منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - أدليب adlibنظام متكامل لإدارة الأرشيف

أدليب ADLIB نظام متكامل لإدارة الأرشيف
*******************
أدليب والنظم العربية المتطورة
**********************
الشركتان الرائدتان في أنظمة إدارة المعلومات حول العالم
نظام أدليب للأرشيف عبارة عن تطبيق متكامل لإدارة المقتنيات والمعلومات في إدارات الأرشيف والسجلات وقد قامت شركة أدليب لنظم المعلومات ADLIB Information System بتصميمه وتطويره معتمدة في ذلك على خبرة سنوات عديدة في مجال إدارة المقتنيات
النظم العربية المتطورة الرائدة في تطوير نظم إدارة المعلومات والمكتبات العربية وبالتعاون مع شركة أدليب تشرف على تطوير النسخة العربية من النظام وتقديم خدمات التحويل الكامل للبيانات والتدريب والدعم الفني لنظام الأرشيف معتمدة بذلك على خبرتها التي تزيد على الخمسة عشر عاما في خدمة مجتمع المعلومات العربي من خلال تقديم حلول وخدمات معلوماتية متكاملة ومتطورة تعنى بإدارة كافة مراحل الدورة المعلوماتية ابتداء من انتاج المعلومات وتوثيقها ومرورا بإدارتها وحفظها وانتهاء بنشرها وإتاحتها للمستفيدين
شمولية النظام Comprehensive
**************************
يتميز نظام أدليب للأرشيف بأنه نظام شامل من حيث
تغطية النظام للوظائف الكاملة التي تفي باحتياجات إدارة الأرشيف
توفير واجهات الإدارة المحترفة للمقتنيات
مطابقة النظام للخصائص المعيارية والتي تشمل
الوصول للبياناتAccession
التراكمات Accruals
التركيب الهرمي للفهرس طبقا لمواصفة التقنين العام الدولي المعياري للوصف الأرشيفي ، الطبعة الثانية
1999
التسجيلات الاستنادية طبقا للمواصفة الدولية للتسجيلات الاستنادية الأرشيفية للهيئات والأفراد والعائلات الطبعة الثانية 2004
النظام يدعم تطبيقات XML ( ومنها EAD و MAD كأحد تطبيقات XML والتي تمكن من إنشاء وبناء الأرشيف الرقمي الالكتروني على شبكة الانترنت
فهرسة الوثائق المنشورة
ربط الصور
قدرات الاسترجاع
التكامل مع التطبيقات الخارجية مثل تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وصفحات الانترنت
المرونة Flexible
على الرغم من إمكانية توريد النظام جاهزا للتشغيل إلا أن مرونة نظام أدليب للأرشيف تسمح بإجراء أقلمة للنظام بشكل كامل فيمكن مثلا تعديل وإضافة وإزالة الحقول أو بناء هيكلية جديدة للأرشيف من البداية وبالمثل يمكن أقلمة كل من النماذج وقوائم الاختيار والتقارير كما يمكن استخدام لغة أدليب الإجرائية ADLIB Procedural Language لتطوير أدوات فعالة ومحكمة لتدقيق ومعالجة البيانات 0
ويتضمن نظام أدليب للأرشيف أدوات تساعد على أقلمة النظام من قبل إدارة الأرشيف ويمكن للنظم العربية المتطورة أن تساهم بتقديم خبرات استشاريها لتنفيذ ذلك بناء على طلب العميل وعلى جميع الأحوال يمكن مواءمة النظام طبقا لاحتياجات الأرشيف والأرشيفين وليس طبقا لأي شيء آخر
سهولة الاستخدام User Friendly
***********************
يتمتع النظام بسهولة الاستخدام من خلال خصائص متقدمة منها
شاشات استخدام مرتبة ومنسقة
واجهات شاملة تناسب جميع المستخدمين
ملفات مساعدة موافقة للسياق لإرشاد المستخدم
إمكانات غير محدودة لبناء قوائم التدقيق والمكانز مما يساعد في تسهيل إدخال ودقة البيانات ويضممن ملفات متسقة تكون أسس متينة لاسترجاع ناجح للبيانات
خيارات نظام أدليب للأرشيف
*********************
يمكن استخدام نظام أدليب للأرشيف سواء قائما بذاته أو كجزء من منظومة متكاملة من التطبيقات سويا مع نظام
أدليب للمتاحف وأو مع أنظمة إدارة المكتبات المعيارية وذلك لدعم البحث عبر النطاقات cross-domain ونظام أدليب مصمم من مجموعة من أنظمة فرعية Modular Systems مترابطة ومتكاملة فيما بينها وقابلة للأقلمة وهي النظام الفرعي لقاعة البحث ، النظام الفرعي لإدارة التسجيلات ، النظام الفرعي لإدارة الصيانة والحفظ ، والنظام الفرعي للبحث عبر الانترنت وتشارك هذه الأنظمة الفرعية في المعلومات المتاحة في قاعدة بيانات الفهرس ويعني ذلك إتاحة البيانات الموجودة في الحال في كل الأنظمة الفرعية الأخرى كما أن النظام مجهزا بمجموعة أدوات toolkit لأقلمة النظام بما يتناسب مع احتياجات الأرشيف
ملف الفهرسCatalogue File
الفهرس هو المكون الرئيسي لنظام أدليب حيث يدعم الوصف الأرشيفي متعدد المستويات المرتبطة بالمواصفة المعيارية (G ) ISAD الطبعة الثانية0 ويمكن أن تورث المعلومات المدخلة إلى تسجيلات فهرس المستوى الأعلى إلى مستويات أدنى لتجنب الإسهاب والحفظ المتكرر- RE-keying ولكن يمكن استبدالها بمعلومات أخرى في أي مستوى عن طريق المستخدم إذا رغب في ذلك ويتم تجميع حقول كل تسجيلة فهرس طبقا لعناصر الوصف في (G ) ISAD بحيث يتم عرضها بشكل ملائم على تبويبات Tabs ويمكن للمستخدم التنقل بسهولة بين التبويبات لإدخال البيانات والتعديل بشكل سريع ومبسط
يدعم الفهرس الروابط بالصور والأنواع الأخرى من الملفات الخارجية كما أن نظام الأرشيف المعياري يدعم عناصر الوصف التالية والخاصة بالمواصفة المعيارية (G ) ISAD
بيان التعريفIdentity statement
السياقContext
المحتوى والتركيب Content and structure
شروط الوصول والاستخدام Conditions&Access Use
المواد المشتركة Allied Materials
الملاحظاتNotes
ضبط الوصفDescription Control

كما أن نظام أدليب للأرشيف يدعم أيضا
الإضافات والتراكمات
معالجة المجموعات (تدفق العمل)
تكشيف الأسماء المصاحبة والموضوعات والأماكن
إدارة المكانز
مواقع التخزين
شروط وأولوية الصيانة والحفظ
فهرس الوثائق المنشورة
الإضافات accessions
*******************
يمكن تسجيل بيانات الإضافات بسهولة وكفاءة عند استلام مادة جديدة كما يمكن تسجيل جء من المعلومات الوصفية الأساسية والبيانات الخاصة بالمصدر وشروط الإيداع وطريقة الوصول والإغلاق وتعليمات حقوق النشر والحالة المادية بالإضافة إلة إصدار إيصالات الاستلام والقوائم 0
ويمكن أيضا تسجيل مراحل عملية تدفق العمل للإضافات وعندما تكون المادة جاهزة للفهرسة فيمكن توارث المعلومات من تسجيلة الإضافة ومن ثم فلا حاجة لإعادة الإدخال re-key أو تكرار البيانات ويتم أيضا دعم التسجيل والربط للإضافات أو التراكمات الإضافية

كفاءة الإدخال والتحرير
******************
تلعب ملفات الاستناد دورا كبيرا في نظام أدليب للأرشيف حيث تستخدم هذه الملفات لضبط المصطلحات المستخدمة في وصف مادة في مجموعة ويمكن تصفح ملفات الاستناد عند إدخال أو تحرير البيانات كما يمكن اختيار المصطلحات وتضمينها في تسجيلة قاعدة البيانات دون الحاجة إلى إعادة الإدخال RE KEY يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء المحتملة وتتضمن ملفات الإستناد أسماء الهيئات والأفراد والعائلات والصيغ واللغات الخ
وللموضوع بقية

إدارة المكنز Thesaurus Management
**********************
يعتبر مكون المكنزComponent Thesaurus لنظام أدليب للأرشيف هو من بين الأفضل في فئته من حيث أنه مرتب بوضوح وقابل للتوسع والتغير بسهولة ويدعم إنشاء علاقات هرمية ومتكافئة بين المصطلحات واختياريا يمكن تحميل مكانز مسبقة التعريف وقوائم مصطلحات إلى النظام مثل مكنز اليونسكوUNESCO حيث يمكن تحميله مسبقا على النظام
خيارات بحث قوية
يدعم أدليب للأرشيف عددا من خيارات البحث
**************************
المعالج التلقائي للبحث Search Wizard
يأخذ المستفيد خطوة خطوة خلال التصفح والبحث في عدد من الكشافات مسبقة التعريف مثل رمز المرجع، القائم بالإنشاء، الموضوع ، الأماكن ، الخ
الاستفسار بالشكل Query by Form
تسمح هذه التقنية بالبحث المبسط عبر الحقول المتعددة
لغة البحثSearch Language
تسمح بالبحث عبر كل الحقول في أي تركيبة سواء كانت مكشفة أم لا ويمكن أن تتضمن الاستفسارات الروابط البولينية والمنطقية والبتر الأيمن أو الأيسر ويتم استرجاع نتائج البحث بشكل مجموعات يمكن دمجها كما يمكن حفظ كل من الاستفسارات والنتائج لإعادة استخدامها في وقت لاحق
النظام الفرعي لقاعة البحث Search Room Module
***************************************
النظام الفرعي لقاعة البحث يمكن المستفيدين من الوصول المباشر والبحث في الفهرس وطلب الأوعية بتعبئة نموذج الذي يتم تمريره أتوماتيكيا إلى موظفي منطقة إلى موظفي منطقة التخزين حيث يتم إنتاج الأوعية (تجهيزها) وإرسالها للمستفيد ويتم حفظ الملف التاريخي الكامل للأوعية المنتجة للمستخدمين على المستوى الفردي وعلى أساس التاريخ التقويمي مما يسهل لاحقا عملية تحليل أنشطة قاعة البحث لأغراض إصدار التقارير0
النظام الفرعي لإدارة التسجيلات Records Management Module
*************************************
يتيح النظام الفرعي لإدارة التسجيلات تكاملا مع نظام الأرشيف الذي يدعم جداول الاحتجاز ، الفهرسة، إعارة المواد شبه الجارية والنقل النهائي إلى فهرس الأرشيف
النظام الفرعي لإدارة الصيانة والحفظConservation Management Module
يوفر النظام الفرعي لإدارة الصيانة والحفظ إمكانية تسجيل التواريخ والمعالجة المطلوبة لأعمال الصيانة والحفظ وكذلك تعريف الشخص القائم بأعمال الصيانة والحفظ والتغيير المحتمل في موقع وإتاحة الوعاء الذي يتم أتوماتيكيا
ويمكن أيضا تسجيل تواريخ كل من تفاصيل المعالجة الحقيقية وتفاصيل إعادة تهيئة الإتاحة عند الإعادة ويمكن تخزين ومشاهدة الملف التاريخي الكامل لمعالجة الصيانة والحفظ من الخارج فيمكن للمستخدم إعداد الخطابات الضرورية والإيصالات والوثائق الأخرى 0

النظام الفرعي للبحث عبر الانترنت / الانترانت
*****************************

*إتاحة الوصول والبحث في قاعدة الأرشيف من خلال استخدام متصفح الانترنت
*يدعم هذا النظام الفرعي برمجية Open Archives Initiative
*يوفر النظام مرونة عملية ونطاق واسع من خصائص الأقلمة لواجهات وفهارس البحث بما يتناسب مع طبيعة الأرشيف وشرائح المستفيدين : الباحثين المتخصصين في الأرشيف أو الطلاب والمدارس أو العامة
* إمكانية إنشاء واجهات متعددة حسب نوع المقتنيات والمجموعات 0 وإتاحة الإطلاع عليها لأفراد معينين من خلال استخدام اسم معرف وكلمة سر
* خيارات البحث المبسط والبحث المقدم بالإضافة إلى البحث المركب باستخدام عوامل البحث البوليني:و، أو ، ليس 0
* إمكانية ترتيب نتائج البحث مع خيارات لعرض النتائج مختصرة أو مفصلة0
* نظام البحث عبر الانترنت / الانترانت مبني باستخدام تقنيات ASP, XML ,Java Script
مزايا تقنية متفوقة
الأمن Security
************
يتم تحديد صلاحيات الوصول وتخصيصها على المستوى الفردي أو على مستوى مجموعات من المستفيدين بحيث يتم ضبط الوصول للبيانات وإلى وظائف محددة مثل التحرير، الحذف ، أو مخرجات البيانات0
المعالج التلقائي للتصدير Export Wizard
*********************
يمكن تصدير بيانات منتقاة في صيغة لغة الترميز الموسعة XML أو في صيغة مفصولة باستخدام الفاصلات commas أو في صيغة ASCIIالموسومة ويمكن وضع خريطة البيانات Data Mapping حسب صيغة الوصف الالكتروني للأرشيف (EAD) Electronic Archival Description لأغراض العرض والاستيراد /التصدير كما يمكن إضافة أي صيغ أخرى يقوم المستفيد بتعريفها
الطباعة
*********
تتوفر جميع خيرات الطباعة المعتادة ويمكن تهيئة أنواع الخطوط وحجمها كما يمكن طباعة النصوص والصور الواحدة تلو الأخرى ومن الممكن أيضا طباعة تسجيلات في نموذج وثيقة MS-Word ويعتبر ذلك مفيد بشكل خاص لطباعة الخطابات ونماذج الاستلام والقوائم القابلة للتهيئة
تحويل البيانات
********
إذا كان لديكم بيانات في شكل مقروء آليا فإننا نقدم لكم خدمة التحويل الكامل للبيانات من النظام القديم إلى نظام أدليب للأرشيف ولدى استيراد البيانات إلى نظام أدليب فإن الكشافات وملفات التدقيق يتم إنشائها تلقائيا ومن ثم يعاد بناء وتنقيح البيانات بشكل نهائي
توافق تام مع التقنيات الحديثة
**********************
يمكن تشغيل نظام أدليب للأرشيف على بيئة ويندوز 2000,XP ,95,98 ,Millennnium,NT ويمكن استخدامه على أجهزة حاسبات مستقلة بذاتها Stand alon أو كنظام متعدد المستخدمين على الشبكات المحلية كما يدعم الوصول على الشبكات الموسعةWan من خلال تقنية thin client