[عبدالكريم بجاجة]

السؤال الأول:
أريد أن أسألك أستاذي الفاضل عن مصلحة الأرشيف في مؤسسة او إدارة عامة أو وزارة. هل من الممكن أن تكون تابعة للمدير مباشرة أم تابعة لمديرة أو مصلحة من المصالح؟ في رأيك ما هو الأفضل ؟
الجواب عن السؤال الأول:
يرجع للمؤسسة المعنية اختيار مكانة قسم الأرشيف في النظام الداخلي. وحسب رأيي؛ من الأفضل أن يتبع قسم الأرشيف إلى السؤول الأول للمؤسسة لسببين:
- يشمل النشاط الأرشيفي جميع إدارات المؤسسة.
- سوف يستفيد قسم الأرشيف من تنفيذ التوجيهات الأرشيفية إذا كانت صادرة تحت إمضاء المسؤول الأول للمؤسسة.


السؤال الثاني:
في حالة وجود أرشيف غير معالج و باشر أرشيفي جديد في المصلحة بالعمل فيه و بعد تمام عملية المعالجة و الجرد ما هي الاجراءات المعمول بها حتى يحمي الأرشيفي نفسه واثبات أن ما وجده في هذا الأرشيف هو كل شيء؟ و هذا في حالة ما ان كانت ربما وثائق مفقودة من قبل أن يتسلمه الأرشيفي هذا؟
الجواب عن السؤال الثاني:
يجب تصوير وضع الأرشيف المبعثر قبل الشروع في تنظيمه، وإرسال الصور إلى الإدارات المعنية وعلى رأسها المسؤول الأول للمؤسسة، لتكون الصور مصحوبة بتقرير يُوضح وضع الأرشيف غير المنظم، مع اقتراح زيارته قبل البدء في التنظيم.
وبعد الانتهاء من عملية تنظيم الأرشيف وجرده؛ إرسال القوائم إلى كل الإدارات المعنية مع الصور للوضع الجديد، و نسخة للمسؤول الأول على سبيل عرض حال.