يعتبر التوثيق من الموضوعات الهامة في مختلف مجالات الحياة العصرية لكونه يعتبر كقاعدة أساسية للبيانات والمعلومات وكما نعلم فان الثورة التقنية ترتكز بالدرجة الأولى على نظم البيانات والمعلومات لتحقيق التطور في مختلف المجالات.
المعنى اللغوي لكلمة توثيق:
" مجموعة العمليات والأساليب الفنية اللازمة لتوفير أقصى استخدام ممكن للمعلومات المنشورة في المطبوعات العلمية والفنية والوطنية منها والعالمية حتى لا ينفق الجهد والمال على بحوث سبق القيام بها في اى مكان ما في العالم، وتشمل هذه العمليات تقويم وجمع ونسخ او تصوير وتحليل وتنظيم وخزن واسترجاع ونشر المعلومات العلمية والفنية وفق الاحتياجات المختلفة للمستفيدين من العلماء والباحثين وغيرهم."
المعنى الاصطلاحي لكلمة توثيق:
1- فن تجميع كافة أشكال مسجلات الإنتاج الفكري وتصنيفها لغرض تيسير الاستفادة منها.
2- اختيار المعلومات وتصنيفها وبثها.
3- تسجيل المعرفة المتخصصة وتنظيمها وبثها.
4- كافة الإجراءات التي تشتمل على تيسير الإفادة من رصيد المعلومات المتراكم لأجل تحقيق المزيد من نمو المعرفة.