عرض مشاركة واحدة
قديم Apr-16-2008, 01:50 PM   المشاركة8
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي بعض الملاحظات قبل تكليف شركة بالتصوير الضوؤي...

سؤال:
الاستاذ عبدالكريم بجاجة - المحترم
تحية طيبة وبعد
…أنا في حاجة إلى الاسترشاد "بنماذج عقود خدمات أرشفة الكترونية وحفظ " لدى الغير حيث إن شركتي تعتزم إحالة وثائقها الإدارية والمالية إلى احد الشركات الوطنية المتخصصة في مجال الأرشفة الالكترونية ونحن ليس لدينا الخبرة في هذا الشأن عليه هل بالإمكان إرسالي نماذج من عقود مسح ضوئي وحفظ وثائق لدى الغير.
أكون شاكرا لتعاونكم ..
و السلام عليكم ورحمة الله
....

جواب:
تحية طيبة و بعد؛
شكرًا على رسالتكم الكريمة، و على ثقتكم. في الواقع ليس لديَ أي نموذج من عقود خاصة بعملية الأرشفة الإلكترونية مع شركة خارجية. و لكن، يمنكم الرجوع إلى دليل الأرشيف الإلكتروني، الذي قمنا بتعريبه و هو مرفق للرسالة، أين تجدون النصائح المفيدة في هذا المجال، خاصة التفاصيل حول المستلزمات الأرشيفية التي يجب احترامها في أي عمل أرشفة إلكترونية.
أرى من واجبي تقديم الملاحظات التالية:
1- لا يمكن في أي حال من الأحوال إتلاف الأرشيف الأصلي بحجة تصويره الرقمي؛ و تجدون طيه دراسة قمت بها حول "حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل".
2- يجب على الشركة أن تعطي ضمانات فيما يتعلق بالبرنامج المستخدم، الذي يجب أن يكون مفتوحًا و قابل للإثراء، و التحديث، و الهجرة في دعائم أخرى ببرامج أخرى.
3- يجب على الشركة أن لم تعتمد على مكان وجود الأرشيف الأصلي عند عملية التصوير الرقمي و الفهرسة الإلكترونية. إذا استخدمت الشركة نظام "البار كود-Barre Code"، يفضل الاعتماد على نظام السلسلة الأرشيفية، و هو ثابت، بدلاً من تعيين مكان الحفظ، و هو غير ثابت لأنه يمكن تحويل الأرشيف الأصلي إلى مكان آخر لأي سبب؛ و إلاّ سوف يُبطل نظام الفهرسة، و بالتالي البحث، بل حتى التصوير كله إذا حول الأرشيف الأصلي من مكانه الأول، و كان التصوير معتمدًا على هذا المكان بالذات.
4- يجب على الشركة أن تعطي ضمانات على جودة العمل الإلكتروني، و أن لم تفقد الوثائق الإلكترونية أصالتها (authenticity)، و سلامتها (integrity)، و ثبوتها (reliability)، و أن تبقى قابلة للاستعمال (usability) مع مرور السنين.
5- يجب على الشركة أن تسلم الأرشيف الإلكتروني في عدة أشكال:CD-DVD، كما يجب إنجاز نسخة على شكل ميكروفيلم، و هذه العملية آلية و تنجز في مخبر الميكروفيلم انطلاقًا من النسخ الإلكترونية، سي دي (CD) مثلاً.
و لنبقى في الاتصال المثمر إن شاء الله.
عبدالكريم بجاجة


Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971
www.cdr.gov.ae












  رد مع اقتباس