[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة البحر الحزين

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
كيف حالك استاذي الفاضل عبد الكريم
أريد أن اسالك حول:
1: في حالة وجود عدة ارصدة مكونة للأرشيف هل من الأفضل أن نتبع رقم تسلسلي واحد و متواصل لكل العلب بالنسبة لجميع الأرصدة أم كل رصيد نخصص له رقم تسلسلي

2: في ما يتعلق بالرصيد الواحد: اذا كان مثلا يتكون من 50 علبة كل علبة نخصص لها رقم لكن في بعض الأحيان الملف الواحد يتكون من أكثر من علبة واحدة في رأيك أستاذي الفاضل ما هي الطريقة الأفضل التي يجب أن أتبعها في ترقيم العلب ؟ هل كل علبة يكون لها رقم تسلسلي خاص و لا يهم ان كانت تابعة لعلبة اخرى تحتوي على نفس الملف ام أرقم العلب حسب رقم الملفات
شكرا و بارك الله فيك
سلام الله عليكم

الجواب عن السؤال الأول:
لا يمكن ترتيب الأرشيف في الشكل التسلسلي المطبق في المكتبات، لأن العلب داخل كل رصيد أرشيف واردة من منتج واحد أي إدارة وحيدة مكلفة بمهمة خاصة لا تعني إدارة أخرى وأرشيفها الخاص. لذا يجب حتماً ترتيب كل رصيد أرشيف بترقيم خاص به. أكثر من هذا؛ إذا صدر عن إدارة واحدة عدة دفعات (تحويلات) الأرشيف، يجب ترقيم كل دفعة أرشيف (تحويلة) بترقيم يبدأ دائماً برقم 1. كيف يمكن الفرق بين رقم 1 من الدفعة الأولى ورقم 1 من الدفعة الثانية؟ يجب ترقيم الدفعات في دفتر استقبال الأرشيف، وإعطاء كل دفعة رقم خاص مع ذكر سنة الدفع. بهذه الطريقة نتجنب أي اختلاط بين الدفعات الواردة من الإدارة نفسها أو إدارة أخرى. مثلاَ:
- الدفعة رقم 1: واردة من إدارة المالية؛ تتشكل من 100 علبة مرقمة من 1/1 إلى 1/100.
- الدفعة رقم 2: واردة من إدارة المالية أو إدارة أخرى؛ تتشكل من 100 علبة مرقمة من 2/1 إلى 2/100.
الرقم الأول يعني رقم الدفعات، والرقم الثاني يعني رقم العلبة داخل الدفعة نفسها.

الجواب عن السؤال الثاني:
يجب ترقيم كل العلب برقم تسلسلي خاص، و لو كانت مجموعة علب تعني القضية نفسها. نأخذ مثال ملف موظف يشغل في الإدارة منذ 30 سنة، وبالتالي له خمس علب تشمل جميع الوثائق لتلك الفترة: سترقم العلب من 1 إلى 5 بغض النظر عن محتواها الذي يعني موظف واحد. ولكن، يجب توضيح المحتوى في الفهرس: العلبة 1= محمد بن محمد (1/5)، العلبة 2 = محمد بن محمد (2/5)...