اقتباس:
|
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة
تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.
4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.
4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.
4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...
4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...
ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.
4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:
اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.
"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة
|
شكرا على رد الأستاذ عبد الكريم بجاجة وعلى مشاركاته القيمة في إثراء النقاش حول موضوع الأرشيف. لكن لي ملاحظة: عرف الأستاذ عبد الكريم انتقال الارشيف من المؤسسة الى الارشيف الوطني على أنه "تحويل"
" أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛"
غير أني أختلف معه في هذا التعريف فالتحويل هو انتقال الارشيف من المرحلة العمرية الاولى الى المرحلة العمرية الثانية في حياة الوثيقة، اي من الارشيف الجاري الى الارشيف الوسيط ويسمى بالفرنسية Transfert.
أما انتقال الارشيف المعد للحفظ الدائم من المؤسسة الى الارشيف الوطني فيسمى "الترحيل" و في كلمة الترحيل نلمس فيها انتهاء مسؤولية المؤسسة عن هذه الوثائق حيث ستصبح تحت تصرف مؤسسة الارشيف الوطني. وتسمى الكلمة بالفرنسية Versement.