خطوات الإنشاء :
1. استقال البيانات والمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة
2. ترميز الوثائق المراد أرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض
3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامج وأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزة اللازمة لإدخال هذه الوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال
4. حفظ الوثائق المؤرشفة في ملفات الأرشيف الإليكترونية .
5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب ، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل .
6. إصدار التقارير بصفة دورية عن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :
1. أنواع السجلات وتركيب الملفات التي تم التخزين عليها .
2. الوسائط المختلفة التي تستخدم لتخزين السجلات .
3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيب السجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عند الحاجة إليها .
4. طريقة تحديث البيانات المسجلة في الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أو حذف بعضها الآخر .
5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاء التي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق لترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عمليات التشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفة والسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذي يجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة .
6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصول على المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معين وبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقا لتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أن إنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أن يتطلب استثمارا هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ، إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها من وقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .
ملاحظات يجب مراعاتها عن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني [1]:
1. إن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراك المسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضح في أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقات المختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكون هناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كل ملف .
2. يجب أن يدرك المسئولون عن التصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخر من البيانات ثابتا تقريبا .
3. يجب المقارنة بين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافق بينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث
4. الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليها ووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة . وعند بحث التراكيب المختلفة يجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عند تحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .
5. يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أن تعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزين المختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أو بالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أي واسطة من وسائط التخزين . لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية في إعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارة إلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونة التي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .
6. عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليه تركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معها المكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التي تجري فيه . وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتب من إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلك يكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أو الاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفة مثل نظام (RECODEX)للمحفوظات في الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة في العالم.
7. يجب بعد ذلك تصنيف وتبويب الدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أن تترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعات التابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفة التي تكون الدليل ... وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .
من المرغوب فيه أن توضح البيانات المختلفة التي سوف يجري إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر على استمارة تصمم خصيصا لذلك .
[1] ج.مدبك ، عمر مكداشي:استخدام الكمبيوتر في الأرشيف ،ص109
|