نظام أرشيف مركزي...
تحية طيبة للجميع و بعد؛
لقد عالجت موضوع نظام الأرشيف لأي مؤسسة في دراستي المنشورة في هذه الصفحة بالذات، تحت عنوان "دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق ". و كنت موجودًا في القاهرة أيام 19-21 نوفمبر 2007 للمشاركة في ندوة الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف؛ كانت فرصة ثمينة لزيارة مؤسسة السيد محمد مكاوي، و التشاور معه حول موضوع تحسين أو وضع نظام لإدارة الأرشيف المركزي.
يمكن للسيد مكاوي أن يرجع إلى الورقة المذكورة أعلاه، خاصة النقاط التالية:
2.3 – الإجراءات العلمية:
3.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :
4.2 – المحيط العلمي: القائمة الشاملة للأرشيف RECORDS SCHEDULE :
يكمن أهم إجراء لوضع نظام أرشيف مركزي في تحرير جدول تحويل يرافق كل مجموعة أرشيف لمَّا تغادر مكان حفظها الأصلي في الإدارات المنتجة (للوثائق)، لتحول إلى مخزن الأرشيف لغاية الحفظ.
سوف تسهل عملية وضع النظام المركزي إذا وفرت هذه البيانات (جداول تحويل الأرشيف)، و إذا استقبلت المجموعات الأرشيفية بطريقة منظمة، و وضعت فوق الرفوف حسب نظام عقلاني يسمح بإدارة الأرشيف باستخدام الحاسوب و البيانات. أمَّا إذا تراكم الأرشيف في المستودع دون أي نظام، سوف تصبح العملية معقدة تتطلب تدخل خبير الأرشيف لتسوية وضع الأرشيف المبعثر. يجب علية القيام بتشخيص طريقة إدارة الأرشيف في المؤسسة (أو عدم أي سيلسة أرشيفية)، ثم دراسة وضع الأرشيف في المستودع، و من ثم اقتراح مخطط للتنظيم العاجل للأرشيف المبعثر، و سياسة جديدة لإدارة الأرشيف في المدى المتوسط و الطويل. و في كل الحالات تُعدُّ عملية تحرير جداول تحويل الأرشيف ضرورية لمعرفة محتوى الأرشيف علبة بعلبة. لهذه الغاية، أوصي الاتصال بدار الوثائق القومية بالقاهرة لمساعدتكم في هذا المجال.
و في انتظار ذلك، أقترح عليكم، على سبيل المثال، نظام لإدارة الأرشيف المركزي بمؤسستكم:
نظام أرشيف مركزي
الهيكل التنظيمي
إدارة الأرشيف الوسيط
مكتب 1.............مكتب 2.............مكتب 3............مكتب 4
الأرشيف الإداري../الأرشيف المالي..../الأرشيف التقني......../المراقبة
خلية أرشيف...... / خلية أرشيف..... / خلية أرشيف.... / خلية أرشيف
(خلية أرشيف في كل إدارة )
المرافق
مركز الأرشيف الوسيط
- 4 مكاتب إدارية + مخبر تقني IT
- ثلاث قاعات أرشيف على الأقل في مركز الأرشيف الوسيط
- قاعة الأرشيف الجاري على مستوى كل إدارة
الموارد البشرية
- مدير إدارة الأرشيف
- خبير أرشيف، خبير IT
- طاقم إداري
- 4 رؤساء مكاتب
- 6 أرشيفيون (2×3)
- 6 عمال (2×3)
- مساعد أرشيف (1)، وعامل (1) في كل قاعة أرشيف جاري
|