عرض مشاركة واحدة
قديم Apr-16-2008, 02:07 PM   المشاركة9
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي.

سؤال حول تنظيم أرشيف الجامعة ببلد عربي...

الجواب:

تحية طيبة و بعد؛
يجب في الخطوة الأولى تشخيص وضع الأرشيف في الإدارات و المعاهد، حسب الاستبيانات التي أرسلناها من قبل. سوف تسمح هذه العملية بتحديد المشاكل، و تهيئة الظروف المناسبة لتحويل الأرشيف من الإدارات إلى الأرشيف المركزي، ثم اقتراح خطة لتسوية الوضع تنجز في مراحل.
على العموم، أقترح على حضرتكم نموذج خطة وضعتها للتكفل بأرشيف جامعة هامة، لا يجب ذكرها. سجلي سيدتي، أن عملية تحويل الأرشيف تخضع لنضام نقدمه في البند 5 (جدول تحويل الأرشيف-النموذج) من هذه الخطة.
و شكرًا على ثقتكم.




Abdelkrim Badjadja
Technical Adviser
Center for Documentation & Research
Ministry of Presidential Affairs
Abu Dhabi- UAE
Tel: +971 2 4183205
Fax: +971 2 4445811
Mobile: +971 50 7110971


www.cdr.gov.ae



إدخال نظام جديد لحفظ الأرشيف بالجامعة

إن الجامعة ... تنتج أرشيفًا ضخمًا ومتنوعًا: أرشيف إداري – مالي – ملفات الأشخاص ( أساتذة – موظفين – طلبة ) - أرشيف الدروس والبحوث – أرشيف الامتحانات – العلاقات الخارجية ...
لذا يجب تحديد سياسة تضمن حفظ الأرشيف والاستفادة منه، قبل أن يتم تحويله في المستقبل إلى الأرشيف الوطني. تهدف هذه السياسة الجديدة إلى إنشاء شبكة داخلية لأرشيف الجامعة ترتكز على شعبة أرشيف في كل إدارة ومعهد، وقسم أرشيف مركزي على مستوى الأمانة العامة للجامعة يجمع فيه أرشيف الجامعة؛ و يمكن تلخيص النظام الجديد على الشكل التالي:

الأمـانـة الـعــامـة للجامعة

إدارة الأرشيف المركزي
الهيكل التنظيمي المرافق الموارد البشرية
إدارة الأرشيف المركزي للجامعة
مكاتب إدارية + مخبر تقني IT + مخازن حفظ الأرشيف
- رئيس الإدارة
- خبير أرشيف، خبير IT
- أرشيفيين
- عمال

شبكة الأرشيف الجامعي
إدارة 1 - إدارة 2 -إدارة 3...-معهد 1 -معهد 2 -معهد 3
شعبة أرشيف شعبة شعبة شعبة شعبة شعبة

لتحقيق هذا الهدف يجب إتباع الخطوات التالية:
- الإجراءات العامة لحماية الأرشيف و فهرسته.
- تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه.


الإجراءات العامة لحماية الأرشيف وفهرسته

نقدم الآن بعض الاقتراحات العاجلة التي تهدف إلى تسوية الوضع الحالي، قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية : العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ". يجب تطبيق هذه الإجراءات في كل الإدارات و المعاهد ، حسب الوضع الحالي:

1 - منع إتلاف الأرشيف : إصدار قرار داخلي يمنع بموجبه منعاً باتاً أي عملية إتلاف أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز المحفوظات الوطنية.
2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف : إصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة.
3– تخصيص قاعات جديدة لحفظ الأرشيف مجهزة برفوف معدنية.
4– تحديد مسؤولية الأرشيف : تعيين مسؤول عن شعبة الأرشيف في كل إدارة و معهد، ومسؤول عن الأرشيف المركزي للجامعة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء داخل الجامعة أو خارجها.
5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة : إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي للأرشيف فقط، بغضَّ النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.
6 – تطهير الأرشيف : يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات و في المعاهد، أم في مناطق المخازن العامة:
• تعقيم القاعات بالتبخير الكيميائي "fumigation".
• إزالة الغبار والرمال والنفايات.
• تنظيف الملفات وتنقيتها واحدة واحدة.
• إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف.
7- التجهيز : تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الأمنية خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – ABC Powder" في مدخل كل قاعة أرشيف؛ و تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس :18 درجة)، و نسبة الرطوبة (50%).
8 - حماية الأرشيف من الغبار : إن العلب المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم : "30 x 20 x 10 سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار، مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت نسبة الرطوبة تحت 50%.
9 .6 – ترتيب الأرشيف : يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع أي تكديس أرشيف فوق الأرض.
10– تصنيف الأرشيف : إن عدم وجود أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة، لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري : إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة، شعبة بعــد شعبة ...
11 - ترقيم الأرشيف المحفوظ داخل الإدارات : إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية لتسهيل الفهرسة، ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة؛ و يمكن اختيار طريقة للترقيم تكمل عملية التصنيف؛ يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع في الوجه الأمامي لكل ملف أو علبة ؛ مثلا :
- إدارة ........ / شعبة ......... / من ملف 1 إلى آخره.
12– ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة : يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فإنه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة"، مخزن بعد مخزن بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغضِّ النظر عن المحتوى أو المصدر. في مرحلة ثانية يمكن محاولة التَّعرٌّف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في أخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف، بغضَّ النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.


تحديد مراحل تسيير الأرشيف و أماكن حفظه

1 – الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف:
1.1- أرشيف العمر الإداري الأول، أو الأرشيف الجاري - أقل من خمس سنوات.
1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني، أو الأرشيف الوسيط - من 5 إلى 15 سنة.
1.3- أرشيف العمر الثالث، أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية - فوق 15 سنة.

2- مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث:
2.1- العمر الأول -5 سنوات- : الحفظ في شعبة الإدارة المعنية : الإدارة-1 الإدارة-2 الإدارة-3 الإدارة-4 إلى اخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
2.2- العمر الثاني -من 5 إلى 15 سنة- : الحفظ في قسم الأرشيف المركزي التابع للجامعة.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
2.3- العمر الثالث -أكثر من 15 سنة- : الحفظ الدائم بالأرشيف الوطني.

3- شروط تحويل الأرشيف من مكان الى مكان:
3.1- التحويل الأول من العمر الأول إلى العمر الثاني–أي التحويل الداخلي من إدارات و معاهد الجامعة إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة- يتم بعد ترقيم الملفات و تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف.
3.2- و الإجراء نفسه عند القيام بالتحويل الثاني و النهائي من قسم الأرشيف المركزي للجامعة إلى الأرشيف الوطني.
3.3- الإتلاف: يمنع منعا باتا أي إتلاف لأرشيف مهما كان نوعه أو تاريخه أو مكان حفظه، سواء داخل الجامعة أو خارجها؛ و تخضع عملية الإتلاف لقرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

القائمة الشاملة لأرشيف الجامعة "Records Schedule"

أثناء زيارتنا إلى الجامعة، طرحت مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف لتتمكن إدارة الجامعة من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بإتلاف الأرشيف.
حددنا في النقطة السابقة (2) مدة حفـظ الأرشيف في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة : خمس ( 5) سنوات في شعبة الأرشيف للإدارة أو المعهد ( الأرشيف الجاري ) ، وعشر (10) سنوات في قسم الأرشيف المركزي للجامعة ( الأرشيف الوسيط )، أي في المجموع خمسة عشرة عاما. وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل دوائر الجامعة "Records Schedule"، ثم يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تتم عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة من دوائر الجامعة، لذا يجب تحديد هذه الدوائر، مثلاً :
- رئاسة الجامعة (0) = قسم (1.0) – قسم (2.0 ) – قسم (3.0) - ...
- معهد ( 1 ) = قسم (1.1) – قسم (2.1) – قسم (3.1) - ....
- معهد ( 2 ) = قسم (1.2) – قسم (2.2) – قسم (3.2) - ...
- إدارة ( 3 ) = قسم (1.3) - قسم (2.3) - قسم (3.3)- ...
- إدارة ( 4 ) = قسم (1.4) – قسم (2.4) - قسم (3.4) - ...
- إلى آخره ....
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وتحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

2- تعيين الملفات المنتجة من قبل كل دائرة :
سوف يرجع لكل قسم داخل كل دائرة أو معهد مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتج من قبله، مثلاً:
0 – رئاسة الجامعة =
0 . 1- مكتب العميد
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
0 . 2- الأمانة العامة
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "

1- المعهد الإسلامي =
- " ملفات أ "
- " ملفات ب "
- …

3- إدارة شؤون الأفراد =
3. 1- " هيئة التدريس "
3. 2- " الموظفون "
3. 3- " العمال المؤقتين "

4- إدارة المشتريات =
4. 1- " المشتريات "
4. 2- " الصفقات "
4. 3- " المستودعات "
4. 4- " الصيانة "
- إلى آخره ..

3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل الأقسام لدوائر ومعاهد الجامعة ، يرجع لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، مثلاً :
0- رئاسة الجامعة =
1.0- مكتب العميد:
- " القرارات " = 10 سنوات في المكتب (أو الشعبة) – 20 سنة في الأرشيف المركزي.
- " العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.

3- إدارة شؤون الأفراد =
3 .1- " هيئة التدريس " = 10 سنوات في المكتب – 40 سنة في الأرشيف المركزي.
3 .2 – " الموظفون " = 20 سنة في المكتب – 30 سنة في الأرشيف المركزي.
3. 3- " العمال المؤقتين " = 5 سنوات في المكتب – 10 سنوات في الأرشيف المركزي.
- إلى آخره ..

ملاحظة : يُعَدُّ الأرشيف نشيطًا في المرحلة الأولى من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيرا، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى شعبة الأرشيف التابعة لكل إدارة ومعهد. ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية إذ يعد مرجعا للإدارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى قسم الأرشيف المركزي للجامعة.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى قواعد أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة، ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري، أو القانوني، أو التاريخي، أو الثقافي. بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، و لكن يمنع عليها منعا باتا تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤوليتها و ترجع للأرشيف الوطني.

4- اللائحة النموذجية لأرشيف الجامعة :
بعد أن تنتهي كل دائرة ومعهد داخل الجامعة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى رئاسة الجامعة، وبالتعاون معا الأرشيف الوطني نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل الجامعة مع تحديد مدة الحفظ ، و قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف.
هذه اللائحة تأخذ الشكل التالي :

إسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
0 – رئاسة الجامعة القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
3- إدارة شؤون الأفراد هيئة التدريس 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
4- إدارة المشتريات الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ في شعبة الأرشيف التابعة للدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ في الأرشيف المركزي للجامعة.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الجامعة مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني.


5- جدول تحويل الأرشيف (النموذج):
• الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):..............................
o مصدر الأرشيف:........................................
o نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
o التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
o عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات ):...........
o الترقيم: من.................. إلى ......................
o تاريخ التحويل:.......................................... .
• الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
o اسم الإدارة ( أو القسم ):.................................
o عدد العلب المستقبلة:...................................
o رقم التسجيل للدفعة:........................................
o التصنيف أو الترتيب:......................................
o تاريخ الاستلام:......................................... .....
• التوقيعات =
o توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
o التــاريخ:........ التــاريخ:...........
o الإمضاء:……….. الإمضاء:.............

• تفاصيل الأرشيف المحوَّل ( الصفحة الثانية للجدول ):
- نموذج –
رقم العلبة الموضوع التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001
002
003 قرارات عميد الجامعة
ملفات الموظفين المؤقتين
الصفقات 1990-99
1980-99
1995-99 20 سنة
40 سنة
10 سنوات ( الجهة المُستَلِمَة )


6 – المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف:
- مساحة كل مخزن = 200 م2
- علو المخزن = 2.50 متر طولي.
- حجم الرفوف = الطول: 2.20 م.ط. / العرض: 1.00 م.ط.
- طاقة التخزين = 200 م2 x 120علبة= 24.000 علبة أرشيف.
- حمولة الأرضية = 1.100 كيلوغرام في المتر المربع (1 م2).
- الممرات في المخزن = 1 م.ط. للممر الرئيسي، و 0.75 م.ط. للممرات الفرعية.
- الإنارة = 150 لوكس.
- فتحات المخزن = 10% من الجدار الخاريجي (كل نافذة= 0.50x 1.00).
- الشروط المناخية = الحرارة : 18 درجة ؛ الرطوبة : 50 %.
- جهاز إنذار الحريق = من النوع الذي يندلع مع انتشار الدخان.
- آلات إطفاء الحريق في الأرشيف العادي = قارورات المسحوق (ABC Powder ).
- جهاز خاص لحماية الأرشيف الإستراتيجي من الحريق = شبكة الغاز "INERGEN".



- الـخـــاتــمــة

إن الخطة المقترحة تهدف إلى جعل الجامعة متحكمة في أوضاع الأرشيف، و متمكنة من استخدامه في أحسن الظروف، قبل أن يفصل في مصيره النهائي بالتنسيق مع الأرشيف الوطني.
هذه الخطة قابلة للتطبيق على مستوى كل الجامعات سواء أكانت حكومية أو خاصة؛ لذا نشجع تعميم هذه الخطة داخل الجامعة في كل الدوائر و المعاهد، وخارجها في الجامعات الأخرى بالتنسيق بين وزارة التعليم العالي والبحث العلمي و الأرشيف الوطني.












  رد مع اقتباس