[نزيهة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة alraaqi

السلام عليكم....

ياريت حد يفيدني في عمل بحث عن الارشيف الالكتروني....

والسموحة منكم....

أههلا بكم
إفادة أولى في الموضوع
في هذا العصر المتسم بالتواتر السريع لكميات هائلة من الوثائق الأرشيفية ومع تفاقم المشاكل الناتجة عن تراكم الأرصدة الأرشيفية في محلات مزدحمة تتضايق يوما بعد يوم ومع هذا الطلب المتزايد للوثائق لمعالجة العديد من المسائل الإدارية والقانونية بات من الصعب جدا معالجة مئات الآلاف من الملفات والوثائق الأرشيفية بالطرق اليدوية،فالذاكرة البشرية جدا قاصرة بالمقارنة مع الذاكرة الإصطناعية ويمكن حصر النواقص المتعلقة بالتصرف اليدوي في الوثائق الأرشيفية في نواقص تتعلق بالبحث عن الوثائق (محدوديو عدد أدوات البحث، صعوبة تحيين أدوات البحث، بطء عمليات البحث، وفشل عمليات البحث وحرمان المستفيد من الوثائق المطلوبة) وكذلك صعوبات تتعلق بالتصرف في الوثائق الأرشيفية أي في عمليات تحويل الوثائق في مختلف المراحل العمرية سواءا الجاري أو الوسيط أو المصير النهائي للوثيقة مما ينجر عنه الإكتظاظ في محلات العمل وتراكم الوثائق وصعوبة الوصول إلى الوثيقة التي نحن بحاجة إليها كذلك تأخر عمليات الإتلاف الخاصة بالوثائق التي فقدت قيمتها الأولية والثانوية
وتأخر عمليات ترحيل الأرشيف النهائي الذي له قيمة تاريخية وللبحوث والدراسات وكذلك حفظ الذاكرة الجماعيةلذلك كان من الظروري إيجاد الحلول لكل هذه النواقص وهو إستخذام التقنيات الجديدة للمعلومات في هذا المجال لتحقيق البحث السريع والمتعدد الأوجه عن المعلومات والوثائق وسرعة التصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية وإتاحة هذه المعلومات والبيانات عند بعد إضافة إلى الظغط على على تكاليف حفظ ومعالجة الوثائق وحماية الوثائق الأصلية وكذلك الإستغلال الجماعي للمعلومات
غير أنه في إستخدام التقنيات الجديدة للمعلومات هناك وجهين :
الأول هو إعتماد نظام مرجعي يتمثل في إعداد قواعد بيانات مرجعية تمكن من الإستدلال عن الوثيقة والتصرف فيها(البحث، التحويل، الإتلاف، الترحيل) وفي هذه الحالات لا يمكن الإستغناء عن الوثيقة أي هذا النطام المرجعي لا يعوض الوثيقة.
أما النظام الثاني فهو نظام إلكتروني أي مجموعة من الصور(وثائق رقمية) التي تقدر إلى حد ما تعويض الوثيقة الأصلية وحمايتها أي أن النظم الإلكترونية تتطلب أجهزة قارئة أو ماسح إلكتروني ويمكن أن تشمل الوثيقة اللأكترونية النصوص والصور والمعادلات الحسابية والجداول والإرتباطات التشعبية وقصاصات الفيديو...
أما المزايا التي يقدمها التصرف الإلكتروني فهي إضافة إلى عملية البحث بإستخدام البيانات المرجعية يمكننا هذا النظام من البحث في كامل النص على إعتبار أن الوثائق هي وثائق رقمية حيث يقع إعتماد كل كلمة في النص ككلمات مفتاحية يمكن إعتمادها في البحث كذلك فإن عملية التكشيف أي إستخراج الكلمات المفاتيح يقوم بها النص آلياكذلك فإن عمليات البحث تكون متطورة بإعتماد تقنيات البحث كالبتر (and/or/not)وكذلك الحقول الدلالية كما توفر هذه النظم الإلكترونية برمجيات تعتمد على نظم إدارة قواعد بيانات ونظم إدارة الصورالمرقمة معا وعلى برامج التعرف الضوئي على الحروف
إضافة إلى ذلك فإن هذا النظام الإلكتروني المطبق على الوثائق والأرشيف يمكن من الحفاظ على الوثائق الأصلية التي لا تستعمل إلا عند الظرورة القصوى كما يمكن عديد الأشخاص من الإطلاع على نفس الوثيقة في نفس الوقت وإتاحة الوثائق عن بعد.
غير أن هذا النظام يتطلب برامج حماية أكبر للوثائق والمعلومات المتاحة
الموضوع شاسع جدا وفيه العديد من المعلومات أرجو أن أكون قد ساهمت قليلا في الإفادة وشكرا