عرض مشاركة واحدة
قديم Jan-04-2012, 02:12 PM   المشاركة8
المعلومات

المبروك التبيني
الأستاذ الموثق
المبروك جابر التبيـــني

المبروك التبيني غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 30240
تاريخ التسجيل: May 2007
الدولة: تونــس
المشاركات: 65
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي مرفق / مثال لنظام إدارة المحتوى المتكامل والأرشفة الإلكترونية في مجال المستشفيات

مشروع نظام الأرشفة إلكترونية المندمج باستخدام أنظمة :
إدارة المحتوى المتكامل والوورك فلو
Project of Integrated system of Electronic Archiving :
Eenterprise Content Management and WORKFLOW

الفهرس
1- تقديم
2- دراسة واقع السجلات بالمستشفى
3- النواقص / المشاكل
4- المقترحات / الحلول
• الجانب النظري
• الجانب التطبيقي
• الأهداف
5- خاتمة

1- تقديم :
تشرفنا بدعوة لزيارة مستشفى ما والوقوف على واقع السجلات والأرشيف عندهم واقتراح حلول لتطويره من الشكل التقليدي الورقي إلى الطور الإلكتروني ، وقد تخللت الزيارة جلسات مع مختلف المسؤولين عن مجال السجلات والأرشفة ، مقترحين علينا دراسة واقع المجال بالمستشفى لغاية تطويره والتحول به من المجال الورقي التقليدي إلى المجال الإلكتروني الحديث ، وذلك في إطار مواكبة عصر التقنية الحديثة من جهة ومسايرة توجهات الحكومة الرامية إلى إرساء مشروع الحكومة الإلكترونيةE-GOVERNMENT الذي يهدف بالأساس إلى رسم محيط بلا ورق UNLESS PAPER ENVIRONMENT .
وكما كان متوقعا بالنسبة حيث تتشابه أوضاع السجلات في طورها التقليدي الورقي ، كان وضع السجلات بالمستشفى يعاني من نواقص عدة أهمها فضاءات الحفظ / وتكدس الملفات بترتيبها العشوائي / وافتقار العامل البشري المختص ، إضافة إلى ما يترتب عنه المعالجة اليدوية للأرصدة الأرشيفية من بطء عمل وإهدار للوقت والمجهودات ، وضياع المعلومة والوثائق أحيانا ، وكذلك انعدام المقاييس والمواصفات العلمية STANDARDS المعمول بها حسب المواصفات ISO 15489 المتعلقة بالأرشفة بكامل مراحلها ) .


2- واقع السجلات بالمستشفى :
يتخلل واقع السجلات والأرشيف بمستشفى الأطفال بالأحساء عدة نقائص
- مشاكل فضاءات الحفظ (غير مهيئة من ناحية التهوية / المساحة / الخ )
- مشاكل تجهيزات الحفظ ( رفوف غير مقننة
- مشاكل ظروف الحفظ : ( غبار / رطوبة / تهوية / ..الخ. )
- افتقار للعنصر البشري المختص
- افتقار لأدوات العمل الأرشيفي Archival Tools ( 4 أدوات أساسية : دليل القائمة الاسمية للوثائق والملفات / نظام تصنيف الوثائق / جدول لوائح حفظ الوثائق / دليل الإجراءات الأرشيفية من يفعل ماذا ؟ ) .


3- النواقص / المشاكل :
- تكدس السجلات / الملفات واختلاطها
- حفظ عشوائي
- ضياع محتمل للوثائق
- إهدار وقت العمل للبحث عن الوثائق والمعلومة
- انعدام حماية وأمن وسرية الوثائق
- تأخر عن مواكبة ركب التقنية الحديثة : الحكومة الإلكترونية E-government

4- المقترحات / الحلول:
- توفير العنصر البشري المختص
- تطبيق سياسة توثيق وأرشفة علمية ( تطبيق المقاييس والمواصفات العالمية المعمول بها ( ISO 15489 ) المتعلقة بإدارة السجلات خلال مختلف مراحل أعمارها الثلاثة : النشطة / الشبه نشطة / المصير النهائي ) .
- توفير فضاءات الحفظ الملائمة على أسس علمية وصحية سليمة.
- توفير التجهيزات اللازمة لحفظ الملفات والسجلات ( رفوف عادية أو متحركة أو كردكس إلكتروني Cardex/ صناديق الحفظ / تجهيزات إعلامية وإلكترونية / ...الخ ) .


5- الأهداف :
• المرحلة الأولى : تكوين أرشيف تقليدي ورقي منظم ( ضروري )
• المرحلة الثانية : أرشيف مرجعي آلي محوسب ( ضروري )
• المرحلة الثالثة : أرشفة إلكترونية للوثائق والمعلومات ( إختياري )Elec. management of documents and information
• المرحلة الرابعة : إدارة محتوى متكامل وأرشفة إلكترونية ECM ( اختياري مرحلة متقدمة
• جدا ) Enterprise content management and electronic archiving

مثال مجسد للأرشفة الإلكترونية الخاص بالمستشفى:

نظام الإدارة الشاملة للمحتويات او إدارة المحتوى المتكامل (ECM): وهو نظام يقوم بإدارة البيانات والملفات واحتوائها بشكل كامل حيث يمكن تحليلها واسترجاعها بشكل سريع ، وهو أيضا بيئة كاملة يمكن تعدليها لكي تقوم بعمل أي مهمة ترغب بها المؤسسة وتكون مندمجة في ما بينها : Integrated system مثل الأرشفة الإلكترونية و إدارة نظام شؤون الموظفين و الحجوزات الخاصة بالمرضى ، الخ .وتستخدم تقنيات عالية لإدارة المحتويات مثل OCR وقواعد البيانات المتقدمة مثل ORACLE .


• مثال لهيكلة نظام إدارة المحتوى المتكامل
* خطوات التحول للوثائق الإلكترونية:
* أولاً: تحويل الملفات القديمة الى صيغة إلكترونية (رقمنة الموروث Backlog phase) :
وهي مرحلة طويلة نسبياً وتأخذ معظم الوقت والجهد اعتماداً على حجم الملفات والسجلات التي يتم معالجتها وتحويلها للصيغة الإلكترونية.

• ثانياً: تشغيل النظام والعمل بشكل إلكتروني متكامل.
وهي مرحلة تتم بعد المرور بعملية تحليل متطلبات المشروع حسب رغبة الإدارة وتوفير التجهيزات اللازمة ومن ثم تصميمه وتشغيله بشكل تجريبي انتهاءً إلى تشغيله بشكل نهائي ورسمي.

• بعض الأمثلة للتجهيزات اللازمة:


تطبيقات الأرشفة (Archieve apps) الخادمات (Servers) ers) طابعة الباركود (Barcode Printers) / الماسحات الضوئية scanners قارئة الباركود (Barcode Readers)


وبافتراض أن رغبة القائمين على المشروع أن يتم التعامل بشكل إلكتروني شامل.

• مثال لرقمنة ملفات المستشفى :
1- فتح ملف جديد للمريض :
عند تحديد موعد للمريض :
تقارير وإحصائيات : Output
تفسير عملي للمقترحات

1 - المرحلة الأولى : أرشيف تقليدي ورقي منظم ( ضروري )

• إعداد النماذج الأرشيفية الموحدة حسب المقاييس المعمول بها بلوائح المركز الوطني للوثائق والمحفوظات :
- نموذج ترتيب وحفظ الوثائق Classification
- نموذج الفهرسة ( تحديد محتوى الملف ) Indexing
- نموذج تحويل الوثائق ( من العمر النشط إلى العمر الشبه نشط ) Transfer
- نموذج إعارة الوثائق Communication
- نموذج إيداع الوثائق للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات Deposit of documents to national center of records
- نموذج جرد وفرز الوثائق Inventory and sorting
- نموذج إتلاف الوثائق Destruction
- نموذج تقويم الوثائق ( تحديد أعمارها الثلاثة ) Evaluation / Conservation
• إعداد أدوات العمل الأرشيفي Archival Tools ( 4 أدوات أساسية : دليل القائمة الإسمية للوثائق والملفات / نظام تصنيف الوثائق / جدول لوائح حفظ الوثائق / دليل الإجراءات الأرشيفية : من يفعل ماذا ؟ ) .
• تطبيق السلسلة الوثائقية الأرشيفية :
- إجراءات التصنيف والترتيب Procedures of classification
- إجراءات تحويل الملفات من العمر النشط إلى العمر الشبه نشط Procedures of transfer
- إجراءات الترفيف و الحفظ Procedures of conservation
- إجراءات الإعارة والمناولة Procedures of communication
- إجراءات الفرز والإتلاف Procedures of sorting and destruction

2- المرحلة الثانية : أرشيف مرجعي آلي محوسب ( ضروري ) Computring process management

• تطبيق إجراءات السلسلة الوثائقية ا لأرشيفية عبر تطبيقات الحاسب الآلي ( تحويل / حفظ / إعارة / ..الخ ) عبر تطبيقات إعلامية غير مخصصة من ذلك برنامج أكسس للقاعد البيانات / وين إيزيس WINISIS /إكسل / ..الخ عبر العناصر الثلاثة الأساسية :مدخلات INPUT / معالجة TREATMENT / مخرجات OUTPUT
والهدف هو سرعة بعض الإجراءات المذكورة ويتطلب لذلك تجهيزات إعلامية.

3- المرحلة الثالثة : أرشفة إلكترونية / نظام إدارة المحتوى المتكامل ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT ( مرحلة متقدمة )
• إعدادد قاعدة بيانات أرشيفية تتعلق بالإجراءات الأرشيفيةINPUT ( تحويل/ إعارة / تقارير / ..الخ )
• رقمنة الوثائق عبر جهاز الماسح الضوئي ( تصوير ضوئي ) SCANNING
• قراءة ضوئية للحروف ICR OCR/= OPTICAL CHARACTER ECOGNITION
• تخزين إلكتروني ELECTRONIC STORAGE
• اعتماد تقنية البار كود BAR CODE
• بث إلكتروني ELECTRONIC DIFFUSION
• الحصول على مخرجاتOUTPUT حسب الرغبة ( تقارير / إحصائيات / أدوات بحث / الخ )

• فتح ملف جديد للمريض :New file
1- فتح ملف جديد ( ورقي ) لمريض بمكتب الاستقبال بالمستشفي
2- تسجيل الملف بقاعدة البيات المخصصة : ملف جديد
3- إعطاء رمز بار كود للملف


4- تحويل الملف للطبيب
5- دخول الطبيب للملف عبر الرمز البار كود ) barcodeشاشة الطبيب )
6- معالجة الطبيب للمريض وتدعيم الملف بوثائق فنية: ( كشوفات / فحوصات / موعد طبي / ..الخ )
7- تحويل الطبيب للمريض للمختبر او الصيدلة او إعطاء موعد لاحق


• حفظ إلكتروني للملف Electronic Storage
8- غلق الملف وتحويله إلى مركز حفظ الملفات Records
9- اعتماد نظام التصنيف المعتمد لترفيف الملف وحفظه ( ورقيا )


• رقمنة الوثائق : Scanning
10- اعتماد قواعد البيانات المستخدمة لرقمنة الوثائق المكونة للملف
11- تسجيل الموعد القادم لإعارة الملف وتحديد رمزا له
12- ترفيف و حفظ الملف الورقي
13- اندماج المعطيات بين مكتب الاستقبال والطبيب ومركز حفظ الوثائق


• إعارة الملف : Communication

14- حسب شاشة الطبيب ، ترسل إشارات إلكترونية من مكتب الاستقبال إلى مركز حفظ الوثائق حول الملفات المزمع إحضارها قبل يوم من الموعد لإحضار الملف للطبيب المعني
15- تحويل الملف للطبيب المعني عند الموعد
16- دخول الطبيب على شاشته لمعرفة مواعيد اليوم واستقبال المريض
17- تحديث وتحيين محتويات الملف من قبل الطبيب (إضافة وثائق / إلغاء/..الخ)
18- عودة الملف لقسم الاستقبال لتسجيل الموعد الجديد أو إشارة غلق الملف نهائيا
19- عودة الملف إلى مركز حفظ الوثائق ورقمنة الوثائق المحدثة بنفس الملف وتسجيل الحالة الجديدة للملف ( موعد جديد / غلق / تحويل لطبيب ثاني ) .

* مجسد الوظائف عبر الفلوشارط

نموذج MODAL / FLOWSHART EMID / WORKFLOW

* نموذج لقاعدة بيانات أرشيفية

* مثال لاقتناء الوثائق
• مثال لتحويل الوثائق المرقونة إلى وثائق إلكترونية محمولة PDF


* مثال لنقل الملفات الإلكترونية ( spool )
• مثال لرقمنة الوثائق

• مثال للفهرسة الوصفية للوثائق الإلكترونية

* مثال للتكشيف اليدوي للوثائق الإلكترونية
I/ مرحلة دراسة الخطة - دراسة وضع للسجلات
SYSTEM STUDY - تحديد النواقص والمشاكل
- دراسة الموارد المتاحة ( البشرية / التجهيزات /الخ )
- تحديد المقترحات
II / مرحلة بناء الخطة

ELABORATION SYSTEM
III/ مرحلة تحديد واقتناء الموارد
MATERIALS ACQUISITION

IV / مرحلة تنفيذ الخطة :

1- اقتناء الوثائق الإلكترونية:
2- فتح ملف جديد أو أرشفة السجلات القديمة :

3-مرحلة المعالجة المادية للوثائق الإلكترونية Material treatment- 4- مرحلة المعالجة الفكرية والوصفية للوثائق الإلكترونية
Intellectual treatment of elec. Doc.

5 - مرحلة التصنيف الإلكتروني للوثائق : Elec. Classification
6 – مرحلة إثبات الوثيقة الإلكترونية : Elec. signature
7 -مرحلة الحفظ الإلكتروني للوثائق : Elec. Storage of doc.
8- حماية وأمن الوثائق الإلكترونية Safety / Security
9- مرحلة مناولة الوثائق الإلكترونية Communication
نتائج البحث












التوقيع
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي - وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
الأستاذ الموثق المبروك بن جابر التبيني / تونس-محاضر بالجامعة السعودية
  رد مع اقتباس