الفرق بين حفظ الأرشيف وفهرسته
المصدر/عبد الكريم بجاجة
من الواجب علينا أن ندرك أن قواعد علم الأرشيف تختلف تمامًا عن قواعد علم المكتبات، وهذا لعدة أسباب وأهمها:
1-تنتج الكتب و غيرها من المطبوعات (دوريات إعلامية، و مجلات علمية، ودراسات) لغاية عرضها للقراءة العامة؛ ومن هذا المنطلق، تتعرض المطبوعات إلى مواضيع معينة ومختارة، وترتب وتصنف حسب المواضيع لتسهيل مهام الباحثين.
2-أما الأرشيف، يُنتج تلقائيًا لغاية ممارسة نشاط ما دون أخذ بعين الاعتبار انشغالات الباحثين في المستقبل. لذا، يرتب الأرشيف ويصنف حسب نظام الإدارة المنتجة وانشغالاتها، ويجب احترام هذا الترتيب والتصنيف الوظيفي لكي تحفظ الوثائق فائدتها، وفهمها كمجموعة متكاملة كما ذكرناه من قبل.
3-عند فهرسة الوثائق لغاية البحث العلمي، يلخص الأرشيفي محتوى الوثائق حسب المعاير الدولية التي ذكرناها. وكل الفهارس الأرشيفية تتيح في آخرها قائمة من المفردات الأساسية، مرتبة أبجديًا، لتسهيل عمل الباحث. كما يمكن للأرشيفي أن يطور عمل الفهرسة بإنجاز دليل موضوعي يجمع فيه المعلومات عن كل الملفات التي تتعلق بموضوع ما، والمحفوظة عبر الأرصدة الأرشيفية. ولكن، لا يقوم الأرشيفي في أي حال من الأحوال بتكسير الأرصدة وتشتيتها حسب “المواضيع“.
4-أما الأرشيف الإلكتروني، لا يمكن تقسيمه وتوزيعه حسب المواضع أيضًا، ولكن يمكن الاستفادة منه عبر المفردات المختارة من الباحث أوالمقترحة من مركز الأرشيف. لما يتحصل الباحث على ملف ما عبر البحث الإلكتروني، يلاحظ أن هذا الملف عرض له ضمن السلسلة الحقيقية التي ينتمي إليها (أي المجموعة الأرشيفية المتكاملة)، وليس من ضمن سلسلة “موضوعية” مفبركة. وظهور هذا النوع الجديد من الوثائق، أي “الأرشيف الإلكتروني” سهل عمل الأرشيفيين في تقديم خدمات سريعة ومفيدة للباحثين دون التخلي على المبدأ الأساسي في علم الأرشيف: “احترام مصدر ووحدة المجموعة الأرشيفية“.
للمزيد حول الموضوع، أقترح على الجميع الرجوع إلى “دليل الأرشيف الإلكتروني” الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف، والذي قمت بتعريبه؛ تجدونه في موقع المجلس الدولي للأرشيف:
إضغط هنا
وللفهم الجيد لطريقة الحصول عن الأرشيف عبر الانترنيت، دون أن تكسر المجموعات الأرشيفية الأصلية، أوجهك نحو موقع الأرشيف الوطني البريطاني تحت العنوان التالي:
http://www.nationalarchives.gov.uk/
وبصفة عامة، يمكنك البحث في الأرشيف الدولي عبر أي محرك بحث (Google-Yahoo) باستخدام أي مصطلح أو كلمة تهمك، والنتيجة تكون ثرية دون شك، ولكن سوف تلاحظ أن كل الملفات التي تعرض لك، عن طريق محرك البحث، تنتمي إلى مجموعات أرشيفية متكاملة دون تشتيتها.
في الختام، يجب علينا أن نفرق بين ضرورة حفظ الأرشيف حسب نظامه الأصلي دون تشتيته، وضرورة فهرسته حسب متطلبات البحث العلمي، خاصة بالطرق الإلكترونية.