توجيهات إلى الدوائر الحكومية.
المركز الوطني للوثائق والبحوث يتبع أحدث المعايير الدولية في تنظيم أرشيفات الدولة
26 سبتمبر 2013
أكد المركز الوطني للوثائق والبحوث أهمية تنفيذ توصياته الخاصة بتنظيم أرشيفات الدولة الرسمية واتباع أفضل المعايير الدولية لدى تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية.
ويهدف المركز بصفته القائم بدور الأرشيف الوطني للدولة إلى تجميع الوثائق والإشراف على حفظها وأرشفتها وفق الأصول العلمية في الأرشفة؛ بقصد الاستفادة منها بما يحقق المصلحة العامة، ويسهم في نشر الوعي الثقافي والتاريخي، بالإضافة إلى إتاحة مجالات البحث أمام الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها مع إتاحة المعلومة لمتخذي القرار بالدولة.
وفي إطار تنظيم الأرشيفات نظم المركز ثلاث حلقات من الدورة التدريبية "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية"، بالإضافة إلى ندوة " اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم (7) وتنظيم الأرشيف الحكومي"، وذلك ضمن برنامج تدريبي يهدف إلى تدريب موظفي الأرشيفات في الجهات الحكومية على فنيات الأرشيف شملت عدداً كبيراً من الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية، ولا يزال العمل جارياً من أجل مزيد من الانتشار ووضع الخطة التدريبية لمستويات أكثر تقدماً. ويرتكز عمل المركز الوطني للوثائق والبحوث وهو يقوم بتنظيم الأرشيفات وإدارة السجلات على ما حددته المواصفة العالمية ISO 15489 والتي يتبناها المركز، وتختصر المواصفة المذكورة النظام العصري لإدارة الوثائق بمختلف مراحلها، سواء كانت تقليدية أو إلكترونية.
ويضع المركز الوطني للوثائق والبحوث في قمة أولوياته الالتزام بمواد القانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008م ومواد لائحته التنفيذية وسياساتها، ويسعى على حفظ أهم الوثائق ذات القيمة التاريخية من جملة الوثائق المنتجة في المؤسسات الحكومية، وهي الوثائق التي لم تعد مستخدمة في الجهة الحكومية؛ إذ فقدت القيمة التي أنشئت من أجلها، لذا يتم تحويلها إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث لما فيها من قيمة تاريخية ولفائدتها في البحث العلمي والتاريخي. فيفهرسها ويحفظها بناء على معايير المجلس الدولي للأرشيف، ويوفر وصفاً واضحاً لفحواها؛ ما يكفل سهولة استرجاعها وإتاحتها للباحثين.
ويعنى المركز الوطني للوثائق والبحوث لدى زياراته لتنظيم الأرشيفات بتسليط الضوء على أهمية الوثائق. ومدة حفظها بناء على النصوص التشريعية والقانونية وحاجة العمل بها، وتحولها بعد ذلك إلى الإتلاف أو الحفظ كوثائق وطنية وتاريخية (محفوظات)، موضحاً المكان المناسب لها والمسؤولين عنها في كل مرحلة. ولما كانت الوثائق مورداً مميزاً من موارد المعلومات فإن المركز لا يدخر جهداً في تسخير أفضل المعايير والممارسات من أجل ترسيخ درجات مفهومة وقابلة للقياس بهدف التناسق والدقة والجودة في إدارة الوثائق وصيانتها وأمنها وسلامتها في المكاتب التي نشأت فيها، أو في قاعات الأرشيف.
ويقدم المركز - لدى تشخيصه الواقع الأرشيفي في الدوائر الحكومية- توصياته في العديد من التفاصيل مركزاً في أهمية الحذر من الأخطار الكبيرة كالخلل في الإنشاءات والتجهيزات، والحرائق، والفيضانات وما شابهها بوضع خطة التحضير لمواجهة الكوارث بوضع برنامج لتدريب الموظفين على كيفية التفاعل مع الكوارث، والإجراءات الاستعجالية اللازم اتخاذها في حالة الطوارئ، ووضع تعليمات وأدلة إرشادية عن كيفية التصرف في حال حدوث الكوارث، وتحديد المناطق ذات الأولوية للإنقاذ عبر خرائط البنايات والإنشاءات والتجهيزات التقنية، وتحديد التجهيزات والأدوات، والموارد البشرية المعنية في حالات الطوارئ، وتحديد خطة أولويات إنقاذ الأرشيف المتضرر بعد الكوارث. ويؤكد المركز أهمية المراقبة اليومية، وتجهيز قاعات الأرشيف بمعدات غير قابلة للحريق، وأن تكون الرفوف والأبواب معدنية، وبأجهزة الإنذار المبكر، ومواد الإطفاء، والأخذ بعين الاعتبار سلامة التمديدات الكهربائية.
ويضع المركز في حساباته تشخيص الظروف البيئية من أجل حماية الوثائق من الحرارة والرطوبة والحشرات؛ فيحدد درجات الحرارة، وقوة الضوء وسطوعه، ووقايتها من الغبار والرمال والملوثات بتصفية الهواء والتنظيف الدوري، والتعقيم للتخلص من العفن والفطريات التي تتيح للجراثيم فرصة التكاثر والنمو، فتنشط بين أوراق الوثائق القديمة في قاعات الأرشيف، والانتباه إلى المنافذ التي قد تتسلل منها. ويوجه المركز الأرشيفات التي يزورها إلى اختيار علب حفظ الوثائق بشكل صحيح فينصح بأن تكون مصنوعة من الورق المقوّى ويمكن إغلاقها بإحكام، وحفظ الصور الفوتوغرافية، والخرائط، والمخططات في خزانات خاصة، ويوصي بحفظ الأفلام والصور المتحركة والأشرطة الممغنطة في علب بلاستيكية، وحفظ الوثائق الإلكترونية باستخدام الأقراص ذات الجودة العالية والعمر الطويل وإيداعها في قاعات وخزائن مخصصة لكل نوع من أوعية الأرشيف بتوفير درجة الحرارة وكمية الرطوبة مناسبة.
ويقوم المركز بأكثر من زيارة لكل أرشيف، فالزيارة الأولى يتم تشخيص الوضع في الأرشيف، ثم يعود لتقديم التقرير الخاص بالتشخيص، ويبقى المركز في اتصال مع الدوائر الحكومية ليتابع التعديلات التي تمت على الأرشيف، وتعدد الزيارات وتكرارها أثمر كثيراً فنهض وارتقى بكثير من الأرشيفات التي كانت تعاني الهدر والتسريب والإهمال لتصبح من أكثر الأرشيفات تنظيماً، ونموذجاً يحتذى به.
وينطلق المركز الوطني للوثائق والبحوث في أداء مهامه التي تصب في صالح حفظ ذاكرة الوطن من رؤيته التي تتجسد في تقديم خدمات أرشيفية وبحثية مميزة، وهو يحرص على إبراز أهمية حفظ التراث الأرشيفي للدولة في الماضي والحاضر للأجيال القادمة، لما فيه من ملفات تتضمن وثائق هامة تعدّ مصادر أساسية لتدوين ذاكرة الوطن، وهو يؤكد أن كل مؤسسة في دولة الإمارات العربية المتحدة شريك أساسي في حفظ وثائق الوطن، وذلك إيماناً منه بأن ذاكرة الوطن وتاريخه وتراثه أمانة في أعناق الجميع.
|