[عبدالكريم بجاجة]

الجواب:
في حالة استخدام طريقة الترقيم المستمر التي تسمح باستغلال قاعة الأرشيف بطريقة عقلانية لم تترك أي فراغ بين رصيد و آخر، يجب تخصيص قاعة أخرى لحفظ الأرشيف التاريخي الذي ينبثق من الأرشيف الوسيط، سواء بحفظه كلية أو جزء منه بعد الفرز و الإتلاف. هذا العمل خاص بالدوائر الحكومية المخولة قانونيًا لحفظ الأرشيف التاريخي، مثل الأرشيف الوطني و مراكز الأرشيف الجهوية و الولائية.
سوف ينجر عن قرار حفظ الأرشيف التاريخي تحرير أدوات البحث (العلمية) المناسبة لها و التي تختلف عن جداول التحويل (الإدارية) التي تصحب عادة الأرشيف لما ينتقل من العمر الأول إلى العمر الثاني للحفظ المؤقت. سوف تفقد جداول التحويل الأولية صلاحيتها بعد تحويل الأرشيف الإداري إلى رصيد أرشيف تاريخي. و لكن يجب حفظها كشهادة عن الأرشيف الإداري في هيكلته الأولى، خاصة إذا تقرر إتلاف جزء من الأرشيف الإداري بعد الفرز و بقرار لجنة الإتلاف. كما يجب إضافة ملاحظة في دفتر استقبال الأرشيف الإداري مثل:
- "إتلاف كلي للأرشيف الإداري بقرار ...".
- أو "إتلاف جزئي بقرار ... و تشكيل رصيد أرشيف تاريخي جديد تحت تسمية... أو رمز...، و تحرير فهرس....".
- أو "تحويل كل الأرشيف الإداري دون أي إتلاف إلى رصيد أرشيفي تاريخي جديد تحت تسمية ...أو رمز...، و تحرير فهرس..."
و عند هذا الحالة، سوف تصبح الرفوف الخاصة بالأرشيف المحول إلى العمر الثالث شاغرة. ويجب استغلالها مجددًا بتخزين الأرشيف الإداري الجديد المحول من العمر الأول إلى العمر الثاني. يمكن إذًا استعمال الأماكن الشاغرة دون أي إشكال: المبدأ الأساسي للترقيم المستمر هو استقلالية الأرصدة البعض عن البعض، بل حتى العلب نفسها. يمكن أن تتوزع الرفوف الشاغرة في القاعة في كل حالات تحويل أرشيف إداري إلى العمر الثالث، و لا تكفي لحفظ رصيد إداري جديد. ليس هنا أي إحرج: يمكن توزيع الرصيد الإداري الجديد حسب الأماكن الشاغرة و لكن يجب تسجيل مكان التخزين في جدول التحويل الأولي. سؤال: كيف يمكن التصرف مع نفس الرصيد و هو متشتت في رفوف متفرقة؟ يجب تسجيل الأرقام المناسبة في جدول التحويل كما أسلفت، و أيضًا في دفتر استقبال الأرشيف مع رسم خريطة الوضع التوبوغرافي للأرشيف في المخازن. و يستخدم نظام الترقيم المستمر في المكتبات أيضًا لنفس الغرض: استغلال عقلاني لكل الرفوف الوحدة بعد الأخرى، و تجمع كتب أي موضوع في فهرس واحد برموز مختلفة حسب توزيع الكتب في المخازن. و لكن، لا يمكن استخدام هذه الطريق في المكتبات المفتوحة للجمهور حيث يجب أن تجمع كل كتب موضوع ما في نفس الرف لتسهيل عملية البحث للقراء. بينما يمكن استخدامها في مخاز الأرشيف الممنوعة للجمهور، سواء كان الأرشيف إداري أو تاريخي. أتمنى أنني كنت واضحًا في هذا الشرح، و لو كان من الأفضل تقديمه في الميدان مباشرة، أي في قاعة أرشيف! و شكرًا. عبد الكريم بجاجة.