[عبدالكريم بجاجة]

السؤال:

هل يمكن أن يكون هناك حفظ دائم (داخل المؤسسة) لنوع معين من الوثائق؟؟ (تراخيص مثلا لا يمكن ترحيلها للأرشيف الوطني)
- في جداول مدد الحفظ .. كيف نتعامل مع المراسلات (الصادر والوارد) في أي إدارة، حيث تختلف القيمة من مراسلة إلى أخرى؟ وهل هناك مدد حفظ متفق عليها للمراسلات؟
- كيفية تحديد مدد الحفظ بالنسبة لملفات الاجتماعات الدورية (شهرية، وسنوية مثلا).

الجواب:

فيما يتعلق بالأسئلة المطروحة، أقدم لك وجهة نظري:
1- "الحفظ الدائم" = نعم، كل مؤسسة لها الحق أن تحتفظ بالأرشيف الذي هي في حاجة إليه إلى غاية انتهاء الحاجة.
2- "المراسلات: الصادر والوارد" = في الواقع يجب حفظ المراسلات الأصلية "الوارد" في الملفات المعنية لانها جزء من الملف لا يمكن عزله عن باقي المستندات. يمكن حفظ نسخ من الصادر والوارد في مكاتب البريد، و على كل إدارة حفظ النسخ الأصلية ضمن الملف الكامل. سوف تُحدد مدة الحفظ للوثائق كلها وليس لبعض المستندات فقط.
3- "مدة حفظ ملفات الإجتماعات الدورية"= بُطرح السؤال نفسه على كافة الوثاؤق مهما كان محتواها. يجب إعداد جدول حفظ الأرشيف في كل إدارة وقسم، ويرجع تحديد مدة الحفظ للإدارات المعنية التي تحدد الحفظ في مرحلة الأرشيف الجاري ثم في مرحلة الأرشيف الوسيط. لم يتدخل الأرشيف اوطني إلا بعد ما تنتهي الحفظ في الجاري والوسيط. يرجع للأرشيف الوطني أخذ القرار النهائي لتحديد مصير الأرشيف – الحفظ الدائم أو الإتلاف بعد الفرز.