كيفية إعداد محضر الجرد الشامل (الجزء الثاني )
بعد المعالجة الفكرية والمادية لكل الأرصدة المتراكمة وبداية استقبال الدفعات يتغير مطبوع الجرد المتعلق بوثائق الأرشيف عند تحينه في آخر السنة ، حيث يصبح يتكون من البيانات التالية :
- رقم وحدة الرفوف
- رقم الطاولة
- إسم الرصيد
- رمز الرصيد
- السنوات القصوى
- عدد علب الرصيد
- الملاحظات
ونستطيع تسمية هذا المطبوع ب: مطبوع جرد الأرصدة
لما هذا التغيير؟
من المعروف أنه بعد معالجة الأرصدة المتراكمة، تتكون لدينا وسائل بحث خاصة بها، وكذا بالنسبة للأرصدة المدفوعة والتي تكون مصحوبة بجداول الدفع والتي تعتبر أيضا وسائل بحث داخلية ، وعليه فإن لكلا النوعين من الأرصدة وسائل بحث تعطينا الوصف الكامل لكل علبة منها، وبالتالي فإنه ليس من الضروري إعادة وصف محتوى العلب الموجودة على كل طاولة أثناء الجرد.
نتيجة جمع بيانات مطبوع جرد الأرصدة
جرد ومعرفة شاملة لجميع الأرصدة ؛
معرفة مكان تواجدها بالتفصيل ؛
وضوح نوع الترتيب المتبع في ترتيب الأرصدة ؛
سهولة تغيير أماكن الأرصدة في حالة ما إذا كانت هناك حاجة ملحّة لذلك ؛
التسيير الجيد لمساحات المخازن.
أما فيما يخص مخطط مواقع الرفوف فيصبح كخريطة توضيحية لكل الأرصدة يساعدنا في التعرف على كل الأرصدة، وكذا المساحات المستغلة والمتبقية، وكل ما يتعلق بها بشكل جد سهل.
|