1- التعريف:
1.1- المرجع- AE Center/Ref…
(AE) =رمز الإمارات- (CDR) = اسم المركز- (Ref.) = رقم أو رمز رصيد الأرشيف.
1.2- العنوان- أي تسمية الرصيد، مثل "الأرشيف العثماني".
1.3- التاريخ- أي الفترة التاريخية؛ مثل "من القرن السادس عشر إلى القرن العشرين".
1.4- مستوى الوصف الأرشيفي- وصف الرصيد كله في بطاقة واحدة. و يجب استخدام نفس المنهجية المفصلة في هذه الورقة، للوصف الأرشيفي المتعلق بالملفات، و بالوثائق التي تكون كل الملف، بل حتى الأوراق المنفردة.
1.5- حجم الرصيد- نوع الوثائق و عددها؛ مثل "وثائق، و ميكروفيلم، و أشكال إلكترونية".
2- المحيط:
2.1- المنتج أو المصدر؛ مثل: "الإمارات، وزارة الخارجية، رصيد أرشيف الخليج".
2.2- نبذة تاريخية عن المنتج؛ المعلومات الخاصة بصاحب الرصيد الأصلي.
2.3- نبذة تاريخية عن الرصيد؛ المعلومات الخاصة بمصدر الرصيد، و تحويله، و حفظه.
2.4- طريقة الدخول إلى المركز؛ مثل "تحويل قانوني، حجز، شراء، هدية، أو تبادل".
3- محتوى الرصيد و تركيبته:
3.1- تقديم الرصيد؛ أي ملخص عن محتوى الرصيد.
3.2- معالجة الرصيد؛ أي تقيمه، و فرزه، و من ثَمَّ تحديد مصيره؛ الحفظ الكلي أو الجزئي.
3.3- إثراء الرصيد؛ هل الرصيد قابل للإثراء في المستقبل، أم يُعَدُّ رصيدًا مُغلقًا ؟
3.4- طريقة التصنيف؛ تفاصيل عن تركيبة الرصيد، و ترتيبه، و تصنيفه، و فهرسته.
4- شروط الاطلاع و الاستعمال:
4.1- شروط الاطلاع؛ ذكر الشروط القانونية أو التنظيمية، إذا وجدت، و التي تحدد إمكانية الاطلاع على الرصيد.
4.2- شروط النسخ؛ ذكر الشروط الخاصة بنسخ أو تصوير الوثائق.
4.3- لغة الوثائق و كتابتها؛ تحديد لغة الوثائق و مميزات أو خصائص كتابتها؛ مثل "أرشيف باللغة العثمانية القديمة و بحروف عربية؛ أرشيف باللغة التركية الحديثة و بحروف لاتينية".
4.4- المميزات المادية و الالتزامات التقنية؛ وصف الحدود التقنية للحصول على الوثائق، مثل هشاشتها التي تمنع لمسها، أو ضرورة استخدام وسائل، و أجهزة، و برامج خاصة للاطلاع على نوع ما من الأرشيف مثل الميكروفيلم، و الوثائق الإلكترونية.
4.5- أدوات البحث؛ ذكر أدوات البحث المتاحة للاطلاع على الأرشيف.
5- المصادر الإضافية:
5.1- مكان حفظ الأرشيف الأصلي؛ إذا كان الرصيد عبارة على نسخة فقط، يجب في هذه الحالة تحديد المركز الذي يحفظ فيه الأرشيف الأصلي، و إعطاء تفاصيل حول المراجع المتعلقة به، و شروط الاطلاع في مكان حفظه الأصلي.
5.2- مكان حفظ نسخ من الرصيد؛ و بالعكس، يجب تحديد مكان حفظ نسخ من الرصيد إذا وجدت، أو أشكال مختلفة عن الأصل؛ مثل الميكروفيلم و البيانات الإلكترونية.
5.3- المراجع و الفهارس؛ تحديد كل المراجع و الفهارس المتعلقة بالرصيد، خاصة إذا كانت محفوظة خارج المركز.
6- الملاحظات:
6.1- تسجيل المعلومات أو الملاحظات التي لم يتوفر لها مكان في الأركان السابقة.
7- مراقبة الوصف الأرشيفي:
7.1- تعليقات الأرشيفي؛ يُقَدَّم فيها طريقة العمل، إضافة إلى اسم محرر وصف الرصيد.
7.2- القواعد؛ ذكر القواعد أو المعايير الدولية، أو الوطنية، أو المحلية، التي اعتُمِدت في تحرير الوصف الأرشيفي.
7.3- تاريخ الوصف الأرشيفي؛ تحديد تاريخ إنجاز الوصف الأرشيفي، أو مراجعته.
تلخيص و تعريب: عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف، مركز الوثائق و البحوث
أبوظبي في 5 يوليو 2007