تحصلت على منصب أرشيفي....بماذا ستبدأ؟
نجحتَ في المسابقة أو المقابلة أو أُخترت من بين الكثيرين لشغل منصب أرشيفي، أو أقول: فزت بالمنصب... هذا ماكنت تصبو إليه منذ تخرجك، أليس كذلك؟
التحقت بالمؤسسة، و أخذك المسؤول إلى مكان عملك، فُتح الباب الذي كان مغلقا بإحكام ، فإذا بكم من الوثائق المتناثرة تقابلك ،ورفوف معدنية موضوع فوقها وثائق مختلفة بدون أي تنظيم و علب أرشيف مهترئة.
في تلك الزاوية على جانبك الأيمن آلة كاتبة و كراسي و أمور أخرى هيئتها تدل على أنها لا تصلح للاستعمال. على جانبك الأيسر رفوف خشبية مكدسة بالمطبوعات الفارغة هيئتها تدل على أنها قديمة و لا تستعمل. الغبار يملأ المكان و كأن أحدهم نثره. أعطاك المسؤول المفاتيح وذهب.
أنت واقف وبداخلك كم هائل من الافكار المتضاربة، تتلخص كلها في جملة واحدة "لن أعود إلى هذه المؤسسة "، أليس كذلك؟..... لكنك لن تفعلها.
إذا بماذا وكيف تبدأ، كيف تؤسس لمصلحة أرشيف موجودة بالنص التشريعي و غائبة في الملموس؟
1- قناعات لابد منها:
أنت الآن تؤسس لمصلحة لها مهامها، و ليس لمعالجة أرصدة موجودة بمخزن، و بالتالى فأنت تحتاج لمفكرة و قلم و معلومات و تخطيط و برنامج عمل محدد بزمن معين.
ستجد الكثير من المشاكل، ليس لأنك غير كفؤ أو لأن الأرشيفي و الأرشيف ليسا لهما قيمة أو المسؤولون لا يهتمون بالأرشيف أو...أو... و ما شبه ذلك. ببساطة لأنه ليس لديك معلومات عن شيء لم تمارسه بعد و لم تعرف عنه الكثير أثناء تكوينك، ولعدم تحكمنا بعدُ ميدانيا بمجال الأرشيف.
بعد عامين أو ثلاث من العمل الجاد، ستجد أنه تكوّن لديك رصيد من المعلومات تعتمد عليه، و قد تعطيه للأخرين للإستفادة منه.
2- إجراءات أولية لابد منها:
- جمع جميع النصوص التشريعية و التنظيمية الخاصة بتسيير الأرشيف، حيث من خلالها تتكون لدى الأرشيفي الخبرة التطبيقية، وأهمها مبدئيا:
- القانون المتعلق بالأرشيف الوطني.
- المنشور أو المناشير المتعلقة بتسيير الأرشيف الإداري.
- المنشور أو المناشير المتعلقة بحذف الوثائق.
- المنشور أو المناشير المتعلقة بالأرشيف التاريخي.
- المنشور أو المناشير المتعلقة بمحلات الأرشيف.
- المنشور أو المناشير المتعلق بظروف عمل الأرشيفي.
- فتح مفكرة تُجمع فيها جميع أرقام هواتف و عناوين (وإلكترونية أيضا) الهيئات التي لها علاقة بالأرشيف، و خاصة الهيئة الأولى على مستوى الدولة المكلفة بالأرشف، و الأشخاص المتخصصين في ميدان الأرشيف، المبتدئين و ذوي الخبرة. (فالمبتدئ يفكر معك و ذو الخبرة يوجهك).
- التسجيل في المنتديات أو مواقع تفاعلية أخرى الموجودة بالأنترنت، والمتخصصة في الأرشيف أو علم المكتبات و التوثيق، و زيارتها بصفة دورية، و المساهمة فيها، فهذا سوف يعطي للأرشيفي دعما معنويا، و يختصر له الطريق في الحصول على المعلومات.
و بهذا يتكوّن لدى للأرشيفي محيط خاص به، يساعده على تنمية نفسه و عمله بإستمرار، إضافة إلى محيط مؤسسته.
3- التعرف على المؤسسة:
يتم ذلك ب:
- زيارة كل مصالح المؤسسة لأخذ معلومات عن مهامها، و نشاطاتها، و نوعية الوثائق ، و كيفية تكوّنها، وترتيبها، و هل يوجد مخطط ترتيب رسمي معتمد أو كلٌ يرتب حسب اجتهاده.
- الإلمام بكل النصوص التشريعية و التنظيمية الخاصة بالمؤسسة لمعرفة الهيكل التنظيمي ومهام و نشاطات المؤسسة و التغييرات التي أحدثت على المصالح منذ إنشاءها.
بمعرفتك لكل هذه المعلومات تستطيع معالجة الأرشيف بدون عوائق، و توفير المعلومات التي تحتاجها مؤسستك في اتخاذ قراراتها.
4- تنظيم المخزن بصفة مبدئية:
- طلب موظفين للمساعدة في إخراج كل ما ليس له علاقة بالأرشيف من المخزن.
-طلب عمال التنظيف لنزع الغبار أو مؤسسة خاصة بالتطهير.
-إنقاذ الأرشيف الموضوع أرضا (أنظر مقال "معالجة الأرشيف المتراكم و إعداد وسيلة البحث").
مراجعة المناشير الخاصة بمحلات الأرشيف لترتيب المخزن وفق المعايير المتفق عليها قدر المستطاع.
5- إعداد وســـائل العمــــل
- اعداد محضر الجرد، حيث يعتبر أول وسيلة بحث داخلية تعرّف الأرشيفي بصفة عامة عن محتوى الأرصدة، كما يعطيه معلومات عن كل ما هو موجود بالمخزن.
- إعداد مطبوعات خاصة بعمليتي الدفع و الاطلاع، و كذا اعداد سجل لكل عملية ، يدعى كل منهما على التوالي سجل الدفع و سجل الاطلاع.
- إعداد مذكرة بعنوان " تسيير الأرشيف " توقع من طرف المسؤول الأول للمؤسسة، توزع على كل المصالح، لتحضيرها معنويا قبل بدء عمليات الدفع، مع شرح كيفية اجراء كل من عمليتي الدفع و الإطلاع ،و الاستدلال بالنصوص التشريعية و التنظيمية، حيث أن الطابع الإلزامي لعملية الدفع يساعد على تقبلها و تطبيقها.
تحتوى المذكرة على ما يلي :
1- تعريف الأرشيف
2- الأعمار الثلاث للأرشيف
3- تعريف الدفع و جدول الدفع
4- وصف جدول الدفع و كيفية ملئه
5- كيفية الإطلاع على الأرشيف المدفوع
ترفق هذه المذكرة بمطبوع جدول الدفع.
إن هذه الخطوات تساعد على إرساء تقاليد خاصة بالدفع والاطلاع داخل المؤسسة و التي قد تستغرق وقتا رغم وجود النص التشريعي.
هذه أولى الأمور التي يبدأ بها الأرشيفي قبل بداية التخطيط لكل من عمليتي إعداد القائمة الشاملة للوثائق (جدول الحفظ أو جدول تسيير الوثائق) و مخطط ترتيب الوثائق، وكذا التأليه الجزئية أو الكلية لمصلحة الأرشيف.
|