[khalida28]

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
أريد رأيك في هده الخطة
المقدمة
الفصل الأول : مفاهيم حول الأرشيف
المبحث الأول : مصدر و تاريخ الأرشيف
المطلب الأول : مصدر كلمة الأرشيف
المطلب الثاني: تاريخ الأرشيف
المبحث الثاني: تعريف الأرشيف
المطلب الأول : تعاريف ارشيفية
المطلب الثاني : تعريف حسب قانون 88-09
المطلب الثالث : التعريف الشامل
المبحث الثالث: بناية تقنيات و مصطلحات الأرشيف
المطلب الأول : بناية الأرشيف
المطلب الثاني : تقنيات الأرشيف
المطلب الثالث : مصطلحات الأرشيف
الفصل الثاني : التشريعات الأرشيفية في الجزائر
المبحث الأول : القوانين الصادرة في حق الأرشيف
المطلب الأول : مرسوم 77-67 المتعلق بالمحفوظات الوطنية
المطلب الثاني : قانون 88-09 المتعلق بالأرشيف الوطني
المبحث الثاني : النصوص التأسيسية و التنظيمية
المطلب الأول : النصوص التأسيسية
المطلب الثاني : النصوص التنظيمية

[khalida28]

مع إمكانية مساعدتي في وضع اسم لهده المدكرة
لك مني جزيل الشكر

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
إلى الأخت "khalida28":
انطلقت من موضوع "تنظيم وتسيير الوثائق الأرشيفية للمؤسسات التعليمية" وتقترح الآن موضوع آخر ليس له أي علاقة مع الاستبيان الذي تكلمنا عليه. إن الموضوع "الجديد" هو في الواقع موضوع عام ليس بجديد حيث يضم عدة نقاط تطرقنا لها بالتفصيل في دراستنا المنشورة في هذا المنتدى، كما نشرت حوله العديد من الدراسات من زملاء آخرين. سوف ينتج عن "موضوعك الجديد" جمع مقتطفات من الدراسات المنشورة في منتديات اليسير لا تفيد أحد ولا تُعدُّ دراسة "جديدة"، ويُفرض عليك في كل فقرة من الموضوع ذكر المصدر مما يجعل مذكراتك ملخصًا عما نشر بالتفضيل. أين هو الجديد؟
أنصحك البقاء في موضوع "دراسة وضع الأرشيف في إحدى المؤسسات التربوية"، مثل مديرية التربية، وتقومين بتشخيص الوضع كما اقترحنه، وتقديم مخطط لتنظيم الأرشيف في المؤسسة المعنية. هذا هو الجديد والمفيد.

[khalida28]

شكرا لك على النصيحةإ ن شاء الله سوف اطبق نصائحك
و سوف اختار موضوع تنظيم وتسيير الوثائق الأرشيفية للمؤسسات التعليمية
و إن شاء الله أوفق به
لك مني جزيل الشكر و التقدير

[بنت الشهري]

ماهي اللوائح الخاصة بحقوق الاطلاع على الارشيف التي يجب وضعها ؟

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة بنت الشهري

ماهي اللوائح الخاصة بحقوق الاطلاع على الارشيف التي يجب وضعها ؟

نحية طيبة وبعد؛
لقد تطرقنا إلى موضوع الإطلاع على الأرشيف في دراستنا التالية:

"قانون الأرشيف الوطني النموذجي"

الفصل الخامس: الجوانب القانونية

إتاحة الأرشيف
المادة 59- يجب أن تكون الحدود الزمنية لإتاحة الأرشيف في مؤسسة الأرشيف الوطني على النحو التالي:
 بعد مرور 30 عامًا على إغلاق الملفات بالنسبة لأرشيف المؤسسات و الدوائر الحكومية، والفئات الأخرى من الأرشيف الذي لا يحتوي على معلومات حساسة.
 بعد 50 عامًا من الحكم النهائي لأرشيف العدالة و المحاكم.
 بعد 50 سنة من تاريخ الوثائق بالنسبة للأرشيف الخاصة.
 بعد 60 سنة بالنسبة للأرشيف الذي يحتوي على معلومات تتعلق بأمن الدولة.
 بعد 100 سنة من تاريخ ولادة الشخص بالنسبة للملفات الشخصية.

المادة 60- يمكن بصفة استثنائية تقصير أو تمديد هذه المدد بمبادرة من مؤسسة الأرشيف الوطني للمصلحة العامة، وتلبية للاحتياجات المبررة من الباحثين، والدوائر الحكومية المعنية، والمواطنين. سوف يُعلن عن الاستثناءات حسب فئات الأرشيف، وتبقى قابلة للإلغاء من قبل مؤسسة الأرشيف الوطني.

المادة 61- تنطبق الحدود الزمنية نفسها لإتاحة الأرشيف الذي لا يزال في حوزة المؤسسات والدوائر الحكومية، والذي يمكن أن يخضع لنفس الإعفاءات المعلنة من قبل مؤسسة الأرشيف الوطني فقط.

المادة 62- ومع ذلك، لا تنطبق هذه المواعيد في حالة إتاحة الأرشيف بين المؤسسات والدوائر الحكومية إذا كانت ضرورية لحسن سير الخدمات.

المادة 63- يحق للباحثين المعتمدين، من المواطنين و الأجانب، الاطلاع الحر على الأرشيف المتاح في المواعيد المحددة في البند 59 أعلاه. يجب عليهم الامتثال للنظام الداخلي لمؤسسة الأرشيف الوطني، بما في ذلك الأرشيف الذي لا يزال بحوزة المؤسسات والدوائر الحكومية. يتعهد الباحثون على عدم استخدام الوثائق التي فتحت لهم لأغراض غير علمية.

المادة 64- يجب على الأفراد الذين يحتاجون إلى نسخ من الأرشيف لإثبات حقوقهم أن يتقدموا بطلب لدى المؤسسة المعنية، سواء مؤسسة الأرشيف الوطني أو المؤسسات والدوائر الحكومية. يرجع للمؤسسة المعنية القيام بالبحوث اللازمة لتلبية احتياجات الأفراد.

المادة 65- لا يجب أن تكون نسخ الأرشيف المسلمة للباحثين مصدقة لأنها تتعلق بالبحث العلمي. و بالعكس، سوف يتلقى الأفراد عند الطلب نسخ أرشيف مصدقة متطابقة مع الوثائق الأصلية من أجل الدفاع عن حقوقهم أمام الدوائر الحكومية والمحاكم.


http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=22462

[anameri]

السلام عليكم أستاذي الكريم

بخصوص الترميز الذي سبق و أن طرحته فقد قمت باضافة بعض الأمور عليه

DZP.35/ISS/M 1-2 .T 5-6

M 1 -2 : رقم الخزانة أو البناية

خزانة 1 و 2

T 5 - 6 : رقم الدرج

الدرج 5 من الخزانة 1 و الدرج 6 من الخزانة 2

و هذا هو الترقيم النهائي الذي وضعته

و لكن الوثائقية أصبحت ترفضه الآن لأنها ترفض أصلا الفهرس الرقمي
و تقول أنه لا أحد سيبحث في هذا الفهرس

هي تريد أن الآن أن أضع اسم المشروع كاملا بدلا من

DZP.35/ISS/M 1- 2 .T 5 - 6

اسم المنطقة اذ أنها تريد عند البحث أن تذهب مباشرة بدون الاعتماد على الفهرس الى

المشروع مباشرة

كما أن أكدت أن العاملين في غيابها سيقومون بنفس الشيء و هكذا يصبح الجميع أرشيفيين

هذا ما تريده هي

DZP.35/300 logts à Issers/M 1-2 .T 5-6

هل ترى أن هذا الترميز منطقي

فبهذه الطريقة هم فعلا ليسوا مضطرين للمرور بالفهرس

أريد نصيحة عاجلة منك

تحياتي لك

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة بعد؛
أولا وقبل الرد عن السؤال، أريد انتباه كل من يطلب مني أي نصيحة أنني غير ملزم بأي "عجالة" ولا يجوز مخاطبتي بعبارات مثل: "أريد نصيحة عاجلة منك". سوف أرد على كل من يسألني ولكن في الوقت الذي يناسبني حسب برنامج عملي والتزاماتي اليومية وليس حسب التزامات من يسألني.
أما فيما يخص بالسؤال: أرى خربطة في الموضوع بين النظام الفكري لفهرسة الأرشيف والنظام المادي لترتيبه؛ لا يمكن في أي حال من الأحوال ربط النظام الفكري لتصنيف الأرشيف مع الترتيب المادي للأرشيف في الرفوف والطاولات. سوف ينجر على الربط بين النظام الفكري والترتيب المادي إسقاط الفهرس في حالة تحويل الأرشيف من مكان قديم إلى مكان جديد، ومن رفوف قديمة إلى رفوف جديدة.
مثال عن عدم الربط بين النظامين:
كنت مديرًا على رأس مصلحة الأرشيف لولاية قسنطينة، وبالتعاون مع زملائي الأرشيفين قمت بفهرسة العديد من الأرصدة الأرشيفية التاريخية، باستخدام عدة أنواع من الفهارس حسب أهمية الأرشيف: من الفهرس البسيط علبة بعلبة إلى الفهرس التحليلي وثيقة بوثيقة؛ ولم نربط نهائيًا الفهارس مع مكان حفظ الأرشيف سواء في قاعات الأرشيف- وعددها 30 قاعة- أو في الرفوف والأمر يتعلق ب10.000 متر طولي من الرفوف يُحفظ فيها الأرشيف التاريخي المتاح للإطلاع، والأرشيف الإداري الذي لا يزال محجوب عن الإطلاع حسب قانون الأرشيف الوطني.
لما استفادت مصلحة الأرشيف من بناية جديدة، حولنا كل الأرشيف التاريخي من المبنى القديم في ولاية قسنطينة إلى المبنى الجديد خارج مقر الولاية.
ولم يتأثر نظام الأرشيف من هذا الترحيل، وكانت الفهارس نفسها في متناول الباحثين دون أي تغيير لأن الأرشيف منظم فكريًا ولا علاقة لرموز الأرشيف مع المكان، سواء في المبنى القديم أو في المبنى الجديد.
إذًا، نلاحظ فيما يخص عملك أن طريقة الترميز التي طبقتيها خاطئة حيث تربط تصنيف الأرشيف أي المشاريع مع "الخزائن" و "الأدراج". ما هو مصير الفهرس بعد الترحيل إذا وقع هذا في يوم من الأيام؟
لا نقصد أبدًا بعبارة "الفهرس الرقمي" ربط الرموز مع الخزائن والأدراج، ولكن الوصف الأرشيفي المبسط الذي يمكن تطبيقه على سلسلة من الوثائق المتشابهة مثل الخرائط، والرسوم الهندسية، وجوازات السفر، وبطاقات التعريف الوطنية، وملفات السيارات، وحتى ملفات المناطق الجغرافية مثل ملفات البلديات التي تتضمن أنواع متكررة من المعلومات كمداولات المجلس البلدي؛ ونتكلم هنا عن الملفات الموجزة للبلديات المحفوظة في الولايات بصفتها وصية علي الدوائر المحلية، ولم نعني الملفات المفصلة المحفوظة في مقر البلديات التي تستحق تدقيق في الوصف الأرشيفي.
لنرجع إلى الأرشيف المحفوظ في مؤسستكم:
يتعلق الأمر بمشاريع ورسوم هندسية متكررة لا تستحق الفهرسة التحليلية، ولكن فهرس مبسط يمكن تسميته "فهرس رقمي" حيث نضع الأركان المتكررة في جميع الملفات ونكتفي بذكر العناصر الأساسية للوصف؛ مثلاً:
- العلبة رقم 1: المشروع رقم DZP.35/ISS/300 logts aux Issers، المحتوى: 10 رسوم هندسية من تاريخ إلى.../ ملف تقني من تاريخ...إلى...
- العلبة رقم 2: المشروع رقمDZP.35/ISS/500 logts à Blida، المحتوى: 8 رسوم هندسية من تاريخ إلى...ملف تقني من تاريخ...إلى...
- العلبة رقم 3: المشروع رقم DZP.35/ISS/400 logts à Médéa، المحتوى: 12 رسوم هندسية من تاريخ إلى...ملف تقني من تاريخ...إلى...
- العلبة رقم 4: المشروع رقم DZP.35/ISS/900 logts à Boufarik المحتوى: 20 رسوم هندسية من تاريخ إلى...ملف تقني من تاريخ...إلى...
- إلى أخره...

هذا ما نعني بالفهرس الرقمي المبسط الذي يتضمن معلومات متكررة لا تستحق تفاصيل أكثر. ويمكن تطبيق نموذج الفهرس نفسه على أنواع أخرى من الأرشيف التاريخي مثل ملفات "الجمعيات": اسم الجمعية، تاريخ التأسيس، مجال النشاط، أعضاء المكتب التنفيذي، عنوان الجمعية...، وتتكرر هذه المعلومات في كل الملفات. ويمكن أن نظيف معلومات أخرى إذا أقتضى الأمر ليصبح "فهرس رقمي مفصل لجمعيات ولاية قسنطينة" مثلاً.
نتمنى أننا فهمنا الآن ما نعني بـ"الفهرس الرقمي"، واستدركنا ضرورة الفصل بين التنظيم الفكري للأرشيف وترتيبه المادي في المخازن.
وشكرًا.

[anameri]

السلام عليكم

أستذي الكريم

أولا أعتذر عن العبارة الأخيرة في سؤالي
التي لم أقصد منها أن أعجلك في اجابتي عن سؤالي

فمتى أجبت أجبت و أنا أحترم ما يناسبك و أقدر عملك
أتأسف مجددا

ثانيا بخصوص الفهرس لقد وضعت فهرسا رقميا مفصلا لرصيد المخططات الهندسية

قطعة بقطعة

و بخصوص الترميز أنا لم أربط بين النظام الفكري مع الترتيب المادي للمخططات في الأدراج

ترميزي ليس له علاقة بالمحتوى الفكري و انما عندما وضعته وضعته لأنني وجدته مناسبا للترتيب في الأدراج خاصة بما يطبق في مؤسسات أخرى كمؤسسة الأرشيف الوطني التي تعتمد نفس الطريقة تقريبا في الترميز
كما أنني وضعت فيه ترميزا خاصا بالولاية التي ينتمي اليها المشروع + المنطقة
خاصة و أنه لا يمكنني تطبيق الترتيب الجغرافي للمخططات

DZP.35/ISS/M1-2 . T5-6

أما بخصوص الخزانة و رقم الدرج
فهو للمكان المتواجد فيه و أنا اتبعت نفس المراحل المطبقة في مديرية الأرشيف لمعرفة مكان تواجد وثائق المخططات كما لو أننا لو نتعامل مع العلب الأرشيفية

M1-2 . T5-6

لتسهيل الوصول الى المشروع مباشرة من طرف الارشيفي

و بخصوص المشاريع هي ليست متكررة كل مشروع و عنوانه الخاص به و مكان تواجه لكن يمكننا ن نصادفا مشروع قد بني في نفس المكان فقط

الشيء المتشابه في المخططات الهندسية أنها تحتوي على نفس الملفات فكل المشاريع القديمة خاصة بها:

Architecture
Génie civil
Plomberie
Eléctricité
Voirie et réseaux divers

في التقنين الخاص بالمواد الخرائطية ذكر أنه في هذا النوع من الوثائق لابد من استعمال
المستوى الثاني من الوصف و لابد من التحليل

خاصة و أن المخططات غير كاملة عند الاطلاع بسبب تبعثرها هنا و هناك

فلو كانت كاملة لا ربما استعملت طريقة أخرى في الوصف من خلال أخذ التواريخ القصوى للملفات الخمسة السابقة لكل مشروع

و لكن عدم اكتمالها و وجود وثائق ناقصة جعلني أعتمد على الوصف الدقيق

سأقدم لك نموذجا عن أحد المشاريع للاطلاع أكثر

كما سبق و أن أشرت سأقدم لك نموذجا مصغرا كمثال:

DZP.35/ISS/M1-2. T 5-6

005

Boumerdes
Issers

logements semi collectifs les Issers et 104 villas à Boumerdes Architecture : Génie civil : plomberie : Electricité : voirie et Réseaux Divers / S.Benallak, D.Mokrani; S.Ouamrane-S. Echarif, A .Ourzik … [et al].- Diff.Ech.].-Alger : B.E. du centre national de l’ingénierie de la construction, [1996 – 2005].- 1plan en 300 feuilles ; A0

A
1 –
Plan R.D.C. Etage villa type F6 Eclatée.- [1/50] cm.- 1996 B-B
2 –
Façade principale postérieure villa type F6 éclatée.-[1/50] cm.- 1996

Plan R.D.C. Etage villa type F6 éclatée.-[1/50] cm.- 1996

c
Plan étage courant 1-2-3-4-5 évacuation Ev – Eu – Ep Bt: A (R+5).- [1/50] cm.-2003
Rez de chaussée assainissement intérieur Bt : A (R+5).- [1/50] cm.-2003

D
-.Rez de chaussée circuits électriques Bt : 1.- [1/50] cm
1996
Vue en plan RDC vue en plan étage (villa type F4) :circuits électriques Bt : 1.- [1/50] cm.-1996

DZP.35/ISS/M1-2. T 5-6

في ترميزي لا يوجد علاقة بالبطاقة الوصفية و انما وضعته بالاعتماد على تقنين الوصف الأرشيفي العام أولا من ناحية حقل المرجع

ثانيا استخدمت التقسيم الاداري للمناطق الجغرافية و حتى و لو تم تغيير مكان الحفظ لن يتغير شيء في الترميز سيتغير فقط مكان الخزانة و رقم الدرج

005 هو رقم البطاقة في الفهرس الرقمي حسب الترتيب الكرونولوجي لترتيب المشاريع

Boumerdes

Issers
الترتيب الجغرافي في الفهرس و الترتيب الجغرافي لم أتمكن من تطبيقه ماديا بسبب عدم توفر التجهيزات
و لكن أردت في ترميزي التلميح الى أنه عند رؤية الشفرة فقط يمكن للأرشيفي أن يعرف أن المشروع أنجز في ولاية بومرداس حسب الرقم الاداري للولاية و في منطقة يسر بالتحديد

و بخصوص الترتيب الثالث الذي وضعته فهو الترتيب الموضوعي من خلال الحروف :
A - B- c -D-E
A : Architecture
اي أن كل المخططات (الملفات الفرعية ) التي تحمل ترميز A تمثل الهندسة المعمارية
B : Génie civil
...الخ

أما الترقيمات التي تأتي بعد الترميز الخاص بالملف أي 1 ، 2 3 ... الخ فهو ترقيم خاص بالملفات الفرعية في حالة وجودها طبعا.

التفصيل كان لابد منه للتعرف على ما هو موجود من الوثائق خاصة و اذا كانت المشاريع غير مكتملة و هي موجودة في الحفظ المؤقت كما أن قيمة الوثائق التقنية تجعل الباحث عند الاطلاع على الفهرس يبحث مثلا عن ملف الهندسة المعمارية لمشروع 300 مسكن يسر بيومرداس
و سيجد عدة ملفات فرعية للملف الرئيسي قد يطلب كل الملفات الفرعية و قد يطلب ملفا فرعيا واحدا حسب احتياجاته و حسب ما وجدته من خلال معالجتي للمشروع
فان وضعت فهرسا رقميا بسيطا فانه عند الطلب سيطلب مباشرة ذلك الملف و لكنه سيتوه عند البحث في 17 ملفا فرعيا مثلا عن الملف أو الوثيقة التي يبحث عنها.

و شكرا
تحياتي الخالصة

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
معذرة ولكن يا لها من خربطة وعدم المنهجية في تدخلك، وأصبحنا ندور في حلقة مغلقة دون أي فائدة لأحد. إذ لم يرضيك جوابي الأول، كان من الأفضل تجاهله وترك المجال إلى أسئلة أخرى لعله تكون أقل غموض وأكثر فائدة للجميع. كما أتساءل مرة أخرى إذا كنت طالبة في الجامعة أو أرشيفية في مؤسسة؛ علمًا أنكي كتبت حرفيًا في جوابك رقم 270 "أنا لست أرشيفية عاملة بل أنا طالبة في السنة الرابعة ليسانس" وهذا بتاريخ 9 نوفمبر 2009، ولم تنتهي السنة الجامعية وأصبحت تخاطبني بصفة أرشيفية تعمل في مؤسسة تحفظ ملفات وخرائط هندسية!
لا بأس: سوف أقدم إلى حضرتكم بعض التوضيحات حول تدخلك الأخير، وأنشر من جديد سلسلة سؤال/جواب مع حضرتكم وسوف تجدين في آخر هذا الرد كل الأجوبة على عدة تساؤلات طرحتيها عدة مرات من قبل. وأرفض رفضًا قاطعًا مواصلة النقاش دون أي فائدة.
نظرًا لعدم المنهجية في تدخلك، وعدم الوضوح بين مصطلح "الفهرس الرمي" و"الترتيب المادي"، سوف أقدم رأيي حول بعض النقاط:
1- حول الفهرس الرقمي:
• ""لقد وضعت فهرسا رقميا مفصلا ": هل يوجد ترقيم أو ترميز في الفهرس الذي وضعته؟ إذا نعم، لماذا ترميز ثاني في المخازن لا يتطابق مع ترقيم الفهرس؟
• "أنا لم أربط بين النظام الفكري مع الترتيب المادي للمخططات في الأدراج": يجب أن يتطابق الترتيب المادي في المخازن مع الترتيب الرقمي في الفهرس، وليس العكس. الشيء غير المرغوب فيه هو إضافة أرقام المخازن والأدراج في الفهرس؛ لأن هذه الأرقام قابلة للتغيير كلما تم تحويل الرصيد الأرشيفي من مكان إلى مكان.
• "بما يطبق في مؤسسات أخرى كمؤسسة الأرشيف الوطني": كل فهارس الأرشيف عبر العالم تحمل رقمًا يسمح بالوصول إلى الوحدات الأرشيفية في المخازن، حسب ترتيب الوحدات في الفهرس دون إضافة أرقام المخازن والطاولات. ولا يمكن أن تخالف مؤسسة الأرشيف الوطني الجزائري، ولا مديرية الأرشيف للولاية، هذه القاعدة المبدئية. يجب أن تبقى الفهارس سارية المفعول في كل حالات ترحيل الأرشيف، ويبقى على عاتق مسؤول الأرشيف إعداد جدولاً عامًا يحدد مكان كل رصيد في المخازن، بالجملة وليس بالتفصيل.
• "المشاريع هي ليست متكررة، كل مشروع و عنوانه الخاص... المتشابه في المخططات الهندسية أنها تحتوي على نفس الملفات فكل المشاريع": لم تفهمي ماذا أقصد به بالملفات المتكررة، لم أعني تكرار الملفات نفسها ولكن تكرار المحتويات كما كتبته، وذكرت أمثلة من الملفات المتكررة نُظيف إليها ملفات الموظفين؛ يجب وضع نموذج من البطاقة التعريفية للملفات المتكررة، ثم نملؤها بالمعلومات الخاصة بكل ملف.
• "استعمال المستوى الثاني من الوصف و لابد من التحليل": و من قال العكس؟ أنت حرة في اختيار وصف أرشيفي يتطابق مع أهمية الملف. و ذكرنا من قبل أنواع الفهارس من الفهرس الرقمي البسيط إلى الفهرس التحليلي ورقة بورقة بالنسبة لأهم الأرشيف التاريخي.
• "سأقدم لك نموذجا عن أحد المشاريع للاطلاع أكثر": يجب أن يظهر رقم البطاقة في الفهرس الرقمي، أي 005، في السطر الأول من الفهرس، كما يجب أن يظهر في الوجه الأمامي للملف في المخزن. أما فيما يتعلق بالتفاصيل لا يستحسن استخدام الحروف بل الأرقام التي يتفاعل معها الكمبيوتر أفضل من الحروف. مثالاً:
o رقم الملف الأساسي: 005
o رقم الملفات الفرعية: 005/1، ثم 005/2، ثم 005/3...
o محتويات الملفات الفرعية: 005/1/1، ثم 005/1/2، ثم 005/1/3...
مما يسمح بتحقيق ما ذكرته أي "يطلب ملفًا فرعيًا واحدًا حسب احتياجاته" بدلاً من طلب الملف الكامل الذي يمكن أن يحتوي على "17 ملفًا فرعيًا " كما قلت.

2- حول ترتيب الأرشيف في المخازن:
• يجب أن يعكس ترقيم الملفات وترتيبها في المخازن الترتيب نفسه في الفهرس الرقمي أو أي نوع من الفهارس، ولا حاجة إلى ترقيم إضافي وهو موجود تلقائيًا في المخازن: يجب على الأرشيفي ترقيم جميع مخازن الأرشيف من 1 إلى آخره مملوءة كانت أو شاغرة، وترقيم الرفوف في كل مخزن من المخزن رقم 1 إلى آخره، وعدم متابعة الترقيم نفسه لما ينتقل إلى المخزن الثاني؛ لأنه من الممكن إضافة رفوف أخرى، أو سحبها، في أي مخزن مما يبطل الترقيم المتسلسل عبر كل المخازن.
• كما يجب على الأرشيفي كما أسلفنا تحديد مكان حفظ الرصيد الأرشيف كله وليس علبة منه فقط: رقم المخزن ورقم الرفوف، علمًا أن هذا المعلومات لا يجب أن تذكر في الفهارس لأنها سرية لا يمكن إلى أي باحث الإطلاع عليها.
• هذا وإذا يعتقد الأرشيفي أنه لا بد من تحديد مكان وجود أي علبة في المخزن، لا حرج على إضافة هذا المعلومات في نسخة من الفهرس الرقمي نفسه لا يمكن إتاحتها للباحثين أو للأشخاص الخارجين عن قسم الأرشيف؛ ومع هذا يجب أن ندرك كلنا أن هذه المعلومات الإضافية قابلة للتغيير كلما تغير مكان حفظ الرصيد الأرشيفي سواء داخل المؤسسة أو خارجها، بينما يبقى الفهرس الأصلي ساري المفعول في جميع الحالات.

ونختم هذا الجواب مع ذكر التبادل مع الآنسة anameri في الركن نفسه من منتديات اليسير، ويُعدّ ذكر هذا التبادل مسك الختام. سوف لا أجيب نهائيًا على أي سؤال آخر يُطرح من زميلتنا المحترمة، وشكرًا.

السؤال 252: أولا شكرا لسيادتكم المحترمة على ما تقومون به من أجل إفادتنا
كيف تتم الدراسة التقييمية للأرشيف في الحفظ المؤقت مذكرة ليسانس
الجواب 253: تحية طيبة و بعد؛
سوف تجدون طريقة تقييم وضع الأرشيف الجاري و الوسيط (Préarchivage) في دراستنا المشورة في موقع منتديات اليسير و موقع مؤتمر المجلس الدولي للأرشيف في فيينا 2004.

السؤال 254: هذه المرة سيتغير سؤالي أريد موضوع مذكرة فكري يمكنني تطبيقه في الميدان فحفظ الأرشيف في المدى الطويل يبدو أنه سيكون في 3 صفحات و لن يتعداها.
فبماذا تنصحونني. عاجل
الجواب 255: تحية طيبة و بعد؛
في الواقع، إن الدراسة التي قمت بها تشمل 350 صفحة، و لم ننشر منها إلا الملخص في 24 صفحة، و الجداول في 5 صفحات فقط.
لا يمكن دراسة موضوع من الجانب النظري، ثم محاولة تطبيقه في الميدان؛ بالعكس يجب أن تنطلق الدراسة من تشخيص الوضع في الميدان، و هذا يتطلب تحليل مفصل، ثم تقديم النتائج في شكل جداول مناسبة، و في الجزء الثاني من الدراسة يجب اقتراح حلول في المدى القصير و المتوسط و الطويل: مما يعني دراسة متكاملة تُعد بمئات الصفحات.
فمعذرة إذا لم أواصل النقاش حول اختيار موضوع مذكرة؛ أعتقد أنني أبديت برأيي فوق اللازم، و لنمر إلى أسئلة تنبثق من واقع الأرشيف في الميدان؛ و شكرًا.

السؤال 256: هذا ينطبق أيضا على رأي المؤسسة فهذا ليس رأيي فالمديرية مديرية الأرشيف الولائي التي زرتها تقول أن حفظ الأرشيف سيكون في 3 أوراق لا أكثر في الحقيقة مديرية الؤشيف الوطني و الولائي كلاهما يقترحان المعالجة الفنية للأرشيف بالعمل على معيار الوصف الأرشيفي. ربما لا يستطيعون إفادتنا فكانت إجابتهم هكذا
حسنا ما رأيك الآن في تظيم الأرشيف و إدارة السجلات كيف ستكون الدراسة الميدانية
الجواب: لم أجب عن هذا السؤال لأن كل دراساتي تصب حول الموضوع نفسه.

السؤال 258: لدي سؤال آخر هل يمكننا استعمال تقنين الوصف الأرشيفي isadg
على الوثائق الأرشيفية على مستوى المكاتب و في الحفظ المؤقت. تحياتي و تقديري لسيادتكم
الجواب 259: تحية طيبة و بعد؛
المقياس “ISAD-G” خاص بالوصف الأرشيفي في مراكز الحفظ النهائي للأرشيف، مثل مركز الأرشيف الوطني؛ و يمكن تطبيقه في وصف كل الأرشيف التاريخي مهما كان مكان حفظه. و لا يجب تطبيقه في مرحلة الحفظ المؤقت نظرًا لكون المصير النهائي للأرشيف لم يُحدد بعد.

السؤال 261: السلام عليكم
أستاذي المحترم أشكرك على الإجابة التي أنا مقتنعة بها
فأنا أعرف أنه يجب تطبيقها في الحفظ النهائي و لكن هناك مؤسسات تحتفظ بأرشيفها النهائي لديها لا يمكنها إرسالها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني
حسنا سأقدم لك الوضعية لقد وجدت مؤسسة للبناء أرشيفها عبارة عن مشاريع هندسية و هم لا يتبعون طريقة معينة في تنظيم هذا النوع من الأرشيف ليس لديهم تقنين معين كما أنه من المفروض أن المشاريع التي لها قيمة تاريخية لابد أن ترسل إلى الأرشيف الوطني لكن الأرشيف الوطني لم يقبل بالإحتفاظ بهذا الأرشيف لذا هو متراكم بشكل غير منظم و كارثي لذا أتساءل عن التقنين المناسب أو الطريقة المناسبة لمعالجة هذا الأرشيف قبل أن يضيع
تحياتي و تقديري أستاذي

الجواب 263: وصف أرشيف مؤسسة البناء.
تحية طيبة و بعد؛
فيما يتعلق بوصف أرشيف مؤسسة البناء، لقد كتبت حرفيًا ما يلي: "...و يمكن تطبيقه في وصف كل الأرشيف التاريخي مهما كان مكان حفظه...".
و حسب الوضع الذي ذكرته، لا أرى إلا طريقة واحدة: وصف الرصيد بأبسط المعلومات في إطار فهرس رقمي مبسط قبل أن يضيع.

السؤال 264: شكرا لك أستاذي و لكن كيف يكون هذت الفهرس الرقمي
الجواب 266: حول الفهرس الرقمي.
تحية طيبة و بعد؛ لقد جاوبت على هذا السؤال من قبل، في مجال أدوات البحث في الأرشيف.
و شكرًا.

السؤال 265: سؤال آخر أستاذي المحترم هل هناك تقنين عالمي للأرشيف من نوع الخرائط تحياتي.
الجواب 267: تحية طيبة و بعد؛
لقد ذكرت أنت بالذات من قبل التقنين العالمي للوصف الأرشيفي"ISAD G".
و إذا أردت نموذجًا عن وصف الخرائط، يمكنكم مطالعة فهرس رقمي لمجموعة الخرائط المحفوظة في مركز أرشيف ولاية قسنطينة. توجد نسخ منه في الأرشيف الوطني، و أرشيف ولايات الجزائر و وهران و قسنطينة. أعددنا هذا الفهرس في سنة 1977؛ و شكرًا.

السؤال 268: السلام عليكم
شكرا استاذي المحترم و لكن هل يمكنني استعمال تقنين الوصف الأرشيفي مع كل الأطوار
حسنا هذه الوثائق في النهاية هي عبارة عن رسومات هندسية و ليست خرائط
الجواب 269: تحية طيبة و بعد؛
مع من أتكلم؟ لقد طال هذا الحوار الثنائي دون أي فائدة من الجانبين. هل أنت طالبة، و في أي سنة من التدرج؟ أو أنت أرشيفية تعملين في الميدان؟

السؤال 308: السلام عليكم أستاذنا الكريم
لدي سؤال عاجل كيف يتم وضع الترتيب الزمني المتقطع و الترتيب الزمني المستمر و في رايكم من هوالترتيب الانجع لوثائق مثل المخططات
ل هو الترتيب الجغرافي أم الزمني أم كلاهما معا و ان كان الزمني فهل يكون الترتيب متقطعا أو مستمرا خاصة و أنه يمكن بع الترتيب ادخال وثائق أخرى و الادراج غير متوفرة
الجواب 311: تحية طيبة وبعد؛
صراحة: أسئلتك نظرية، وليس لي أي رأي فيها. كما لا أرى أي فائدة من إمضاء يملئ نصف صفحة ولو هي عبارات لطيفة.

السؤال 323: السلام عليكم
أستاذي الكريم
لدي سؤال بخصوص وضع الترتيب و وضع الترميز
فكرت في وضع المدة الزمنية لأرصدة المخططات كالتالي
1990 - 2000
2000 - 2010
لأن الأقدم حسب ما وجدته هو 1994
الترتيب سيكون زمني و أيضا جغرافي ......
هل يمكنني الترميز هكذا
تقبل مني فائق الاحترام و التقدير

الجواب 324: الرد عن سؤال anameri:
تحية طيبة وبعد؛
أولاً وقبل كل شيء يجب علينا أن نتفق أن نظام ترتيب الأرشيف وتصنيفه يختلف تمامًا عن الترتيب في المكتبات؛ يُعدُّ الأرشيف سلسلة متكاملة لا يمكن تفريقها، بل يجب الحفاظ على منطق تصنيف الأرشيف كما طبق عند إنشائه في الإدارة المنتجة، بينما في المكتبات يعالج كل مجلد على حدا ويصنف حسب المناهج الخاصة بها والمطبقة عالميًا: المؤلف، العنوان، الموضوع، الناشر، سنة النشر...
من هذا المنطلق، يجب عليك احترام السلسلة الأرشيفية كما صنفت في الإدارة المنتجة، ولو يتعلق الأمر بالخرائط، خاصة إذا تندرج هذه الخرائط ضمن ملفات تشكل البيئة الطبيعية لفهم محتوى الخرائط.
وعليك تطبيق نظام ترتيب الخرائط وتصنيفها حسب منطق الإدارة المنتجة لكونها هي المستفيد الأول من مجموعة الأرشيف. لذا يجب أن يعكس نظام الترميز المنطق الأرشيفي. ولا أرى أي مانع أن تطبق نظام الترميز المقترح إذا كان هو الأفضل للبحث عن الملفات حسب حاجات الإدارة المنتجة.
وشكرًا.

السؤال 343: بخصوص الترميز الذي سبق و أن طرحته فقد قمت بإضافة بعض الأمور عليه
DZP.35/ISS/M 1-2 .T 5-6

الجواب 344:لا يجوز ربط النظام الفكري للأرشيف مع الترتيب المادي في المخازن.

[anameri]

السلام عليكم

أشكرك أستاذي المحترم بجاجة على كل اجاباتك
و عدم تجاهلي لأجوبتك لأنها قيمة بالنسبة لي
و أشكرك كل توجيهاتك
رغم أنني كنت مستعدة لضافة رد آخر لمحاولة التبرير و الشرح أكثر
و لكن مادمت قد قررت انهاء هذه المناقشة فأنا أحترم قرارك
و لن أضيف أكثر من ذلك
و لكنني سأجيبك فقط على تساؤلك الذي طرحته من خلال ردك النهائي على أسئلتي هذه:

أصبحت أخاطبك هكذا لأنني وجدت نفسي أقوم بهذا العمل كما لو كنت أنا الأرشيفية رغم وجود وثائقية أرشيفية إلا أن عدم قيامها بعملها جعلني أتصرف بمفردي و بالاعتماد على نصائح المختصين و أنت واحد منهم ، أنا أحاول فعل أكثر من مذكرة تخرج فالرصيد الذي أعالجه لم يتم معالجته من قبل و بعضه مبعثر و كان من الصعب تحديد في أي طور هو في البداية أردت إنقاذ و لو جزء بسيط من هذا الرصيد في إطار مذكرة تخرجي حسب التقنين الخاص بوصف المواد الخرائطية ، صحيح أنني أسال أسئلة كثيرة كما لو كنت عاملة هذا بسبب الضغط الكبير الذي تفرضه علي هذه الوثائقية من جهة و من جهة أخرى الوضعية التي آل إليها هذا الأرشيف فأرجو أن تعذرني أستاذي و شكرا مجددا على كل النصائح و التوجيهات القيمة من سيادتكم و بالتوفيق لكم في مهامكم
تحياتي.

[عبدالكريم بجاجة]

لا بأس، شكرًا.