[المكتبية الصغيرة]

ما الذي أدى إلى التحول من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الإليكترونية ؟
أولا: السلبيات الملازمة للأرشيف الورقي وهي على النحو التالي : [1]
1. يحتاج الأرشيف الورقي إلى وقت كبير للبحث عن الوثائق المفقودة .
2. غير قابل للتوزيع
3. قابل للضرر قصير أو طويل المدى
4. مكلف في عملية التخزين
5. قابل للتلف والتحطيم


ثانيا : العوامل التي دعت إلى إدخال الحاسب ومصادر المعلومات الإليكترونية في مراكز المعلومات :[2]
1. التزايد الهائل في كمية المعلومات ويطلق عليها اسم (انفجار وثورة المعلومات ) ؛ لذلك أصبح من الصعب على المقدرة البشرية والطرق التقليدية حفظ المعلومات وتنظيمها واسترجاعها .
2. تغير أهمية مصادر المعلومات . فلقد كان لتزايد المعلومات وتعدد مصادرها أثر كبير في جعل المؤسسات العلمية والصناعية والعلمية والسياسية والاقتصادية تركز أكثر في البحث عن المعلومات الكافية والمتوازنة في مجال الاختراعات العلمية والتنافس العلمي والثقافي من مناطق جغرافية متعددة.

ثالثاً : خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني:
إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءات القانونية.
أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي [3]:
1. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات وغيرذلك
2. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها
3. سهولة وسرعة نقل الرسائلوالوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاق المؤسسة
4. سهولة الوصول للوثائقالإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم لهذه الوثائق
5. مراقبة الوثائقوتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل المؤسسة
6. تعدد نقاط الوصولللوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق
7. سرعة الوصول للمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدمات لهم
8. التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة
9. التقليل منالمراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين
10. المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أو القرارات.
11. توحيد المعايير فيالتعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أو خارجها.
12. الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص.
يعد البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية


[1] A BIG meaning for a small word: Archiving : John F. Mahoney

[2] محمد قبيسي:علم التوثيق والتقنية الحديثة ،ص96

[3] د . مساعد الطيار: مقال الأرشفة الإليكترونية ، موقع القرية الإليكترونية
منقول