائق، بما فيها قواعد البيانات وكل شيء إلكتروني مهما كان شكله، ناجماً عن نشاطات ومعاملات تم إنجازها من طرف منظمات أو أشخاص). سوف نهتم إذاً بالوثائق " الرقمية الأصل" (المنتجة مباشرة في شكل إلكتروني)، أو تلك التي تم رقمنتها في إطار سلسلة من الأعمال الجارية. إن الوثائق التي تمت رقمنتها من طرف أقسام الأرشيف بهدف تسهيل حفظها وتوزيعها لم تشكل محور هذا الموجز، رغم أن كل التوجيهات المتعلقة بالحفظ يمكن أن تطبق عليها أيضاً.
تخضع الوثائق الخاصة والعامة إلى إجراءات قانونية من نوع أو آخر. تتغير كثيراً هذه الإجراءات من مكان إلى آخر. نسجل هذه المسائل ولكن لم نتطرق إليها في المرشد.
يعطي المرشد نصائح تقنية، ولكن لم يوصي ببرنامج أو جهاز كمبيوتر معين. إن التطور السريع لتقنية المعلومات يجعل أي نصيحة من هذا النوع قديمة. يحاول الموجز تشجيع الوعي وتنشيط الحوار والإسهام في الترقية المستمرة لإدارة الوثائق والأرشيف.
لم يعالج الموجز تفاصيل مسائل فرز الوثائق الإلكترونية؛ لأن أهم المبادئ الأساسية في مجال الفرز تبقى قابلة للتطبيق مهما كان شكل الوثائق.

1.3 الجمهور
كتب المرشد من وجهة نظر علم الأرشيف، هذا يعني بأنه مرشدا لكل شخص مهتم بإدارة وحفظ الوثائق الإلكترونية بهدف إتاحتها في المدى الطويل. يعد الكثير من الأشخاص المكلفين بهذا العمل أخصائيين في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط "Records Managers" أي موثقين بدلاً من أرشيفين: إن عملنا هذا موجه لهم كما هو موجه أيضاً لكل العاملين في الميدان مهما كانت تسميتهم. نريد إعطاء نصائح عملية خاصة للذين يهتمون بالتحديات الناجمة عن محيط إلكتروني في تطور مستمر.
ينتمي المؤلفون إلى فئة المعتمدين بالمستوى المركزي للإدارة العامة؛ لذا يساعد المنهج المقترح مؤسسات الأرشيف الوطني للعب دورها الجديد في المحيط الإلكتروني. كما يمكن أن يستخدم هذا المنهج في القطاع الحكومي بصفة عامة وفي القطاع الخاص و في أوساط الجمعيات المدنية أيضاً.

1.4 الفوائد
تعتبر الوثائق الإلكترونية إحدى أوجه التطور اليومي و السريع للحياة العصرية.يساعد المرشد كل الأرشيفيين في مواجهة التحديات الناجمة عن التكنولوجيا الحديثة للمعلومات. يسمح بالتوجه في محيط يتغير بسرعة، كما يقترح حلولا تكتيكية للمشاكل التطبيقية. و يهدف المرشد إلى مساعدة الأرشيفيين في ضمان حفظ الوثائق الإلكترونية الثابتة و العابرة، لتبقى متاحة عبر الزمن.

في هذا النطاق يعرض المرشد:
• كيف يمكن التأثير، من الجانب الإستراتيجي، على الممارسات في إدارة الوثائق الإلكترونية (الفصل 3).
• كيف يتم إدماج وظائف حفظ الوثائق في الأنظمة الجديدة أو تلك الموجودة من قبل (الفصل 4).
• ما هي المناهج المختلفة لحفظ الوثائق الإلكترونية (الفصل 5).
• كيف يمكن إتاحة الوثائق الإلكترونية في المدى القصير والطويل (الفصل 6).
• ثم أين تجد معلومات أوفر حول هذا الموضوع (المحلق B).

يترجم المرشد بصفة تطبيقية مبادئ الدليل السابق و سوف يساعد القراء في:
• تبني منهج استراتيجي في الوثائق الإلكترونية.
• تطوير سياسة أرشيفية في محيط إلكتروني.
• التعاون في تصميم وتفعيل إدارة أنظمة حفظ الوثائق.
• وضع الإجراءات التطبيقية لحفظ الوثائق الإلكترونية وإتاحتها عبر الزمن.

1.5 الهيكل والمحتوى
عرضنا صلب المنهج في الفصول 3 إلى 6:

3 إستراتيجية التأثير في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط
يتطرق هذا الفصل على ما يجب القيام به، من الزاوية الإستراتيجية، لتحسين إدارة الوثائق. يدرس الجوانب المختلفة للمحيط في إدارة الوثائق، أي: السياسات، الإطار القانوني والتنظيمي، التعاون مع المنظمات الأخرى، موقع أقسام الأرشيف في النظام ومواردها. يبرهن أن الأرشيفيين و الموثقين (Records Managers) لا ينجحون إن لم يتعاونوا مع بعض للتأثير على أصحاب القرار.

4 وضع متطلبات الحفظ في أنظمة إدارة الوثائق؛
يعالج هذا الفصل كلا من الأنظمة الموجودة لإدارة الوثائق، وتلك التي لا تزال في مرحلة المشروع. يوضح للقراء أحسن كيفية لدمج متطلبات الحفظ في الأنظمة.

5 الحفظ
يعالج هذا الفصل الحفظ في المدى الطويل للوثائق في أقسام الأرشيف وفي الإدارات المنتجة أيضاً. تمت دراسة جدارة مجموعة التقنيات وخيارات الحفظ ومناهج التخزين (مثل: التجهيزات، المحيط التقني، مراقبة الجودة، الأشكال، الدعامات، إلى آخره). كما يتعرض الفصل إلى حفظ معطيات البيانات.

6 ا لإتاحة
فربما المراجع حول الوثائق الإلكترونية قد لا تشير كثيراً إلى إتاحة هذه الوثائق، و بالعكس يعالج هذا الفصل حاجات المستخدمين والخيارات فيما يتعلق بالتكلفة ومستوى الخدمة المعروضة لإتاحة الوثائق. وفي الختام، هذه هي ميزته، يتطرق الفصل إلى قضية الإتاحة بالتنسيق مع إستراتيجية الحفظ.


إن فصول المرشد كلها مرتبطة، و تستند لبعضها البعض. من جهة، إن القرارات حول مناهج الحفظ وإستراتيجيات الإتاحة تؤثر بقوة على البعد الإستراتيجي لإدارة الوثائق، وعلى تفعيل متطلبات الحفظ في أنظمة التسيير؛ و بالمقابل إن البعد الإستراتيجي لأنظمة التسيير والقرارات المتعلقة بتفعيل متطلبات الحفظ في نظم المعلومات تؤثر بقوة على الحفظ والخيارات في مجال إتاحة الوثائق.

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته: الزميل العزيز احمد المصري .....
نيابة عن أعضائ منتديات اليسير التي يشرفني اني عضواً فيها أشكرك على وصف منتديات اليسير بهذه الوصف
و بالنسبة الي السؤال الذي قمت انت بطرحه فأنا أرى أننا ما زلنا في حاجة الي أرشفة الكتروينة للمواد و الاوعية العربية في البداية ...

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته: الزميل العزيز احمد المصري .....
نيابة عن أعضاء منتديات اليسير التي يشرفني اني عضواً فيها أشكرك على وصف منتديات اليسير بهذه الوصف
و بالنسبة الي السؤال الذي قمت انت بطرحه فأنا أرى أننا ما زلنا في حاجة الي أرشفة الكتروينة للمواد و الاوعية العربية في البداية ...

الأرشيف الإلكتروني نوعين...
 

تحية طيبة و بعد؛
لقد جاوبت عن هذاالسؤال من قبل، و لكن ضاع الرد، لذا أتدخل من جديد لأذكر الجميع بأن الأرشيف يتطور بسرعة في الشكل، و لكن لم يتغير مفهومه منذ القدم: الأرشيف ينتج و يستورد بحكم النشاطات اليومية لأي مؤسسة حكومية أو خاصة، و بالتالي يشهد على وجود مؤسسة و على نشاطاتها. عرف الأرشيف منذ القدم عدة أشكال من الصلصال إلى الورق مرورا بالرق، و اليوم يظهر في الشكل الإلكتروني (الرقمي). ليس للأرشيفيين أي إختيار ماعدا تتبع التطور و التكيف معه. يجب علينا أن نتعامل مع الورق و مع الإلكتروني، و دائما بنفس الهدف: الحفاظ عليه في المدى الطويل. الأرشيف الإلكتروني نوعين:
- الأرشيف المنتج رقميا منذ البداية (Born digital)؛
- الأرشيف الورقي المصور رقميا لسهولة التعامل به و لحفظه في شكل ثاني.
إذ ليس لنا أي إختيار بالنسبة للشكل الأول المفروض علينا، و يجب أن نتعامل معه بهدف حفظه في المدى الطويل، يمكننا التدخل في الشكل الثاني، قبل أخذ قرار التصوير الرقمي للأرشيف الموجود على الورق، و هذا بطرح سؤال: هل للمؤسسسة فائدة في التصوير الرقمي؟ الجواب نعم فيما يتعلق بالأرشيف الإستراتيجي مثلا، أو الأرشيف الذي نعتقده أن يصبح تاريخي. و الجواب يكون لا بالنسبة للوثائق ذات الإستعمال في المدى القصير فقط.
للحصول على معلومات إضافية، أنصح الجميع بقراءة دليل الأرشيف الإلكتروني الذي أرسلته في مشاركتي الأخيرة، و أنا مستعد لمواصلة التبادل حول الموضوع. عبدالكريم بجاجة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
جزيل الشكر والتقدير استاذي الفاضل عبد الكريم بجاجة على هذا الطرح المميز وعلى هذه الاطاحة جزاء الله خير جزاء هذا ما عهدناه بك استاذنا الفاضل


تقبل فائق احترامي وتقديري

طلب معلومات
 

من فضلك إن كان لديك معلومات عن مواصفة الوصف الأرشيفي المرمزEADفأفيديني بها ، لحاجتي لها في بحث جامعي، ولك مني جزيل الشكر والعرفان

Normalisation et EAD face aux contraintes Normalisation et EAD face aux contraintes
linguistiques et culturelles de l'I18n dans le contexte linguistiques et culturelles de l'I18n dans le contexte
arabophone

http://www.initiatives.refer.org/Ini..._zghibi_fr.pdf

http://www.archivesdefrance.culture.....htm#chapitre1

http://www.archivesdefrance.culture....d18.htm#ancre2

تصحيح.
 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

أخي الكريم بالنسبة للأرشفة الإلكترونية..

فهل أن تقصد تحويل الأرشيف العادي إلى أرشيف إلكتروني؟؟

أم أنك تقصد ما يعني مصطلح open access
أو open archive???

بالنسبة للأرشيف المفتوح.. هل سمعت به؟ لدي مصادر حول هذا الموضوع وهو موضوع مشروع تخرجي.. لذلك إن كان ذلك مفيد أخبرني حتى أضع بعض المعلومات هنا وجزاك الله خيراً.

الأرشيف الإلكتروني ...
 

تحية طيبة و بعد؛
تتعلق الأرشفة الإلكترونية بعملية حفظ الأرشيف في شكله الإلكتروني، سواء كان إلكتروني الشكل عند إنجازه، أو تم تحويله من الورق إلى الشكل الرقمي. أما مصطلح "Open access or Open archives" يعني به الأرشيف المفتوح للإطلاع دون تقيد. و للمزيد حول الأرشيف الإلكتروني، يمكنكم الرجوع إلى آخر دراسة أنجزت من طرف االمجلس الدولي للأرشيف تحت عنوان :"الوثائق الإلكتلرونية: مرشد الأرشيفيون"، و النسخة العربية تحت تصرفكم في هذا المنتدى. عبدالكريم بجاجة

جدول مدد استبقاء الوثائق ركيزة من ركائز نظام التصرف في الارشيف
 

حول موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف.
 

تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.

4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...

يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف

ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة

الصيغة الجديدة لدليل الأرشيف...
 

تبعا لما جاء في رسالتنا، تجدون طيه "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة" في صيغته الجديدة، و شكرا. عبدالكريم بجاجة

دليل الأرشيف...
 

عبدالكريم بجاجة]تبعا لما جاء في رسالتنا، تجدون طيه "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة" في صيغته الجديدة، و لكن في جزئين، نظرا لعدم قبول الجهاز ملف يفوق 1 مليون بايت، و شكرا. عبدالكريم بجاجة.ملف مرفق 543

ملف مرفق 544