[محمد مكاوي]

كم اسعدتنا بدراساتك القيمة وخبراتك المتمرسة في نظم الارشيف الحكومية والدولية
لي لديكم استفسارين اذا امكنكم:
1- هل برنامج ال "sharpoint" برنامج ضمن حزمة الافيس يختص بالوثائق الجارية فقط ام الوثائق والارشيف كله ام فيما يستخدم بالضبط ؟
2- نود الاحاطة بشئ من علمكم الجليل وخبراتكم المتمرسة في شرح وتوضيح ارشيف الشركات الخاصة والمصانع الكبيرة من حيث : وثائقها وتداولها انواع الملفات مع ذكر امثلة للشركة ونشاطها وطرق الحفظ الوثائقي المتبعة ودورة حياة المستند او الوثيقة بدءا من انشائها ونهاية بحفظها واستراجاعها مرورا بالعديد من المراحل كالتداول والتعديل والرقمنة والتصوير والترقيم والتكويد ...... وكيفية استراجاعها وماالي ذلك؟

اشكركم شكرا وفيرا
وتحياتي
ابوعمرو

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
1- فيما يتعلق بالسؤال حول نظام "أرشيف الشركات و المصانع الكبيرة": لم يختلف أرشيف الشركات عن مفهوم الأرشيف بصفة عامة؛ لذا تطبق عليه كل القوانين و النظم المتعلق بإدارة الأرشيف بما فيها الأرشيف الإلكتروني. يمكنك الدخول في موقع أي شركة عالمية، و لكن لم تتحصل إلا على المعلومات الخاصة بالأرشيف التاريخي للمؤسسة، إذ وجدت؛ مثل: General Motors
http://www.gm.com/corporate/about/history/

http://www.thecarconnection.com/Auto...173.A7246.html

http://www.gm.com/corporate/about/ne...jsp?deep=press

2- إن مصطلح "Sharpoint" كما كتبته يعني جهاز دقيق يستعمل في جراحة العين. اما مصطلح "SharePoint" يعني برنامج يساعد على تنظيم تقاسم المعلومات و الوثائق في الشكل الإلكتروني داخل مؤسسة"Workflow".
إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في الشكل التقليدي أي الورقي. تجدون المزيد عن نظم الإدارة الإلكترونية للأرشيف في دليل المجلس الدولي للأرشيف، و الذي عربناه و نشرناه في هذا المنتدى تحت عنوان: "الوثائق الإلكترونية:مرشد الأرشيفيين". راجع الفصل الثاني: النظريات الأساسية و المفاهيم، الفقرة التالية:

نظم الإدارة الإلكترونية للوثائق

توجد نظم مختلفة لإدارة الوثائق لدى الهيئات المنتجة (للوثائق)، و التي يمكن أن ترتكز على البحث الوثائقي (مثل نظم إدارة الوثائق)، أو على تنظيم وإدارة العمليات بالمؤسسة مثل النظم المسماة دفق الأعمال "Workflow". و يمكن أن تأخذ هذه النظم شكل قاعدة منفردة غير مرتبطة بالشبكة. في الواقع، إن هذه النظم مندمجة عادة في محيط الشبكة على مستويات مختلفة في المحيط الإداري الحديث. يمكن أن يبدأ هذا في المحيط المستخدم لجهاز مركزي داخل المؤسسة، حيث تتقاسم محطات العمل غير المركزية تطبيقات وخدمات؛ ثم يمكن أن تدمج هذه الشبكة في محيط داخلي "إنترانت" الذي تشارك فيه مؤسسات مختلفة (مثل كل الوزارات في حكومة)؛ و أخيرا: يمكن أن يؤدي هذا كله إلى العمل في شبكة الإنترنت. بدلاً من أن تشكل تدريجياً بمراحل، يمكن أن تنشأ هذه المستويات الثلاثة من العمل في وقت واحد، وتسير المعلومات في مستويات مختلفة من الحساسية والأمن في محيطات متفرقة.

[hatemtn]

السلام عليكم
الأستاذ الجليل عبد الكريم بجاجة حفظك الله،
أشكرك على المجهود الذي بذلته وعلى الدراسة القيمة التي ستساهم دون شك في النهوض بالأرشيف في دولةالإمارات وستكون جهودك مرجعا للعديد من الدول خاصة العربية في النهوض بالأرشيف وتطويره، لأن الحديث عن تأهيل الإدارة وعن الحكومة الالكترونية لن يتحقق بدون الاهتمام بالأرشيف في مؤسسات الدولة.
أريد أن أسوق ملاحظة وسؤال في نفس الوقت الى الاستاذ الفاضل: هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الإمارات خاصة وأن التشريع الأرشيفي يعتبر محور أساسي من محاور علم الأرشيف يجبر مؤسسات الدولة على تنظيم أرشيفاتها حسب التراتيب والإجراءات والأدوات التي ذكرتها في دراستك. فدائما يكون التشريع أداة فاعلة للضغط على مؤسسات الدولة لتطبيق السياسة الوطنية في دولة الامارات للنهوض بالأرشيف. فأردت معرفة هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الامارات وماهي أشكالها، هل هي قوانين، أوامر، قرارت،الخ؟
وشكرا على الإفادة.

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
نعم، توجد نصوص تشريعية و تنظيمية لإدارة قطاع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، آخرها: "قرار أميري رقم (7) لسنة 2007م بشأن إنشاء و تنظيم مركز أرشيف عجمان الوطني"، الذي صدر عن إمارة عجمان بتاريخ 12 أغسطس 2007، بعد زياريت ميدانية و أعمال تحضيرية شاركنا فيها في السداسي الأول لهذه السنة. و تطبيقا لهذا القرار الأميري، صدر "قرار إداري رقم (27) لسنة 2007 يتعلق بتشكيل لجنة تنفيذية مكلفة بمتابعة تنفيذ القرار الأميري".
عبدالكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

أخي العزيز محمد مكاوي؛
لقد شرحتُ لحضرتكم طريقة التعامل مع الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات سواء أكانت عامة أو خاصة أثناء نشاطها اليومي؛ أما الموضوع الذي تفضلت به بوضوح، أي طريقة معالجة مقتطفات الصحف أو االأرشيف الصحفي، لم يدخل في هذا النطاق، لأن الأمر هنا يخص وثائق مطبوعة توجد في شكلها الأصلي، الصحف، في متناول الجميع. تتعامل مراكز الوثائق و البحوث مع هذا النوع من المصادر المطبوعة كمادة وثائقية تنظم حسب حاجيات البحث. لذا، لم تطبق عليها المقاييس و القوانين الخاصة بالأرشيف الإداري الفريد من نوعه بدون إتاحته إلى الجمهور قبل مدة يحددها القانون في كل بلد. تقوم كل مراكز الوثائق و البحوث بترتيب و تصنيف هذه المادة الوثائقية (الصحف) حسب الطريقة التي تسمح لها بتلبية هدفها. مثلا: يوجد في المركز الذي أشغل فيه "قسم التوثيق المعاصر" يتكلف بجمع و معالجة المقتطفات الصحفية، دون أي علاقة مع القسم المكلف بمعالجة الارشيف التاريخي. يدخل هذا العمل حسب رأيي في إطار عمل المكتبات، و طبعا إذا أردت أن تفيد و تستفيدمن مناهج عمل الغير في هذا المجال يجب عليك التعامل مع المكتبات و ليس مع الأرشيف. ألقيت نظرة سريعة عن بحثكم القيم في الموضوع، و سوف أزودكم بانطباعي بعد الإطلاع عليه لاحقا، رغم أنه خارج عن مجال اختصاصي: الأرشيف الحكومي. و شكرا على ملاحضاتكم المفيدة.
عبدالكريم بجاجة

[محمد مكاوي]

استاذنا الفاضل
اشكرك على تنفيد الموضوع
وارجو تعليق موفق ونقد بناء ،،، اما بخصوص ميول عمل الارشيف الصحفي او القصاصات فهو بالفعل كما تفضلت تماما فهو يميل تماما الى المكتبات والمعلومات لكنه في الاساس نظام ارشيفي يومي وهذه هي المشكلة ولب الموضوع.
استاذنا الجليل : الموضوع غاية في التشويق
نتمنى تبادل المنفعة وتحياتي
ابوعمرو

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
بعد ما اتفقنا أن الصحف و مقتطفاتها تدخل ضمن اختصاص المكتبات، يبقى علينا أن نوضح أن هذا العمل هو توثيق يومي للصحف و الدوريات بصفة عامة، و ليس نظام أرشيفي يومي. الفرق الأساسي بين فهرسة المقتطفات الصحفية و الأرشيف، يكمن في اختيار نظام موضوعي للمقتطفات الصحفية، الشىء الذي يظهر واضحا قي بحثكم؛ بينما يُفرض على الأرشيفي احترام النظام الإداري الذي أنتج الأرشبف، و تبقى كل الملفات في بيئتها الأصلية دون اختلاط مع غيرها. بعبارة أخرى، يمكنك قطع مقالات من الصحف الأصلية و جمعها مع مقالات من صحف أخرى، و تقرر تنظيمها حسب مواضيع أنت اخترنها. أما الأرشيفي، لا يجوز له أن يطبق هذا الأسلوب، بل يجب عليه حفظ الوثائق في محيطها الأصلي أين أنشئت، و أين تُفهم؛ سوف تَفقِد الوثائق أهميتها بل حتى معناها إذا غادرت محيطها الأصلي؛ و هذا هو الفرق الأساسي بين عمل المكتبات و التوثيق من جهة، و العمل الأرشيفي من جهة أخرى.
عبدالكريم بجاجة

[محمد مكاوي]

اشكرك جزيل الشكر
على الاهتمام والرد والتعديل

لكن سيدي الفاضل هو سهو لوحة المفاتيح او سهو اليد وكثيرا ما يحدث لخبراء الناس

إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في ......

الكلام جميل جدا حول ادارة الوثائق الجارية في المؤسسات الحكومية حيث هناك تشابها كبيرا في ادارة ونوع الوثائق
لكن سؤالي ينصب حول مؤسسات العمل الخاصة وبشكل خاص مؤسسات ومراكز البحوث التي عملت بها شخصيا فترة طويلة من الزمن وبشكل خاص ارشيف القصاصات الصحفية التي تدرج يوميا في ملفات ممتدة غاية الامتداد ومتفرعة غاية التفرع والتي لا يمكن بحال تطبيق النظام الارشيفي المتعارف عليه عليها من الارشيف الوسيط والجاري والقديم لان قصاصات الصحف تدرج في ملفات قضاياها يوميا وهذه الملفات والارشيف برمته حاولت جاهدا على اعداد خطة تجابه التي تعدها الجامعات مثل جامعة القاهرة العريقة ولم يتحقق لان حقل العمل شاذ جدا عن المالوف والمتعارف عليه في الجامعات والدراسات الاكاديمية الدولية
الخلاصة : والمقصد
انني كنت اريد خطة تصنيف او قاعدة عمل انطلق منها لادارة ارشيف القصاصات الصحفية بمراكز البحوث الاستراتيجية والسياسية هذه الخطة وددت ان تكون على منهج عملي وعلمي دولي لكنني لم اجد حتى الان هذه المنهجية كي اتبعها
لان الامر كان اجتهادا ذاتيا وقد حقق انجازا في تلبية رغبات المستفيدين الا انني كنت احتاج الى منهاجية وادوات عمل قياسية استند اليها في خطة العمل
سيدي الفاضل: اشكرك على سعة صدرك وارفق لكم طية نبذة مختصرة من خطة العمل في شكل ورقة بحثية
اشكركم
ابوعمرو مكاوي