السلام عليكم
بخصوص استشارة الاخ مكاوي:
أول شيء تقوم به يجب وضع مخطط عمل يحتوي الموارد البشرية والموارد المالية التي سترصد لهذا المشروع، إضافة للنقاط الفنية لإرساء وتطوير نظام أرشفة متكامل بالمؤسسة.
لن أتتطرق للنواحي المالية والبشرية فأنت أدرى بوضع المؤسسة، لكن سأحاول مدك بمخطط فني يساعدك في مشروعك,
1. القيام بجرد الوثائق الأرشيفية الموجودة في مكاتب العمل ومحلات الحفظ أو كما تسمى بالمستودعات. والجرد هو أداة أرشيفية لتعريف وتحديد مكان حفظ الوثائق الأرشيفية ويمكن من عدة إحصائيات تساعد في ضبط السياسة الأرشيفية منها حجم الرصيد الأرشيفي للمؤسسة، حجم الأرشيف لكل إدارة ولكل نوع من أنواع الملفات، لأنه هنالك إدارات أو مصالح معروفة بكثرة انتاجها للوثائق و هذا مرتبط بطبيعة نشاطها، لما تعرف حجم الوثائق التي تنتجها تستطيع تحديد الفضاء الذي يجب تخصيصه للحفظ، ويساعد في تحديد جدول مدد الحفظ. يكون الجرد باستعمال جداول ويتم القيام به حسب مخطط معد سلفا.
2. خلال عملية الجرد ينصح بالقيام بعملية حوسبة الجرد بالموازاة مع الجرد اليدوي ويمكن القيام بإدخال البيانات على ملف إكسل وقتيا حيث تسهل هذه المرحلة عمليات البحث والترتيب وتكون ناجعة خلال عملية ارساء نظام محوسب مستقبلا.
3. إعداد القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق: هذه القائمة تحدد أنواع الملفات الوظيفية بالمؤسسة دون غيرها، لأنه خلال الجرد يمكنك وجود ملفات غير وظيفية يعني توقفت بتوقف أنشطة معينة من أنشطة المؤسسة، فيجب عدم إدراجها في القائمة الاسمية لأنواع الملفات والوثائق. تحتوي هذه القائمة على عنوان الملف وهنا تساعد على توحيد عمليات الفهرسة وتساهم في توحيد أسماء الملفات، الإدارة المسؤولة، مسار الملف، نوع الملف، الوثائق المكونة، مكان وجود الأصل، مكان وجود النظير الثانوي للملف، الخ
4. تحديد جدول مدد استبقاء أو حفظ الوثائق: يتم إعداد الجدول بالإجماع بين الأطراف المعنية وخاصة المختص في الأرشيف و الإدارة المسؤولة: كل إدارة او مصلحة تناقش معها الملفات التي تعنيها, تساهم هذه الأداة في تحديد مدة حفظ الملف بمكاتب العمل، مدة حفظ الملف بالمستودع، ثم مصير الملف الاتلاف أو الحفظ أو الانتقاء. هذه الأداة تعتبر ركيزة من ركائز برنامج التصرف في الأرشيف حيث تساهم في عقلنة كافة الاحراءات الأخرى ومنها التحويل، الاتلاف، الحفظ الدائم، وغيرها,
5. تطبيق قواعد الحفظ على الجرد وهو مايؤدي الى تحديد الوثائق المعدة للاتلاف والوثائق المعدة للحفظ الدائم,
6. يساعدك الان هذه الاجراء في تحديد مساحات مستودعات الحفظ، سواء بتقليص المساحات المعدة للحفظ أو زيادة عددها,
7. تنظيم المستودعات حسب التراتيب الجاري بها العمل: الرفوف، شروط الحفظ وخاصة الوقاية من الحرائق، والسلامة الخ
8. تنظيم إجراءات التصرف في الأرشيف: بالنسبة للتحويل مستقبلا من مكاتب العمل الى المستودع يكون حسب جدول مدد الحفظ ليش عشوائيا ويكون باستعمال جداول تسمى جداول الحفظ. باللنسبة للاتلاف كذلك يكون حسب جدول مدد الحفظ وبعد مصادقة كافة الأطراف المعنية ويسجل محضر جلسة يسمى محضر اتلاف وثتئق عديمة القية، بالنسبة للحفظ كذلك، بالنسبة كذلك للإعارة يجب ضبطها من خلال جذاذات إعارة لتتبع مسار الملفات،
9. بالنسبة لجدول مدد الاستبقاء تقوم بمد كل مصلحة بالقواعد التي تهمها مع مقدمة تفس كيفية استخدامه,
10. إعداد دليل اجراءات أرشيفية تشرح فيه كل الإجراءات من تحويل واتلاف وإعارة وكيفة القيام بها,
11. يمكن في مرحلى متقدمة اعداد جدول للتصنيف يساهم في ضمان التمفصل المنطقي للرصيد ويكون اداة بحث ناجعة في المؤسسة تساعد في تنظيم الوثئاق الأرشيفية بالمكاتب وتكون أداة بحث ناجعة,
12. في مرحلة متقدمة يمكنك التفكير في الحوسبة سواءا إرساء نظام مرجعي أو الكتروني.
هذا المخطط هو غير مفصل ويحتاج الدخول في كل نقطة الى إسالة الكثير من الحبر، لكن أرجو من الله أن أكون قد أفدتك. والسلام
|