[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة الارشيفية2

السلام عليكم يا أستادى الكريم وأشكرك على هده المعلومات المفيدة وأنا لدي سؤال يتعلق بعملية الارشفة الالكترونية ألا وهو كيف يمكننا تقييم فعالية هده العملية وعلى أي أساس وجزاكم الله خيرا

تحية طيبة و بعد؛
يتم تقييم الأرشفة الإلكترونية من الجانبين: الأرشيفي و التقني. يتدخل الأرشيفي قبل انطلاق عملية الأرشفة الإلكترونية لتحديد المستلزمات الأرشيفية التي يجب احترامها من طرف الجانب المكلف بالعمليات التقنية؛ و يوجد لهذا الغرض مقاييس عالمية مثل:

Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office E nvironments
http://www.ica.org/en/node/38972

Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq)
http://www.moreq2.eu/

و يرجع للجانب التقني مراقبة جودة عملية التصوير الرقمي عند انجازها مرحلة بعد مرحلة. ثم، يتدخل الأرشيفي من جديد في آخر المطاف لتقييم فعالية الأرشفة الإلكترونية حسب توجيهات دليل الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:

الوثــائـق الإلكتـرونيـــة: مرشـــد الأرشيــفيـيـن
تعريب: عبدالكريم بجاجة

http://www.ica.org/sites/default/fil...6%20ARAB_2.pdf

"يجب على نظام الإدارة الإلكترونية أن يؤمن حفظ وثائق أصيلة وثابتة ومتاحة عبر الزمن. إذا فرض على النظم الموجودة تلبية هذه المتطلبات، يجب وضع وظائف ملائمة لإدارة الوثائق طوال مدة حياتها." (صفحة 13)

" الثبوتية و الأصالة و السلامة مضمونة إذا:
- جُهِزَّ نظام الأرشفة بإجراءات الأمن الحديثة جدا.
- وفرت رقابة ثابتة للإتاحة.
- عرفت الوثائق برمز واحد، على الأقل في النظام.
- وفرت معطيات البيانات المعلومات المتعلقة بكل وثيقة خاصة، بمعنى من يفعل ماذا ومتى.
- أنشئت العناصر اللازمة لمعطيات البيانات حسب إجراءات آلية بقدر الإمكان.
- وفرت حماية للوثائق ومعطيات بياناتها ضد أي تغيير مستعجل.
- وصفت معطيات البيانات بدقة كل ما حصل للوثيقة منذ إنشائها.
- ضمنت معطيات البيانات الربط بين كل وثيقة والعملية التي أنشئت أثنائها، والربط مع الوثائق الأخرى أيضاً، بمعنى الوثائق المتعلقة بنفس القضية." (صفحة 34)