[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

السلام عليكم و رحمة الله تعالى وبركاته
أريد أن أسأل عن كيفية جرد الوثائق في الأرشيف الوسيط هل يتم الجرد ورقة بورقة أم ملف بملف، بمعنى هل يتم منح لكل وثيقة رقم خاص بها في سجل الجرد أم أن الترقيم أو التشفير يكون فقط للملفات
شكرا لكم

تحية طيبة وبعد؛
في الواقع، يقوم الأرشيفي بجرد الأرشيف وثيقة بوثيقة في مرحلة تنظيم الأرشيف التاريخي، إذا كانت تلك الوثائق هامة جداً، وأهميتها تظهر في كل وثيقة. في هذه الحالة، يجب ترقيم الوثائق وحدة بعد وحدة مع ذكر رقم العلبة.
إذا، لا يجب القيام بجرد الأرشيف ورقة بعد ورقة في مرحلة الأرشيف الوسيط، بل يكفي تلخيص المحتوى علبة بعلبة أو مجموعة علب إذا كان المحتوى يتضمن معلومات متكررة مثل ملفات الموظفين حيث نكتفي بذكر اسم الموظف المعني لا غير.