[وصال المجد]

ورغم كل المميزات التي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجب معالجتها من هذه السلبيات :
1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه .
2- إمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.
3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .
4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .

ولعلاج مثل هذه السلبيات كان لا بد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني :
يجب تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، و قسم تكنولوجيا المعلومات (IT)، و قسم الأرشيف المعني بالحفظ في المدى الطويل. يحدد كل عضو من المتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصة بمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى:
- تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملة للأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديد مدة الحفظ للبيانات حسب حاجياتها.
- يتدخل قسم الأرشيف لتحديد الأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدى الطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيف الوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظ لضمان حماية البيانات الإلكترونية؛
- يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكن استخدامها في المعاملة اليومية، ثم للحفظ في المدى الطويل.
- سوف ينبثق من هذا الفريق المتكامل سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلك السياسة قابلة للإثراء حسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "من غير الممكن الاستفادة من البلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجي!"
لذا يجب تحديد سياسة تعتمد على أفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني لمدة عشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلى حلول تكنولوجية أخرى حسب التطور التكنولوجي.

سوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل على العناصر التالية:
أ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعدد أشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل من الأشكال.
ب‌- وفي هذا النطاق، يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)، وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الجهاز المركزي (SERVER)،مع تحويل يومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site) في كاسيت (DLT).
ج- وكل هذه الإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسة بعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات.
د- يجب القيام دوريا بتجديد (refreshing) و بهجرة البيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات، و تتطلب هذه العملية إدماج قضية الأجهزة و البرامج في سياسة هجرة البيانات الإلكترونية
ه- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البيانات الإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة (hardware) و البرامج (software)
و- بدون ما ننسى – في تحديد السياسة لحفظ الأرشيف- إمكانية استعمال تقنية الميكروفيلم الذي يبقى أفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثر من قرن)، شريطة القيام أيضا بالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراج البيانات الإلكترونية في شكل الميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجية؛
ي- يرجع لكل مؤسسة تحديد السياسة التي تناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عناية خاصة للأرشيف الإستراتيجي الذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، و قياسيا (ميكروفيلم)، و الاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالة المدنية و الملفات التقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيف الدولة...
في النهاية، انقل رأي الأرشيف الوطني الأمريكي حول أفضل شكل لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: " الشكل الثابت (persistent format) هو الشكل الذي يرتكز على استراتيجيه للحفظ تهدف إلى التقليل من أضرار الزوال التكنولوجي، و إلى التخفيض من التبعية اتجاه الأجهزة (hardware) و البرامج (software)، ليمكن في المستقبل استرجاع البيانات الإلكترونية و نسخها للحصول على وثائق صادقة".