[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة مصطفى اتتورك

اليكم بعض الكلمات العثمانيه

قارش كوزصو اشاغ يوجواريا كوبي او قدر اوزق ديل صوكوز اود صاغ

طرفه ايكي او ادبش مثوه صونرا ياس اوست

تحية طيبة وبعد؛
أنا لست مختص في اللغة العثمانية. يمكنك طرح السؤال إلى الأرشيفيين في مركز الأرشيف الوطني الذين تابعوا تربصات في اللغة الثمانية في تركيا، مثل السيدة فاطمة الزهراء صاري التي تشارك في هذا المنتدى.
وشكرًا.

[امةالله]

السلام عليكم:
ابحث عن اجابة لهذه الاسئلة:
س1- كيف يتم تثمين رصيد ارشيف غير مستغل من قبل؟
س2- كيف يتم اقصاء الوثائق في الطور الثاني؟
س3- في حالة عدم وجود مصلحة ارشيف ماهي المراحل المتبعة لاستغلال رصيد ارشيف؟
س4- اذكر انواع الفرز واشرحها؟
س5-ماهي العلاقة التي توجد بين رزنامة الحفظ والفرز الثاني؟
وفقك الله

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة امةالله

السلام عليكم:
ابحث عن اجابة لهذه الاسئلة:
س1- كيف يتم تثمين رصيد ارشيف غير مستغل من قبل؟
س2- كيف يتم اقصاء الوثائق في الطور الثاني؟
س3- في حالة عدم وجود مصلحة ارشيف ماهي المراحل المتبعة لاستغلال رصيد ارشيف؟
س4- اذكر انواع الفرز واشرحها؟
س5-ماهي العلاقة التي توجد بين رزنامة الحفظ والفرز الثاني؟
وفقك الله

تحية طيبة وبعد؛
ألقي بدوري سؤال على حضرتكم:
من يسأل من؟ هل هذه الأسئلة صادرة منكم أو من أستاذكم أثناء دراساتكم؟
مثال من أسئلتكم: " س4- اذكر انواع الفرز واشرحها؟ "
إنني مستعد أن أقدم ما لدي من خبرة، ولكن أطلب الصراحة في طرح الأسئلة. وشكرًا على الإجابة.

[امةالله]

السلام عليكم:
بصراحة لم اعلم بضرورة ذكر مصدر الاسئلة
هذه الاسئلة هي عبارة عن امتحانات لوحدة الارشيف ولكن بقيت ابحث لها عن اجابات شافية كافية
شكرا

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة امةالله

السلام عليكم:
بصراحة لم اعلم بضرورة ذكر مصدر الاسئلة
هذه الاسئلة هي عبارة عن امتحانات لوحدة الارشيف ولكن بقيت ابحث لها عن اجابات شافية كافية
شكرا

تحية طيبة وبعد؛
بالعكس يجب معرفة مصدر الأسئلة. إذا طُرحت الأسئلة من طرف أساتذة أثناء الدراسة أو في إطار الإمتحانات، لا يجوز على المختص في الميدان أن يتدخل و يجيب بدلاً عن الطلبة. ما هو دور الطلبة إذا يقتصر بحثهم على تحويل الأسئلة إلى أي خبير؟
هذا من جهة؛ ومن جهة أخرى أعتبر أن هذه الأسئلة وهمية خارجة عن التطبيق في الميدان، ومن طرحها ولو كان أستاذًا، يجهل تمامًا مهنة الأرشيف والمشاكل الحقيقية التي تلاحق الأرشيفيين بعد تخرجهم.
وفي الختام، إنني مستعد لتقديم خبرتي للأرشيفيين في الميدان، ولكن غير مستعد على خوض أي امتحان في مكان الطالب، كما أرفض رفضًا قاطعًا الجواب على أسئلة لا أساس لها في مجال حقيقة الأرشيف في الميدان.
وشكرًا.

[عبدالكريم بجاجة]

ما هو دور مراكز الوثائق بعد إتمام عمليات الأرشفة الالكترونية؟


السؤال :
abdulazizfr؛ مكتبي جديد: سوال مهم ونرجو الإجابة من المختصين.
السلام عليكم
حقيقة اشكر القائمين على هذا الموقع على كل جهد يقومون به ، وهذه اول مشاركه لي فيه،
مع اني من المتابعين له كثيرا
انا موظف في احدى مراكز الوثائق في احدى الدوائر الحكومية في المملكة العربية السعودية ويعكف المركز حاليا على عمل ارشفة اليكترونية لجميع وثائق الدائرة بالاتفاق مع احدى الشركات المتخصصة في هذا المجال ، المطلوب ماهو دور المركز بعد اتمام علميات الارشفة الالكترونية هل ينتهي دوره بانتهاء الورق ام تكون له مهام اخرى ، حيث انه بعد الارشفة الاليكترونية تنتهي الحاجة للمركز ويمكن الاطلاع على الوثائق من خلال جهاز الحاسب ، وتقوم كل ادارة يعمل ارشفة للوثائق الحديثة من خلال وحده ارشفة خاصة فيها.
شاكرين للجميع جهودهم
وتقبلوا تحياتي

الجواب:
لا تقلق يا أخي عبد العزيز على مستقبل مراكز الوثائق في عهد الأرشيف الإلكتروني. سوف تبقى هذه المراكز تشرف على الأرشيف مهما كان شكله: ورقي أو إلكتروني. لا يمكن ولا ينصح بتصوير جميع الوثائق، كما لا يمكن الاعتماد على الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل علمًا أن البرامج تتطور كل ثلاث سنوات، والأجهزة تتغير تمامًا كل عشر سنوات.
ننقل لكم بعض النصائح التي قدمناها إلى الزملاء الأرشيفيين الذين طرحوا انشغالاتهم حول مصير الأرشيف الورقي والإلكتروني.
وشكرًا على طرح هذا السؤال الهام.

1- من المسؤول عن إدارة الأرشيف الإلكتروني؟
السؤال: رأيت في العديد من المؤسسات الحكومية والاقتصادية أن مهنة الأرشيفي بدأت بالزوال. فالأرشيف انتقل من الحفظ التقليدي إلى الحفظ الإلكتروني و أصبح تسيير الأرشيف في المؤسسات منسوب إلى مختصي الإعلام الآلي بدل الأرشيفيين.
الجواب:
إذا كان هذا الطرح صحيحًا، لماذا تفتقر أغلبية المؤسسات التي زرتها في السنوات الأخيرة إلى أي سياسة في مجال إدارة الأرشيف، سواء كان على الورق أو في الشكل الإلكتروني، رغم الوجود من ضمنها لإدارة تقنية المعلومات؟
لماذا تعاني هذه المؤسسات من عدم التحكم في رصيدها الأرشيفي سواء الورقي أو الإلكتروني، رغم الوجود في طاقمها لأخصائيين في تقنية المعلومات؟
وعند غياب الأرشيفي المهني و السياسة الأرشيفية، لماذا يصبح الأرشيف الورقي أو الإلكتروني مبعثرًا، أو في وضعٍ هشٍ لم يضمن وجوده في المدى الطويل، رغم وجود أخصائي تقنية المعلومات في جميع المؤسسات؟
إن الأرشيف الإلكتروني المبعثر عبر الأجهزة والوسائل الإلكترونية مهدد بالضياع أكثر من الأرشيف الورقي الذي يحتفظ على الأقل بميزة واحدة: رؤيته، بينما يبقى الأرشيف الإلكتروني بعيدًا عن النظرة المباشرة، ويمكن أن يتلف و لو بالنسيان، وعدم المتابعة وعدم السهر التكنولوجي.
ونظرًا لانتشار تقنية المعلومات في جميع المجلات العلمية و المهنية، لماذا لم يُخلِفُ أخصائي تقنية المعلومات الأطباء، والمهندسين، والبيطريين، والجراحين، والإداريين، والقانونيين، و المعلمين، والأساتذة الجامعيين، والباحثين، والطيارين، والصحافيين، والمدققين، والحسابيين، بل حتى الأدباء و الشعراء، و كلهم يلجئون لتقنية المعلومات أثناء أعمالهم في عصرنا هذا الذي يتميز بالتطور السريع للعلوم و التكنولوجيا؟
إن الأرشيف الإلكتروني هو "أرشيف" أولا و قبل كل شيء، و تُطبق عليه جميع القوانين الأرشيفية التي تنص منذ عشرات السنين على "الأرشيف مهما كان شكله". يُضاف إلى القواعد العامة و المقاييس التي تُقنن و تُنظم الأرشيف، إجراءات خاصة بالشكل الإلكتروني لضمان حفظه و إدارته حسب معطيات علم الأرشيف. لذا يُطلَبُ من الأرشيفي أن يتعامل مع الإداري المنتج للأرشيف و مع مهندس تقنية المعلومات لرسم و تنفيذ سياسة أرشيفية تسمح للمؤسسة التحكم في رصيدها الأرشيفي مهما كان شكله. أرجع إلى دليل الأرشيف الإلكتروني للمجلس الدولي للأرشيف و هو من إنجاز أرشيفيين مهنيين، و ليس تقنيي المعلومات:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9551

يُطلَب الآن من الأرشيفيين أن يضيفون مهارات في تقنية المعلومات، كما هو الشأن في جميع الاختصاصات، ليتمكنوا من التعامل مع قسم تقنية المعلومات لإيجاد حلول تقنية مناسبة لضمان حفظ الأرشيف، وإدارته بطريقة عقلانية كل واحد حسب اختصاصه.
وشكرًا على هذا السؤال الهام الذي سمح لنا أن نوضح رؤية الأرشيفيين اتجاه إدخال تقنية المعلومات في مهنتنا. يجب علينا جميعًا، خاصة الشباب، أن نواكب التطور التكنولوجي.


2- مصير الأرشيف الإلكتروني:
السؤال الأول: هل الأرشيف الإلكتروني مكمل للأرشيف الورقي أو معـــوض له؟
الجواب: لا مكمل ولا معرض، بل هذا تطور طبيعي للأرشيف في شكل جديد: إلكتروني. يجب أن نفرق بين الأرشيف المولود تلقائيًا في الشكل الإلكتروني، والأرشيف المنتج ورقيًا في مرحلة أولية والذي يتقرر تصويره ضوئيًا.
- مثال عن الأرشيف المولود إلكترونيًا: البريد الإلكتروني الخارجي (إنترنيت) أو الداخلي (إنترانيت)، ولا يوجد بديلاً ورقيًا له إلا إذا تقرر طبعه.
- مثال عن الأرشيف الورقي المصور ضوئيًا: ملفات الموظفين؛ يُحفظ الأصل الورقي في إدارة الشؤون الإدارية، وترسل نسخة إلكترونية منه إلى إدارة الشؤون المالية في نطاق الصرف المالي.

السؤال الثاني: ما مصير الأرشيف الورقي بعد عملية المسح الضوئي؛ هل يتم إتلافه أو حفظه؟
الجواب: يجب أولاً أن نحدد مصير الأرشيف حسب قوانين الدولة مهما كان شكله: الأرشيف الذي يجب حفظه إلى الأبد نظرًا لفائدته الدائمة والتاريخية، والأرشيف الذي يُحفظ لفترة معينة من الزمن قبل إتلافه.
- الأرشيف التاريخي: لا يمكن إتلافه مهما كان شكله؛ بالعكس، أوصي شخصيًا بحفظه في ثلاثة أشكال: ورقي، ولإلكتروني، وميكروفيلم.
- الأرشيف المعني قانونيًا بالإتلاف بعد انتهاء المدة القانونية للحفظ: يُحفظ في شكله الأصلي للفترة المحددة قبل إتلافه؛ لا يستحق المسح الضوئي إذا كان ورقي، ولا يستحق الطبع إذا كان إلكتروني بشرط وجود نظام يضمن حفظه في الفترة المحددة مع تكرار النسج الإلكترونية وحفظها في أماكن مختلفة.

السؤال الثالث: هل يمكن الاستغناء عن الأرشيف الورقي بعد تحويله إلى أرشيف إلكتروني؟
الجواب: نكرر مرة أخرى أنه لا يمكن إتلاف الأرشيف التاريخي في شكله الورقي بعد التصوير الضوئي.

السؤال الرابع: ما هي نوعية وطبيعة الوثائق المؤهلة للحفظ إلكترونيا؟
الجواب: يرجع للقانون تحديد الأرشيف الذي يجب حفظه الدائم –الأرشيف التاريخي- ومن ثم أخذ كل التدابير اللازمة لصيانته في جميع الأشكال. أما فيما يتعلق بالأرشيف المرشح للإتلاف، لم أوصي بحفظه بعد مدة الحفظ القانونية ولو في الشكل الإلكتروني لأنه يسبب مصاريف الصيانة من دون فائدة.

3- حول المسح الضوئي:
السؤال الأول: ما هي طبيعة ونوعية الوثائق المعنية بعملية المسح؟ أصلية، منسوخة، مراسلات، ملفات ..إلخ ماذا نمسح ؟ وماذا لا نمسح ؟
الجواب: قبل الشعور في المسح الضوئي يجب تحديد سياسة عامة لإدارة الأرشيف، و من ضمنها سياسة خاصة للأرشيف الإلكتروني. لذا يجب إعداد القائمة الشاملة للوثائق المنتجة من طرف كل إدارة وقسم في المؤسسة، و من ثَمَّ تحديد مدة حفظ الأرشيف في العمر الأول بالمكاتب، و حفظ الأرشيف في العمر الثاني – الأرشيف الوسيط- في قسم الأرشيف المركزي.
بعد انتهاء المدة القانونية لحفظ الأرشيف الوسط في قسم الأرشيف المركزي، يجب تحديد المصير النهائي للأرشيف: الحفظ الدائم لفائدته التاريخية، أو الإتلاف لعدم أهميته من جميع الجوانب. تتم عملية تحديد المصير النهائي للأرشيف بالتنسيق مع هيئة الأرشيف الوطني وهي المؤسسة الوحيدة المخولة بموجب القانون لتحديد الأرشيف الذي يجب حفظه ثم تحويله للأرشيف الوطني، كما هي المؤسسة الوحيدة التي تمنح القرار بالإتلاف للأرشيف المنعدم الفائدة.
من هذا المنطلق، سوف تقتصر عملية المسح الضوئي على الوثائق التي يجب حفظها إلى الأبد نظرًا لأهميتها التاريخية والدائمة. مثلاً:
- أرشيف الإدارة العليا: ديوان الوزير، أو مكتب مدير عام المؤسسة.
- العقود، التقارير السنوية، الملفات التقنية، الملفات القانونية، الملفات الحساسة، وبصفة عامة كل الملفات التي تحتوي على معلومات هامة تشهد على تاريخ المؤسسة.
وبالمقابل، لا يجب تصوير الأرشيف المعني بالإتلاف بعد إنتهاء المدة القانية التي حددت لحفظها، مثل أرشيف المالية الذي يمكن إتلافه بعد 12 سنة، وملفات الموظفين التي يمكن إتلافها بعد 70 سنة من عمر الموظف.
اذكر مرة أخرى أنه يجب القيام بإعداد القائمة الشاملة للوثائق للتمكن من تحديد الأرشيف الذي يجب حفظه إلى الأبد، وبالتالي يجب تصويره ضوئيًا.

السؤال الثاني: ما هي أهمية الماسح الضوئي في قاعة الأرشيف ؟ و ما هي استخداماته ؟
الجواب: إن قاعات الأرشيف خاصة لحفظ الوثائق فقط، ولا يجوز القيام بأي عملية فيها، لا تصوير ضوئي، ولا فهرسة، ولا مطالعة. يجب أن يستفيد الأرشيفيين بمكاتب خاصة للأعمال الأرشيفية من معالجة، وفهرسة، ومطالعة. من الأفضل أن تخصص قاعة للمطالعة على الأرشيف ولو يتعلق الأمر بموظفي المؤسسة فقط. و من ثم لا فائدة من وجود آلة التصوير في قاعة الأرشيف، بل من الأفضل تخصيص قاعة للتصوير وتكون تحت تصرف الأرشيفيين فقط.
أما إذا يتعلق سؤالك بالتصوير لفائدة الباحثين، يجب وضع آلة النسخ في قاعة المطلعة، وليس آلة التصوير الضوئي. الباحث في حاجة إلى صورة من الأرشيف التاريخي في إطار أبحاثه، وليس لصور ضوئية مكلفة يمكن استخدامها في محيط تجاري.

السؤال الثالث: وهل هناك منهجية في عملية المسح الضوئي وسط أرشيف متراكم؟
الجواب: لا يا أخي، لا يمكن تصوير الأرشيف المتراكم- في فوضى- قبل معالجته وتنظيمه وفهرسته، وتحديد فائدته في المدى الطويل، أي هل يستحق التصوير أم لا.


نصيحة أخيرة: يوجد في السوق الآن آلات التصوير تقوم بالمسح الضوئي والميكروفيلم في الوقت نفسه. لذا، أوصي دائمًا باستخدام هذه الآلات المزدوجة التصوير لأن الميكروفيلم هو أفضل وسيلة لحفظ الأرشيف أكثر من 100 سنة.

[عبدالكريم بجاجة]

رسالة من الجزائر:
السلام عليكم استاذنا الفاضل؛
انا طالبة بقسم علم المكتبات بجامعة في الجزائر، سنة اولى ماستر، و استاذة مؤقتة بالمعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني فرع توثيق و ارشيف.
يشرفني سيدي ان اتقدم الى سيادتكم باستفسار يتعلق باحتمال وقوع عمليات فرز و حذف في الارشيف النهائي، فما هو متعارف عليه ان الارشيف النهائي هو ارشيف ذو قيمة تاريخية و علمية، فماذا يقع اذا واجه مبنى الارشيف الوطني مثلا مشاكل في التخزين فهل يلجأ الى حذف بعض الوثائق من الارشيف النهائي و ان حدث ذلك فماهي الاسس التي يعتمدها في ذلك.
و شكرا استاذنا
و تقبلول منا فائق التقدير و الاحترام.


الجواب:
إن مصطلح "الأرشيف النهائي" ليس له أي معنى؛ بل نستعمل عادة مصطلح "الأرشيف التاريخي" لما نتكلم على الحفظ الدائم للأرشيف نظرًا لأهميته التاريخية أو الدائمة.
أما فيما يخص معالجة مشكل التخزين في حالة انعدام مخازن كافية؛ لا يمكن في أي حال من الأحوال إتلاف جزء من الأرشيف التاريخي بسبب عدم توفر فضاءات التخزين.
هل يمكن إعدام جزء من أي شعب بسبب قلة الموارد الأساسية لتغطية حاجاتهم للتغذية؟ طبعًا: لا.
و الشيء نفسه فيما يتعلق بحفظ الأرشيف: يجب إيجاد حلول ولو مؤقتة لحفظ كل الأرشيف التاريخي دون إتلاف ولو ورقة واحدة. مثلاً: يمكن إيجار مستودع مؤقت لحفظ الفائض من الأرشيف التاريخي، في انتظار حل نهائي ببناء مركز أرشيف تتوفر فيه طاقات كافية لتخزين الأرشيف التاريخي.
للتذكير: إن مهمة حفظ الأرشيف التاريخي ترجع للأرشيف الوطني وفروعه، وليس للمؤسسات المنتجة التي يجب عليها تحويل الأرشيف التاريخي إلى الجهة المختصة في حفظه، والتي أسست لهذه المهمة.
وشكرًا.

[جنقلونة]

بسم الله الرحمن الرحيم
والصلاة و السلام على أشرف المرسلين سيدنا محمد الهادي الآمين و من تبعه بإحسان الى يوم الدين
آمين يارب العالمين
اما بعد :
اود ان اتقدم الى منتدى اليسير بتمنياتي له بالنجاح و النجاح الأكيد و أتقدم تحياتي الخالصة الى خبير الأرشيف و العميد لهذا الإختصاص .
أنا اسمي - جمال - من ولاية بسكرة - موظف في سلك التعليم - رتبة عون حفظ بيانات - منذ 4 سنوات - وليست لدي الخبرة الكافية في مجال الأرشيف - ممكن السبب الأول هو لم أجد من يحببني في هذه الوظيفة - وتعرف سيدي العميد أنه في بلادنا العمل في وظيفة عمومية من أصعب الأماكن دخولا فيها - لذلك ارتأيت أن أجد من يساندني و يحفزني في مجال الأرشيف و الحمد لله استطعت من خلال البحث في الأنترنت الوصول اليكم من خلال منتدى اليسر -
اتمنى أن تنظر سيدي العميد لطلبي هذا و المتمثل في أن اكون تلميذا مطيعا و نجيبا إن شاء الله .
ودمتم سيدي العميد في خدمة الأرشيف .
من اليوم فصاعدا انت عميدي .
وشكرا
خن جمال - التلميذ الجديد

[عبدالكريم بجاجة]

زميلنا من بسكرة: عاصمة الزيبان؛ أهلا وسهلا ومرحبًا.
سوف تجد في منتديات اليسير ما يساعدك وما يتضامن معك، وتقرأ تجارب عدة من أرشيفيين من عانوا في بداية مشوارهم المهني.
فيما يخص تجاربي، سوف أوجهك على المشاركات التالية:

أول خطوات الأرشيفي بعد تنصيبه
http://alyaseer.net/vb/showthread.ph...817#post122817

تجربتي في إعداد أول جرد للأرشيف
http://alyaseer.net/vb/showthread.ph...194#post126194

استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13783

[نسيمة خالف]

استاذي الكريم،
أولا أود أن أشكرك على المعلومات القيمة التي تزودها لنا.
أود أن أسألكم:
خلال التغيير الحكومي الجديد تم تغيير الوزارات،
مثلا تم انشاء في المصالح الخارجية للوزارة القديمة مشاريع وهذه الأخيرة سيتم تحويلها الى المصالح الخارجية للوزارة الحديدة، فهل يتم تحويل أيضا الوثائق المتعلقة بها؟

[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة نسيمة خالف

استاذي الكريم،
أولا أود أن أشكرك على المعلومات القيمة التي تزودها لنا.
أود أن أسألكم:
خلال التغيير الحكومي الجديد تم تغيير الوزارات،
مثلا تم انشاء في المصالح الخارجية للوزارة القديمة مشاريع وهذه الأخيرة سيتم تحويلها الى المصالح الخارجية للوزارة الحديدة، فهل يتم تحويل أيضا الوثائق المتعلقة بها؟

تحية طيبة وبعد؛
عند إجراء إعادة هيكلة المؤسسات الحكوكية أوحتى الشركات، يفترض أن تبقى الملفات في المؤسسة الأم مع إمكانية الاطلاع من طرف المؤسسات الجديدة، هذا حفاظًا على سلامة الأرشيف ووحدته.
ماعا استثناء: لما يتعلق الأمر بملفات القضاية المتواصلة؛ في هذه الحالة يجب تحويل الملفات إلى المؤسسة الجديدة لكي تتمكن من مواصلة المشاريع العالقة.

[عبدالنور روان]

السلام عليكم .

تحية طيبة عطرة اليك استاذنا الفاضل . لك كل التقدير على اهتمامك بالاجابة عن
الغموض

الذي نجده في ميدان العمل بين الفينة والاخرى .

انا من ولاية باتنة موظف وثائقي امين محفوظات بمحكمة .

لو تستطيع استاذي الفاضل ان تزودني باخر منشور يتعلق باجال حفظ واتلاف الارشيف

القضائي .

لم يمر على توظيف سوى ثلاثة اشهر وكان الوضع بصراحة كارثيا .

اختصر لك ما قمت به وهو اني عملت مخزن ارشيف حديث طوله 25 م / 5 م . ضممت

وصنفت به عدة اقسام تبعا لمصالح المؤسسسة المنتجة للوثائق . ابتداءا من سنة 2000

الى 2011 .

لكني وجدت نفسي حائرا في باقي المخازن بطول الواحد منها 30 م / 6 م . ورصيد

ملفوف في رزم . في وضع كارثي نتيجة الاتربة .

الشيئ الجميل توافر الرفوف المعدنية بمواصفات ومعايير مناسبة .

شكرا على اهتمامكم مرة اخرى . اتمنى لك دوام الصحة والعافية .