[عبدالكريم بجاجة]

سؤال من الجزائر:
أستاذي الفاضل وددت الاستفسار عما يمكننا أن نطلق عليه أرشيفا سمعيا بصريا، أهو كل ما أنتج باستخدام وسائل التسجيل والتصوير على اختلافها، أم أن هنا شروطا وقيودا ومزايا تفصل ما يمكننا أن نطلق عليه تسمية الأرشيف عن البقية.
في انتظار ردك تفضل بقبول أسمى عبارات التقدير والاحترام
الجواب:
في جميع الحالات، يجب الرجوع إلى المفهوم القانوني للأرشيف: "يتشكل الأرشيف من كل الوثائق- مهما كان شكلها- التي تنتج في إطار النشاطات اليومية للمؤسسات والشركات والمنظمات سواء كانت حكومية أو خاصة".
من هذا المنطلق، تدخل جميع الأوعية السمعية البصرية المنتجة في المؤسسات والشركات ضمن أرشيفها: الصور، والتسجيلات السمعية، والميكروفيلم، والأفلام.
وشكرًا.

أسئلة من الجزائر:
هاته الأسئلة التي طرحت قدمت في مسابقات التوظيف سابقا، أردت الإجابة عليها من اجل الاستفادة منها مستقبلا ليس من اجل التوظيف لكن من اجل المعرفة.خاصة هاته الأسئلة:
- ما هي مراحل إعداد جدول الحفظ و ما هي الأطراف المعنية؟
- ما هي الإجراءات لاقتناء الأثاث و التجهيزات لوحدة وثائقية؟
- مفهوم جدول تسيير الوثائق الإدارية، الهدف من القيام به، شروط وطرق إنجازه؟
- لقد كلفتم بإنشاء مركز أرشيف، لتكفل بمخزون يعادل 600 متر خطي، مع نمو سنوي يعادل 50 متر خطي. اقترح المنهجية، المخطط، الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة.
وشكرا جزيلا ودمت ذخرا لنا. يا أستاذ.

الجواب:
1/ السؤال: "مراحل إعداد جدول الحفظ"؟
الجواب: سوف تجدون في "منتديات اليسير/ منتدى الوثائق والمخطوطات" كل التفاصيل حول موضوع "جدول الحفظ" (أو القائمة الشاملة للوثائق المنتجة في المؤسسة). أما مصطلح "جدول تسيير الوثائق الإدارية" هو "جدول الحفظ" نفسه لا غير. ما عدا إذا وقعت خربطة في المفاهيم عند من طرح هذا الأسئلة، والدليل على ذلك السؤال غير المنطقي الذي نعالجه بالتفصيل في النقطة 3.

2/ السؤال: "ما هي الإجراءات لاقتناء الأثاث و التجهيزات لوحدة وثائقية":
الجواب: يتعلق هذا السؤال بالتسيير المالي وليس بتسيير الأرشيف.

3/ السؤال: "لقد كلفتم بإنشاء مركز أرشيف، للتكفل بمخزون يعادل 600 متر خطي، مع نمو سنوي يعادل 50 متر خطي. مع نمو سنوي يعادل 50 متر خطي. اقترح المنهجية، المخطط، الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة.":
الجواب: من طرح هذا السؤال غير أرشيفي ولا يمتلك أي قدرة للتفكير السليم في موضوع حجم الأرشيف. أولاً؛ نتكلم عادة على مساحة قاعات الأرشيف بالمتر المربع، وبعدد علب الأرشيف في المتر المربع، وليس بالمتر الخطي أو الطولي. ولكن هذه ليس هو المشكل الأساسي. بل المشكل هو: عدم التمسك في قضية حجم الأرشيف. 600 متر طولي تساوي 6000 علبة أرشيف بسمكة 10سم، أما 50 متر طولي نمو في السنة تساوي إنتاج 500 علبة أرشيف في السنة الواحدة.
إذا نخطط تطور الأرشيف في خمس سنوات، سوف نحصل على 6000 علبة أرشيف زايد 500 علبة × 5 سنوات:
أي: 6000 علبة + (500 علبة × 5 سنوات = 2500 علبة ) = 8500 علبة.
يمثل هذا الحجم، أي: 8500 علبة أرشيف، مساحة لا تفوق 141 متر مربع بمعدل 60 علبة أرشيف في المتر المربع الواحد أو 6 متر طولي في المتر المربع الواحد، أي: قاعة أرشيف بمساحة 141 متر مربع.
لماذا يتكلم من طرح السؤال على تخطيط مركز أرشيف لحفظ كمية من الأرشيف محتشمة لا تفوق 8500 علبة أرشيف في خمس سنوات؟ يتعلق الأمر بقاعة أرشيف يديرها أرشيفي واحد فقط وليس بمركز أرشيف.
صبحان الله.


السؤال من الجزائر:
أريد مساعدة و توجيه منك فيما يخص مواصلة الدراسة في دول الخليج العربي في مجال علم المكتبات، علما أستاذ إنني متحصل على شهادة الماستير في علم لمكتبات بجامعة...، تخصص تكنولوجيا جديدة وأنظمة معلومات.
وشكرا أستاذنا الفاضل.
الجواب:
إن موضوع المكتبات خارج عن مجال اختصاصي، ولكن حسب أول نظرة لا يوجد تكوين خاص بعلم المكتبات ولا في علم الأرشيف في الإمارات العربية المتحدة، علماً أن التكوين في المجالات الأخرى مدفوع الأجر بالنسبة للوافدين: على الأقل 30.000 دولارًا للماجستير في سنتين. والله أعلم.
أما فيما يتعلق بالتكوين في البلدان الخليج الأخرى، عليك البحث في مواقع جامعاتها، وحسب المعلومات الأولية يوجد تكوين في علم المكتبات في السعودية، والكويت، وسلطنة عمان، ويجب التحقق من ذلك.
وشكرًا.