[عبدالكريم بجاجة]

إطلاق مشروع تحديث أرشيف وزارة الخارجية

http://ncdr.ae/ncdr/arabic/

(مقال منقول من موقع المركز الوطني للوثائق والبحوث)

26 يوليو 2011
وفق أحدث المعايير والمواصفات الدولية و 16 شهرا للإنجاز إطلاق مشروع تحديث أرشيف وزارة الخارجية
أطــلـقت وزارة الخـارجـيـة بالتــعـاون مع المركز الوطـنـي للـوثـائـق والبـحـوث أمس "مـشـروع تـحـديــث أرشـيـف الـوزارة" مـن خلال تـطـبــيـق نـظـام إدارة المـحتـوى الإلـكتروني.
يهـدف المــشروع الى تنـظيـم وتـحديـث أرشـيـف وزارة الـخارجـية وتأســيـس أرشيــف ورقـي والإلـكترونيـة متطور يقـوم على حـفـظ الـوثائـق وأرشـفتها وفـق احـدث الأسـاليـب المتـبعة عالميـا.
وقال الدكتور ســعيد الظــاهري مستشار نظم المعلومات في وزارة الـخارجية إن الـمشروع يهدف الى تـــلبية متطلبـات الـقـانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008 الذي اصــدره صاحب السمو الشـيـخ خــليفـة بن زايـــد ال نـهيان رئـيـس الـدولة، حـفـظـة الله، وحـث من خـلاله على حفـظ وثـائق الدولـة وأرشفتهــا.
أكد أن المشروع يعتبر من أحد مشاريع برنامج إعادة الهيكلة وخطة الوزارة الاستراتيجية للتحول الإلكتروني التي تحظى باهتمام ومتابعة الجهاز الرئاسي في الوزارة، وعلى رأسهم سمو الشيخ عبدالله بن زايد ال نهيان وزير الخارجية.
أشار الظاهري الى أنها فرصة حقيقية لتحظى وزارة الخارجية بأرشيف متكامل يتم إنشاؤه وفق أحدث المعايير والمقاييس والمواصفات الدولية مما يضمن للوزارة حفظ وثائقها من التلف أو الضياع في مختلف مراحل عمر الوثيقة.
ولفت الدكتور الظاهري الى أهمية أرشيف وزارة الخارجية ومحتوياته في عمل الوزارة، مبينا منزلة الارشيف بالنسبة لصانع القرار وأهميته لتوثيق الوقائع التاريخية للدولة وتوثيق موقع دولة الامارات بين دول العالم وعلاقاتها المميزة مع جميع البلدان الشقيقة والصديقة.
وأشار الدكتور الظاهري بالدور الذي يقوم به المركز الوطني للوثائق والبحوث والقائمون عليه برئاسة سمو الشيخ منصور بن زايد ال نهيان في حفظ ذاكرة الوطن وبالتعاون الذي يبديه المركز في هذا المجال.
من جانبه أعرب ماجد المهيري مدير عام المركز بالإنابة عن سعادته بالتعاون مع وزارة الخارجية في هذا المشروع الرائد الذي يعد من اهم مبادرات المركز في حفظ وأرشفة الوثائق ذات الاهمية الكبرى في تاريخ دولة الامارات العربية المتحدة وعلاقاتها بمختلف دول العالم، مؤكدا أن الارشيف الواعد الذي يعمل المركز على إنشائه في وزارة الخارجية سوف يكون ملاذا متطورا للوثيقة بشكليها الورقي والإلكتروني، وسوف يقام وفق أسس ومعايير متطورة فضلا عن أنه يبشر بأنه سيكون معينا مهما لمتخذي القرار في الوزارة وللباحثين والدارسين في ميادين كثيرة أبرزها العلاقات الدولية.
يتضمن المشروع الذي يستغرق إنجازه (16) شهرا عددا من المهام أبرزها.. إعداد السياسات والإرشادات العامة لإدارة السجلات وتوريد وتركيب نظام متطور لإدارة المحتوى الإلكتروني و ميكنة مراسلات الوزارة ومحاضر الاجتماعات وعمل اللجان المشتركة وإنشاء قسم الارشيف المركزي وتنظيم وترتيب وفرز الأرشيف الورقي التاريخي للوزارة وتحويلة الى رقمية وفهرسته وتطبيق نظام إدارة السجلات، وبناء نظام الأرشيف الإلكتروني وتدريب الموظفين عليه.
يقوم المركز الوطني للوثائق والبحوث بتنفيذ هذا المشروع والإشراف عليه من طرف الخبراء في الأرشفة الإلكترونية وإدارة المشاريع وإدارة الجودة. (وام)