منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - عرض مشاركة واحدة

عبدالكريم بجاجة · Jan-21-2009, 01:18 PM

السؤال:
خاصة: الي الاستاذ عبد الكريم بجاجة
Jan-15-2009, 02:26
.......
مكتبي نشيط
الدولة: ........

الي الاستاذ عبد الكريم بجاجة
________________________________________
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته
استاذ الفاضل
اريد ان تعطيني بعض النصائح والارشادات عن:
*طلب مني ان اعمل في الارشيف (ابمؤسسة) فتحت ابوابها منذ 04 اشهر.
وقد تم تخصيص مكتب لي وطلب مني ان اهتم بالموضوع
-ماهي الإجراءات التي يجب ان اتبعها وما هو الترتيب الانسب الذي اضعه -هل جدول الدفع يكون مثل جدول الدفع المركز الارشيف .... او يكون له نسخة خاصة به او اقوم باعداده بنفس
-كيف تنصحني يااستاذ
اريد ان اضع قاعدة متينة من اجل استمرار الارشيف وحفظه حسب مواصفات مقننة.
وفي الاخير تقبل مني فائق التقدير والاحترام
وشكرا جزيلا

الجواب:
يوم الأربعاء 21 يناير 2009
عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بالمركز الطني
للوثائق و البحوث - أبوظبي
الدولة: الإمارات

وضع نظام لقسم أرشيف جديد.
________________________________________
تحية طيبة و بعد؛
أولاً مبروك عليكم المنصب الجديد، و أتمنى لكم التوفيق و النجاح في هذه المهمة النبيلة، و الشيقة، و الصعبة في الوقت نفسه. أما فيما يتعلق بأسئلتكم:
-1- أذكر حضرتكم أن إدارة الأرشيف في المؤسسات لم تختلف مهما كان نوع الوثائق، لأن الأمر يتعلق بأرشيف إداري، أي أرشيف العمر الأول (الأرشيف الجاري)، و أرشيف العمر الثاني (الأرشيف الوسيط). بما أن المؤسسة حديثة النشء، لم يكون لديكم في المرحلة الحالية إلا أرشيف العمر الأول، أي الأرشيف الجاري و عمره أقل من خمس سنوات.

-2- يجب الآن طلب توفير قاعة لحفظ الأرشيف الجاري بجواركم، لا تقل مساحتها عن 20 متر مربع لكي يمكن استقبال ما يساوي 1200 علبة أرشيف من حجم 10 سم للوحدة.

-3- و في الوقت نفسه، يجب عليكم التفكير في تخصيص قاعة للأرشيف الوسيط الذي بمكن حفظه بعيدًا عن مكتبكم، لا تقل مساحتها على 100 متر مربع، ما يساوي 12000 علبة أرشيف.

-4- يجب فرض جدول التحويل في كل حالة استقبال مجموعة أرشيف مهما كان المنتج، و لا يختلف جدول التحويل عن جدول الدفع الذي تعرفينه.

-5- أنصحك بمساعدة الإدارة التي تريد تحويل أرشيفها إلى مكتبكم لتجنب استقبال أرشيف غير منظم و فوضوي. يجب على الإدارة أن ترتب أرشيفها حسب نظامها، و مهامها، لأنه يشهد عن نشاطاتها. و يجب عليكم احترام هذا النظام ما دام الأرشيف في عمره الإداري، الأول و الثاني. و لكن، في حالة ما إذا استقبلتم أرشيف غير منظم، يجب عليكم تنبيه الإدارة المنتجة بذلك، و إعادة تنظيمه بمساعدة موظف من الإدارة المنتجة لكي يكتسب الأرشيف منطقه الأصلي، الشيء الذي يساعد الإدارة المعنية بالحصول على الملفات المناسبة في المستبل.

-6- يمكنك منذ البداية وضع قاعدة بيانات تشمل بالتدريج كل الأرشيف المحول لتسهيل عملية البحث عند الطلب.

أتمنى أنني تجاوبت مع انشغالاتكم؛ و شكرًا على ثقتكم.
عبد الكريم بجاجة.

Jan-21-2009, 01:18 PM	المشاركة116
المعلومات عبدالكريم بجاجة خبير في علم الأرشيف - أبوظبي الإمارات العربية المتحدة البيانات العضوية: 19513 تاريخ التسجيل: Sep 2006 الدولة: الإمارات المشاركات: 724 بمعدل : 0.11 يومياً	وضع نظام لقسم أرشيف جديد. السؤال: خاصة: الي الاستاذ عبد الكريم بجاجة Jan-15-2009, 02:26 ....... مكتبي نشيط الدولة: ........ الي الاستاذ عبد الكريم بجاجة ________________________________________ السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته استاذ الفاضل اريد ان تعطيني بعض النصائح والارشادات عن: *طلب مني ان اعمل في الارشيف (ابمؤسسة) فتحت ابوابها منذ 04 اشهر. وقد تم تخصيص مكتب لي وطلب مني ان اهتم بالموضوع -ماهي الإجراءات التي يجب ان اتبعها وما هو الترتيب الانسب الذي اضعه -هل جدول الدفع يكون مثل جدول الدفع المركز الارشيف .... او يكون له نسخة خاصة به او اقوم باعداده بنفس -كيف تنصحني يااستاذ اريد ان اضع قاعدة متينة من اجل استمرار الارشيف وحفظه حسب مواصفات مقننة. وفي الاخير تقبل مني فائق التقدير والاحترام وشكرا جزيلا الجواب: يوم الأربعاء 21 يناير 2009 عبدالكريم بجاجة خبير الأرشيف بالمركز الطني للوثائق و البحوث - أبوظبي الدولة: الإمارات وضع نظام لقسم أرشيف جديد. ________________________________________ تحية طيبة و بعد؛ أولاً مبروك عليكم المنصب الجديد، و أتمنى لكم التوفيق و النجاح في هذه المهمة النبيلة، و الشيقة، و الصعبة في الوقت نفسه. أما فيما يتعلق بأسئلتكم: -1- أذكر حضرتكم أن إدارة الأرشيف في المؤسسات لم تختلف مهما كان نوع الوثائق، لأن الأمر يتعلق بأرشيف إداري، أي أرشيف العمر الأول (الأرشيف الجاري)، و أرشيف العمر الثاني (الأرشيف الوسيط). بما أن المؤسسة حديثة النشء، لم يكون لديكم في المرحلة الحالية إلا أرشيف العمر الأول، أي الأرشيف الجاري و عمره أقل من خمس سنوات. -2- يجب الآن طلب توفير قاعة لحفظ الأرشيف الجاري بجواركم، لا تقل مساحتها عن 20 متر مربع لكي يمكن استقبال ما يساوي 1200 علبة أرشيف من حجم 10 سم للوحدة. -3- و في الوقت نفسه، يجب عليكم التفكير في تخصيص قاعة للأرشيف الوسيط الذي بمكن حفظه بعيدًا عن مكتبكم، لا تقل مساحتها على 100 متر مربع، ما يساوي 12000 علبة أرشيف. -4- يجب فرض جدول التحويل في كل حالة استقبال مجموعة أرشيف مهما كان المنتج، و لا يختلف جدول التحويل عن جدول الدفع الذي تعرفينه. -5- أنصحك بمساعدة الإدارة التي تريد تحويل أرشيفها إلى مكتبكم لتجنب استقبال أرشيف غير منظم و فوضوي. يجب على الإدارة أن ترتب أرشيفها حسب نظامها، و مهامها، لأنه يشهد عن نشاطاتها. و يجب عليكم احترام هذا النظام ما دام الأرشيف في عمره الإداري، الأول و الثاني. و لكن، في حالة ما إذا استقبلتم أرشيف غير منظم، يجب عليكم تنبيه الإدارة المنتجة بذلك، و إعادة تنظيمه بمساعدة موظف من الإدارة المنتجة لكي يكتسب الأرشيف منطقه الأصلي، الشيء الذي يساعد الإدارة المعنية بالحصول على الملفات المناسبة في المستبل. -6- يمكنك منذ البداية وضع قاعدة بيانات تشمل بالتدريج كل الأرشيف المحول لتسهيل عملية البحث عند الطلب. أتمنى أنني تجاوبت مع انشغالاتكم؛ و شكرًا على ثقتكم. عبد الكريم بجاجة.