حوار حول المركز الوطني للوثائق والبحوث.
المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث لـ الرؤية:
" الأول من نوعه عربياً: مختبر بمواصفات عالمية لحفظ الوثائق"
( 9 يناير 2014 )
إماراتنا - حوار
وام ـ أبوظبي
يُسخر المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة ماجد المهيري، قدراته وخبراته كافة في تطوير الخدمات الأرشيفية، إذ يتملكه إيمان لا يتزحزح بقيمة الوثائق في ترسيخ الهوية الوطنية المشتركة. أوضح في حواره مع «الرؤية» أن المركز يعمل حالياً على إنشاء مبنى متكامل لحفظ وثائق المؤسسات الحكومية في مستوى الدولة، ذاكراً أنه يتضمن مختبراً صمم بمواصفات عالمية، لترميم الوثائق، ويعد الأول من نوعه في المنطقة العربية.
وأفاد بأن المركز يُطلق العام الجاري مشروعين، يختص الأول بتوفير الوثائق الرئيسة للدولة على الهواتف الذكية، عبر تطبيق إلكتروني، مضيفاً أن المشروع الثاني يتعلق بمكتبة صوتية للمغفور له بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه.
وأردف أنها تتضمن مداخلاته حول مواضيع الاتحاد والمرأة والإسكان والزراعة.
وأبان المهيري أن المركز أنجز تقريراً مفصلاً عن الوضع الأرشيفي في الدوائر والمؤسسات الحكومية، حتى يسهم في إحكام تنظيمها.
وأكد أن توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز الوطني للوثائق والبحوث، ساعدت بفاعلية على حماية الوثائق من الإتلاف، والحفاظ على الوثائق والذاكرة الجماعية للدولة والمجتمع.
وأوضح المهيري أن القانون حدد عقوبات صارمة لكل من يتلف وثائق حكومية رسمية، أو يهملها، لافتاً إلى أنه يواجه السجن مدة تتراوح بين شهرين وعام، إلى جانب دفع غرامة تتفاوت من 3000 إلى 10000 درهم، أو إحدى العقوبتين.
وأفاد بأن المركز جلب من الخارج وثائق كثيرة من القرن الـ 16، تروي قصة وجود القبائل العربية قديماً في الإمارات.
وأفصح المهيري أن المركز يعتمد الميكروفيلم في الأرشفة حسب المواصفات العالمية، مضيفاً أنه يضمن جودة الوثائق، واستمرار وجودها بعد 100 عام.
وتالياً نص الحوار:
÷ هل يعتزم المركز الوطني للوثائق والبحوث إطلاق مشاريع جديدة؟
- نعمل حالياً على إنشاء مبنى متكاملاً لحفظ وثائق المؤسسات الحكومية في مستوى الدولة، ويتضمن المبنى الجديد مختبراً صمم بمواصفات عالمية، لترميم الوثائق، ويعد الأول من نوعه في المنطقة العربية. ويضم أرشيف المركز وثائق الدوائر المحلية في الإمارات السبع، والشركات الخاصة التي تسهم الحكومة فيها بنسبة 51 في المئة. ونوفر للجهات الحكومية خدمات إرشادية لتأهيل كوادرها، في تنظيم الأرشيف الورقي أو الإلكتروني. ويُطلق المركز العام الجاري مشروعين، يختص الأول بتوفير الوثائق الرئيسة للدولة على الهواتف الذكية بنسبة محدودة، عبر تطبيق إلكتروني، ويُزوّد البرنامج بمعلومات جديدة تدريجياً. ونشرع العام الجاري في عرض وثيقة الاتحاد، والصور القديمة لمؤسسيه. أما المشروع الثاني فيتمثل في مكتبة صوتية للمغفور له بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه، تتضمن مداخلاته حول مواضيع الاتحاد والمرأة والإسكان والزراعة. ونعتزم أيضاً إدراجها على الأجهزة الذكية.
÷ هل تواجهكم تحديات وصعوبات في عملية إعداد وتنظيم الأرشيف الحكومي؟
- أجرينا أكثر من دراسة لتقييم الوضع الحالي في المؤسسات الحكومية، فلاحظنا أن أرشيفها لم يؤسس بطريقة صحيحة منذ البداية، واستدراكاً لهذا الوضع، كثفت المؤسسات، انطلاقاً من 2008، وبشكل منتظم، تعاونها مع فرق عمل متخصصة تتولى توجيه الموظفين وتعريفهم بالأساليب الحديثة في تنظيم الأرشيف وحفظ الوثائق وترتيبها.
÷ بمَ يتميز المركز الوطني للوثائق عن سائر إدارات الأرشيف؟
- تهتم المؤسسة الحكومية بالوثيقة الحديثة فقط، إذ كلما طالت مدة الوثيقة فقدت قيمتها، في حين يختلف الأمر تماماً بالنسبة إلينا، لنحرص على العناية بالوثائق القديمة وحفظها، مستهدفين تكوين قاعدة بيانات، تتيح لأي شخص الاطلاع على تاريخ الإمارات، دون الرجوع إلى المؤسسات الحكومية.
÷ هل تعتقدون أن بعض المؤسسات الحكومية مقصرة في جانب التوثيق؟
- لم يكن هناك وعي كبير بقيمة الأرشفة سابقاً، ولكن تغير الحال إثر إصدار القانون المتعلق بإنشاء المركز الوطني للوثائق، وصارت المؤسسات الحكومية ملتزمة
بتنظيم الأرشيف، وحماية الوثائق والحفاظ عليها. وحدد القانون عقوبات صارمة لكل من يتلف وثائق حكومية رسمية، أو يهملها، إذ يواجه السجن مدة تتراوح بين شهرين وعام، إلى جانب دفع غرامة تتفاوت من 3000 إلى 10000 درهم، أو إحدى العقوبتين. ويتعرض من يتلف وثيقة سرية نتيجة الإهمال إلى الحبس مدة لا تقل عن ستة أشهر، ولا تزيد على عام، مع غرامة تتراوح بين 20000 و50000 درهم، أو إحدى العقوبتين. وننظم زيارات خاصة لمختلف المؤسسات، ونمد موظفيها بتقارير مُفصّلة حول وضع الأرشيف في المؤسسة، مع تعريفهم بالسبل الكفيلة بحفظ الوثائق القديمة منها أو الحديثة.
÷ هل تتجه المؤسسات الحكومية إلى الأرشفة الإلكترونية؟
- تتجه بعض الجهات الحكومية إلى الأرشفة الإلكترونية، في حين يكمن دورنا في الحفاظ على الأرشيف الورقي حسب مواصفات القانون.
÷ ما المواصفات المعتمدة في استلام الوثائق من الهياكل الحكومية؟
- في حالة الأرشيف الورقي، يجب أن تكون الوثيقة أصلية، ونتولى تطهيرها وتعقيمها، وتحفظ كل وثيقة في المركز، مع وجوب توفيرها في ثلاث نسخ ورقية، وإلكترونية، ونسخة ميكروفيلم، في نهاية اليوم الأول من استلامها.
÷ ما سبب اعتماد الميكروفيلم، والحال أنها تقنية قديمة؟
- يُعتبر الميكروفيلم حسب المواصفات العالمية للأرشفة، وسيلة معتمدة منذ 100 عام، وتعمل دون مشاكل، خاصة وأننا نسعى إلى ضمان جودة الوثائق، ووجودها بعد 100 عام.
÷ هل تعتمدون الأرشفة الإلكترونية في حفظ الوثائق؟
- نعتمد الأرشفة الإلكترونية كوسيلة لتداول الوثائق من وإلى المؤسسات الحكومية، لتسهيل الخدمات بين الهيئات والمركز، ولا نستخدمها في حفظ الوثائق، فمخاطرة اعتماد الأرشيف الإلكتروني تزداد بمرور الزمن. وتغيرت التقنيات بشكل سريع، سواء تعلقت ببرامج المعلومات أو الأجهزة المتطورة، إذ يوجد لدينا ملايين الوثائق بصيغ مختلفة منها «word» و«pdf/A» والفيديو و«أوتكاد»، وتحديث المعلومات في هذه البرمجيات يسفر عن تغييرات في أصل الملف، ما يُعد أمراً غير مسموح به.
÷ ما معايير حفظ الوثيقة إلكترونياً؟
- من المواصفات المهمة للأرشفة الإلكترونية، حفظ الوثيقة بصيغة «pdf»، فهي النسخة المعتمدة عالمياً، وتكمن أهميته في عزل الملف عن أية بيئة محيطة به، مع إمكانية فتحه عبر مختلف الأجهزة في كافة الأماكن.
÷ ما مواصفات المكان المخصّص لحفظ الأرشيف؟
- يجب أن تتوفر معايير محددة في مستودع حفظ الوثائق، تتمثل في منع استخدام المواد الخشبية، ووجود طفايات حريق بالبودرة، وليس بالمياه. ولا بد أن تكون نسبة الإضاءة ضئيلة، مع درجة الحرارة لا تزيد على 18 درجة مئوية، ومن الضروري ألاّ تتجاوز رطوبة الجوّ 50 في المئة، فضلاً عن استعمال فواصل إسمنتية بين الأقسام. وأولينا هذه المواصفات جلّ اهتمامنا، وحرص الفريق المختص أثناء إجرائه التقرير حول الواقع الأرشيفي في الدوائر والجهات الحكومية، على التحذير من المخاطر الكبيرة، كالخلل في الإنشاءات والتجهيزات، والحرائق، والفيضانات وما شابهها.
÷ هل توجد مدة زمنية محددة لعملية الأرشفة مع الهيئات الحكومية؟
- لا بد من مرور عشرة أعوام على حفظ الملفات الحكومية، في المؤسسات والهيئات المعنية، قبل تحويلها إلى المركز.
÷ فيمَ تتمثل أقسام الأرشيف؟
- يُقسم الأرشيف إلى ثلاثة أقسام، جاري، ووسيط، ودائم. ويُعتمد الجاري حين يتراوح عمر المؤسسة من نشأتها إلى خمسة أعوام، ويمكن تمديده إلى عشرة أعوام أيضاً، أما الوسيط فيُستخدم من عشرة إلى 15 عاماً، والدائم عندما تتجاوز مسيرة المؤسسة 15 عاماً. ويغلب اعتماد الأرشيف الدائم في الإمارات.
÷ هل يشمل الأرشيف الحالي وثائق لفترة ما قبل الاتحاد؟
- نمتلك كمية كبيرة من الأرشيف الخاص بالفترة السابقة لعام 1971، ولكنها غير مؤرشفة وضعيفة جداً، ويعود فقر هذه المواد إلى عدم وجود قانون منظم لعملية الأرشيف. ويسهم توجيه سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز الوطني للوثائق والبحوث، بعدم إتلاف أي وثيقة دون الرجوع إلى المركز، في الحفاظ على الوثائق والذاكرة الجماعية للدولة والمجتمع.
÷ ما أبرز الوثائق النادرة المتوفرة في المركز الوطني للبحوث؟ وكيف تحصلون عليها؟
- تتوفر في المركز وثائق كثيرة من القرن الـ 16 وتروي قصة وجود القبائل العربية قديماً في الإمارات، ما أكدته وثيقة حصل المركز عليها من الأرشيفات الإيطالية وتعود إلى عام 1584، إذ تتضمن إشارة لشيخ أبوظبي، وامتلكها سابقاً رحالة إيطالي يُدعى غاسبار بالبي، وكتب فيها: «بني ياس .. عرب مسالمون يتمتعون بالحكمة». وبين مقتنيات المركز أيضاً خريطة «كونتينو» البرتغالية التي تعود إلى عام 1502. ويحصل المركز على هذه الوثائق بفضل عضويته في المجلس الدولي للأرشيف، وعلاقاته المتميزة مع جميع الأرشيفات العالمية، فضلاً عن التنسيق بين المؤسسات الدولية لتبادل الوثائق. ونفصح بين الفينة والأخرى عن الوثائق الجديدة التي تهم الدولة، وجلبناها من الخارج.
÷ كيف تحفظون الوثائق التاريخية الواردة من الخارج؟
- نتولى جلبها في نسخة ميكروفيلم، وتحويلها إلى نسخ ورقية، فالوثائق فور استلامها تشهد مراحل عدة، يتمثل أهمها في دخول الوثيقة في غرفة المطالعة والتعقيم، وترمم بشكل كامل إذا اقتضت الحاجة، لتحفظ في المستودع الرئيس.
÷ هل توجد مدة زمنية محددة للإفراج عن هذه الوثائق؟
- تُفرج الأرشيفات العالمية عن هذه الوثائق، بعد مدة تتراوح بين 30 و50 عاماً، ونأخذ منها نسخة مطابقة للأصل برسوم رمزية.
÷ ما أهم الأرشيفات العالمية التي تتضمن وثائق تخص دولة الإمارات؟
- يعتبر الأرشيف البريطاني أكبر أرشيف يحتوي وثائق تخص الإمارات، يليه الأرشيف البرتغالي والهولندي واليوناني وأخيراً الأرشيف الأمريكي.
÷ هل جلبتم من الخارج وثائق تخص المغفور لهما بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، والشيخ راشد بن سعيد آل مكتوم طيب الله ثراهما؟
- جلبنا كل الوثائق التي تخص المغفور لهما بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، والشيخ راشد بن سعيد آل مكتوم طيب الله ثراهما، سواء كانت مكتوبة أو صوراً فتوغرافية. وعرضنا تلك الوثائق في مقتنيات المركز في معرض داخل قاعة الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، التي تتضمن وثائق من القرن الـ 13، فضلاً عن وثيقة تمثل العقد الخاص بإنشاء مطار أبوظبي الدولي القديم، فضلاً عن صورة للمغفور له الشيخ زايد بن خليفة الأول والتي يعود تاريخها إلى عام 1904.
÷ ما الهدف من إدراج سيرة الآباء المؤسسين في المناهج التعليمية؟
- أردنا أن نعرف الطلبة بسيرة أجددنا وآبائنا المؤسسين، إذ يبدأ تاريخ الدولة من مئات السنين، وأكد سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس مركز الوثائق والبحوث، أهمية معرفة الأطفال لتاريخ بلادهم منذ الصغر، ليترسخ في أذهانهم.
÷ يقبل المواطنون بشغف على الاطلاع على يوميات صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة «حفظه الله»، فهل تتولون تحديثها بانتظام؟
- حصرنا كل ما يخص صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة «حفظه الله»، عبر الصفحة الرسمية للدولة، وركزنا على الأمور الخاصة بدولة الإمارات من 1968 إلى 2010، ونطرح يوميات صاحب السمو رئيس الدولة بانتظام من 2010 إلى 2014. وتستمد هذه اليوميات من الصحف اليومية والنشرات الرسمية، ونعيد صياغتها وإثراء معلوماتها لتلائم الأسلوب الجديد في النشر.
÷ هل سيحافظ المركز الوطني للوثائق والبحوث على تسميته؟
- نعتزم تغيير اسم المركز إلى الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، حتى نرتقي أكثر بالتعبير عن رمزية دوره وقيمته. وننتظر حالياً مصادقة المجلس الوطني، حتى يُرفع الاسم الجديد إلى صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة «حفظه الله»، وينال مصادقة سموه.
÷ هل يمر المركز حالياً بفترة انتقالية، حتى يُدشن مبناه الجديد؟
- مر المركز بفترات انتقالية منذ إنشائه عام 1968، إذ انطلق كمكتب دراسات وبحوث، وجمع في الفترات السابقة أغلب الوثائق المتعلقة بالدولة، من الأرشيفات العالمية كافة. وكوننّا أكثر من 11 أرشيفاً، وصرنا نمتلك رصيداً هائلاً من الوثائق المهمة.
وفي 2008 صدر مرسوم قانون إنشاء المركز الوطني للوثائق والبحوث، وأضحت للمركز صلاحيات في المستوى الاتحادي، إثر اقتصاره في العمل على أبوظبي فقط، ما أتاح له تنظيم الأرشيف الحكومي للدولة، فضلاً عن الأرشيف التاريخي.
سيرة:
يشغل ماجد سلطان المهيري منصب المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة، وكلف سابقاً بإدارة الخدمات المساندة في المركز. وقاد المهيري مشروع وزارة الخارجية لتنظيم الأرشيف والأرشفة الإلكترونية. وتنقل بين مناصب عدة، يتمثل أهمها في رئاسة قسم تقنية المعلومات في المركز، من 2008 إلى 2010.
وعمل المهيري أيضاً في بلدية دبي، ومديراً لمشروع بوابة دبي الإلكترونية.
نال بكالوريوس العلوم ونظم المعلومات من جامعة «بكنجهام» في المملكة المتحدة، وحصل على درجة الماجيستير في التجارة الإلكترونية من جامعة «جريفث» الأسترالية.
نبذة:
يُعد المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي، إحدى المؤسسات التوثيقية الرائدة للتعريف بتاريخ دولة الإمارات، ويتبع وزارة شؤون الرئاسة. ويُعتبر إنشاؤه ترجمة للحرص البالغ للمغفور له بإذن الله الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه، على حماية تراث الدولة من الاندثار. ويضم نسخاً من وثائق جلبت من أرشيفات عالمية تخص تاريخ الإمارات والخليج العربي، وتعرف بنمط العيش في المنطقة منذ القرن الـ 16.
ويتولى المركز أيضاً تأهيل موظفي المؤسسات الحكومية لإتقان عملية الأرشفة وتنظيم الوثائق وترتيبها.
|