[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع و بعد؛
يسعدني إعلامكم بنشر دليل الأرشيف الإلكتروني باللغة العربية في موقع المجلس الدولي للأرشيف هذا الصباح فقط:

<http://www.ica.org>

لقد قمت بترجمة الدليل إنطلاقا من النسغة الفرنسية و بالتنسيق مع الأمانة العامة للمجلس الدولي للأرشيف بباريس. نشر الدليل تحت عنوان:"الوثائق الإلكترونية، مرشد الأرشيفيين". يهدف هذا الدليل إلى مساعدة كل المؤسسات الحكومية و الخاصة في وضع سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني و إتاحته و حفظه في المدى الطويل. إذا سمحتم، أنشر في موقع اليسير الجزء الأول من الدليل (المقدمة والمدخل)، و أضع تحت تصرفكم النص الكامل كوثيقة مرفقة. أتمنى أن نتبادل الأرى حول هذا الكتاب الهام الذي يحمل كل توجيهات و توصيات و إرشادات المجلس الدولي للأرشيف في مجال الأرشيف الإلكتروني. أطلب من حضرتكم جميعا بتزويدي بكل الملاحظات المناسبة و طرح أي سؤال يهدف إلى الفهم الدقيق لهذا المعقد و لكن المفيد؛ و شكرا على عنايتكم. عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.

الوثــائـق الإلكتـرونيـــة:
مرشـــد الأرشيــفيـيـن
المجلس الدولي للأرشيف
لجنة الأرشيف الجاري
في محيط إلكتروني

المؤلفين:
ANDREW McDONALD, KIMBERLY BARATA, MICHAEL WETTENGEL, MICHAEL MILLER, NIKLAUS BUTIKOFER,
KEVIN ASHILEY, IVAR FONNES

دراسة رقم 16،أبريل 2005


ترجمة النص من الفرنسية إلى العربية: عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، وزارة شؤون الرئاسة، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.
(Translation in Arabic: Abdelkrim BADJADJA)

الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين (ICA- دراسة 16)
هذه الدراسة ثمرة عمل لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف (2000-2004).

التوزيع
ICA- دراسة 16 متوفرة مجاناً لكل أعضاء المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، ومتاحة للجميع في موقع إنترنت للمجلس الدولي للأرشيف.

حقوق المؤلف

© المجلس الدولي للأرشيف، 60 شارع فران بورجوى، 75003 باريس، فرنسا.

النسخ والترجمة
يسمح بالنسخ والترجمة لهذه ا لدراسة كلياً أو جزئياً شرط الالتزام بالحقوق المعنوية للمؤلفين.

ملاحظات عبدالكريم بجاجة، المترجم العربي:
لقد اعتمدتُ النسخة الفرنسية في الترجمة، و لكن مع مراجعة النص الأصلي بالإنجليزي في حالات الصعوبة بالفرنسي. من جهة أخرى، ترددت في هذه الدراسة بعض المصطلحات الخاصة بعلم الأرشيف، و فضلنا تعريبها كما يليأنظر الوثيقة المرفقة).
كما رافقنا عدة مصطلحات عربية مع المصطلحات الأصلية بالإنجليزية. في الختام أقدم شكري إلى السيد د. عبد الله محمد عبد الكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث على تشجيعه و ثقته، و إلى ألأستاذ عبد الباقي أحمد، محقق بمركز الوثائق و البحوث، على مساعدته الثمينة في مراجعة الصيغة العربية، كما أشكر زميلي صوفيان بوحرات، خبير الأرشيف ببلدية دبي، على مساعدته في ترجمة السبع صفحات الأولى من الفصل السادس لهذه الدراسة.
أبوظبي في 12 يوليو 2006، عبد الكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.

المقدمــــــة
نشر المجلس الدولي للأرشيف سنة 1997 "الدليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من منظور علم الأرشيف" -يسمى فيما يلي "الدليل"- وهو من انجاز لجنة الأرشيف الإلكتروني 1993-1996. يوفر الدليل المحيط لهذا الموجز: تعتمد عليه نظرتنا. و نوّه الدليل بأهمية الإنتاج المتزايد للأرشيف في الشكل الإلكتروني عبر العالم. لقد تزايد استعمال تكنولوجيا المعلومات في المعاملات التجارية، والخدمات في المؤسسات الخاصة وفي القطاع العام منذ تاريخ نشر الدليل؛ و وصل هذا الازدياد إلى حد القول "إن الوثائق المنتجة من قبل الكثير من المنظمات عبر العالم هي إلكترونية في الواقع".(1)

ينتُج عن تكاثر عدد الوثائق الإلكترونية في عمل المكاتب، بما فيها استخدام المحيطات في الشبكة، انشغال متزايد حول حفظها في المدى المتوسط والطويل. يجب الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات الأرشيفية عند تصميم الأنظمة لحفظ الوثائق الإلكترونية؛ وتجب مراقبة جيدة للوثائق بالذات طوال حياتها لكي تحفظ مميزاتها الأصلية وسلامتها. أُنجِز الدليل لغرض "مساعدة أقسام الأرشيف في التوجه بنفسها نحو معالجة مشكل إدارة وثائق الأرشيف الإلكترونية" (2) أمام التحديات التكنولوجية والتنظيمية على نحو متزايد من التعقد.

يصف الجزء الأول من الدليل هذا المحيط وانعكاسه على حفظ الوثائق. يتحدث عن النظريات الأساسية، خاصة تلك المتعلقة بـ "الوثائق" و"حفظ الوثائق"، ومفهومها في المحيط الإلكتروني. ينطلق الدليل بتقديم سياسات وإستراتيجيات شاملة لإدارة الأرشيف طوال مدة حياتها، ويختم بالانعكاسات التكنولوجية لهذه الإستراتيجيات على أقسام الأرشيف.

إن وضع إستراتيجية مهما كانت يتطلب أدوات و مناهج. وهذا يعني في محيط الأرشيف الإلكتروني كتيبات توجيهية، و نماذج متطلبات ومقاييس. يقترح الجزء الثاني من الدليل محاولة أولى في هذا الاتجاه: يتطرق إلى الوثائق الموجودة في قاعدة البيانات، وإلى إبقاء تيسر الوثائق وإتاحتها ومفهومها طوال كل المراحل من حياتها /"-continuumالاستمرارية". قدم هذا العمل كأنه متواصل، وكنا نتمنى "أن الجزء الثاني يثري بصفة منتظمة، وأن يشكل في المستقبل قاعدة لتطوير سلسلة من التوصيات لتوجيه أقسام الأرشيف "كيف نسعى إلى" (3).

انطلاقاً من هذا المنظور، حرر هذا المرشد من قبل لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف -تسمى فيما يلي لجنة ICA 2000-2004. يعرض هذا المرشد حلولاً تطبيقية لإدارة الأرشيف الإلكتروني، بما فيها تلك التي أنتجت في الشبكة، كما يغطي هذا المرشد كل أنواع الوثائق الإلكترونية طوال حياتها "-continuumالاستمرارية". و تم التركيز في كامل الكتاب على الجانب التطبيقي بدلاً من الجانب النظري.


ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ
(1)- John McDonald، "الأرشيف والوثائق الجارية؛ نحو مجموعة من قواعد توجيهية"، مجلة "Janus"، باريس 1999، صفحة 110.
(2)- المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، "دليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من منظور أرشيفي"، باريس 1997، صفحة 3.
(3)- نفس المصدر، صفحة 3.



رسالة شكر

تشكر لجنة المجلس الدولي الأرشيف منظمة اليونسكو (UNESCO) التي غطت مصاريف نشر هذا المرشد كما نقدم شكرنا أيضاً إلى مكتب باريس للمجلس الدولي للأرشيف على تشجيعه لأعمالنا.

إن هذا العملَ عملٌ جماعي و توجد في الملحق القائمةَ الكاملة لأعضاء اللجنة؛ ولكل فصل من هذا الكتاب مؤلف أساسي حسب القائمة التالية:
المقدمة والفصول 1 و2: Michael Wettengel
الفصل 3: Michael Miller
الفصل 4: Niklaus Butikofer
الفصل 5: Kevin Ashley(4)
الفصل 6: Ivar Fonnes
الملحقات: Kimberly Barata

أدى دورَ الناشر السيد ANDREW McDONALD رئيس اللجنة، وتكفل السيد KIMBERLY BARATA بتنسيق المشروع وبالسهر على الجودة في التحرير.
شارك في لجنة التحرير الشخصيات التالية أسمائهم:
Kimberly Barata (2000-2004)
Niklaus Butikofer (2001-2003)
Ivar Fonnes (2000-2004)
Hans Hofman (2000-2001)
Elisabeth Honer (2000-2001)
Andrew McDonald (2000-2004)
Michael Wettengel (2000-2003)


(4)- ساهم Kevin Ashley (من مركز الحاسوب لجامعة لندن) في أعمال اللجنة بصفة مستشار بدلاً من عضو اللجنة.


الفصل الأول: المدخل

1.1 الخلفيات
يأخذ المرشد قواعده التوجيهية وأهدافه من "الدليل"، ولكن يصوغ مصطلحاته ومفاهيمه من المعيار "ايزو-1-15489 ISO " (إدارة الأرشيف الجاري والوسيط). يرتكز هذا المعيار الدولي على إدارة الأرشيف الجاري و الوسيط: تعرض الصفة الأرشيفية لهذه النظريات في الفصل 2، "النظريات القاعدية والمفاهيم". ندعو قارئ المرشد أن يبدأ بدراسة "الدليل" و المعايير " أيزو-1- 15489 ISO" (إدارة الأرشيف الجاري والوسيط- الجزء 1: القواعد التوجيهية) و أيزو ISO/TR 15489-2 (إدارة الأرشيف الجاري و الوسيط- الجزء 2: دليل التطبيق).
يرتكز "المرشد" على أربع قواعد أساسية، تلك التي طورت مبدئياً من قبل مؤلفي "الدليل" (5):
• يجب على أقسام الأرشيف أن تسهل وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بالأنظمة والمعايير والتطبيقات التي أنجزت لمساعدة منتجي الوثائق في خلق و حفظ الوثائق التي تكون موثقة، ويمكن الاعتماد عليها وحفظها.
• يجب أن تتدخل أقسام الأرشيف أثناء كافة المراحل في حياة الوثائق (التصميم والإنجاز والحفظ) لكي تتمكن من قبض وحفظ والإتاحة المستمرة للوثائق التي تحققت قيمتها الأرشيفية.
• لذا يجب على أقسام الأرشيف أن تتكفل بدراسة الوثائق لتحديد تلك التي لها قيمة أرشيفية.
• كما يجب أن تنسق أقسام الأرشيف بين متطلبات الحفظ والإتاحة لكي تبقى الوثائق متاحة ومفهومة عبر الزمن.

ـــــــــــــــــــــــ
(5) John McDonald، "الأرشيف والوثائق الجارية"، صفحة 111.


نهدف إلى تزويد مساعدة فعالة لكل الذين يريدون جمع وحفظ وإتاحة الوثائق الإلكترونية. لم نقل: إننا أنجزنا بحثاً جديداً و بالعكس، إننا اعتمدنا على ميدان واسع من المعايير ونماذج المتطلبات والتوجيهات ومطبوعات أخرى نوصي بها القراء. يعتمد هذا المرشد على خبرتنا المهنية أيضاً، وعلى مساهمتنا في مشاريع دولية أخرى في مجال الأرشيف وإدارة الأرشيف الجاري والوسيط، خاصة أعمال لجنة "ISO / TC 46 / SC11" و لجنة "INTERPARES" (البحث الدولي حول الوثائق الأصلية الثابتة في النظم الإلكترونية).
يشير الموجز إلى المطبوعات و المعايير السابقة كلها إذا كانت متاحة ومفيدة بدلا من نسخها.

1.2 المجال
يتطرق المرشد إلى الوثائق المنتجة بأدوات مكتبية، أو في محيطات شبكية (بمعنى الوثائق أو البيانات في شكل الوثائق، بما فيها قواعد البيانات وكل شيء إلكتروني مهما كان شكله، ناجماً عن نشاطات ومعاملات تم إنجازها من طرف منظمات أو أشخاص). سوف نهتم إذاً بالوثائق " الرقمية الأصل" (المنتجة مباشرة في شكل إلكتروني)، أو تلك التي تم رقمنتها في إطار سلسلة من الأعمال الجارية. إن الوثائق التي تمت رقمنتها من طرف أقسام الأرشيف بهدف تسهيل حفظها وتوزيعها لم تشكل محور هذا الموجز، رغم أن كل التوجيهات المتعلقة بالحفظ يمكن أن تطبق عليها أيضاً.
تخضع الوثائق الخاصة والعامة إلى إجراءات قانونية من نوع أو آخر. تتغير كثيراً هذه الإجراءات من مكان إلى آخر. نسجل هذه المسائل ولكن لم نتطرق إليها في المرشد.
يعطي المرشد نصائح تقنية، ولكن لم يوصي ببرنامج أو جهاز كمبيوتر معين. إن التطور السريع لتقنية المعلومات يجعل أي نصيحة من هذا النوع قديمة. يحاول الموجز تشجيع الوعي وتنشيط الحوار والإسهام في الترقية المستمرة لإدارة الوثائق والأرشيف.
لم يعالج الموجز تفاصيل مسائل فرز الوثائق الإلكترونية؛ لأن أهم المبادئ الأساسية في مجال الفرز تبقى قابلة للتطبيق مهما كان شكل الوثائق.

1.3 الجمهور
كتب المرشد من وجهة نظر علم الأرشيف، هذا يعني بأنه مرشدا لكل شخص مهتم بإدارة وحفظ الوثائق الإلكترونية بهدف إتاحتها في المدى الطويل. يعد الكثير من الأشخاص المكلفين بهذا العمل أخصائيين في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط "Records Managers" أي موثقين بدلاً من أرشيفين: إن عملنا هذا موجه لهم كما هو موجه أيضاً لكل العاملين في الميدان مهما كانت تسميتهم. نريد إعطاء نصائح عملية خاصة للذين يهتمون بالتحديات الناجمة عن محيط إلكتروني في تطور مستمر.
ينتمي المؤلفون إلى فئة المعتمدين بالمستوى المركزي للإدارة العامة؛ لذا يساعد المنهج المقترح مؤسسات الأرشيف الوطني للعب دورها الجديد في المحيط الإلكتروني. كما يمكن أن يستخدم هذا المنهج في القطاع الحكومي بصفة عامة وفي القطاع الخاص و في أوساط الجمعيات المدنية أيضاً.

1.4 الفوائد
تعتبر الوثائق الإلكترونية إحدى أوجه التطور اليومي و السريع للحياة العصرية.يساعد المرشد كل الأرشيفيين في مواجهة التحديات الناجمة عن التكنولوجيا الحديثة للمعلومات. يسمح بالتوجه في محيط يتغير بسرعة، كما يقترح حلولا تكتيكية للمشاكل التطبيقية. و يهدف المرشد إلى مساعدة الأرشيفيين في ضمان حفظ الوثائق الإلكترونية الثابتة و العابرة، لتبقى متاحة عبر الزمن.

في هذا النطاق يعرض المرشد:
• كيف يمكن التأثير، من الجانب الإستراتيجي، على الممارسات في إدارة الوثائق الإلكترونية (الفصل 3).
• كيف يتم إدماج وظائف حفظ الوثائق في الأنظمة الجديدة أو تلك الموجودة من قبل (الفصل 4).
• ما هي المناهج المختلفة لحفظ الوثائق الإلكترونية (الفصل 5).
• كيف يمكن إتاحة الوثائق الإلكترونية في المدى القصير والطويل (الفصل 6).
• ثم أين تجد معلومات أوفر حول هذا الموضوع (المحلق B).

يترجم المرشد بصفة تطبيقية مبادئ الدليل السابق و سوف يساعد القراء في:
• تبني منهج استراتيجي في الوثائق الإلكترونية.
• تطوير سياسة أرشيفية في محيط إلكتروني.
• التعاون في تصميم وتفعيل إدارة أنظمة حفظ الوثائق.
• وضع الإجراءات التطبيقية لحفظ الوثائق الإلكترونية وإتاحتها عبر الزمن.

1.5 الهيكل والمحتوى
عرضنا صلب المنهج في الفصول 3 إلى 6:

3 إستراتيجية التأثير في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط
يتطرق هذا الفصل على ما يجب القيام به، من الزاوية الإستراتيجية، لتحسين إدارة الوثائق. يدرس الجوانب المختلفة للمحيط في إدارة الوثائق، أي: السياسات، الإطار القانوني والتنظيمي، التعاون مع المنظمات الأخرى، موقع أقسام الأرشيف في النظام ومواردها. يبرهن أن الأرشيفيين و الموثقين (Records Managers) لا ينجحون إن لم يتعاونوا مع بعض للتأثير على أصحاب القرار.

4 وضع متطلبات الحفظ في أنظمة إدارة الوثائق؛
يعالج هذا الفصل كلا من الأنظمة الموجودة لإدارة الوثائق، وتلك التي لا تزال في مرحلة المشروع. يوضح للقراء أحسن كيفية لدمج متطلبات الحفظ في الأنظمة.

5 الحفظ
يعالج هذا الفصل الحفظ في المدى الطويل للوثائق في أقسام الأرشيف وفي الإدارات المنتجة أيضاً. تمت دراسة جدارة مجموعة التقنيات وخيارات الحفظ ومناهج التخزين (مثل: التجهيزات، المحيط التقني، مراقبة الجودة، الأشكال، الدعامات، إلى آخره). كما يتعرض الفصل إلى حفظ معطيات البيانات.

6 ا لإتاحة
فربما المراجع حول الوثائق الإلكترونية قد لا تشير كثيراً إلى إتاحة هذه الوثائق، و بالعكس يعالج هذا الفصل حاجات المستخدمين والخيارات فيما يتعلق بالتكلفة ومستوى الخدمة المعروضة لإتاحة الوثائق. وفي الختام، هذه هي ميزته، يتطرق الفصل إلى قضية الإتاحة بالتنسيق مع إستراتيجية الحفظ.


إن فصول المرشد كلها مرتبطة، و تستند لبعضها البعض. من جهة، إن القرارات حول مناهج الحفظ وإستراتيجيات الإتاحة تؤثر بقوة على البعد الإستراتيجي لإدارة الوثائق، وعلى تفعيل متطلبات الحفظ في أنظمة التسيير؛ و بالمقابل إن البعد الإستراتيجي لأنظمة التسيير والقرارات المتعلقة بتفعيل متطلبات الحفظ في نظم المعلومات تؤثر بقوة على الحفظ والخيارات في مجال إتاحة الوثائق.