كيف تنظم ارشيف مركزي ضخم (السيد الفاضل عبدالكريم بجاجة)
 

بعد ان استوفيتم مناقشة موضوعكم
اطرح عليكم موضوعا متعلقا بنفس الموضوع (الارشفة الورقية) او ادارة الوثائق (الارشيف المركزي العام) لاحدى الشركات ذات الفروع والمصانع الكبيرة على سبيل المثال
الوثائق المتاحة والمتبادلة داخل الشركة هي كالتالي :
ملفات مالية
ملفات ادارية
ملفات هندسية
ملفات طبية
ملفات دوائية
ملفات ملفات بحوث ودراسات
ملفات صور وخرائط ورسومات وتصميمات هندسية
ملفات موظفين
.......الخ من الملفات وكذلك المستندات الورقية الفردية الطائلة
عشرات الالوف من الملفات كلها تستعمل ويرجع اليها حتى عشر واكثر من عشر سنوات
تزداد هذه الملفات بشكل مفزع سنويا وتحدث كذلك اي يدخل عليها تعديلات اضافية بشكل دوري
استسمحكم في ان تضفوا خبراتكم الجليلة بشكل واضح في تنظيم مثل هذه الملفات .. وكيف لي ان اضع لها نظاما ارشيفيا محكما يضمن امن الوثائق والملفات وسهولة الاسترجاع في ظل بيئة ورقية فقط اولا
اشكركم وتحياتي الي تمرسكم وخبراتكم الجليلة
ابوعمرو

نظام أرشيف مركزي...
 

تحية طيبة للجميع و بعد؛
لقد عالجت موضوع نظام الأرشيف لأي مؤسسة في دراستي المنشورة في هذه الصفحة بالذات، تحت عنوان "دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق ". و كنت موجودًا في القاهرة أيام 19-21 نوفمبر 2007 للمشاركة في ندوة الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف؛ كانت فرصة ثمينة لزيارة مؤسسة السيد محمد مكاوي، و التشاور معه حول موضوع تحسين أو وضع نظام لإدارة الأرشيف المركزي.
يمكن للسيد مكاوي أن يرجع إلى الورقة المذكورة أعلاه، خاصة النقاط التالية:
2.3 – الإجراءات العلمية:
3.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :
4.2 – المحيط العلمي: القائمة الشاملة للأرشيف RECORDS SCHEDULE :

يكمن أهم إجراء لوضع نظام أرشيف مركزي في تحرير جدول تحويل يرافق كل مجموعة أرشيف لمَّا تغادر مكان حفظها الأصلي في الإدارات المنتجة (للوثائق)، لتحول إلى مخزن الأرشيف لغاية الحفظ.
سوف تسهل عملية وضع النظام المركزي إذا وفرت هذه البيانات (جداول تحويل الأرشيف)، و إذا استقبلت المجموعات الأرشيفية بطريقة منظمة، و وضعت فوق الرفوف حسب نظام عقلاني يسمح بإدارة الأرشيف باستخدام الحاسوب و البيانات. أمَّا إذا تراكم الأرشيف في المستودع دون أي نظام، سوف تصبح العملية معقدة تتطلب تدخل خبير الأرشيف لتسوية وضع الأرشيف المبعثر. يجب علية القيام بتشخيص طريقة إدارة الأرشيف في المؤسسة (أو عدم أي سيلسة أرشيفية)، ثم دراسة وضع الأرشيف في المستودع، و من ثم اقتراح مخطط للتنظيم العاجل للأرشيف المبعثر، و سياسة جديدة لإدارة الأرشيف في المدى المتوسط و الطويل. و في كل الحالات تُعدُّ عملية تحرير جداول تحويل الأرشيف ضرورية لمعرفة محتوى الأرشيف علبة بعلبة. لهذه الغاية، أوصي الاتصال بدار الوثائق القومية بالقاهرة لمساعدتكم في هذا المجال.

و في انتظار ذلك، أقترح عليكم، على سبيل المثال، نظام لإدارة الأرشيف المركزي بمؤسستكم:


نظام أرشيف مركزي

الهيكل التنظيمي
إدارة الأرشيف الوسيط
مكتب 1.............مكتب 2.............مكتب 3............مكتب 4
الأرشيف الإداري../الأرشيف المالي..../الأرشيف التقني......../المراقبة
خلية أرشيف...... / خلية أرشيف..... / خلية أرشيف.... / خلية أرشيف
(خلية أرشيف في كل إدارة )

المرافق
مركز الأرشيف الوسيط
- 4 مكاتب إدارية + مخبر تقني IT
- ثلاث قاعات أرشيف على الأقل في مركز الأرشيف الوسيط
- قاعة الأرشيف الجاري على مستوى كل إدارة

الموارد البشرية
- مدير إدارة الأرشيف
- خبير أرشيف، خبير IT
- طاقم إداري
- 4 رؤساء مكاتب
- 6 أرشيفيون (2×3)
- 6 عمال (2×3)
- مساعد أرشيف (1)، وعامل (1) في كل قاعة أرشيف جاري

السلام عليكم
بخصوص استشارة الاخ مكاوي:
أول شيء تقوم به يجب وضع مخطط عمل يحتوي الموارد البشرية والموارد المالية التي سترصد لهذا المشروع، إضافة للنقاط الفنية لإرساء وتطوير نظام أرشفة متكامل بالمؤسسة.
لن أتتطرق للنواحي المالية والبشرية فأنت أدرى بوضع المؤسسة، لكن سأحاول مدك بمخطط فني يساعدك في مشروعك,
1. القيام بجرد الوثائق الأرشيفية الموجودة في مكاتب العمل ومحلات الحفظ أو كما تسمى بالمستودعات. والجرد هو أداة أرشيفية لتعريف وتحديد مكان حفظ الوثائق الأرشيفية ويمكن من عدة إحصائيات تساعد في ضبط السياسة الأرشيفية منها حجم الرصيد الأرشيفي للمؤسسة، حجم الأرشيف لكل إدارة ولكل نوع من أنواع الملفات، لأنه هنالك إدارات أو مصالح معروفة بكثرة انتاجها للوثائق و هذا مرتبط بطبيعة نشاطها، لما تعرف حجم الوثائق التي تنتجها تستطيع تحديد الفضاء الذي يجب تخصيصه للحفظ، ويساعد في تحديد جدول مدد الحفظ. يكون الجرد باستعمال جداول ويتم القيام به حسب مخطط معد سلفا.
2. خلال عملية الجرد ينصح بالقيام بعملية حوسبة الجرد بالموازاة مع الجرد اليدوي ويمكن القيام بإدخال البيانات على ملف إكسل وقتيا حيث تسهل هذه المرحلة عمليات البحث والترتيب وتكون ناجعة خلال عملية ارساء نظام محوسب مستقبلا.
3. إعداد القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق: هذه القائمة تحدد أنواع الملفات الوظيفية بالمؤسسة دون غيرها، لأنه خلال الجرد يمكنك وجود ملفات غير وظيفية يعني توقفت بتوقف أنشطة معينة من أنشطة المؤسسة، فيجب عدم إدراجها في القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق. تحتوي هذه القائمة على عنوان الملف وهنا تساعد على توحيد عمليات الفهرسة وتساهم في توحيد أسماء الملفات، الإدارة المسؤولة، مسار الملف، نوع الملف، الوثائق المكونة، مكان وجود الأصل، مكان وجود النظير الثانوي للملف، الخ
4. تحديد جدول مدد استبقاء أو حفظ الوثائق: يتم إعداد الجدول بالإجماع بين الأطراف المعنية وخاصة المختص في الأرشيف و الإدارة المسؤولة: كل إدارة او مصلحة تناقش معها الملفات التي تعنيها, تساهم هذه الأداة في تحديد مدة حفظ الملف بمكاتب العمل، مدة حفظ الملف بالمستودع، ثم مصير الملف الاتلاف أو الحفظ أو الانتقاء. هذه الأداة تعتبر ركيزة من ركائز برنامج التصرف في الأرشيف حيث تساهم في عقلنة كافة الاحراءات الأخرى ومنها التحويل، الاتلاف، الحفظ الدائم، وغيرها,
5. تطبيق قواعد الحفظ على الجرد وهو مايؤدي الى تحديد الوثائق المعدة للاتلاف والوثائق المعدة للحفظ الدائم,
6. يساعدك الان هذه الاجراء في تحديد مساحات مستودعات الحفظ، سواء بتقليص المساحات المعدة للحفظ أو زيادة عددها,
7. تنظيم المستودعات حسب التراتيب الجاري بها العمل: الرفوف، شروط الحفظ وخاصة الوقاية من الحرائق، والسلامة الخ
8. تنظيم إجراءات التصرف في الأرشيف: بالنسبة للتحويل مستقبلا من مكاتب العمل الى المستودع يكون حسب جدول مدد الحفظ ليش عشوائيا ويكون باستعمال جداول تسمى جداول الحفظ. باللنسبة للاتلاف كذلك يكون حسب جدول مدد الحفظ وبعد مصادقة كافة الأطراف المعنية ويسجل محضر جلسة يسمى محضر اتلاف وثتئق عديمة القية، بالنسبة للحفظ كذلك، بالنسبة كذلك للإعارة يجب ضبطها من خلال جذاذات إعارة لتتبع مسار الملفات،
9. بالنسبة لجدول مدد الاستبقاء تقوم بمد كل مصلحة بالقواعد التي تهمها مع مقدمة تفس كيفية استخدامه,
10. إعداد دليل اجراءات أرشيفية تشرح فيه كل الإجراءات من تحويل واتلاف وإعارة وكيفة القيام بها,
11. يمكن في مرحلى متقدمة اعداد جدول للتصنيف يساهم في ضمان التمفصل المنطقي للرصيد ويكون اداة بحث ناجعة في المؤسسة تساعد في تنظيم الوثئاق الأرشيفية بالمكاتب وتكون أداة بحث ناجعة,
12. في مرحلة متقدمة يمكنك التفكير في الحوسبة سواءا إرساء نظام مرجعي أو الكتروني.
هذا المخطط هو غير مفصل ويحتاج الدخول في كل نقطة الى إسالة الكثير من الحبر، لكن أرجو من الله أن أكون قد أفدتك. والسلام

اولا : رد الاستاذ الفاضل عبدالكريم
 

سيدي الفاضل
اود ان اشكرك في البداية على تجاوبكم
وكنت اود ان اكون في شرف استقبالكم في القاهرة لولا انني علمت متأخرا من سياتكم ....... فقد يكون الامر قد اجل.
* في الحقيقة انه ليست هناك مجموعات مبعثرة وليس هناك الا قاعة واحدة حوالي 100 متر مربع بها الارفف والحوامل المعدنية المجهزة للملفات كما انه لايوجد في النية تطبيق الدراسات الاكاديمية المطبقة على نظم ادارة الوثائق الجارية والارشيف الوسيط والارشيف المتعارف عليها في الارشيفات الدولية والتي تستند الي عمليات الجدولة من اعداد جداول الحفظ اوالاستبقاء والفرز والجرد وغيره
* لانها في الاساس مؤسسة خاصة وغير خاضعة للاساليب المتعارف عليها طبقا للقواعد والمعايير الدولية
* كما ان الفكر العام عن الارشيف ليس فقط في مصر بل العالم العربي مازال دون المطلوب فالمؤسسة غير مستعدة للتطبيق المكلف جدا لكنها قد توفر كافة الامكانيات لمكان واحد مخصص ومجهز باحدث الادوات
* ولان المؤسسة في المقام الاول يهمها الحفاظ الكامل لكل الملفات والوثائق في مكان واحد ولاكبر قدر من الزمان يعني عمليات الجرد والفرز تتاخر كثيرا جدا قد تصل الى 15 سنة
* اما دار الوثائق القومية بمصر فانا اعمل بها وهي مقر عملي الاصلي ايضا وهي لا ولن تفيدني في اي شئ من الناحية العملية لان معايير الضبط المستخدمة ونظم الحفظ والاتاحة تختلف تماما كليا وجزئيا عن تلك المؤسسة العريضة
* سيدي الفاضل كل مادرسناه في الوثائق سواء في مرحلة الجامعة او مابعد الدراسات العليا تبتعد تماما عن الواقع وللاسف امتدد الامر الى القطاع الخاص
على كل حال واختصارا عليكم
فقد قمنا بتجهيز المكان وترتيب الملفات وتنظيمها وفق التسلسل الموضوعي بالادارات ونحاول ان نرسم خطة ترقيم تربط كل الملفات في تسلسل منطقي مفتوح قابل للتراكم وقابل للتحديث ويوافق احتياجات القطاع الخاص
تحياتي وشكري

ابوعمرو

صحيح أن وضع الأرشيف متردي في العالم العربي ومهمل، وإن كان أفضل في القطاع الحكومي بفعل التشريعات والقوانين من القطاع الخاص الذي ليس مطالب بتطبيق التشريعات الأرشيفية, إلا أن الأرشيف سواءا كان في القطاع الخاص أو الحكومي يعتبر حجر الزاوية فهو نتيجة لنشاط معين تزداد قيمته كلما ضاع ملف أو وثيقة مهمة مرتبطة بإثبات حق.
والعديد من المؤسسات قامت بتنظيم أرشيفاتها عقب حوادث مماثلة. ورغم أن القطاع الخاص غير ملزم بالقوانين إلا انه ملزم بفعل الربح المادي ومصالحه بتنظيم أرشيفه لتيسير أموره الادارية والمالية والقانونية وضمان حقوقه وحقوق الأطراف المتعاملة معه. وهنا يتنزل دور الأرشيفي في إقناع المؤسسة بضرورة تنظيم أرشيفاتها ليس في المرحلة الوسيطة والنهائية فحسب بل يجب أن يعمل على إنشاء نظام متكامل يحتوي كافة الإجراءات والأدوات حتى يستطيع الرفع من أداء المؤسسة.
مهما كانت نوعية المنشأة حكومية أو خاصة ذات صبغة إدارية أو تجارية تكون الوثائق هي نتيجة نشاطاتها المتعددة، ولن تستطيع ممارسة نشاطها إلا بالوثائق، ولن تحمي حقوقها إلا بالوثائق، ولن تستطيع التطور إلا بالوثائق والمعلومات.
أعرف العديد من المؤسسات الخاصة في تونس التي رأت في تنظيم الأرشيف واجب وركن أساسي من أركان تأهيل الإدارة فدفعت الملايين مقابل إرساء نظام متكامل عقلاني للتصرف في وثائق ومعلومات المؤسسة.

سيدي انا لا اخالفك الرأي لكني اوضح انه هناك فارق كبير بين الارشيف في المصالح والمؤسسات الحكومية وبين الارشيف في مؤسسات القطاع الخاص
فالثانية قد تولي اهتمام اكبر في حفظ واسترجاع المعلومات من الوثائق اما الاولي قلا تهتم حتى بالوثائق نفسها
تحياتي
ابوعمرو

تعريف دار لارشيف

اريد المساعدة بخصوص تنظيم الارشيف البلدي من الاول الى الاخر وماهي الطرق للوصول الى ارشيف منظم