[عبدالكريم بجاجة]

أسئلة عن طريق البريد الإلكتروني الخاص بلجنة أرشيف المؤسسات الحكومية بالمركز الوطني للوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
( ask@ncdr.ae)

1.السؤال الأول من طرف السيد الأطرش الشافعي:

Mardi 10 Mars 2009 18h31mn 46s
De: "latreche echafii" <bara205@yahoo.fr>
&Agrave;: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Re : سؤال

بارك اله فيك يا دكتور على الإجابة عن السؤال.
فقط عندي سؤال ثاني وهو :كيفية إعداد جداول الدفع + كيفية القيام بفهرسة الأرشيف بعد معالجته؛ أي أنني أريد طريقة بسيطة في الفهرسة، أي فهرسة الوثائق الأرشيفية؛ وشكرا.


2.السؤال الثاني من طرف السيد كمال:
السلام عليكم ورحمة الله و بركاته معكم الأخ كمال وثائقي أمين محفوظات بمديرية ..... من ولاية .... الجزائر، أما بعد؛
سؤالي هو: أريد بعض الطرق المستعملة في فهرسة الوثائق الأرشيفية كذلك ما هي أنواع السجلات التي استخدمها في التعريف بالأرشيف و المعلومات الموجودة في هده السجلات لأنني توظفت مؤخرا كأرشيفي أرجو أن توجهوني في كيفية معاجلة الأرشيف طبقا للقواعد المتعارف عليها وشكر الله لكم وجعل عملكم هدا في ميزان حسناتكم.


الجواب للأسئلة 1 و 2::
تحية طيبة و بعد؛
أ- حول موضوع فهرسة الأرشيف: لقد نشرنا في "منتديات اليسير" طريقة الوصف الأرشيفي حسب المقياس الدولي "ISAD-G"؛ سوف تجده في الركن التالي من المنتدى:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9517

و نضيف إلى هذا المقياس الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف بعض النصائح في مجال فهرسة الأرشيف:
تتم معالجة الأرشيف و فهرسته في مرحلتين:

-1- المعالجة الإدارية للأرشيف في المكاتب أي في مكان إنتاجها، و هذا العمل يقوم به عادة الموظف الذي أنتج الأرشيف: تصنيف الأرشيف حسب النظام الإداري (Organigramme)، و ترتيبه و فهرسته حسب طريقة استعماله: بالحروف الأبجدية، أو بالتاريخ، أو بالأرقام، أو بالمناطق الجغرافية، أو بتركيبة من هذه المناهج، أو إذا أقتضى الأمر بالمواضيع (بالنسبة لأرشيف أصحاب القرار الذين يتدخلون في جميع الملفات بحكم مسؤولياتهم: مثل ديوان الوزير.
في حالة ما إذا لم يعالج الأرشيف في هذا المستوى، سوف يصبح عبارة على رصيد أرشيف مبعثر و متراكم في إحدى دهاليز الإدارة، و سوف ترث مؤسسة الأرشيف الوطني من مشاكل الأرشيف الفوضوي.

-2- ثم تأتي مرحلة المعالجة العلمية للأرشيف بغرض إتاحتها للباحثين؛ و هنا تختلف المنهجية بحيث يجب تحويل أرشيف إداري، مع احتفاظ محيط نظام إنتاجه، إلى رصيد أرشيف تاريخي بإدخال سلسلة من العمليات: التقييم، الفرز، الترتيب، الترقيم، التصنيف، و في الختام تحرير أدوات البحث لفائدة الباحثين. أما بالنسبة لمعالجة الأرشيف المبعثر من طرف أرشيفيين لم يكون على علم بطريقة تنظيمه الإداري الأولي، سوف يفرض عليهم محاولة إعادة تشكيله حسب النظام الإداري، قبل إخضاعه لسلسلة العمليات التي ذكرناها.

و في جميع عمليات فهرسة الأرشيف، يجب ذكر أهم العناصر التي تعرف بمحتوى الملفت:
- رقم الملف أو العلبة.
- موضوع أو محتوى الملف في سطر أو سطرين بإبراز الكلمات المفتاحية التي تساعد في البحث عن الأرشيف.
- المنطقة الجغرافية المعنية إذا وجدت، أي إذا يخص الملف مكان معين و ليس غيره.
- التاريخ الأدنى و الأقصى للوثائق المكونة للملف أو العلبة.
- ملاحظات حول أهمية الملف إذا أمكن ذلك.
مثال:
- رقم الملف: 1.
- الموضوع: قرارات إدارية صادرة عن الحاكم.
- المنطقة: عمالة قسنطينة.
- 1950-1962.
- نشرت كل القرارات في الجريدة الرسمية المحلية.

ب- حول موضوع جدول دفع الأرشيف: سوف تجد نموذج عن جدول دفع (أو تحويل) الأرشيف في الدراسة التالية التي نشرناها في الركن التالي من منتديات اليسير:
الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة: الواقع و الآفاق
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9544

و نظرًا لكون جدول الأرشيف لم ينشر حسب تصوره الأصلي لأسباب فنية خارجة عن إرادة مسيري المنتدى، لا حرج أن نرسله لكم في وجههي الحقيقي:

جدول تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان:
عند القيام بعملية التحويل للأرشيف من مكان إنتاجه و حفظه الأصلي إلي مكان ثانٍ (داخل الإدارة أو خارجها)، يشترط تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه). نموذج عن جدول تحويل:
• الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):..............................
o مصدر الأرشيف:........................................
o نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
o التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
o عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات ):...........
o الترقيم: من.................. إلى ......................
o تاريخ التحويل:.......................................... .
• الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):.................................
o عدد العلب المستقبلة:...................................
o رقم التسجيل للدفعة:........................................
o التصنيف أو الترتيب:......................................
o تاريخ الاستلام:......................................... .....
• التوقيعات =
o توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
o التــاريخ:........ التــاريخ:...........
o الإمضاء:……….. الإمضاء:.............


• تفاصيل الأرشيف المحوَّل ( الصفحة الثانية للجدول ):

رقم العلبة***الموضوع***المنطقة***التاريخ***مدة الحفظ***ملاحظة



3.السؤال الثالث من طرف السيد رشيد يحياوي:

Dimanche 15 Mars 2009 21h57mn 21s
De: "rashid yahiaoui" <yahiaoui55@9.cn>
&Agrave;: badjadja99@yahoo.fr

السلام عليكم

السلام عليكم أستاذنا الكريم عبد الكريم بجاجة؛
أنا الطالب يحياوي عبد الرشيد من الجزائر.
أستاذي الكريم مشكور على كل جهد تقوم به في مجال علم المكتبات والمعلومات فهذا لشرف لنا ولكل العرب ان يكون لدينا أستاذ مثلك.
أستاذي، عندي بعض الطلبات والمتمثلة في تدعيمي بعض المقالات أو المعلومات في المواضيع التالية ودورها في العمليات الأرشيفية :
• البرمجية "navimage".
• الأرشيف التاريخي و كل المعلومات التي تتعلق به.
• الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشفة.
• "إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية " وفيما يخص هذا الموضوع فلقد اطلعت على الاميلات- الرسائل- التي أرسلتها إليك الطالبة دينا عبد اللطيف من الإمارات؛ فأتمنى أن تتيح لي الفرصة للاطلاع على عملها.
وفي الأخير أستاذي تقبل مني فائق الشكر والاحترام.
و الشكر لك قبل كل شيء ودائما فأنت مفخرة كل الجزائريين.


الجواب للسيد رشيد يحياوي:
• البرمجية "navimage"= يدخل هذا السؤال في مجال تقنية المعلومات، بحيث يتعلق بمعالجة الصور و الصوت مهما كان مصدرها، أرشيف، أو مكتبات،...

• الأرشيف التاريخي = سوف تجد في منتديات اليسير ركنًا خاصًا بهذا الموضوع من اقتراح الزميلة سعاد بن شعيرة: http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=17399

• الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف: نتأسف لغلق الموقع الخاص به، و الذي كان يسيره المركز الوطني للوثائق و البحوث من أبوظبي. عليك زيارة موقع المجلس الدولي للأرشيف للحصول على بعض المعلومات الخاصة بالفرع العربي:
http://www.ica.org/fr/node/164?filter1[]=9#ica-infobox-1

• "إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية ": يمكنكم مراسلة الأخت دينا عبد اللطيف عبر منتديات اليسير، و ليس لها بريدًً خاصًا:
و أذكركم بالجواب الذي قدمته لها حول موضوع الجودة في المؤسسات الأرشيفية:

فيما يخص موضوعكم: "الميتاداتا/ الجودة الشاملة في المعلومات"، أو بالضبط "إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية"، لا أرى أي مصدر بشأنه مساعدتكم في معالجة الموضوع، ما عدا المصادر التي ذكرتها من قبل في ورقتي المنشورة في منتدى الوثائق و المخطوطات، صفحة 5: "دراسة أرشيفية 2: الأرشيف في فجر الألفية الثالثة، من الثروة العربية إلى الثورة الإلكترونية"http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9545

ذكرت في هذه الورقة أهم المقاييس التي تُطبق في مجال الأرشيف؛ خاصة المقياس أيزو 15489* المتعلق بإدارة الأرشيف الجاري و الوسيط و يخصص فقرة لمراقبة الجودة، و المقياس الدولي الخاص بوصف البيانات (Metadata) المتعلقة بالأرشيف الإلكتروني**. كما أوجهكم إلى مقياس خاص بمراقبة الجودة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل***.

* http://www.iso.org/iso/fr/iso_catalo...csnumber=31908
** The Dublin Core Metadata initiative http://dublincore.org/
*** http://www.adbs.fr/site/publications..._ref/MoReq.pdf

أما المقياس العالمي الوحيد الخاص بمراقبة الجودة بصفة عامة، و جودة الإدارة بأي مؤسسة بصفة خاصة، هو أيزو 9000: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue..._standards.htm

يجب على حضرتكم تحديد طريقة خاصة بكم لتقييم الجودة في نطاق موضوعكم: "إدارة الجودة الشاملة في المؤسسات الأرشيفية"، و هذا انطلاقًا من المنهجية المقترحة في كل هذه المقاييس التي ذكرتها. هذا ما يمكن أن أقدمه لكم، و الله أعلم. عبدالكريم بجاجة.