[عبدالكريم بجاجة]

أخي عبد الكريم
كيف الحال إن شاء الله بأحسن حال
أريد ان تساعدني بموضوع وهو
مرحلة الاستقدام بالأرشيف الجاري
وكيف يتم الاستخدام الأمثل لهذه الوثائق
أي نبذه مختصرة
أخوك
محمد الغول

تحية طيبة و بعد؛
لقد عالجت موضوع الأرشيف الجاري بالتوازي مع الأرشيف الوسيط في دراساتي السابقة؛ تجدون طيه مقتطفات منها. الرجاء إشعاري إذا تتجاوب هذه المقتطفات مع طلبك أم لا. إذا لا، أطلب من حضرتكم إعادة صيغة السؤال لكي أتمكن من الرد بأكثر دقة، و شكرًا.
عبدالكريم بجاجة

3.1 - تنظيم مدة حفظ الأرشيف و تحديد أماكن الحفظ :

3.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف :
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء.
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط.
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

3.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث :
يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي:
- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
- العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني.

3.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان :
- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه).
- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني.
- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "3.2".
- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

3.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :
3.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):..............................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):...............
- مصدر الأرشيف:........................................
- نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
- التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
- عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):...........
- الترقيم:- من.................. إلى ......................
- تاريخ التحويل:.......................................... .

3.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):.................................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):..................
- عدد الوحدات المستقبلة:...................................
- رقم التسجيل للدفعة:........................................
- التصنيف أو الترتيب:......................................
- تاريخ الاستلام:......................................... .....

3.2.3- التوقيعات =
توقيع الجهة الدافعة توقيع الجهة المرسل إليها
التــاريخ:…….. التــاريخ:...........
الإمضاء:……….. الإمضاء:.................

3.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) =
- النموذج -

رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة )



4.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE :
طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (3.1.1 – 3.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها، و هذا مثال على مستوى وزارة:
- ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3)
- إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3)
– إدارة المخازن العامة (1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3)
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها، مثلاً:
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ..
ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول إلى مركز الأرشيف الوسيط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، و نصل هكذا إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.