منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية. |
|
May-03-2009, 02:18 PM | المشاركة26 |
المعلومات
مشرف منتديات اليسير
أخصائي مكتبات ومعلومات البيانات
العضوية: 48653
تاريخ التسجيل: May 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 1,111
بمعدل : 0.19 يومياً
|
الجزء الثاني من الدرس الثالث
الدرس الثالث: المعالجة الفنية للأرشيف 2-2 التشخيصالجزء الثاني: التشخيص، الفرز والإقصاء إذا لم تصحب عملية دفع الوثائق بجدول الدفع فإنه لابد من القيام بعملية التشخيص و هي جمع الأرصدة و معرفة كل الوحدات المكونة لها.و إعداد التشخيص لكل حزمة و التي تتكون من العناصر التالية : 1-رقـم الملف 2-الهيئـة المنتجة 3-عنـوان الرصيد 4-التاريخ الأدنـى و الأقصى 5-الملاحظـات 6-السلسلة 7-التحديد الحرفـي 8-رقم البطاقـة 9-رقم المخـزن أو القاعـة 10-رقـم العلبـة . 11-إسم الأرشيفي الذي قـام بعمليـة التشخيص لهذه الأرصـدة تهدف هذه العملية إلى إرسـاء القواعـد الأساسيـة للتعريف بالوثائـق و بمضمونها و إتاحتها لخدمة إحتياجـات المصالـح المنتجة أو الباحثيـن بطريقـة سريعـة إلى حيـن إستعمال باقـي إجراءات المعالجـة للأرصدة . كما أنها تساعـد في التحكم في الفائـض الوثائقـي و توحيد طريقـة الوصف في المصالـح الأرشيفيـة و إعداد وسائـل البحث على نمـط موحـد 3- الفرز والاقصاء 3-1الفـرز هو عملية ماديـة بحتة حيث يتم فـرز و وتفقد الوثائـق التي ينمكن إختيارها للحفظ أو التي لا منفعـة من حفظها . و تتم هذه العمليـة بطريقة عقلانيـة و بشروط مناسبة محكمة حيث يخصص لها المكان و الزمان المناسبيـن لها كما أنها تعتبـر مرحلة إنتقـال من الحفظ المؤقت إلى الحفظ النهائي ، أي من خلال حذف بعض الوثائق و حفظ البعض اللآخر حفظا دائما و نهائيا . و تهدف هذه العملية إلى ربح الوقت و المكان و تحسين التسيير . طرق الفرز أ _ الفـرز قطعـة بقطعـة : و يتـم هذا النوع من الفـرز بالمصالح من أجل تطهير الملفات من الوثائق الزائدة و المسودات و النسخ المتعددة مع الإحتفاظ بالأصلية تستعمل عند فرز رصيد مهم ذا قيمة تاريخيـة و يكون الرصيد المستقبـل مختلط و يتطلب فرز دقيق ، أو تكون كمية الرصيد كبـيرة و لا يتطلب الأمـر إلا حفظ بعض العينات ذات القيمة التـاريخيـة ب _ الفـرز ملف بملف : و في هذا الفرز يتم التفحص و التحقق من عدم وجود وثائق لاتتماشى و محتوى الملفـات أولا تعكس الوثائـق الأصلية للملفـات أو النسخ المكـررة أو غيـر المصادق عليها ج _ الفـرز سلسلة بسلسلة و هي عملية إنتقـاء الوثائـق ذات الأهمية الإداريـة و التاريخيـة . د _ الفـرز رصيد برصيد أو الطريقة الطبوغرافية :تخضع هذه العمليـة لأزمنة مختلفـة حيث يتقـرر حفظ الوثائـق المتعلقة بمنطقة معينـة و التي ترتبط بحدث معين و لاتـزال تحت الطلب من طرف الإدارة المنتجة أو تقـرر إستبقاءها نظـرا لأهميتها و للقيمة التـاريخية لتلك المنطقـة هـ _ الطريقة الزمنيـة :و هذه العمليـة تخص الملفـات المتكـررة حيث يتم حفظها لبضع سنـوات كل 5 سنوات أو 10 سنوات حسب أهمية الوثيقة و هنا يتم الفرز على أساس زمني، و بطريقة كرونولوجية. 3-2 الاقصاء و هو إتلاف الوثائق التي لم تبق لها قيمـة إدارية ضمن المجموعة الأرشيفية و التي إتفـق بالإجماع على عـدم صلاحيتها و إنعـدام قيمتها إدارية كانت أو علمية أو تاريخية ،و عادة ما تقترن عملية الفرز بعملية الإقصاء 3-2-1أنواع الارشيف القابل للاقصاء إن حفظ الملفـات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطـولا لا مبـرر له مادامت مدة صلاحية الوثائـق المسلمة للموظفين قد إنقضى أجلها ، و عليه فإن المديرية العامة للأرشيف الوطني-الجزائر- تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيمي التالية : أ _ بطاقـات التعريف الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980 ب _ جوازات سفر عاديـة : من 1963 إلى 1982 ج _ جوازات سفر الحـج : من 1963 إلى 1990 ] د _ تسريح بمغـادرة التـراب الوطني : من 1963 إلى 1979 هـ _ رخصة الصيد : من 1963 إلى 1992 . و _ لجان سحب رخصة السيارة : من 1963 إلى 1988 . ز _ بطاقات تسجيل السـيارات : من 1963 إلى 1973 ح _ أي مستند منسوخ زائد أصبح غيـر مستعمل كما أن المديرية العامـة للأرشيف الوطني تمنع منعـا باتـا إقصاء الأرشيف الخاص بالفترة الإستعمارية مهما كانت طبيعته ، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصة بمرحلة الإستقلال و التي لم يذكر أي نوع منها أعلاه 3-2-2 طريقة الاقصاء تمـر عملية الإقصاء عبـر عـدة مراحـل هي : -إعلام الهيئة المنتجة للوثائقو يتم إعـلامها كتابيا لإثبات المشورة و إخباره بأن الإقصاء سيتـم على مستوى رصيده و إعداد جدول الإقصاء و الذي يتكون من الرقم التسلسلي و إسم المؤسسة و المصلحة المعنية بعملية الإقصاء و طبيعة الوثائـق المقتـرح إقصاؤها و الحجم الإجمالـي للعلب المقتـرح إقصاؤها و مـدة الحفظ في الأرشيف وكذلك خانـة تخص الملاحظات -تعيين لجنـة تشرف على عمليـة الإقصـاء -ضبط محضـر إقصاء يوقع عليه كل أعضاء اللجنـة . ويكون الإحتفـاظ بملف إثبـات سنـوي إجباريـا كدليل على أنـواع الأرشيف المقتـرح إقصاؤه -فيما يخص العملية الماديـة للإقصاء يمكن إتبـاع إحدى الطرق . - الحرق الكامـل بإضرام نـار مراقبـة أو بإستعمال فـرن صناعـي . -تسليـم الملفـات القابلـة للإقصاء إلى وحـدات الورق المقـوى و التغليف، و في هذه الحالة تكون اللجنة حاضرة خـلال عملية تهيئة الوثائـق للطحن و يتعيـن إرسـال نسـخ مطابقة للأصـل عن محضر الإقصاء إلى كل من الوزارة الوصيـة و المديريـة العامة للأرشيف |
مواقع النشر (المفضلة) |
الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1) | |
|
|
المواضيع المتشابهه | ||||
الموضوع | كاتب الموضوع | المنتدى | مشاركات | آخر مشاركة |
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 137 | Aug-27-2016 08:36 PM |
المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث في مراكز الأرشيف و المكتبات. | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 3 | Jul-02-2016 07:36 AM |
دراسة أرشيفية 4: برنامج تكوين الأرشيفيين | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 19 | Dec-14-2015 01:10 AM |
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف: التجربة الجزائرية | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 11 | Jul-14-2014 03:23 PM |
دراسة أرشيفية 3: سياسة الأرشيف الإلكتروني | عبدالكريم بجاجة | منتدى الوثائق والمخطوطات | 30 | Aug-03-2012 01:22 PM |