منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - البحث في قواعد البيانات الببليوجرافية

البحث على الخط المباشر :

إعداد / سارة خليل قشطة
مكتبات ومعلومات - جامعة المنصورة

المرحلة الاولى / الاتصال المباشر :

تعريف:البحث على الخط المباشر: " نظام لاسترجاع المعلومات بشكل فوري ومباشر عن طريق الحاسب الآلي والمحطات الطرفية (Terminals) التي تزود الباحثين بالمعلومات المخزنة في نظم وبنوك وقواعد المعلومات المقروءة آليا"

في هذه المرحلة تم تحويل بيانات الكشافات والببليوجرافيات المطبوعة إلى شكل مقروء آليا بواسطة الحاسب (MARC) غالباً.

أولا- المتطلبات التكنولوجية :
مرحلة القواعد الببليوجرافية المحسبة تكون متاحة على الخط المباشر عبر خطوط التليفون باستخدام أجهزة المودم.
وتحتاج إلى برمجيات لإمكانية إتاحة المعلومات والاتصال مع قواعد بيانات خارجية وبعيدة، كما يتم تطوير البرمجيات اللازمة للاسترجاع ، والتي تتمثل في :
1/ برمجيات لإمكانية إتاحة المعلومات والاتصال مع قواعد بيانات خارجية وبعيدة : ومن أشهر هذه الأنواع حالياً البرمجيات التي تساعد المكتبات على التواصل مع الفهارس المتاحة على الخط المباشر والمفتوحة للجمهور المعروفة بالـ OPAC حيث يمكن أخذ المعلومات والبيانات البيليوغرافية من هذه الفهارس ويمكن إضافة البيانات البيليوغرافية عند الفهرسة حالاً وإضافتها إلى القاعدة الخارجية أينما وجدت.

2/ برمجيات الاتصال المباشر بقواعد البيانات : وهذه ظهرت أيضاً في نهاية عقد الستينيات وازدهرت بشكل كبير في عقدي السبعينيات والثمانينيات والتي توفر الاتصال المباشر مع قاعدته وأشهرها قاعدة (Dialog) لحين ظهور الإنترنت الذي قلب كل الموازين.

ثانيا- العوامل المؤثرة المكانية والزمنية :
**العوامل الزمنيه :
تميزت هذه المرحلة بعدة سمات نذكر منها : سهولة البحث النسبية (المقصود هنا سهولتها مقارنة بمرحلة الكشافات والببليوجرافيات المطبوعة حيث تستغرق العملية وقتا اقصر بكثير من سابقتها وخصوصا إذا استلزم البحث استخدام عدة مجلدات، أما طريقة البحث نفسها فإنها نسبيا صعبة كما سيأتي ذكره) وإمكانية البحث في عدة سنوات مجتمعة أو خلال الفترة التي تغطيها القاعدة كاملة دفعة واحدة. يقول بيتر جاكسو (Jacso, 1998) : "بإمكانك اليوم أن تبحث لمدة عشر دقائق وتحصل على نتيجة مشابهة لما كنت تحصل علية في يوم أو يومين في عهد الكشافات والمستخلصات المطبوعة".
بل أكثر من ذلك أصبح بالإمكان البحث في عدة قواعد مختلفة في وقت واحد، كما هو الحال في ديالوج (DIALOG) مثلا. كما استحدثت أساليب جديدة للاسترجاع مثل البحث البولياني والبتر والتجاور والتحديد (Limitation) ، وإضافة مداخل جديدة فشملت بذلك كامل التسجيلة الببليوجرافية مع المستخلص. كما تنوعت المخرجات فشملت العرض على الشاشة أو الطباعة على ورق أو الحفظ على قرص للاستخدام لاحقا. وأصبح التحديث يتم من قبل المنتج مباشرة بشكل أسرع .

**العوامل المكانية :
من عيوب هذه المرحلة التكلفة الباهظة، التي شملت ثلاثة أنواع من الرسوم: رسوم الاشتراك السنوية، ورسوم الدخول على القواعد (لكل دقيقة اتصال)، وهذه تدفع للشركة المنتجة أو الموزعة للقواعد، وأخيرا رسوم الهاتف والتي تدفع لشركة الهاتف المحلية مقابل استخدام خط الهاتف للاتصال بتلك القواعد. وتجدر الإشارة هنا إلى أن المكتبات ومراكز المعلومات غالبا ما تكون بعيدة عن تلك الشركات وهذا يستلزم ذلك أن تكون المكالمات من مدينة لأخرى أو من دولة لأخرى وبذلك تضطر لدفع رسوم مكالمات داخلية (إقليمية) أو دولية وهذا يكلفها الكثير جدا .

ثالثا- طريقة تقديم الخدمة ، وهل تتطلب متخصص بحث فى تقديمها :
تتمثل خطوات تقديم الخدمة في :
1/ مقابلة المستفيد :
2/ تعبئة نموذج الطلب الخاص بالبحث المباشر :
3/ تحديد مصطلحات أو واصفات البحث :
4/ اختيار قاعدة أو قواعد البيانات المناسبة لموضوع البحث :
5/ إجراء عملية البحث :
6/ تقييم نتائج البحث وتقديمها للمستفيد النهائي :
7/ إنهاء عملية البحث :

هل تتطلب متخصص بحث فى تقديمها ؟
1/ من الممكن تعيين أخصائي معلومات متمرس يقوم بالبحث في القواعد بدلا عن الباحثين وذلك لتقليل وقت الاتصال قدر الإمكان، وقد استلزم ذلك في كثير من الأحيان عمل استراتيجية البحث قبل الاتصال (Offline) ثم تنفيذها لاحقا.

2/ عقد دورات تدريبية قصيرة للباحثين الذين يرغبون في استخدام القواعد بأنفسهم. حيث يتدربون على المهارات الأساسية للبحث في القواعد. ومن ثم يسمح لهم باستخدام القواعد مباشرة.
وقد كان لهاتين الطريقتين اثر كبير في زيادة استخدام هذه القواعد وفاعليتها في خدمة الباحثين وتوفير التكاليف على المكتبات ومراكز المعلومات.

4- سياسات الحفظ والتحديث والإختزان والصيانة :
التحديث الفوري : غالبا ما يتم تحديث قواعد البيانات وبنوك المعلومات على فترات منتظمةوربما على مدار الساعة ، نظرا لما له من أهمية خاصة في خدمة اهداف الاحاطة الجاريه والبث الانتقائي للمعلومات .
الحفظ والاختزان : حيث تستخدم قواعد البيانات المتاحة للمكتبات على الخط المباشر عبر شبكات على الخط عن بعد والمرتبطة بالحاسبات المتوفرة لدى المكتبات والمستفيدين .

خامسا- الامكانيات البحثية :
1/ تساعد في الرد على الاسئلة المرجعيه .
2/ تساعد في البحث الراجع لاوعية المعلومات .
3/ تساعد في إعداد الببليوجرافيات المتخصصة وفقا لاحتياجات المستفيدين .
4/ توفر المعلومات الأكثر حداثة مثل الكشافات والمستخلصات التي لم تنشر بعد في شكلها المطبوع .
5/ ساعد في ظهور وتطوير خدمات جديدة مثل : خدمة توصيل الوثائق إلى المستفيدين .
6/ القدرة العالية على البحث، والامكانيات المتعدده للوصول الى المعلومات المخزنة آليا .

سادسا- مميزات البحث على الخط المباشر :
1/ السرعة : المتمثلة في الحصول على النتائج حيث تتم عملية البحث بطريقة تفاعلية مع ظهور النتائج بشكل فوري بالاضافه إلى إمكانية طباعة نتائج البحث ومن ثم توفير وقت الباحث .

2/ الشمول : يتيح البحث والوصول المباشر إلى مجال واسع من مصادر المعلومات التي تعجز معه المكتبات ومراكز المعلومات من توفيره بالشكل المطبوع .

3/ الدقة والاستدعاء : إن الدقة في استخدام المصطلحات الدقيقة والمعبرةعن المعلومات المطلوبة يؤدي إلى استدعاء جيد لتلك المعلومات، ومن ثم يقلل من استرجاع التسجيلات الغير معبرة عن موضوع البحث مما يؤدي إلى ارتفاع نسبة الدقة ، ويمكن زيادة نسبة التسجيلات المسترجعة باستخدام مصطلحات أوسع ومن ثم تزيد نسبة الاسترجاع Recall. ومن ثم يمكن حساب نسبة الاستدعاء والدقة كما يلي :

نسبة الاستدعاء = عدد التسجيلات المسترجعة / اجمالي عدد التسجيلات ذات الصلة في قاعدة المعلومات.

نسبة الدقة = عدد التسجيلات المسترجعة ذات الصلة / اجمالي عدد التسجيلات المسترجعة.
ومن ثم يتضح لنا أنه كلما زادت نسبة الدقة تقلل عدد التسجيلات المسترجعة أي تنخفض نسبة الاستدعاء والعكس صحيح .

4/ التحديث الفوري : غالبا ما يتم تحديث قواعد البيانات وبنوك المعلومات على فترات منتظمةوربما على مدار الساعة ، نظرا لما له من أهمية خاصة في خدمة اهداف الاحاطة الجاريه والبث الانتقائي للمعلومات .

5/ المرونة : إن التعامل مع قواعد وبنوك المعلومات بصورة تفاعلية يعطى درجة مرونة عالية لا تتوافر في مصادر المعلومات المطبوعة من فهارس وكشافات وغيرها ، كما تعطي إمكانية الوصول إلى المعلومات المطلوبة وفقا لمستويات بحث متعددة هذا من ناحية، بالاضافة إلى إتاحة نقاط الوصول المتعددة والمتمثلة في عناصر التسجيلة الببليوجرافية المختلفة من : مؤلفين وعناوين ورؤس موضوعات وطبعة، وسلسلة وغيرها .

6/ البساطة والسهولة : حيث يمكن للمستيدين القيام بعملية البحثفي بنوك وقواعد البيانات من بيوتهم أو مكاتبهم إذا ما توافرت لديهم محطات طرفية متصلة بالحاسب الآلي .

7/ الاقتصاد في التكلفة : يعتبر البحث على الخط المباشر أقل تكلفة من عمليةالبحث اليدوي عن المعلومات ، هذا ما أخذنا في الاعتبار الوقت الذي يستغرقه المستفيدون وموظفو المكتبات في البحث عن المعلومات يدويا . كما يؤدي إلى تخفيض نفقات المكتبة بإلغاء اشتراكها في خدمات التكشيف والاستخلاص المطبوعة وغيرها . كما أن هناك بعض قواعد وبنوك المعلومات المتاحة للمستفيدين دون الحاجة إلى دفع اشتراكات خاصة حيث تتحمل المكتبة أو مركز المعلومات تكاليف الافادة العلمية فقط من هذه القواعد والبنوك .

سابعا- عيوب ومشكلات البحث على الخط المباشر :
1/ قصور التغطية الزمنية لمصادر المعلومات : حيث تغطي معظم قواعد وبنوك المعلومات المواد المنشورة منذ سبعينيات القرن العشرين .

2/ قصور التغطية لبعض المجالات الموضوعية : حيث ترى وفرة في المواد المنشورة في مجال العلوم البحتة والتطبيقية وقلتها بالنسبة للانسانيات .

3/ قصور التغطية على الانتاج الفكري : الصادر بلغات معينة ومن أقطار معينة حيث تركز على اللغة الانجليزية خاصة وعلى الدول الغربية .

4/ ارتفاع تكلفة الحصول أو الاشتراك في خدمات قواعد البيانات على الخط المباشر .

5/ الحاجة لتوفير التجهيزات اللازمة لتقديم تلك الخدمة من شبكة اتصالات وطرفيات وبرمجيات .

6/ الحاجة لتوفير العنصر البشري المدرب ليكون حلقة الوصل بين الخدمة والمستفيدين منها .

7/ ظهور بعض المشكلات الفنية التى قد تؤدي إلى تعطيل الخدمة بشكل مؤقت مثل: تعطيل الحاسب ، تعطيل المحطة الطرفية ... إلخ

البحث على الخط المباشر:

إعداد / سارة خليل قشطة

مكتبات ومعلومات - جامعة المنصورة

المرحلة الثانية / قواعد البيانات المتاحة على الاقراص المدمجةCD :

" هي تطور عن بنوك وقواعد المعلومات على الخط المباشر وإن 90% من تكاليف الانتاج يها تصرف على تجهيز المعلومات."

في هذه المرحلة يتم تخزين البيانات، والموسوعات، والقواميس، وبعض الاعمال المرجعية الأخرى كالادلة، والوثائق الحكومية، والاعمال المالية، والدوريات العلمية، والصور، والخرائط وغيرها.

أولا- المتطلبات التكنولوجية :

مرحلة القواعد الببليوجرافية المحسبة التي تكون متاحة على الاقراص المدمجة تحتاج إلى برمجيات لإمكانية إتاحة المعلومات كما تحتاج إلى حاسب آلي ووحدة قراءة للقرص المدمج (CD-ROM) ، ولا يوجد تأثير لوسائل الاتصال .

ثانيا- العوامل المؤثرة المكانية والزمنية :

**العوامل الزمنيه : التي تتصل بتغطية القاعدة الزمنية ومدى حداثة المعلومات بها.
**العوامل المكانية : التي تتصل بتغطية القاعدة الجغرافية ومدى شمولها او اقتصارها على منطقة جغرافيه محددة .

ثالثا- طريقة تقديم الخدمة ، وهل تتطلب متخصص بحث فى تقديمها :

تتمثل خطوات تقديم الخدمة في:
تعتمد عملية استرجاع المعلومات في (CD-ROM) على طريقة الحوار المباشر والسهل بين الجهاز والمستفيد ، وذلك باستخدام القرص الضوئي المضغوط ،أو باستخدم دليل القرص الضوئي المضغوط ، أو باستخدام برامج التدريب المحملة عليه .
وقد يتيح النظام استخدام بعض الاوامر لاسترجاع المعلومات مثل :

- Find " بحث" للبحث عن وجود أو تكرار كلمة أو كلمات أو عبارة .
- Show "عرض" لعرض نتيجة البحث .
- Print "طبع" لطباعة نتيجة البحث وفق البنود المختارة .
ويتوجب على المستفيد قبل الشروع في عملية البحثوضع استراتيجية لذلك ، وذلك لاستبعاد النتائج غير المرغوبة منها ، ولتحصيل النتائج المطلوبة بشكل محدد بعيد عن التشويش ،ويسهل النظام استخدام استراتيجية البحث البولياني "و" "أو" "لا" (And- Or- Not) كذا البحث في الكشاف المقيد للكلمات او جمل النص .

هل تتطلب متخصص بحث فى تقديمها ؟
1/ من الممكن تعيين أخصائي معلومات متمرس يقوم بالبحث في القواعد بدلا عن الباحثين.
2/ عقد دورات تدريبية قصيرة للباحثين الذين يرغبون في استخدام القواعد بأنفسهم. حيث يتدربون على المهارات الأساسية للبحث في القواعد.

وبالتالي استثمار الامكانات اسثماراً ايجابياً بالشكل الذي يلبي احتياجاتهم ، ويخفف من حدة الاعتماد على العاملين في المكتبة .

رابعا-سياسات الحفظ والتحديث والإختزان والصيانة :
التحديث :تعتمد قواعد المعلومات المليزرة على التحديث الاسبوعي .
الحفظ والاختزان :قدرة التخزين للقرص الواحد 10 مليون بايت = 10 ميجابيت .

خامسا- الامكانيات البحثية:
ويظهر ذلك في إمكانية البحث في حقول أساسية مثل ( المؤلف-العنوان-الكلمة الدالة في العنوان-المصدر-الموضوع-الكلمة المفتاحية-البحث الحر أو غير المقيد-تاريخ النشر-قاعدة البيانات-نوع التسجيلة).
أساليب البحث : يتيح النظام امكانية البحث من خيارات أو أساليب البحث التي تكون متاحة مثل :
- البحث الخبير Expert Search
- تصفح الكشاف Browse Index

- البحث الميسر Easy Search Workspace

- بحث النص الفائق Hypertext Search
كما يتيح النظام إمكانية طباعة جميع نتائج البحث بالشكل الذي قام بتحديده الباحث .

سادسا- مميزات البحث على الاقراص المدمجة:
1/ معدل سرعة عرض البيانات :حيث أن جهاز دفع القرص يتيح عرض البيانات على شاشة الحاسوب في غمضة عين ،بينما في الاتصال المباشر سرعة البيانات على الشاشة ما بين 120-130 حرف في الثانية الواحدة .

2/ التكلفة :في حدود 3000 دولار ، أو اشتراك سنوي لقواعد البيانات ، أو بعضها شراء لمرة واحدة ، بينما الاتصال المباشر تتعدى التكلفة (50,000) دولار سنويا ، إضافة إلى تكلفة الهاتف الدولي .( معقولة قياسيا بالنسبة للاتصال المباشر) .

3/ وقت الاستجابة :في حدود الثانية بعد تركيب القرص على عكس الاتصال المباشر الذي يحتاج إلى بعض الوقت للإتصال والدخول إلى قاعدة البيانات .

4/ الاستمرارية :يمكن ارسال البريد بينما يصعب التناول في الاتصال المباشر .

5/ التكامل :القرص يحوي البيانات والبرامج الخاصة بها ، على عكس الاتصال المباشر حيث تكون البيانات منفصلة عن البرامج .

سابعا- عيوب ومشكلات البحث على الاقراص المدمجة:
1/ سرعة الاسترجاع : بطئ عن الخط المباشر بنسبة 20 مرة حيث أن الخط المباشر أسرع في الاسترجاع .

2/ قدرة التخزين : 10مليون ميجابيت للقرص الواحد ، بينما الاتصال المباشر قدرته مئات البلايين على وسائط التخزين المتعددة .

3/ التحديث : تحدث قواعد البيانات المليزة اسبوعياً بينما تحدث الاخرى على الخط المباشر لحظياً .

4/ المستفيد : غالبا ما تكون لمستفيد في مجال محدد، أو لمستفيد مجالات بها اشكال ، وسيلة لتوزيع المعلومات ، بينما يخدم الاتصال المباشر مستفيد لعدة مجالات .