[عبدالكريم بجاجة]

السؤال:
اريد ان اسال حول الملومات المقننة التي يجب ان تكتب في علبة الارشيف و الرزم . ماهي الحقول او المعلمات التي تكون في سجل الجرد الخاص بالأرشيف. ام ذلك عائد لكل ارشيفي. افيدنا وشكرا.

الجواب:
لا يجب كتابة أي عبارة تعريفية على ظهر علبة أو حزمة أرشيف، ما عدا اسم الجهة الدافعة ورقم الدفعة والعلبة. مثلاً:
(اسم الجهة الدافعة): إدارة شؤون الموظفين
(رقم العلبة/ رقم الدفعة): 1/ 5

أما التفاصيل حول محتوى العلبة أو الحزمة، سوف تُكتب في جدول الدفع أو التحويل. مثلاً:
إدارة شؤون الموظفين: الدفعة 5
1- تعاميم إدارية – من 2000 إلى 2005.
2- قرارات إدارية – من 2003 إلى 2005.
3- التقارير السنوية – من 2000 إلى 2005.
4- ملفات الموظفين الذين غادروا المؤسسة: من الحرف "أ" إلى الحرف "ب".
5- من الحرف "ت" إلى الحرف "خ".
6- من الحرف "د" إلى الحرف "ي".
7- إلى آخره من محتويات الدفعة.