[mekawy]

موضوع الارشيف الاليكتروني من الموضوعات الشيقة والشاقة ويحتاج الى خبرة وقيادة مبدعة حتى يمكن تغيير وجه الارشيف القديم بوجهه عصرية حديثة وسأحاول ان ارفق لكم مشروع سلاسل علمية لتجارب عملية في حقل الارشيف الورقي والالي في مراكز البحوث والشركات الهندسية وشركات الدواء وغيرها

[عبدالكريم بجاجة]

إلى الإدارة العامة لبوابة: "منتديات اليسير للمكتبات و تقنية المعلومات"؛
إلى السيدة وصال المجد، المشرفة على منتدى "الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية"؛
إلى السيدة سارة نجد، المشاركة في نفس المنتدى؛

تحية طيبة للجميع و بعد؛
لقد شاركت بملاحظات و وثائق في منتدى "الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية"، و تأسفت بإلغائها المفاجئ دون أي تبرير. أشرت للإدارة العامة بهذا التحجيب، و قيل لي أنه ربما راجع إلى مشاكل تقنية خارجة عن إرادة المنتدى، و سوف تحاول الإدارة بإعادة نشر مداخلاتي؛ و لكن لم تتمكن من ذلك. لا بأس، و لكن أرى من المنفعة العامة أن أقدم من جديد بعض الملاحظات، انطلاقا من المحتوى الحالي لمنتدى "الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية". نشرت السيدة وصال المجد الجزء الأخير من دراستي دون ذكر المصدر أو اسم المؤلف: "نحو تحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل". و قمت بهذه الدراسة مباشرة بعد مؤتمر دبي الثاني حول "التوثيق و الأرشفة الإلكترونية، 14-16 ديسمبر 2003":
http://vgn.dm.gov.ae/DMEGOV/dm-dea-lecturar-a

تدخلت أثناء النقاش في المؤتمر مع خبراء عالميين في مجال الأرشيف الإلكتروني للتعبير عن تخوفي من فقدان التراث الأرشيفي في شكله الإلكتروني إذ لم تؤخذ تدابير لحفظه في أشكال أخرى، خاصة و أن أغلبية المؤسسات التي طورت أرشيفها الإلكتروني تعتقد أن الإدارة العصرية تعتمد الأشكال الرقمية فقط دون اللجوء إلى الورق. و من ثم الخطر:

- الأرشيف التقليدي (الورقي) يمر على ثلاث مراحل: 1- الأرشيف الجاري الذي يحفظ بالمكاتب لاستعماله اليومي؛ 2- الأرشيف الوسيط، الذي يُحوَّل إلى المستودع لربح المكان، و الذي يجب حفظه لكونه ذاكرة المؤسسة؛ 3- ثم الأرشيف التاريخي، و يرجع للأرشيفيين القرار النهائي فيما يتعلق باختيار الأرشيف الذي يجب حفظه إلى الأبد، و تحويله لمؤسسة الأرشيف الوطني لأهميته الدائمة و التاريخية. و لكن يتعرض الأرشيفيين إلى مشكل إهمال الأرشيف بعد تحويله من طرف الإدارات المنتجة من المرحلة الأولى إلى المرحلة الثانية، حيث لم يعتني به و يصبح عبارة على ملفات مبعثرة و مكدسة دون أي ترتيب يسمح استعماله من طرف الإدارة، و فيما بعد من طرف الأرشيفيين لاختيار ما يجب تحويله للمرحلة الثالثة لحفظه الدائم.
- الأرشيف الإلكتروني، نظرا لخصوصيته، إذ لم يحتاج إلى فضاء كبير لحفظه، فلا يمر على المراحل الثلاثة التي ذكرناها؛ فيُحفظ في حاسوبات أقسام الإدارة دون تحويل، و كما هو الشأن بالنسبة للأرشيف الورقي، يصبح الأرشيف الإلكتروني مبعثر عبر الحاسوبات، و بالتالي يُعرض للإتلاف بسبب النسيان بعد إغلاق الملفات، أو بسبب تطور الأجهزة و البرامج التي استخدمت عند إنتاجه.

جاءت الدراسة من هذه الاعتبارات، و أيضا بطلب من بعض المؤسسات التي أزورها أثناء قيامي بتشخيص وضع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، و هي في حاجة إلى سياسة في مجال الأرشيف الإلكتروني، و حتى فيما يتعلق بالأرشيف الورقي. لقد عالجت الموضوع من وجهة نظر علم الأرشيف، و أنا أمارس هذه المهنة منذ 32 سنة: مدير مركز الأرشيف لولاية قسنطينة 1974-1991؛ مدير عام الأرشيف الوطني الجزائري 1992-2001؛ خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث في أبوظبي من شهر أغسطس 2002 إلى يومنا هذا؛ كما ترأست الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف 1998-2001؛ و أنتمي حاليا للمجلس الدولي للأرشيف كعضو من صنف "د" الأشخاص:
http://www.ica.org/members.php?pid=1735&plangue=eng
و إنني مكلف حاليا من قبل المجلس الدولي للأرشيف بتنفيذ مشروع "دليل السياسات الأرشيفية"، بعد ما ترأست جلسة خاصة بهذا الموضوع أثناء مؤتمر فِييَنا بالنمسا في شهر أغسطس 2004، علما أن الورقة الوحيدة المنشورة باللغة العربية في موقع المؤتمر، من بين أكثر من 200 ورقة، هي من إنتاجي بصفتي ممثل عن مركز الوثائق و البحوث بأبوظبي:
http://www.wien2004.ica.org/fo/speak...6&AlphSpk=B&p=

يجب على كل أرشيفي أن يستخدم كل التقنيات التي تساعده في تحسين ظروف حفظ الأرشيف في المدى الطويل، و تطوير معالجته العلمية لتستفيد منه الإدارات المنتجة أولا، ثم الباحثين لما تفتح الأرصدة الأرشيفية إلى الجمهور للبحث العلمي. لذا، فرض علينا تتبع التطور التقني و التكنولوجي، و دائما من وجهة نظر مهنتنا: التجهيزات الخاصة بمراكز الأرشيف، التجليد التقليدي والصناعي، الترميم اليدوي والميكانيكي، حماية الأرشيف من الحشرات بتطهير المخازن وتعقيم الوثائق، حماية الأرشيف من الجفاف والرطوبة، حماية الأرشيف من الغبار والهواء الملوث، حماية الأرشيف من الفيضانات، حماية الأرشيف من الحريق: http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=4815، التصوير العادي، التصوير المصغر (الميكروفيلم 16 و 35-الميكروفيش)، الإعلام الآلي (IT) و في بدايته كان يختصر على تحويل أدوات البحث التقليدية إلى قواعد بيانات تسهل البحث الآلي (مثل: CDS/ISIS -UNESCO)، قبل أن ندخل (و نغرق) في الثورة الإلكترونية.
و كان من واجبي أيضا أن أكتب دراسات حول هذه المواضيع، و أكرر من وجهة نظر الأرشيف، انطلاقا من الخبرة المكتسبة في الميدان، و التكوين في الخارج (فرنسا، روسيا)، و الزيارات التقنية لمؤسسات الأرشيف الوطني في 20 بلدا عبر العالم من واشنطن إلى موسكو، و من ادنبره إلى كيب تاون، و من تونس إلى اليمن، و مشاركتي في المؤتمرات الدولية...و المسار المهني موجود بالتفصيل في مواقعي الخاصة:
http://membres.lycos.fr/badjadja/
http://badjadja.blog.lemonde.fr/badjadja/
http://badjadja.dzblog.com/

تندرج الدراسة المتعلقة بسياسة الأرشيف الإلكتروني ضمن 85 دراسة و بحث، و أدوات البحث الخاصة بالأرصدة الأرشيفية التي كنت مسؤول عنها، و أن آسف لتحرير أغلبية الدراسات باللغة الفرنسية، و هذا ناجم عن تكويني بهذه اللغة من المدرسة الابتدائية إلى الجامعة. قمت في الواقع بأول بحث، مع زميل بجامعة قسنطينة و نحن لازلنا طلبة جامعيين، في سنة 1971 حول موضوع: "مساهمة لكتابة تاريخ البترول الجزائري 1954-1971"، و أصرت مكتبة الكونغرس الأمريكي أن تحصل آنذاك عن نسخة منها نظرا لحساسية الموضوع الذي عُولج أثناء "معركة البترول" التي جرت في السنة نفسها أي 1970-1971 بين الجزائر و فرنسا:
http://catalog.loc.gov/cgi-bin/Pwebrecon.cgi?Search%5FArg=badjadja&Search%5FCode= NAME%5F&CNT=25&PID=17405&BROWSE=1&HC=1&SID=1" search Badjadja"

تعلمنا سنة 1971، انطلاقا من هذا البحث المتواضع المتكون من 207 صفحة، القواعد الأساسية للبحث العلمي، و من بينها احترام حقوق الغير بوضع بين قوسين ما ينتسب لهم، و وضع علامات على المعلومات التي استفدنا منها من المصادر المختلفة، و جمع كل الهوامش في آخر كل فصل، مع ذكر القائمة العامة للمراجع في آخر البحث. و بقيتُ على هذا المنهج إلى يومنا هذا. كان آخر بحث باللغة الفرنسية في شهر مارس 2006، بطلب من الكلية الفرنسية للدراسات العليا في العلوم الاجتماعية (EHSS-Paris)، يتعلق بدراسة نقدية حول كتاب من 1000 صفحة قدم فيه أساتذتي محمد حربي و جلبير مينيي (Gilbert Meynier): " أرشيف و تاريخ الثورة الجزائرية 1954-1962". و كانت الكلية تهدف إلى جمع دراسات من نفس النوع لإصدار كتاب جماعي يستفد منه الطلبة الفرنسيون أثناء دراساتهم لنيل الدكتورة:
<http://sfhom.free.fr/Actualites.php?pageNum_LesActus=3&totalRows_LesAct us=295>
على العموم، يمكن العثور على الدراسات التي قمت بها، و هي مفهرسة في البلدان العربية، و الغربية، باستخدام محرك البحث "Google":
http://www.google.com/search?hl=en&q...=Google+Search
أمّا آخر إنجاز باللغة العربية كان في شهر مايو 2006، و هو عبارة على تشخيص وضع الأرشيف بإحدى الدوائر الحكومية بالمملكة العربية السعودية الشقيقة، و كلفني بهذه المهمة الدكتور عبدالله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركو الوثائق و البحوث بأبوظبي، و طبعا لا يمكن أن ينشر هذا التشخيص إلا بعد ما يدخل في المرحلة الثالثة من عمر الأرشيف الذي تكلمنا عنه سالفا.

خلاصة القول: يجب علينا كلنا أن ندافع على احترام القواعد الأساسية في البحث العلمي، و أحسن دليل فيما يخصني هو النص حول سياسة حفظ الأرشيف في المدى الطويل، حيث أشرت لكل المراجع الإلكترونية التي استفدت منها (و هي 19)، كما وضعت بين قوصين كل ما نقلته حرفيا من تلك المراجع، و اعتمدت أيضا على تجربي الخاصة كأرشيفي في الميدان، دون أن أحاول أخذ مكان أخصائي تكنولوجيا المعلومات: يرجع للإدارة تحديد حاجياتها للاستفادة من الأرشيف الإلكتروني أثناء المعاملات اليومية؛ و يرجع للأرشيفي تحديد المستلزمات الأرشيفية لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؛ و يتطلب من أخصائيي تكنولوجيا المعلومات أن يقترحوا الحلول التقنية المناسبة لتلبية متطلبات الإدارة و الأرشيفيين.
أخوكم؛؛؛

أبوظبي في 21 سبتمبر 2006
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
بمركز الوثائق و البحوث

[سليمان سالم الشهري]

الاستاذ الفاضل عبدالكريم بجاجة
تحية طيبه وشكر وتقدير بما تفضلت به، ونحن نتفق معك قلباً وقالباً فيما اسلفت من ضرورة توثيق المصدر، وهذا ما حرص عليه مشرفي المنتديات وكذلك الاعضاء. وهناك وعي بأهمية التوثيق وضرورته في نقل المعلومة، وذلك تمثل حقيقة في مشاركة الاخت وصال المجد. ولربما ما حصل كان نتاج خطأ ونسيان، لذلك فإنا واياك نلتمس لها العذر في ذلك، ولعلك استاذي الفاضل تتفق معنا ان المنتدى هو احد سبل التعليم والتعلم بنسبة للمشتركين، فتلك المشاركات الهادفه وما يتبعها من تعقيبات وتوجيهات بناءه، ليست إلا احد انماط التعلم.
لذا فإنه شرف لنا كأعضاء المنتدى ان تنظم الى هذا المنتدى، لنستفيد من خبراتكم الطويله في هذا المجال.

وتقبل تحياتي

ابو سالم

[وصال المجد]

دكتورنا الفاضل :عبد الكريم بجاجة
تحية إجلال وتقدير لسعادتكم على ما قدمتم وتقدمون من أبحاث وإنجازات حرصتم من خلالها على دعم تقدم مجتمعكم وكنتم قادة الإرشيفين في مسيرة حافلة بالعطاء نفع الله بها وأثابكم وبارك في علمكم
لست مشرفة على هذا المنتى بل أنتم المشرفون بكل ما تحملون من علم وإنجازات وخبرات
كنت أتمنى ألا تحذف مداخلاتكم حتى تعود الحقوق إلى أهلها ولكني لا أعلم ماذا حصل

خلاصة القول: يجب علينا كلنا أن ندافع على احترام القواعد الأساسية في البحث العلمي، و أحسن دليل فيما يخصني هو النص حول سياسة حفظ الأرشيف في المدى الطويل، حيث أشرت لكل المراجع الإلكترونية التي استفدت منها (و هي 19)، كما وضعت بين قوصين كل ما نقلته حرفيا من تلك المراجع، و اعتمدت أيضا على تجربي الخاصة كأرشيفي في الميدان، دون أن أحاول أخذ مكان أخصائي تكنولوجيا المعلومات: يرجع للإدارة تحديد حاجياتها للاستفادة من الأرشيف الإلكتروني أثناء المعاملات اليومية؛ و يرجع للأرشيفي تحديد المستلزمات الأرشيفية لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؛ و يتطلب من أخصائيي تكنولوجيا المعلومات أن يقترحوا الحلول التقنية المناسبة لتلبية متطلبات الإدارة و الأرشيفيين.

نعم الخلاصة قرأتها عدة مرات لأنها تدل على ماتميزتم به في طرحكم وتوثيقكم وما أأكده وأثبته لكم وهذا أهم ما يجب على الباحث التحلي به وإن أخفق في بعض الأحيان نظرا لكثرة المراجع فلا بأس من تذكيره ليعود كل حق لأصحابه وكل كلمة لقائلها وكل فكر لمفكرها
بارك الله في علمك

[سارة نجد]

الأستاذ / عبدالكريم بجاجة



أكاد أجزم أن جميع من يهتم بموضوع الإرشيف والأرشفة الإلكترونية لا يجهل أن شخصكم الكريم أحد الخبراء العرب في هذا المجال ، وأكاد أجزم أيضاً أن المهتمين بهذا الموضوع يعلمون أنك صاحب خبرة حددتها في مشاركتك بأنها تزيد عن 32 سنة كما ذكرت في قولك :

و أنا أمارس هذه المهنة منذ 32 سنة

ولكي تؤكد صدق ما ذكرت من معلومات عن شخصكم أوردت مجموعة من الروابط التي تؤكد ما ذكرت وكأن لديك احساس عميق يؤكد لك ( أن قراء هذا المنتدى وكتابه المتميزين ) يجهلونك ولا يعرفون عن سيرتك الذاتية ما كتبت وقد يعرفون أكثر مما كتبت أنت عن نفسك ! لكنك تريد أن تؤكد أمراً آخر يشغلك أكثر من أن تدلي بمعلومات عن سيرتك الذاتية لتعرف الآخرين بك وإن كانت لا تخرج عن خط السيرة الذاتية لكنها لأمر آخر لا يجهله من قرأ ما كتبت من مشاركات سابقة تدين فيها البعض (بسرقة ) أعمالك ونشرها بأسمائهم (( هذا ماقلته أنت في تلك المشاركات )) وتطاولت على أحدهم بألفاظ يجب أن لا تصدر منك وأنت صاحب كل هذه الخبرة والرزانة فوصمته بالسارق وفاقد الأمانة والذي يفعل بما لا يقول وذلك من خلال ذكرك لصفات تقول أنه نسبها لنفسه ولم يلتزم بها ، ورغم كل ما قلت وكتبت فإنني لا أجد في ما كتب ذلك المتهم في تلك المشاركات أي سرقة لأعمالك فكاتب تلك المشاركة لم ينسبها لنفسه وإن لم يكتفي بما كتبت فزاد عليها بعض المعلومات التي تفسر الخط الذي انتهجه في تلك المشاركة للرد على حاجة أحد الأعضاء الذي طلب معلومات تلك المشاركة ؛ وما يؤكد ذلك ذكره لك وعنك في مشاركة تلت تلك المشاركة الكثير من الدراسات والأبحاث التي تدين لك بالفضل والخبرة في هذا المجال وزاد عليها دراسات أخرى لغيرك يمكن لكل مهتم بهذا المجال الرجوع إليها .
ولن أخفي عليك سروري حينما وجدتك أحد اعضاء هذا المنتدى وأحد كتابه فهذا أمر يصعب على إمرأة مثلي أن تخفيه خاصة أمام طالباتي الجامعيات عندما حدثتني إحداهن أنك انضممت ضمن كوكبة الكتاب المتميزين في هذا المنتدى فرأت السرور بادياً على ناظري فبادرتني بسؤال لم اتوقعه فكانت إجابتي لها أن ذلك مكسب لهذا الجيل الذي يشارك في هذا المنتدى قراءة وكتابة ، سارعت بالدخول لمنتديات اليسير بعد خروجي من تلك المحاضرة مباشرة لأقرأ ما كتبت من مشاركات فكانت المفاجأة والغربة زادي الذي خرجت به من قراءتي لمشاركتك بل زادت حيرتي عندما قرأت أول مشاركة لك في هذا المنتدى لأنها عكست بداخلي أمراً لم أكن اتصوره عن شخص في مكانتكم وخبرتكم ، فوجدت أن الدافع الذي دفعك للمشاركة ضمن اعضاء هذا المنتدى لم يكن ما حلمت به !! لأن الدافع من مشاركتك هو بهدف الدفاع عن حقوقك الفكرية ( وإن كان هذا حق لك لا ينكره إلا ظالم ) إلا أن الخط والطريقة التي انتهجتها لا تعكس حنكة الرجل المخضرم الذي يستطيع أن يعالج الأمور بحكمة ورويه ( هذا إذا كان ما ذهبت إليه في مشاركتك تلك صادقا وهو مالم يثبت بشكل قاطع وإن أوردت جزء من دراساتك إلا أن ناقلها لم ينسبها لنفسه ) ، وهنا يحق لمثلي أن تتسائل وأنت صاحب كل هذه الخبرة والعلم بل إنك رجلٌ عَلَمٌ في هذا المجال وقد خط الشيب في شعرات رأسك مما رأيته وشاهدته عن وضع الإرشيف العربي وما يعانيه من مشاكل وتلف وضياع يفقد العاقل صوابه لكنه لم يفقدك صوابك في أن تدرس الحلول له وأن تحاول أن تجدها في كل دائرة أبدت لك اهتمامها بهذا الشأن وأن تقوم بتكوين الفرق التي تساهم بإيجاد الحلول المناسبة لكل موقع حسب معطيات تحددها مجموعة من الأمور أنت أكثر العارفين بها ، بل أنك تنقلت من موقع لآخر ومن بلد لبلد تختلف اقتصادياته ودرجة تملكه للعنصر التكنولوجي ودرجة ايمانه بأهمية حفظ الإرشيف والتحول للأرشفة الإلكترونية وقدته في الدفع لمن ينقذ ارشيفه وتاريخه المعلوماتي وذلك تبعاً لكثير من المعطيات أيضاً والتي من أهمها توفرماذكرته من معطيات سابقة وما يمتكله من مال يكفي لتغطية نفقات الحفاظ على أرشيفه في كل الجوانب التي يتطلبها مثل هذا العمل بدء من تكاليف الخبرات العاملة وانتهاء بضمان استمرارية عمل هذا الإرشيف ، أقول أن كل هذا لم يرشدك للطريق الصحيح لمعالجة المسألة التي دعتك لتكون ضمن أعضاء هذا المنتدى !! فلو أنك تريثت قليلاً ووظفت خبرتك وحكمة الشيخ في تقصي الحقيقة وسألت من ذكرت أنهم تعدوا على سرقة أعمالك ( عن طريق الرسائل الخاصة أوبريدهم الإلكتروني ) وتعرفت عن كثب ومنهم شخصياً لماذا فعلوا ذلك ؟ وهل قصدوا هذا الأمر عمداً ؟ لتعرف إجاباتهم مباشرة منهم وليس من غيرهم ، ودون أن تلجأ للقول الجارح وسوق الاتهامات التي استغربها كثيراً من اعضاء المنتدى أن تصدر ممن يفترض فيه أن يكون مرشداً لهم ومعلماً خبيراً وقاطباً لقلوبهم بعلمه وخبرته وحنكته ، فما كان من محبي من اتهمتهم إلا أن بادروا بالرد عليكم دفاعاً عن من احبوا مشاركاته وكتاباته في المنتدى لتفقد أنت بذلك رصيد الحب الذي توجب عليك خبرتك وعمرك وما تمتلكه من علم في مجال الإرشيف أن تكون أنت كاسبه والحاصل عليه من قراء هذا المنتدى خاصة أن الكثير منهم لا زال في مراحله الأولى في طلب العلم والخبرة التي تمتلك من زمامها الكثير والذي لايمكن أن تغرسها داخل عقولهم قبل أن تمتلك عُرى قلوبهم ، وهنا أود أن أقول أن إدارة هذا المنتدى كانت حكيمة عندما حذفت كل تلك المشاركات لتجدد لكم فرصة استمالة قلوب اعضاءها بدلاً من أن تنفر منكم ومن الأسلوب الجارح الذي انتهجته في الدفاع عن دراساتك وأبحاثك وهي التي تقبع في خزائن وأرشيفات الانترنت وتسعى أن يقرأها الكل ، لكن هذا الكل يتصفحون هذا المنتدى ومن الواجب عليك استمالة قلوبهم قبل عقولهم فيما تكتب .

آمل أن تعذرني فقد يكون ماكتبت جارحاً لك لكنها نصيحة من أحبت كتاباتك قبل أن تقرأ ما كتبت في هذا المنتدى من مشاركات بدأت تنفر نفسها من أن تقرأ لك فألحق باسترجاعها إلى جادة القراءة لك ؛ لكي لا تكره كل ما يمس الإرشيف والأرشفة .

أختك ... سارة نجد

[د.محمود قطر]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة

إلى الإدارة العامة لبوابة: "منتديات اليسير للمكتبات و تقنية المعلومات"؛
.......................................
تحية طيبة للجميع و بعد؛
لقد شاركت بملاحظات و وثائق في منتدى "الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية"، و تأسفت بإلغائها المفاجئ دون أي تبرير. أشرت للإدارة العامة بهذا التحجيب، و قيل لي أنه ربما راجع إلى مشاكل تقنية خارجة عن إرادة المنتدى، و سوف تحاول الإدارة بإعادة نشر مداخلاتي؛ و لكن لم تتمكن من ذلك. لا بأس، و لكن أرى من المنفعة العامة أن أقدم من جديد بعض الملاحظات، انطلاقا من المحتوى الحالي لمنتدى "الأرشيف و الأرشفة الإلكترونية". .......................
أخوكم؛؛؛

أبوظبي في 21 سبتمبر 2006

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف

بمركز الوثائق و البحوث

عناية السيد الأستاذ / عبد الكريم بجاجة
الخبير في علم الأرشيف
أشكركم -بالإنابة- عن جمهور كبير من المستفيدين والمهتمين بالأرشفة ، على جودكم وكريم صنيعكم ، والمتمثل في إعادة نشر مشاركاتكم ، والتي تثري هذا المجال ، والمتعطشة أدبياته لمثل تجاربكم .
وهذا كرم .. من كريم .. في شهر الكرم
وفقكم الله لكل ما يُنتفع به ..
تحياتي ومحبتي للجميع

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع و بعد؛
نيابة عن زملائي: السيد حسين الفردان، رئيس قسم التوثيق و المعلومات ببلدية دبي، و السيد صفيان بوحرات، خبير الأرشيف بالقسم و رئيس اللجنة العلمية الخاصة بموضوع "التوثيق و الأرشفة الإلكترونية"، أذكر حضرتكم بأن بلدية دبي تنظم المؤتمر الرابع لإدارة موارد المعلومات و المعرفة بدبي في 4-6 فبراير 2007. الدعوة مفتوحة للجميع للمشاركة في هذا المؤتمر الهام حسب ظروف البيان الصادر عن البلدية:

المؤتمر الرابع لإدارة موارد المعلومات والمعرفة

تحية طيبة و بعد،،،
حرصا من بلدية دبي كأكبر دائرة حكومية في إمارة دبي على القيام بمسؤوليتها المتمثلة في تقديم العديد من الخدمات، و نشر الوعي بأحدث التقنيات بين الدوائر الحكومية الأخرى، و رفع المستوي المعيشي في المجتمع، و رغبة منها في مواكبة التطور السريع في التكنولوجيا، تقوم باحتضان المؤتمرات العلمية التي تهدف إلى الإطلاع على أحدث النظريات و التطبيقات في كافة المجالات المهنية و المتخصصة.
في هذا الإطار و استثمارا لنجاح المؤتمرات الثلاث السابقة في السنوات الماضية ، تقوم بلدية دبي بتنظيم المؤتمر الرابع لإدارة موارد المعلومات والمعرفة في الفترة من 4 إلي 6 فبراير لعام 2007 والذي سيتم عقده في مركز دبي التجاري العالمي و يتوقع حضور ما بين 1000 إلى 1500 مشارك من المعنيين بموضوعات المؤتمر من داخل الدولة و خارجها.
و عليه يسر بلدية دبي دعوتكم للاشتراك بالمؤتمر إما بالحضور أو الانضمام إلي نخبة من الخبراء والمحاضرين المتميزين من جميع أنحاء العالم بتقديم ورقة عمل خاصة بمحور التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤتمر والذي يتناول المجالات التالية:
• إدارة المعرفة.
• التوثيق والأرشفة الإلكترونية.
• الإحصاء والمعلومات.
• المكتبات.
• نظم المعلومات
وسوف تقوم البلدية بتحمل كافة تكاليف المحاضرين الخاصة بالسفر والإقامة والانتقالات أثناء فترة المؤتمر.

شروط تقديم أوراق العمل:

تواريخ التقديم: أخر موعد لتقديم ملخص ورقة العمل هو 01/10/2006
أخر موعد لتقديم ورقة العمل كاملة هو 01/12/2006
طريقة التقديم ترسل نسخة إلكترونية من الملخصات أو أوراق العمل إلى البريد الإلكتروني أو الفاكس المبين أدناه.
حجم الملخص بحد أقصى 3 صفحات حجم A4
حجم ورقة العمل بحد أقصى 30 صفحة حجم A4
تنسيق الملخصات وأوراق العمل
خط حجم 16 للعناوين الرئيسية
خط حجم 14 للعناوين الفرعية والكتابة التفصيلية
النص الكامل مطبوع بواسطة مايكروسوفت وورد، وأكسل للرسومات والجداول
كتابة العنوان الكامل في أعلى الصفحة واسم المحاضر ودرجته العلمية والوظيفية ) انظر المرفق – نموذج تقديم ورقة العمل )
و نود أن نلفت انتباهكم إلى أن جميع أوراق العمل سيتم تقييمها من قبل اللجنة العلمية للمؤتمر واختيار ما يتناسب منها مع محاور المؤتمر والشروط المذكورة أعلاه.
للحصول على معلومات إضافية حول أهداف المؤتمر، المحاور بالتفصيل، طريقة التسجيل للحضور و المشاركة، الرجاء التفضل بزيارة موقع المؤتمر (http://vgn.dm.gov.ae/DMEGOV/dm-mp-conferences-a) أو )http://www.e-knowledge.ae)

للاتصال:
هاتف : (00971)(4) 2063565
فاكس : (00971)(4)-2064999
البريد الإلكتروني: e-knowledge@dm.gov.ae

للاستفسار عن أية معلومات أخرى متعلقة بطريقة المشاركة بورقة عمل الرجاء الاتصال بالسيد صفيان بوحرات، منسق اللجنة العلمية على البريد الإلكتروني smharatt@dm.gov.ae

شاكرين لكم حسن تعاونكم.
واقبلوا وافر التقدير والاحترام،،

ع/رئيس اللجنة المنظمة للمؤتمر

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع و بعد؛
يسعدني إعلامكم بنشر دليل الأرشيف الإلكتروني باللغة العربية في موقع المجلس الدولي للأرشيف هذا الصباح فقط:

<http://www.ica.org>

لقد قمت بترجمة الدليل إنطلاقا من النسغة الفرنسية و بالتنسيق مع الأمانة العامة للمجلس الدولي للأرشيف بباريس. نشر الدليل تحت عنوان:"الوثائق الإلكترونية، مرشد الأرشيفيين". يهدف هذا الدليل إلى مساعدة كل المؤسسات الحكومية و الخاصة في وضع سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني و إتاحته و حفظه في المدى الطويل. إذا سمحتم، أنشر في موقع اليسير الجزء الأول من الدليل (المقدمة والمدخل)، و أضع تحت تصرفكم النص الكامل كوثيقة مرفقة. أتمنى أن نتبادل الأرى حول هذا الكتاب الهام الذي يحمل كل توجيهات و توصيات و إرشادات المجلس الدولي للأرشيف في مجال الأرشيف الإلكتروني. أطلب من حضرتكم جميعا بتزويدي بكل الملاحظات المناسبة و طرح أي سؤال يهدف إلى الفهم الدقيق لهذا المعقد و لكن المفيد؛ و شكرا على عنايتكم. عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.

الوثــائـق الإلكتـرونيـــة:
مرشـــد الأرشيــفيـيـن
المجلس الدولي للأرشيف
لجنة الأرشيف الجاري
في محيط إلكتروني

المؤلفين:
ANDREW McDONALD, KIMBERLY BARATA, MICHAEL WETTENGEL, MICHAEL MILLER, NIKLAUS BUTIKOFER,
KEVIN ASHILEY, IVAR FONNES

دراسة رقم 16،أبريل 2005


ترجمة النص من الفرنسية إلى العربية: عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، وزارة شؤون الرئاسة، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.
(Translation in Arabic: Abdelkrim BADJADJA)

الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين (ICA- دراسة 16)
هذه الدراسة ثمرة عمل لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف (2000-2004).

التوزيع
ICA- دراسة 16 متوفرة مجاناً لكل أعضاء المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، ومتاحة للجميع في موقع إنترنت للمجلس الدولي للأرشيف.

حقوق المؤلف

© المجلس الدولي للأرشيف، 60 شارع فران بورجوى، 75003 باريس، فرنسا.

النسخ والترجمة
يسمح بالنسخ والترجمة لهذه ا لدراسة كلياً أو جزئياً شرط الالتزام بالحقوق المعنوية للمؤلفين.

ملاحظات عبدالكريم بجاجة، المترجم العربي:
لقد اعتمدتُ النسخة الفرنسية في الترجمة، و لكن مع مراجعة النص الأصلي بالإنجليزي في حالات الصعوبة بالفرنسي. من جهة أخرى، ترددت في هذه الدراسة بعض المصطلحات الخاصة بعلم الأرشيف، و فضلنا تعريبها كما يليأنظر الوثيقة المرفقة).
كما رافقنا عدة مصطلحات عربية مع المصطلحات الأصلية بالإنجليزية. في الختام أقدم شكري إلى السيد د. عبد الله محمد عبد الكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث على تشجيعه و ثقته، و إلى ألأستاذ عبد الباقي أحمد، محقق بمركز الوثائق و البحوث، على مساعدته الثمينة في مراجعة الصيغة العربية، كما أشكر زميلي صوفيان بوحرات، خبير الأرشيف ببلدية دبي، على مساعدته في ترجمة السبع صفحات الأولى من الفصل السادس لهذه الدراسة.
أبوظبي في 12 يوليو 2006، عبد الكريم بجاجة، خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة.

المقدمــــــة
نشر المجلس الدولي للأرشيف سنة 1997 "الدليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من منظور علم الأرشيف" -يسمى فيما يلي "الدليل"- وهو من انجاز لجنة الأرشيف الإلكتروني 1993-1996. يوفر الدليل المحيط لهذا الموجز: تعتمد عليه نظرتنا. و نوّه الدليل بأهمية الإنتاج المتزايد للأرشيف في الشكل الإلكتروني عبر العالم. لقد تزايد استعمال تكنولوجيا المعلومات في المعاملات التجارية، والخدمات في المؤسسات الخاصة وفي القطاع العام منذ تاريخ نشر الدليل؛ و وصل هذا الازدياد إلى حد القول "إن الوثائق المنتجة من قبل الكثير من المنظمات عبر العالم هي إلكترونية في الواقع".(1)

ينتُج عن تكاثر عدد الوثائق الإلكترونية في عمل المكاتب، بما فيها استخدام المحيطات في الشبكة، انشغال متزايد حول حفظها في المدى المتوسط والطويل. يجب الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات الأرشيفية عند تصميم الأنظمة لحفظ الوثائق الإلكترونية؛ وتجب مراقبة جيدة للوثائق بالذات طوال حياتها لكي تحفظ مميزاتها الأصلية وسلامتها. أُنجِز الدليل لغرض "مساعدة أقسام الأرشيف في التوجه بنفسها نحو معالجة مشكل إدارة وثائق الأرشيف الإلكترونية" (2) أمام التحديات التكنولوجية والتنظيمية على نحو متزايد من التعقد.

يصف الجزء الأول من الدليل هذا المحيط وانعكاسه على حفظ الوثائق. يتحدث عن النظريات الأساسية، خاصة تلك المتعلقة بـ "الوثائق" و"حفظ الوثائق"، ومفهومها في المحيط الإلكتروني. ينطلق الدليل بتقديم سياسات وإستراتيجيات شاملة لإدارة الأرشيف طوال مدة حياتها، ويختم بالانعكاسات التكنولوجية لهذه الإستراتيجيات على أقسام الأرشيف.

إن وضع إستراتيجية مهما كانت يتطلب أدوات و مناهج. وهذا يعني في محيط الأرشيف الإلكتروني كتيبات توجيهية، و نماذج متطلبات ومقاييس. يقترح الجزء الثاني من الدليل محاولة أولى في هذا الاتجاه: يتطرق إلى الوثائق الموجودة في قاعدة البيانات، وإلى إبقاء تيسر الوثائق وإتاحتها ومفهومها طوال كل المراحل من حياتها /"-continuumالاستمرارية". قدم هذا العمل كأنه متواصل، وكنا نتمنى "أن الجزء الثاني يثري بصفة منتظمة، وأن يشكل في المستقبل قاعدة لتطوير سلسلة من التوصيات لتوجيه أقسام الأرشيف "كيف نسعى إلى" (3).

انطلاقاً من هذا المنظور، حرر هذا المرشد من قبل لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف -تسمى فيما يلي لجنة ICA 2000-2004. يعرض هذا المرشد حلولاً تطبيقية لإدارة الأرشيف الإلكتروني، بما فيها تلك التي أنتجت في الشبكة، كما يغطي هذا المرشد كل أنواع الوثائق الإلكترونية طوال حياتها "-continuumالاستمرارية". و تم التركيز في كامل الكتاب على الجانب التطبيقي بدلاً من الجانب النظري.


ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــــــ
(1)- John McDonald، "الأرشيف والوثائق الجارية؛ نحو مجموعة من قواعد توجيهية"، مجلة "Janus"، باريس 1999، صفحة 110.
(2)- المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، "دليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من منظور أرشيفي"، باريس 1997، صفحة 3.
(3)- نفس المصدر، صفحة 3.



رسالة شكر

تشكر لجنة المجلس الدولي الأرشيف منظمة اليونسكو (UNESCO) التي غطت مصاريف نشر هذا المرشد كما نقدم شكرنا أيضاً إلى مكتب باريس للمجلس الدولي للأرشيف على تشجيعه لأعمالنا.

إن هذا العملَ عملٌ جماعي و توجد في الملحق القائمةَ الكاملة لأعضاء اللجنة؛ ولكل فصل من هذا الكتاب مؤلف أساسي حسب القائمة التالية:
المقدمة والفصول 1 و2: Michael Wettengel
الفصل 3: Michael Miller
الفصل 4: Niklaus Butikofer
الفصل 5: Kevin Ashley(4)
الفصل 6: Ivar Fonnes
الملحقات: Kimberly Barata

أدى دورَ الناشر السيد ANDREW McDONALD رئيس اللجنة، وتكفل السيد KIMBERLY BARATA بتنسيق المشروع وبالسهر على الجودة في التحرير.
شارك في لجنة التحرير الشخصيات التالية أسمائهم:
Kimberly Barata (2000-2004)
Niklaus Butikofer (2001-2003)
Ivar Fonnes (2000-2004)
Hans Hofman (2000-2001)
Elisabeth Honer (2000-2001)
Andrew McDonald (2000-2004)
Michael Wettengel (2000-2003)


(4)- ساهم Kevin Ashley (من مركز الحاسوب لجامعة لندن) في أعمال اللجنة بصفة مستشار بدلاً من عضو اللجنة.


الفصل الأول: المدخل

1.1 الخلفيات
يأخذ المرشد قواعده التوجيهية وأهدافه من "الدليل"، ولكن يصوغ مصطلحاته ومفاهيمه من المعيار "ايزو-1-15489 ISO " (إدارة الأرشيف الجاري والوسيط). يرتكز هذا المعيار الدولي على إدارة الأرشيف الجاري و الوسيط: تعرض الصفة الأرشيفية لهذه النظريات في الفصل 2، "النظريات القاعدية والمفاهيم". ندعو قارئ المرشد أن يبدأ بدراسة "الدليل" و المعايير " أيزو-1- 15489 ISO" (إدارة الأرشيف الجاري والوسيط- الجزء 1: القواعد التوجيهية) و أيزو ISO/TR 15489-2 (إدارة الأرشيف الجاري و الوسيط- الجزء 2: دليل التطبيق).
يرتكز "المرشد" على أربع قواعد أساسية، تلك التي طورت مبدئياً من قبل مؤلفي "الدليل" (5):
• يجب على أقسام الأرشيف أن تسهل وضع السياسات والإجراءات المتعلقة بالأنظمة والمعايير والتطبيقات التي أنجزت لمساعدة منتجي الوثائق في خلق و حفظ الوثائق التي تكون موثقة، ويمكن الاعتماد عليها وحفظها.
• يجب أن تتدخل أقسام الأرشيف أثناء كافة المراحل في حياة الوثائق (التصميم والإنجاز والحفظ) لكي تتمكن من قبض وحفظ والإتاحة المستمرة للوثائق التي تحققت قيمتها الأرشيفية.
• لذا يجب على أقسام الأرشيف أن تتكفل بدراسة الوثائق لتحديد تلك التي لها قيمة أرشيفية.
• كما يجب أن تنسق أقسام الأرشيف بين متطلبات الحفظ والإتاحة لكي تبقى الوثائق متاحة ومفهومة عبر الزمن.

ـــــــــــــــــــــــ
(5) John McDonald، "الأرشيف والوثائق الجارية"، صفحة 111.


نهدف إلى تزويد مساعدة فعالة لكل الذين يريدون جمع وحفظ وإتاحة الوثائق الإلكترونية. لم نقل: إننا أنجزنا بحثاً جديداً و بالعكس، إننا اعتمدنا على ميدان واسع من المعايير ونماذج المتطلبات والتوجيهات ومطبوعات أخرى نوصي بها القراء. يعتمد هذا المرشد على خبرتنا المهنية أيضاً، وعلى مساهمتنا في مشاريع دولية أخرى في مجال الأرشيف وإدارة الأرشيف الجاري والوسيط، خاصة أعمال لجنة "ISO / TC 46 / SC11" و لجنة "INTERPARES" (البحث الدولي حول الوثائق الأصلية الثابتة في النظم الإلكترونية).
يشير الموجز إلى المطبوعات و المعايير السابقة كلها إذا كانت متاحة ومفيدة بدلا من نسخها.

1.2 المجال
يتطرق المرشد إلى الوثائق المنتجة بأدوات مكتبية، أو في محيطات شبكية (بمعنى الوثائق أو البيانات في شكل الوثائق، بما فيها قواعد البيانات وكل شيء إلكتروني مهما كان شكله، ناجماً عن نشاطات ومعاملات تم إنجازها من طرف منظمات أو أشخاص). سوف نهتم إذاً بالوثائق " الرقمية الأصل" (المنتجة مباشرة في شكل إلكتروني)، أو تلك التي تم رقمنتها في إطار سلسلة من الأعمال الجارية. إن الوثائق التي تمت رقمنتها من طرف أقسام الأرشيف بهدف تسهيل حفظها وتوزيعها لم تشكل محور هذا الموجز، رغم أن كل التوجيهات المتعلقة بالحفظ يمكن أن تطبق عليها أيضاً.
تخضع الوثائق الخاصة والعامة إلى إجراءات قانونية من نوع أو آخر. تتغير كثيراً هذه الإجراءات من مكان إلى آخر. نسجل هذه المسائل ولكن لم نتطرق إليها في المرشد.
يعطي المرشد نصائح تقنية، ولكن لم يوصي ببرنامج أو جهاز كمبيوتر معين. إن التطور السريع لتقنية المعلومات يجعل أي نصيحة من هذا النوع قديمة. يحاول الموجز تشجيع الوعي وتنشيط الحوار والإسهام في الترقية المستمرة لإدارة الوثائق والأرشيف.
لم يعالج الموجز تفاصيل مسائل فرز الوثائق الإلكترونية؛ لأن أهم المبادئ الأساسية في مجال الفرز تبقى قابلة للتطبيق مهما كان شكل الوثائق.

1.3 الجمهور
كتب المرشد من وجهة نظر علم الأرشيف، هذا يعني بأنه مرشدا لكل شخص مهتم بإدارة وحفظ الوثائق الإلكترونية بهدف إتاحتها في المدى الطويل. يعد الكثير من الأشخاص المكلفين بهذا العمل أخصائيين في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط "Records Managers" أي موثقين بدلاً من أرشيفين: إن عملنا هذا موجه لهم كما هو موجه أيضاً لكل العاملين في الميدان مهما كانت تسميتهم. نريد إعطاء نصائح عملية خاصة للذين يهتمون بالتحديات الناجمة عن محيط إلكتروني في تطور مستمر.
ينتمي المؤلفون إلى فئة المعتمدين بالمستوى المركزي للإدارة العامة؛ لذا يساعد المنهج المقترح مؤسسات الأرشيف الوطني للعب دورها الجديد في المحيط الإلكتروني. كما يمكن أن يستخدم هذا المنهج في القطاع الحكومي بصفة عامة وفي القطاع الخاص و في أوساط الجمعيات المدنية أيضاً.

1.4 الفوائد
تعتبر الوثائق الإلكترونية إحدى أوجه التطور اليومي و السريع للحياة العصرية.يساعد المرشد كل الأرشيفيين في مواجهة التحديات الناجمة عن التكنولوجيا الحديثة للمعلومات. يسمح بالتوجه في محيط يتغير بسرعة، كما يقترح حلولا تكتيكية للمشاكل التطبيقية. و يهدف المرشد إلى مساعدة الأرشيفيين في ضمان حفظ الوثائق الإلكترونية الثابتة و العابرة، لتبقى متاحة عبر الزمن.

في هذا النطاق يعرض المرشد:
• كيف يمكن التأثير، من الجانب الإستراتيجي، على الممارسات في إدارة الوثائق الإلكترونية (الفصل 3).
• كيف يتم إدماج وظائف حفظ الوثائق في الأنظمة الجديدة أو تلك الموجودة من قبل (الفصل 4).
• ما هي المناهج المختلفة لحفظ الوثائق الإلكترونية (الفصل 5).
• كيف يمكن إتاحة الوثائق الإلكترونية في المدى القصير والطويل (الفصل 6).
• ثم أين تجد معلومات أوفر حول هذا الموضوع (المحلق B).

يترجم المرشد بصفة تطبيقية مبادئ الدليل السابق و سوف يساعد القراء في:
• تبني منهج استراتيجي في الوثائق الإلكترونية.
• تطوير سياسة أرشيفية في محيط إلكتروني.
• التعاون في تصميم وتفعيل إدارة أنظمة حفظ الوثائق.
• وضع الإجراءات التطبيقية لحفظ الوثائق الإلكترونية وإتاحتها عبر الزمن.

1.5 الهيكل والمحتوى
عرضنا صلب المنهج في الفصول 3 إلى 6:

3 إستراتيجية التأثير في إدارة الأرشيف الجاري والوسيط
يتطرق هذا الفصل على ما يجب القيام به، من الزاوية الإستراتيجية، لتحسين إدارة الوثائق. يدرس الجوانب المختلفة للمحيط في إدارة الوثائق، أي: السياسات، الإطار القانوني والتنظيمي، التعاون مع المنظمات الأخرى، موقع أقسام الأرشيف في النظام ومواردها. يبرهن أن الأرشيفيين و الموثقين (Records Managers) لا ينجحون إن لم يتعاونوا مع بعض للتأثير على أصحاب القرار.

4 وضع متطلبات الحفظ في أنظمة إدارة الوثائق؛
يعالج هذا الفصل كلا من الأنظمة الموجودة لإدارة الوثائق، وتلك التي لا تزال في مرحلة المشروع. يوضح للقراء أحسن كيفية لدمج متطلبات الحفظ في الأنظمة.

5 الحفظ
يعالج هذا الفصل الحفظ في المدى الطويل للوثائق في أقسام الأرشيف وفي الإدارات المنتجة أيضاً. تمت دراسة جدارة مجموعة التقنيات وخيارات الحفظ ومناهج التخزين (مثل: التجهيزات، المحيط التقني، مراقبة الجودة، الأشكال، الدعامات، إلى آخره). كما يتعرض الفصل إلى حفظ معطيات البيانات.

6 ا لإتاحة
فربما المراجع حول الوثائق الإلكترونية قد لا تشير كثيراً إلى إتاحة هذه الوثائق، و بالعكس يعالج هذا الفصل حاجات المستخدمين والخيارات فيما يتعلق بالتكلفة ومستوى الخدمة المعروضة لإتاحة الوثائق. وفي الختام، هذه هي ميزته، يتطرق الفصل إلى قضية الإتاحة بالتنسيق مع إستراتيجية الحفظ.


إن فصول المرشد كلها مرتبطة، و تستند لبعضها البعض. من جهة، إن القرارات حول مناهج الحفظ وإستراتيجيات الإتاحة تؤثر بقوة على البعد الإستراتيجي لإدارة الوثائق، وعلى تفعيل متطلبات الحفظ في أنظمة التسيير؛ و بالمقابل إن البعد الإستراتيجي لأنظمة التسيير والقرارات المتعلقة بتفعيل متطلبات الحفظ في نظم المعلومات تؤثر بقوة على الحفظ والخيارات في مجال إتاحة الوثائق.

[titttoo]

ما هى المده القانونيه للأختفاظ بالأرشيف الورقى