[عبدالكريم بجاجة]

السؤال الأول:
أنا طالبة في معهد علم المكتبات والتوثيق قسم التقنيات الأرشيفية السنة الثانية ماستر.
سيدي سمعت عنك الكثير في مشواري الدراسي وعن خبرتك في مجال الأرشيف أسال الله لك السداد والتوفيق في عملك.
أستاذي أنا مقبلة على إعداد مذكرة تخرج بعنوان:
"التحديات التي يواجهها الأرشيفي أثناء التعامل مع الإدارة المنتجة".
وأرجو منك توجيهي ولو بشيء بسيط فيما يخص المراجع التي تخدم بحثي وجزاك الله كل الخير.

الجواب الأول:
إن هذا الموضوع "لا يسمن ولا يغني من جوع" في مجال الأرشيف لأنه نظري ليس له أي تأثير في الميدان. لذا أقترح عليك مواضيع أخرى تنبع من وضع الأرشيف في الميدان وليس في مدرج الجامعة:
• تنظيم أرشيف مبعثر، وإعداد فهرسًا تحليليًا مناسبًا.
• دراسة ميدانية حول وضع قطاع الأرشيف في إحدى المؤسسات الإدارية أو الاقتصادية: تشخيص وضع الأرشيف بالتدقيق، ثم اقتراح سياسة لإعادة نظام الأرشيف في المؤسسة.
سوف تسمح مثل هذه المواضيع بالتفاعل مع واقع الأرشيف في الميدان خارج عن الرؤية النظرية التي كثيرًا ما تكون بعيدة عن الحقيقة.


السؤال الثاني:
ما هي مراحل معالجة هذا النوع من الارشيف هل تختلف معالجته عن الارشيف العادي. حيث ان الارشيف التاريخي المتواجد على مستوى البلديات لا تتم معالجته ويقولون هو ارشيف مغلق وان من خلال دراستي اريد الكشف عن هذا الارشيف ولابد من الاهتمام به ليس الكلام فقط وانما الفعل للحفاظ عليه. ان لم اجد من يفدي حول موضوعي وذلك لعدم وجود دراسات حول معالجة هذا الارشيف ،لذلك تحمني اذا لم هنالك ازعاج ،وشكرا لك على كل ما قدمته لي .

الجواب الثاني:
يمر الأرشيف على مرحلتين أساسيتين:
- العمر الأول لما الأرشيف يتراكم في الإدارات؛ ترتيبه وتصنيفه يرجع للإدارات المنتجة فقط حسب حاجاتها وخصوصية عملها.
- العمر الثاني لما يُغادر الأرشيف مكانه في الإدارات المنتجة؛ يصبح الأرشيف مادة تاريخية يمكن استخدامه من طرف الباحثين إذا كانت له فائدة تاريخية. في هذه الحالة يرجع ترتيبه وتصنيفه إلى الأرشيفي، ويُنظم الأرشيف حسب المعايير العلمية
في حالة ما إذا كان الأرشيف مبعثراً بعد تحويله من الإدارات المنتجة، يجب على الأرشيفي إعادة تنظيمه لمعرفته قبل التصرف في مصيره النهائي. ولقد تطرقنا إلى موضوع تنظيم الأرشيف المبعثر في دراستنا المنشورة في الرابط التالي:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13861&page=43
المعالجة العلمية للأرشيف المبعثر
1- تشخيص وضع الأرشيف المبعثر:
• يكون عادة الأرشيف الجاري (أقل من خمس سنوات) محفوظًا في ظروف عاديـة بمقر الدوائر الحكومية.
• ولكن بمجرد الانتهاء من المعاملات الإدارية، وإغلاق الملفات، يخرج الأرشيف من العمر الأول ويُحوَّل إلى العمر الثاني ليصبح أرشيف وسيط (اعتباراً من خمس سنوات فما فوق)، وفي الكثير من الأحيان يُرمى في المخازن العامة للدوائر الحكومية دون أي جدول تحويل أو بيانات تعريفية، و دون أي عمل أرشيفي أو صيانة أو نظافة، بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف.
• تظهر ظروف حفظ الأرشيف الوسيط سيئة إلى أقصى حد: عدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام في المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية (وحتى خشبية) مكدسة البعض فوق البعض، الشيء الذي يمنع أي بحث محتمل – والجزء الآخر مكدس فوق الأرض مباشرة.

2- الأسباب التي تُؤدي إلى تراكم الأرشيف المبعثر:
• عدم وجود سياسة واضحة لإدارة الأرشيف وحفظه.
• عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه " يتيم " بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية.
• عدم وجود قسم الأرشيف الوسيط في أغلب الدوائر الحكومية.
• عدم إصدار أي تعليمات بشأن الأرشيف الوسيط، ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي.
• تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.
3- التكفل بالأرشيف المبعثر:
• يُصعب تمييز الأرشيف المبعثر حسب المصدر أو الموضوع لكونه مختلطًا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية.
• يظهر الأرشيف المبعثر في أغلب الحالات متراكمًا فوق الأرض مباشرة دون أي نظام، وربما في شكل ملفات منتشرة دون العلب.
• يجب علينا أن ندرك أنه في هذه الفوضى الظاهرة يمكن أن يوجد بقايا شبه نظام يُفترض احترامه دون إضافة فوضى على فوضى؛ يعمل الأرشيفي أمام الأرشيف المبعثر مثل أخصائي علم الآثار الذين يحاولون القيام بحفرياتهم بانتظام لإنقاذ الآثار في شكلها الأصلي دون المس في الترتيب الأولي لهذه الآثار.
• إن الأرشيف المبعثر يُعدُّ طبقات (جيولوجية) حيث أرميت الملفات البعض فوق البعض، لذا يجب احترام هذه الطبقات عند معالجة الأرشيف.

4- إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر:
• يجب في المرحلة الأولى رفع الأرشيف من الأرض بطريقة منتظمة وباحترام الطبقات "الجيولوجية"، ووضع الملفات في العلب.
• كما يجب ترقيم العلب الوحدة بعد الأخرى بِغَضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر، أي بدون محاولة التعرف على الأرشيف في هذه المرحلة الأولية.
• ثم في مرحلة ثانية، أي بعد انتهاء رفع الأرشيف من الأرض ووضعه في علب مرقمة، يمكن محاولة التعرف المبسط على محتوى الأرشيف لتحرير بيانات أولية مبسطة توفر أدنى المعلومات: رقم العلبة، مصدر الأرشيف (أي الإدارة المنتجة له)، تعريف قصير عن محتوى العلبة، المنطقة المعنية إذ وجدت، التاريخ الأدنى والأقصى للأرشيف الموجود في العلبة.
• و في آخر المطاف يتم جمع كل البيانات في الكمبيوتر، وترتيبها آليًا حسب مصدر الأرشيف (الإدارة المنتجة)، أو حسب الموضوع إذا أقتضى الأمر ذلك، بصرف النظر عن الترتيب أي ترقيم العلب داخل قاعات الأرشيف.
5- مظهر الأرشيف المبعثر بعد المعالجة العلمية:
5.1- مثال عن الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب المصدر:
o أرشيف الإدارة العليا: العلب 1- 2- 4- 7- 8- ...
o أرشيف إدارة الموظفين: العلب 14- 20- 25- 35- 40- 42- 55- ...
o أرشيف إدارة المالية: العلب 3- 5-9- 15- 24- 33- 46- 63- ...

5.2- مثال عن الترتيب الآلي للبيانات بالكمبيوتر حسب الموضوع:
o ملفات الموظفين: العلب 20- 35- 40- 55- ...
o التعاميم الإدارية: العلب 14- 25- 42-...
o الفواتر: العلب 5- 15- 33- 63-...
o التقارير السنوية: 1- 2- 4 ...
o الخرائط....
o الملفات التقنية...
o الصفقات...
o المشتريات...
o الإحصائيات: 7- 8-...

6- الخلاصة:
عند الانتهاء من تنظيم الأرشيف المبعثر، أي رفعه من الأرض، وضعه في العلب وترقيم العلب، والقيام بالتعريف الأولي على محتوى الملفات، وإعداد فهارس أولية لتقديم الأرشيف حسب الهيكل الإداري وحسب المواضيع، يمكن القيام بجمع العلب حسب أي نظام نفضله، ولكن يجب في هذه الحالة إعادة ترقيم العلب لتشكيل سلسلة منطقية.
شخصيًا لم أوصي بجمع العلب حسب أي نظام و إعادة ترقيمها: أفضل أن تبقى المجموعة الجديدة المشكلة على حالها، واستخدام البيانات للحصول على أي ملف بوسيلة الكمبيوتر.