السؤال:
من خلال عملنا والمساعدة يتم عمل توثيقات وارشفة يدوية وهي تحمل معلومات خاصة عن الفئة التي توجهت لطلب المساعدة، وبالتالي يجب الحفاظ على سرية المعلومات.
غير اني اسعى الان كرئيسة دائرة لإتلاف وثائق مضى عليها 20 عاما وتحتوي على معلومات خاصة اجد انه لم يعد لها قيمة على مستوى الاوراق بعد تفريغها على بيانات احصائية لما بها من معلومات خاصة بأشخاص .
ولم يلفت نظري أثناء البحث حول هذا الموضوع مع العلم اني اليوم قمت بمراسلة الادارة وطلب تشكيل لجنة ، الذين بدورهم طلبوا مني اعداد تصور حول ذلك على اعتبار ان الموضوع جديد و بدأت بدوري بالبحث، الا ان وجدت نفسي بحاجة لمراسلتك واستشارتك حول :
- من اين ابدا بفهمي حول الموضوع .
- ايجابيات ذلك وسلبياته .
- كيف يكون الزامي داخل المؤسسة .
- ما هي الابعاد القانوني لذلك
- ما هي الاجراءات والسياسات المتبعة
ملاحظة : من المهم الاخذ بعين الاعتبار ان الخدمة هي قانونية واجتماعية لنساء. اعلم ان أسئلتي كثيرة ولكن" انت وقعت لي من السماء" استاذي وانا بحاجة لمساعدة.
الجواب:
شكراً على الاتصال وعلى ثقتكم. سوف أحاول إبداء رأيي حول الموضوع على سبيل تقديم استشارة غير رسمية وغير إلزامية:
1- الملفات التي تتكلمين عليها هي فريدة الوجود، ولا يمكن الحصول عليها من أي مؤسسة أخرى حكومية كانت أو خاصة.
2- من هذا المنطلق، لم أنصح بإتلافها ولو مرت عليها 20 سنة.
3- يُمكن تسليمها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني، مع عدم الاطلاع عليها قبل المدة القانونية وهي 100 سنة اعتباراً من تاريخ ولادة الشخص المعني.
4- إن عملية التصوير الضوئي لم تُؤدي إلى إتلاف الأرشيف بعد التصوير، لأن حفظ البيانات الإلكترونية غير مضمون مع مرور السنين نظراً للبرامج (Software) التي تتغير كل ثلاث سنوات، والأجهزة (Hardware) التي تزول بعد عشر سنوات أو أقل.
5- لا أضن أنه وصل حجم ملفاتكم إلى مستوى عالي يتطلب طرح احتمال التخلص منه.
6- و إذا تعتقدون أن إمكانية الحفظ في المدى الطويل لم تتوفر لديكم، من الأفضل تسليم الملفات إلى الأرشيف الوطني أو إحدى مصالح الأرشيف الولائية الأقرب لكم، مع شرط عدم إتاحتها للباحثين قبل اتمام المدة القانونية المفروضة من قانون الأرشيف الوطني بالنسبة للملفات المتعلقة بالأشخاص.
7- و في نهاية هذه النصائح، أكرر لكم: لا إتلاف، لا إتلاف، لا إتلاف.
بالتوفيق إن شاء الله.