منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » الاعتماد على رقمنة الوثائقو المحفوظات

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Apr-10-2008, 09:56 PM   المشاركة1
المعلومات

archivist 2008
مكتبي مثابر

archivist 2008 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 46049
تاريخ التسجيل: Mar 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 28
بمعدل : 0.00 يومياً


ممتاز الاعتماد على رقمنة الوثائقو المحفوظات

-رجائى افادتي عن موضوع اعتماد الرقمنة في تسيير و حفظ الوثائق في الادارات والهيئات الرسمية.انتظركم اصدقائى .شكطرا مسبقا.












  رد مع اقتباس
قديم Apr-12-2008, 09:09 PM   المشاركة2
المعلومات

archivist 2008
مكتبي مثابر

archivist 2008 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 46049
تاريخ التسجيل: Mar 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 28
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

-ماداعن الرقمنة في تسيير وحفظ الوثائق.مشكورون . ********












  رد مع اقتباس
قديم Apr-13-2008, 06:57 AM   المشاركة3
المعلومات

د. صالح المسند
المستشار والمشرف العام
على المنتدى
مدير مركز
الفهرس العربي الموحد

د. صالح المسند غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 9370
تاريخ التسجيل: Feb 2005
الدولة: السعـوديّة
المشاركات: 575
بمعدل : 0.08 يومياً


افتراضي

أخي الفاضل عبدالحليم

هذا هو الفصل الثاني من دراسة أجراها النادي العربي للمعلومات يجيب على تساؤلك بالتفصيل.

الفصل الثاني

2.2 – الأرشيف الحديث ونظم السجلات الإلكترونية

1.2.2 - تمهيد:

كان للتطورات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة، فبعد ظهور الشبكات المحلية والبعيدة والحوسبة الموزعة ونظم (الزبون – المخدم) وشبكات الإنترنت والإنترانت، دخلت تطبيقات الأتمتة في المؤسسات العامة والخاصة مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقة جميعها.

وكان لتكامل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الشبكات السريعة، تأثير كبير على طرق إنشاء السجلات الإلكترونية وسهولة نقل الرسائل والوثائق والبرمجيات إلى أية نقطة متصلة بالشبكة في أي مكان من العالم، وبذلك أمكن تقنياً معالجة ونقل جميع المعلومات المطلوبة في جميع أقسام المؤسسات الرسمية والخاصة المتباعدة جغرافياً، تماماً كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد، دون أن يخسروا أية مزية من سهولة استخدام الوثائق الورقية أو مصداقيتها، وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التي تجري ضمن بيئة إلكترونية بحتة، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق.

ومع توجه المؤسسات نحو اعتماد السجلات الإلكترونية، كان لا بد للمؤسسات الأرشيفية من مواكبة هذا التطور التقني الهام، فقد أنشأ المجلس الدولي للأرشيف (ICA) في أواسط السبعينات لجنة للأتمتة أصدرت توجيهات إرشادية لتطوير المناهج التعليمية بما يكفل إدماج دراسة تطبيقات الأتمتة في المؤسسات الأرشيفية. وفي عام 1993 تأسست لجنة السجلات الإلكترونية في المجلس الدولي للأرشيف (ICA)، وقد أعدت هذه اللجنة ثلاث دراسات طرحتها في ندوة استشارية عام 1996 ثم نشرتها بعد إقرارها رسمياً لتصبح من الوثائق المعتمدة لدى المجلس.

وهذه الدراسات هي:

• دليل إدارة التسجيلات الإلكترونية من الوجهة الأرشيفية.

• برامج السجلات الإلكترونية: تقرير مسحي 1994/1995.

• السجلات الإلكترونية: مراجعة شاملة.

كما نشرت مجلة المجلس الدولي للأرشيف مقالات عديدة في هذا المجال، وسنحاول في هذا الفصل مناقشة أهم ما ورد في هذه الدراسات والمقالات فيما يخص الخدمات الأرشيفية وأدوات البحث والاسترجاع في ظل اعتماد التقنيات الحديثة.



2.2.2 - نظم السجلات الإلكترونية: مفاهيم أساسية وتعاريف.

ظلت مهمة المؤسسات الأرشيفية على مدى عقود عديدة دون تغييرات جوهرية، إلا أن إدخال تطبيقات تكنولوجيا المعلومات على نطاق واسع بدءاً من التسعينات غيَّر الطرق المعتمدة في أداء مهماتها تغييراً جذرياً، وقد هدفت بعض التغييرات إلى الإفادة من التقنيات الحديثة لإنشاء أدوات بحث فعالة تسهل النفاذ إلى الوثائق المطلوبة وتبسط عملية البحث.



1.2.2.2 – أدوات البحث في بيئة إلكترونية:

اتخذت عمليات تحديث أدوات البحث أشكالاً عديدة نوجزها فيما يلي:

• إنشاء قاعدة بيانات تؤدي دور الفهارس والكشافات الورقية وتدل المستخدم على مكان وجود الوثائق ورقياً.

• مسح الوثائق ومعالجتها وتخزينها في وسائط إلكترونية وربط هذه الوسائط بقاعدة بيانات الفهرس والكشاف بما يسمح بالنفاذ مباشرة من الفهرس أو الكشاف إلى صورة الوثيقة مباشرة.

• استخدام طرق التعرف على الحروف ضوئياً (OCR) لقراءة مضمون الوثيقة آلياً وتخزينه إلى جانب صورة الوثيقة، مما يسمح بالبحث في مضمون الوثيقة آلياً، ويوفر إمكانات كبيرة ومتعددة للبحث الآلي غير متوفرة أساساً في الفهارس والكشافات.

• إتاحة صور الوثائق ونصوصها عن بعد عبر إنترانت خاصة بالمؤسسة الأرشيفية والباحثين والمستفيدين، أو عبر الإنترنت على نطاق أوسع بكثير، وإتاحة المعلومات الخاصة بأرشيف المؤسسة لجميع المستفيدين المحتملين في جميع أنحاء العالم.



ولا بد من الإشارة هنا إلى أن اتخاذ القرار الملائم حول هذه الخيارات المتاحة يحب أن تسبقه دراسة تحليلية لأهداف مشروع الأتمتة بالمقارنة مع إمكانات المؤسسة المادية والبشرية والتقنية، وإلى المدى الذي ترغب بالوصول إليه في هذه المرحلة، وبذلك تستطيع أن تتخذ قراراها باعتماد أحد أنواع هذه التقنيات أو توليفاً يجمع نوعين أو أكثر.



2.2.2.2 – تقنيات الحفظ في بيئة إلكترونية:

ولقد واجهت هذه التطورات في بداياتها تشكيكاً كبيراً حول مدى القدرة على حفظ الصورة الأرشيفية دون أي تغيير أو تزوير عبر الشبكة الحاسوبية، فمن المعروف أن معالجة الصورة بلغت مراحل متقدمة جداً وأن أية عملية تجرى على هذه الصور قد لا يستطيع أحد أن يكشفها، كما أثيرت تساؤلات عديدة حول التوقيع الإلكتروني وإمكانية اعتماده في الوثائق المالية والرسمية، وحول العمر الفعلي للوثائق الإلكترونية إلا أن التقدم العلمي وفر إجابات مرضية لهذه التساؤلات نوجزها فيما يلي:

• يمكن تخزين وثائق الحفظ النهائي على أقراص WORM – Disk وهي أقراص من نوع خاص ملائمة لأغراض الأرشيف وتعني (الكتابة مرة واحدة والقراءة مرات عديدة) (Write One Read Many)، ويمكن وضع هذه الأقراص في ناخب للأقراص الضوئية Juke Box للوصول إلى صورة الوثيقة المطلوبة بسرعة مقبولة (8 – 30 ثانية).

• أصبح إقرار التوقيع الإلكتروني في معظم البلدان الأوروبية حقيقة واقعة، ويتميز التوقيع الإلكتروني اليوم بأنه يحوي معلومات عن الوثيقة التي اعتمدها، مثل عدد الحروف وعدد الأسطر والأعمدة أو الجداول المتضمنة في الوثيقة مما يجعل التلاعب بالوثيقة أمراً مستحيلاً.

• يقدر بعض خبراء الأرشيف عمر الوثيقة الإلكترونية بفترة لا تتجاوز ثلاثين عاماً، ولكن هذه التقديرات تعود أساساً إلى تقدير التسجيلات على الأقراص الصلبة أو المرنة في حين أن عمر الأقراص الضوئية أطول بكثير، كما أننا نستطيع أن نطيل عمر هذه الأقراص فترات إضافية غير محددة، من خلال حفظ نسخ أساسية من الأقراص الضوئية، والمحافظة عليها دون استخدام ثم النسخ عنها عند الحاجة.



3.2.2.2 – التوسع في مهام الأرشيف في بيئة إلكترونية:

كان من شأن هذه التطورات أن توسع مهام الأرشيف باتجاهين، نوجزهما فيما يلي:

• مهام الأرشيف تجاه المستفيدين:

يشهد عصرنا، عصر المعلومات، توجهاً متزايداً نحو دعم حق الجمهور بالاطلاع على المعلومات والوثائق الرسمية، ولا تستطيع دور الأرشيف بإمكاناتها المتاحة بالطرق التقليدية، تقديم مثل هذه الخدمات على نطاق واسع، في حين توفر البيئة الإلكترونية اطلاع عدد غير محدد من الناس من أماكن مختلفة وموزعة في جميع أنحاء العالم على الوثيقة نفسها. وقد تعزز هذا الاتجاه بشكل مؤكد مع التوجهات الجديدة في بلدان العالم المتقدمة لأتمتة أعمال المؤسسات الحكومية، وهو ما أطلق عليه اسم (الحكومة الإلكترونية) حيث يمكن للمواطن الذي يعمل على إنجاز أية معاملة في الدوائر الحكومية أن يقوم بذلك عن بعد، عبر الشبكة، ومن خلال النفاذ إلى خدمات الدائرة الحكومية وإنجاز المعاملة المطلوبة عن بعد، مما يجعل مسألة إتاحة النفاذ للجمهور على وثائق محددة ومسموح بها أمراً في غاية السهولة (ومن الجدير بالإشارة توجهات بعض البلدان العربية لتطبيق فكرة " الحكومة الإلكترونية " مثل الإمارات العربية المتحدة وعمان والكويت).

• مهام الأرشيف وسلطته على الوثائق:

لقد توسعت مهام الأرشيف فيما يتعلق بسلطته على الوثائق، فلم تعد هذه السلطة محصورة بالوثائق الورقية بل توسعت لتشمل الوثائق الإلكترونية حيث أن معظم الدوائر الحكومية المتقدمة أتمتت أعمالها بشكل كامل، وأصبحت الوثيقة الإلكترونية هي الأصل والنسخة الورقية مجرد صورة للأصل، وحتى أن بعض الوثائق الإلكترونية مثل النصوص الممنهلة Hyber Text لا يمكن نقل بنيتها عند نسخها على الورق، وكذلك توسعت سلطة الأرشيف باتجاه المؤسسات الخاصة والأفراد والعائلات حيث أصبحت عملية نقل هذه الوثائق بشكلها الإلكتروني وضمها إلى الأرشيف الوطني أمراً بسيطاً وسهلاً.





4.2.2.2 – تعاريف ومعايير جديدة في بيئة إلكترونية:

شكلت هذه التغيرات تحدياً كبيراً أمام المجتمع الأرشيفي الدولي، مما دفع المجلس الدولي للأرشيف إلى إصدار عدة دراسات تتضمن تعاريف ومعايير جديدة للعمل في هذه البيئة الجديدة، ونوجز فيما يلي أهم ما ورد في هذه الدراسات:

1.4.2.2.2 - بعض التعاريف الأرشيفية في بيئة العمل الإلكترونية:

اكتشف المختصون الأرشيفيون بسرعة أن البيئة الرقمية الإلكترونية تتضمن علاقات أكثر تعقيداً، ولذلك كان لا بد من التصدي لإصدار تعاريف ومعايير جديدة نوجز أهمها فيما يلي:

• السجل:" هو معلومة مسجلة تم إنتاجها أو استقبالها خلال التمهيد أو مواكبة أو استكمال نشاط أو فعالية شخصية أو مؤسساتية. ويشمل السجل: المحتوى والسياق والبنية المناسبة الكافية لتوفير بينة أو برهان على ظهور هذه الفعالية أو ذلك النشاط".

• السياق: " من وجهة أرشيفية، مفهوم السياق مرتبط ببنية السجل. وثمة ثلاثة ملامح أساسية للسياق: أولاً، ثمة معلومة السياق المتضمنة في السجل (مثلاً: توقيع الموظف المنفذ)، ثم ثمة علاقة بين السجل والسجلات الأخرى في خلفية العمل، وثالثاً، هناك الفعالية التي أنشئ فيها السجل ".

• البنية: " يتعلق مفهوم البنية بشكل السجل، ويتضمن: التنسيق، تسجيل استخدام المصطلحات، الشكل، الوسط.. الخ..، ومن المناسب التمييز بين البنية الفيزيائية والبنية المنطقية ".

• مقارنة بين السجل الورقي والإلكتروني: " يسجل مضمون السجل التقليدي على وسط (غالباً الورق …) برموز معينة (الأحرف الأبجدية، الصور،.. الخ..) والتي يمكن النفاذ إليها مباشرة وقراءتها دون وسيط. في حين أن السجل الإلكتروني هو الذي يسجل المضمون برموز إلكترونية (الأرقام الثنائية) لا يمكن قراءتها مباشرة، ويجب فك ترميزها، كي يتمكن الإنسان من قراءتها. وعموماً، عندما ينتج السجل الإلكتروني ويخزن، فإنه يتحول من سجل قابل للقراءة مباشرة، إلى شيء قابل للقراءة من الآلة، وهذه الوثيقة المقروءة آلياً هي الجزء المسجل من المعلومات التي تؤلف السجل الإلكتروني ".

• الصلة بين المضمون والوسائط: " يسجل المضمون في السجل التقليدي على وسائط مختلفة (أداة التخزين، غالباً قطعة ورق)، ولا يمكن للمضمون أن يكون منفصلاً عن هذا الوسط. بينما يسجل المضمون في السجل الإلكتروني على وسط محدد (قرص صلب أو مرن، قرص ضوئي، … الخ …)، ولكنه من وقت لآخر ينفصل عن أداة التخزين الرئيسة وينتقل من أداة إلى أخرى، وهي غالباً من نموذج مختلف من أدوات التخزين، فعندما، نسترجع السجل من الحاسب ونسجله على قرص مرن يختلف وسط التخزين، وعندما تتقادم التكنولوجيا، تنقل التسجيلات إلى وسط جديد ضمن قواعد بيانات جديدة ونظم تشغيل جديدة. وبما أن السجلات الإلكترونية ليست مثبتة بشكل دائم إلى وسط خاص أو أداة تخزين، فإن فرص التلاعب بالسجلات تزداد ".

• خصائص البنية الفيزيائية: " بنية السجل التقليدي ظاهرة للمستخدم، فهي جزء كامل صحيح من أية وثيقة ورقية، وهي أحد المقاييس الأساسية لتقييم وثوقيتها وتقديم البرهان على أنها أصلية. بينما البنية الفيزيائية للسجل الإلكتروني ليست ظاهرة للمستخدم، وغير متاحة للقراءة، وهي غير معروفة للقارئ العادي نظامياً، وهي طبعاً ناتجة عن البنية التي أنشأها صانع السجل على شاشة حاسوبه، ولكنها مرتبطة أيضاً بالنظام الحاسوبي (التجهيزات والبرمجيات)، وبالفراغ المتاح على أداة التخزين (القرص الصلب، المرن … الخ..) ولذلك نستنتج أن البنية الفيزيائية يمكن أن تتغير وفقاً لتغير هذه العوامل. ونلاحظ أن المستخدم سيحتاج دائماً إلى نظام حاسوبي قادر على استرجاع و(قراءة) السجل، وكذلك (قراءة) البنية الفيزيائية. ولكن، إذا لم يكن ذلك ممكناً، ستكون البنية الفيزيائية دون قيمة. ولذلك يمكن أن نقول: إن السجل غير مرتبط بأية بنية فيزيائية خاصة ".

• خصائص البنية المنطقية: " ثمة حاجة للبنية المنطقية وهي التي تحدد هوية كل سجل مفرد وتظهر عناصره البنيوية الداخلية (مثل الحقول في شكل أو جداول، الهوامش، الفصول، الأجزاء … الخ..)، هذه البنية المنطقية للسجل الإلكتروني ستظهر عموماً تلك البنية التي أنشأها صانع السجل على شاشة حاسوبه، ولكي يمكن اعتبار هذه البنية مكتملة وسليمة، يجب حفظها بطريقة ما ضمن السجل نفسه، وبالمقابل يجب أن يقوم النظام الحاسوبي بإعادة تشكيل هذه البنية عندما يعاد تحويل السجل إلى شكل قابل للقراءة من الإنسان.

إن البنية المنطقية للسجل هي الرموز والمعطيات التي تسمح بإعادة تشكيله، وهي تخزن حاسوبياً وفقاً لترميز معين كأرقام ثنائية، وعندما يسترجع السجل يجب فك الترميز لإعادة إظهار البنية، وإعادة بناء السجل ".



• البيانات الوصفية Meta Data: " هي بيانات حول البيانات وتسمى أيضاً (البيانات الوصفية)، وهي تشكل مفهوماً مهماً للسجلات الإلكترونية، لأن البيانات الوصفية حول سياق وبنية السجل ضرورية لجعل السجل قابلاً للاستخدام والفهم. وكما هو واضح من مفهوم السجل، فإن المعلومات حول السياق هي أحد العناصر الأساسية لتقييم بينة أو دليل على الفعالية التي يقدمها السجل.

ومن الواضح أن السجل الإلكتروني تنقصه بعض العناصر بالمقارنة مع السجلات التقليدية، وهي العناصر التي تشترك في تأسيس العلاقة بين السجل وسياقه الوظيفي والإداري. وهكذا، تتطلب السجلات الإلكترونية ليس فقط السياق الإداري الموثق جيداً، بل أيضاً بيانات وصفية تصف كيفية تسجيل المعلومات ".



• تحديد هوية السجلات: " لا يستطيع السجل الإلكتروني أن يحدد هوية وجوده الفيزيائي، ولكنه يشكل بالمقابل وجوداً منطقياً، حيث أن السجل الإلكتروني ليس سوى نتيجة لهذا الوجود المنطقي والذي يقدم سمات ووصف لفعالية أو نشاط محدد. ونجد في معظم الحالات، أن الوجود المنطقي للسجلات الإلكترونية له ما يقابله ويوازيه في السجل الورقي، مثلاً: (الرسائل، العقود، مذكرات التفاهم، التسجيلات.. الخ..) لها ما يوازيها تماماً في السجلات التقليدية.

إلا أن ثمة حالات محددة (قواعد البيانات، النصوص الممنهلة،نظم الوسائط المتعددة) قد تصبح العلاقة فيها بين شكل السجل الإلكتروني وما يماثلها في السجل الورقي أقل وضوحاً أو ربما غائبة ".



• حفظ السجلات عبر الزمن: " حفظ السجلات التقليدية يعني تخزين وحدات فيزيائية (قطع ورق، حجوم،.. الخ..) في أفضل الشروط الممكنة، بطريقة تمنع حصول أي ضرر، أو على الأقل تسمح بإصلاح الضرر حيثما وعندما يحصل. وبالمقابل، يختلف مفهوم حفظ السجلات الإلكترونية، فيجب حفظ وسائط التخزين وهي وحدات فيزيائية في أفضل الشروط الممكنة، ولكن بغض النظر عن كيفية تحديد جودة شروط التخزين، فإنه من المحتم أن تهجر النظم الحاسوبية خلال فترة من الزمن أقصر من العمر الحقيقي للسجلات، مما يعني ضرورة نقل السجلات وتهجيرها بشكل دوري إلى نظم وحوا سيب جديدة، ونسخ السجلات إلى وسائط حفظ جديدة تعمل في حوا سيب جديدة أكثر تطوراً وتستخدم نظم تشغيل وقواعد بيانات جديدة ".



• دورة حياة السجلات الإلكترونية:

" اتسعت الوظيفة الأرشيفية، عبر دورة الحياة الداخلية للسجلات الإلكترونية، حيث يمكن أن نرى ثلاث مراحل:

- المنطلق.

- الإنشاء

- الصيانة (تتضمن التقييم والحفظ والنفاذ والاستخدام) ".

مرحلة المنطلق: " وتبدأ حياة السجلات الإلكترونية بمرحلة المنطلق التي تبدأr باتخاذ قرارات لتحديد احتياجات حفظ الوثائق ونظم حفظ السجلات وتصميمها وتطويرها، قبل إنشاء أي سجل فعلاً. وفي هذه المرحلة (مرحلة المنطلق) يتم تصميم وتطوير وتشغيل نظام المعلومات الإلكتروني، وتتضمن هذه السيرورة تحليل الاحتياجات حول المعلومات ومعالجة المعلومات الملائمة لأهداف الأعمال الراهنة والمستقبلية. وتتضمن مرحلة المنطلق أيضاً اختيار وحيازة وتنصيب التكنولوجيا الملائمة، وكذلك توجيه وتخصيص نظم المعلومات الإلكترونية، للتأكد من أن مضمون السجلات وسياقها وبنيتها تقدم قيمة موثوقة للفعاليات التي أنشأت السجل، وأن السجلات الإلكترونية تم تحديدها وحفظها. ولمرحلة المنطلق أهمية كبيرة، فهي التي يمكن أن تخفض من احتمالات ضرورة تغيير النظام بعد إنجازه، ومثل هذا التغيير معقد ومكلف وقد لا يكون ممكناً ".



مرحلة الإنشاء: " يبدو أن علاقة صانع السجل بعملية إنشاء السجل هي أقلr وضوحاً في البيئة الإلكترونية، إضافة إلى أن الفكرة السائدة حول ماهية العناصر التي يتألف منها السجل، ما تزال فكرة يكتنفها الغموض، مما يؤكد على ضرورة حث المختصين على العمل لتوضيح هذه المفاهيم. كما أن آلية إنشاء السجل قد تكون غير متاحة لصانع السجل لولا بعض الأعمال السابقة التي أنجزت. مثلاً، لولا الحيطة من أجل إنشاء السجل وهو ما تم إنجازه في النظام الإلكتروني في مرحلة التصميم، فإن إنشاء السجلات ستكون عملية ناقصة لا يمكن أن تنجز. وهكذا تبدو دورة حياة السجلات في البيئة الإلكترونية يجب أن تتوسع إلى الخلف – إلى مرحلة ما قبل إنشاء السجلات. هذه المرحلة السابقة تمت الإشارة إليها، ضمن ما ذكر سابقاً حول مرحلة (المنطلق).

ويجب أن نشير إلى وجود اختلافين: الصعوبات التي تظهر بسبب الاعتماد المنفرد على صانعي السجلات المحتملين بهدف الإنشاء الفعلي للسجلات، وكذلك الحاجة إلى توسيع الوظائف الأرشيفية إلى مرحلة جديدة من دورة حياة السجلات، والتي تنجز بمشاركة لاعبين جدد (مديري المعلومات، مصممي النظم،… الخ..). وكل ذلك يستدعي وجود خبرة لتدريب الأرشيفيين في مرحلة سابقة من دورة حياة السجلات، (وفي الواقع، حتى قبل بدء دورة حياة السجلات، يجب البدء بهذا التدريب، أي قبل الانتقال من البيئة التقليدية إلى البيئة الإلكترونية) ".



مرحلة تقييم السجلات: " يتطلبr إجراء تقييم السجلات بنجاح في البيئة الإلكترونية، الإعداد الجيد لهذه العملية في مرحلة (المنطلق)، من خلال تصميم النظام الإلكتروني والحيطة لتوفير كل ما هو ملائم لوظيفة التقييم، وإن ذلك يتطلب ضرورة تطبيق الخبرة الأرشيفية في مرحلة سابقة قبل التطبيق الفعلي لتقييم السجلات. وهكذا فإن متطلبات تقييم واختبار السجلات في مرحلة تصميم النظام – قبل إنشاء أي سجل – يوحي بضرورة وجود طرق جديدة لإنجاز مهمات التقييم والاختيار. كما يجب توجيه اهتمام خاص نحو وظائف المؤسسة المعينة بالنظام، وسيرورة الأعمال فيها، والفعاليات التي تنجز من خلالها وظائف المؤسسة، أكثر مما يجب الاهتمام بالسجلات نفسها ".



حفظ السجلات: " يطرح حفظ السجلاتr الإلكترونية تحديات جديدة وجدية أمام الأرشيفيين، فكما هو واضح مما عرض سابقاً، كي يقوم السجل بتوفير البرهان أو البينة، يجب استرجاع محتوى السجل وسياقه وبنيته، وهي جميعها في البيئة الإلكترونية مستقلة عن وسط التخزين. ولذلك، لا يكفي ضمان وحفظ سلامة وسط التخزين وحده.

وفي حين يتركز الاهتمام في البيئة التقليدية على حفظ وسط التخزين الفيزيائي (الورق) ومن ثم المحتوى والبنية وبدرجة معينة سياق السجل، وجميع هذه العناصر مرتبطة بوسط التخزين الفيزيائي (الورق)، وبذلك نضمن أن حفظ السجل ووثوقيته كبينة قانونية أصبح أمراً مؤكداً. وبالمقابل، يستطيع الأرشيفيون أن يكرسوا في البيئة الإلكترونية، مقداراً معتبراً من الموارد لحفظ الوسط الفيزيائي(الأشرطة المغناطيسية، الأقراص، الوسائط الضوئية.. الخ..) دون أن يستطيعوا النجاح في حفظ السجل.

ويتجادل الأرشيفيون في أن السجلات في شكلها الإلكتروني يمكن أن يكون حفظها أكثر فاعلية واقتصاداً من خلال إنشائها في بيئة حواسيبهم.

وكل ذلك لا يمكن أن تتهيأ له أسباب النجاح ما لم يطور الأرشيفيون بأنفسهم معايير قياسية لحفظ السجلات واسترجاعها، وما لم تشرف المعاهد والمؤسسات الأرشيفية بشكل منظم على مراقبة تطبيق هذه المعايير كي تضمن أن المعايير القياسية المفترضة تم الالتزام بها.

بعض المؤسسات الأرشيفية التي تتميز بدورها غير الوصائي أو بدور الوصاية الموزعة يمكن أن تسمح لنفسها بتجنب كلفة وتعقيدات الاستثمار الكبير في تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بصيانة وإدارة السجلات الأرشيفية، ويمكن أن تحرر كادرها المتخصص للتركيز على وظائف التدقيق والمراقبة والمسؤوليات المناطة بهم عبر بيئة (الأرشيف الافتراضي) الموزعة.

ويتطلب هذا الحل، من ناحية أخرى، إدراكاً كافياً للوظيفة الأرشيفية من المؤسسات المشاركة في العمل. حيث أن إنجاز هذا الحل بنجاح يتطلب قبول الحكومات المسؤولة، أو مؤسساتها، أن تعطي الأولوية الضرورية لمتطلبات الحفظ، وتوظيف المال اللازم لترحيل السجلات التي ليست لها بعد أية قيمة للمؤسسات التي أنتجتها، ونقلها إلى أشكال مناسبة في منصات تقنية جديدة، وضبط نظمها الإلكترونية وفقاً للمعايير القياسية التي أنجزها الأرشيفيون وهي المعايير المتعلقة بمبادئ الحفظ وخدمات المستفيدين.

وتجدر الإشارة أخيراً إلى أن ثمة آراء متباينة حول الطريقة الأفضل في حفظ السجلات ".

مرحلة النفاذr إلى السجلات واستخدامها: " توفر البيئة الإلكترونية فرص وتحديات في الوقت نفسه، وخاصة في مجال القيام بتلك الأجزاء من الوظيفة الأرشيفية المتعلقة بالنفاذ والاستخدام، ثمة مجموعة متنوعة من الأدوات متاحة الآن للبحث عن بعد والعثور على مواقع السجلات الإلكترونية والنفاذ إليها، وهكذا، لا يحتاج الأرشيفيون ولا الباحثون أن يكونوا في مكان وجود وتخزين السجلات. وفي حالات عديدة، ثمة حاجة إلى تجميع السجلات الأرشيفية في موقع مركزي للتخزين بهدف توفير النفاذ إلى هذه السجلات وإدارة عملية الاستخدام.(ربما لاعتبارات أخرى، مثلاً لضمان السرية). حيث أن ذلك سيكون له تأثيراته على القرارات الوصائية / أو غير الوصائية حول حفظ السجلات وسيقود حتماً إلى تطوير منهجيات جديدة ومتقدمة، لإنجاز النفاذ والاستخدام ضمن الوظيفة الأرشيفية.

أما بالنسبة للتحديات المطروحة أمام توفير النفاذ واستخدام السجلات الأرشيفية الإلكترونية، فإنها تتنوع تبعاً لتعقيدات النظم وتشابكها مع مشكلات الحفظ، وتبعاً لتأثيرات الأرشيفيين والمعاهد الأرشيفية في مجال الشروط المطلوبة للخبرة الجديدة ".



• الخصوصية وشرعية النفاذ: " تزداد أهمية شرعية النفاذ إلى المعلومات في معظم البلدان، وثمة ضغط من أجل حق الاطلاع على البيانات والفعاليات الحكومية، مما أدى إلى إنتاج قوانين سجلات مفتوحة، وتنظيم الشروط والأسس التي تسمح للمواطنين بالنفاذ إلى السجلات الحكومية.

وقد جاء هذا الانفتاح المتزايد في مواجهة قلق أكبر هو حماية الخصوصية الفردية، ذلك أن سهولة البحث والاسترجاع وإمكانية معالجة السجلات الإلكترونية وسهولة التلاعب بها، أثار قلقاً في بلدان كثيرة حول قدرة الحكومة والمؤسسات على حماية الخصوصية الشخصية للأفراد الذين قد يكونوا موضوعاً لهذه السجلات. وقد لجأت بعض البلدان إلى حل لهذه المشكلة، حيث سنت تشريعات تحدد حفظ السجلات وتشترط حذف المعلومات الشخصية للأفراد بعد تنفيذ استخدامها الأساسي.

وتطبق قوانين الخصوصية وشرعية النفاذ على أشكال السجلات جميعها، ولكن القلق الأكبر يتركز حول النفاذ غير الشرعي والتدمير المتعمد للسجلات الإلكترونية. ولأن الخصوصية والنفاذ والحفظ والصيانة جميعها تتطلب معالجة على مستوى السياسة الاستراتيجية، فقد يكون أمام الأرشيف فرصة كبيرة لتركيز اهتمام الإدارة الحكومية العليا على هموم ومشكلات الأرشيف، وفي الوقت نفسه، يتوجب على الأرشيفيين اتخاذ معايير قياسية للتحكم بالنفاذ والخصوصية، وما لم يتم ذلك بصورة سريعة ويطبق بنجاح، فسيعاني الأرشيف من عواقب غير مرتقبة.".



2.4.2.2.2 – مسودة المعيار الدولي (ISAAR(CPF)):

قدم المجلس الدولي للأرشيف (ICA) مساهمته في تأسيس وإنجاز مسودة المعيار ISAAR (CPF) بشكل كافٍ وواضح وبسيط، وهو المعيار الدولي لسلطة السجلات الأرشيفية من أجل المؤسسات والأشخاص والعائلات).

International Standard Archival Authority Record for

Corporate Bodies, Persons,and Families(ISAAR (CPF))



ونذكر جزءاً من هذا المعيار فيما يلي:

1.I - يؤكد المجتمع الأرشيفي الدولي (ضمن مساعيه لإنجاز المعايير)، أنه من المهم تقديم عناصر المعلومات الوصفية (Meta Data) بشكل فعال، وأن العناصر الأكثر أهمية هي تلك المتعلقة بسياق إنشاء الوثائق الأرشيفية.

2. I – معيار الوصف الأرشيفي الأول ISAD(G):

هو المعيار الدولي العام للوصف الأرشيفي General International Standard Archival Description، وقد وفر هذا المعيار إمكانية تضمين المعلومات عن السياق ضمن وصف الوجود الأرشيفي (مثلاً: الخلفيات، السلاسل، الأجزاء،.. الخ..)، ويعترف هذا المعيار، مع ذلك، بإمكانية حيازة وصيانة المعلومات عن السياق بشكل مستقل. ووصل المعيار إلى تركيبة من عناصر معلومات أخرى مستخدمة لوصف الوثائق الأرشيفية.

3.I – ثمة عدد من الأسباب تؤكد أن حيازة معلومات عن السياق وصيانتها بشكل مستقل تفيد العمل الأرشيفي. مثلاً: إتاحة تطبيق لوصل هذه المعلومات عن السياق بهدف وصف الوثائق الأرشيفية من المنشأ نفسه، كما يمكن أن تؤخذ هذه المعلومات من أكثر من مخزن، أو أن تسترجع الوثائق الأرشيفية والمواد المكتبية التي لها المنشأ نفسه، بشكل منفصل، كما يمكن أن تؤخذ السجلات التي تبقى تحت وصاية جهة المنشأ. ويجب أن نلاحظ أن وصلات كهذه يمكن لها أن تسهل البحث التاريخي وتحسن ممارسة إدارة الوثائق.

4. I – عندما يحصل عدد من المخازن على وثائق أرشيفية من مصدر محدد، يمكن لها بسهولة أكبر أن تتشارك بمعلومات السياق حول هذا المصدر، وخاصة إذا كانت صيانتها تجري بطريقة معيارية. وهنا لا بد من اعتماد معايير للمشاركة في المعلومات عن السياق، وخاصة إذ توجب أن تتجاوز هذه المعلومات الحدود الوطنية. إن الطابع متعدد القوميات للماضي والحاضر يسهل حفظ السجلات في مجالات محددة مثل: الاستعمار، والهجرات، والتجارة، مما يدفع المجتمع الدولي لإنشاء المعايير الدولية بهدف تبادل المعلومات عن السياق.

5.I – يتجه المعيار الدولي نحو دعم المشاركة في توصيف منشأ الوثائق الأرشيفية، ويتوجب عليه أن يعزز القدرة على إعداد توصيفات متماسكة ومناسبة وقادرة على تفسير نفسها،وتوضيح الجهة المؤسساتية أو العائلات أو الأشخاص الذين يشكلون كينونة المنشأ.

وينسجم هذا مع أكثر المعايير عمومية حول المعلومات التي تستخدم كعناصر نفاذ إلى توصيفات الوثائق الأرشيفية أو المواد المكتبية.

وأخيراً لا بد من الإشارة إلى اسم منشئ الوثيقة، كوحدة من التوصيف يمكن اعتبارها نقطة نفاذ أولي لوصف الوثائق الأرشيفية.



3.2.2 - البحث الأرشيفي في بيئة إلكترونية:

تختلف طرق البحث وشروطه في الإلكترونية عما هو معروف في البيئة التقليدية وسنحاول فيما يلي إلقاء الضوء على خصوصية البحث في بيئة إلكترونية.



1.3.2.2 – السجلات في بيئة قاعدة البيانات:

1.1.3.2.2- قاعدة البيانات وعلاقتها بالمحتوى والبنية والسياق:

قاعدة البيانات هي مجموعة من البيانات المنظمة بنيوياً والتي ترتبط فيما بينها بعلاقات محددة. إنها تتألف من جزئين: عناصر البيانات وهي وحدات منفصلة محتواة في قاعدة البيانات(المحتوى)، والبنية التي تنظم هذه الوحدات أو العناصر. وكلاهما معاً يشكلان جزئين أساسيين من سجلات قاعدة بيانات في شكلها البسيط، ويمكن تشبيه قاعدة البيانات بجدول السجلات، ولبعض قواعد البيانات ما يماثلها في الجداول الورقية التقليدية (مثلاً: في السجلات الكنسية، والسجلات الشخصية الأخرى، ومثل بطاقات كاردكس).

وبالمقابل ثمة قواعد بيانات تتميز ببنية معقدة جداً لا يمكن مقارنتها بأي نوع من السجلات في عالم الوثائق الورقية التقليدي.

وتنظم قواعد البيانات منطقياً على شكل جداول تتضمن أعمدة وأسطر، وأكثر قواعد البيانات الحديثة تعقيداً يتألف من عدد من الجداول المترابطة فيما بينها، وثمة إشارة مرجعية للمعلومات في أحد الجداول إلى المعلومات المقابلة المعتمدة مرجعياً في جدول آخر. مثلاً: في قاعدة بيانات للموظفين، يجب بناء جدول نموذجي للمعلومات الأساسية عن كل موظف، وجدول آخر يصف جميع المهام والوظائف التي يمكن أن يشغلها الموظف، وجدول ثالث يحدد أية وظيفة يمكن أن تكون موجودة في إدارة معينة.. الخ..، وهكذا لكل شخص في جدول الموظفين يجب أن يذكر إسناد مرجعي لمركزه في جدول المواقع الوظيفية، ومن هناك إسناد مرجعي آخر إلى الإدارة(في جدول الإدارات) التي يتبع لها هذا المركز الوظيفي.

ثمة أنماط مختلفة لكل إسناد مرجعي، وبعضها يتوقف كلياً على البرمجيات، وفي بعض الأحيان على الحاسب. ولكن معظم قواعد البيانات الحديثة هي قواعد قياسية مؤسسة على مبدأ قواعد البيانات العلاقاتية.

ورغم ذلك، فإن قواعد البيانات تطورت إلى مرحلة أعلى من بنية قواعد البيانات العلاقاتية، وحالياً نجد قواعد البيانات تعتمد على تكامل الملفات النصية، والصور، والأصوات.. الخ..، وهي النظم المتكاملة التي تتضمن نصوصاً ممنهلة (Hyper Text) أو نظماً متعددة الوسائط (Multi Media)، وقواعد البيانات الموزعة، وقواعد بيانات غرضية التوجه، وسوف لن نتعرض لها بالتفصيل، حيث لا يتسع المجال للحديث عنها بشكل تفصيلي. وباتباع المبادئ المقبولة بشكل واسع لتطوير النظم، فإن مخططاً منطقياً، أو نموذج بيانات منطقي، يسمح بإنجاز بنية النظام، حيث يحدد أية بيانات سيأخذها النظام وكيف سيتم توظيفها. هذا المخطط يجب وضعه قبل أي إنجاز لقاعدة البيانات، مثلاً البنية المنطقية لقاعدة البيانات يجب أن تجسد المخطط المنطقي.

ورغم ذلك، في بعض الأحيان، لا تتشكل البنية المنطقية لقاعدة البيانات من المخطط المنطقي فقط، بسبب الحدود المتاحة في البرنامج.

وكل من المخطط المنطقي الذي يوجه تصميم قاعدة البيانات والبنية المنطقية لقاعدة البيانات كما أنجزت، يجب أن يصان بقدر ما تصان البيانات بهدف استخدام قاعدة البيانات كنظام سجلات، في حين أن المخطط المنطقي لقاعدة البيانات يشكل معلومة سياق أساسية، فهو يربط قاعدة البيانات بالأعمال الوظيفية وبالحاجات التي تخدمها البنية المنطقية لقاعدة بيانات، وهي معلومة بنيوية ضرورية للاسترجاع والنفاذ ولكي تفسر بشكل ملائم البيانات في قاعدة البيانات.

بنية قاعدة البيانات، بالإضافة إلى البنية المنطقية المذكورة سابقاً، تتضمن أيضاً بنية الإظهار. حيث البنية المنطقية تنظم المعطيات للتخزين والمعالجة، أما بنية الإظهار فهي البنية المرئية المستخدمة من الأشخاص لإدخال معطيات في قاعدة البيانات ومن أجل النفاذ ورؤية البيانات. وهي تتضمن تقارير واستفسار ومشاهدة، ونماذج الاستمارات وملفات اشتقاقية.

ويمكن لمحتوى قاعدة البيانات أن يتغير عبر الزمن، مما يشكل أحد أهم المشكلات من وجهة النظر الأرشيفية، ذلك أن عدداً من قواعد البيانات تحدث بشكل مستمر، وهكذا قد يلغى جزء من المحتوى ويحل محله معلومات جديدة. وإنه لتحدٍ كبير للأرشيفيين أن يستطيعوا تحديد هوية السجلات وأن يختاروا وأن يستولوا على سجلات ثابتة غير قابلة للتغيير مع أنظمة كهذه.

ومع ذلك، ثمة عدد كافٍ من دور الأرشيف الوطنية حول العالم استطاعت تطوير إجرائيات مناسبة، ولديها خبرة كبيرة وطويلة في اختيار وحفظ هذه الأنواع من السجلات.

عدد كبير من الإجراءات يمكن – ويجب نظامياً – أن تكون معتمدة على المعلومات التي تسترجع من قاعدة بيانات، وخاصة قواعد البيانات المصممة لأهداف إدارية. هذه الإجراءات يمكن إتمامها إما يدوياً بواسطة المستخدم، أو آلياً بواسطة برنامج جزئي تابع للنظام. مثلاً، موظف يمكن أن يجمع معلومات من مصدر أو أكثر، ليضعها في قاعدة بيانات واحدة أو أكثر أو في مصادر معلومات إلكترونية أخرى على شاشته، هذه المعلومات على شاشته ليست سجلاً، ولكنها يمكن أن تكون قد اختيرت لإرسالها بالبريد الإلكتروني أو لتسجيلها على أحد الوسائط (إلكترونية، ورق،..الخ..) وهكذا ينشأ سجل الإجراء. كما أن المعلومات المجمعة على الشاشة يمكن أن تتضمن في سجل آخر مثل رسالة، ملاحظة..الخ.. وهو ما تم إرساله بالبريد الإلكتروني أو ما تمت طباعته على الورق. بعض قواعد البيانات تنتج آلياً وسائل قياسية، وسجلات أخرى من أجل إعطاء معلومات لمجموعة أهداف متخصصة، مثل تذكير الزبائن بنهايات زمن معين.. الخ..

هذه الأنواع من الإجراءات تطبق على البنية الإظهارية لقاعدة البيانات – دخل بنية الإظهار من أجل التحديث، مخرج بنية الإظهار من أجل استرجاع المعلومات. هذه البنية للإظهار، يجب أن تعتبر هي بحد ذاتها سجلات، بشكل مشابه للنسخة الأساسية من الاستمارة الورقية. والمبادئ التي يمكن تطبيقها على الاحتفاظ بالاستمارات يجب أن تطبق على الاحتفاظ بالسجلات في بنية الإظهار.

2.1.3.2.2 – بعض المبادئ لإدارة قواعد البيانات:

يجب اتخاذ قرار حول طريقة حفظ سجلات قواعد البيانات في مرحلة تصميم النظام، كجزء من البنية الداخلية للنظام، وما لم تتخذ هذه القرارات بصورة متأنية، فإن حفظ السجلات قد لا يصبح جزءاً متضمناً في النظام.

إن الاحتفاظ بسجلات قواعد البيانات يشكل عملية معقدة، لأن كلاً من البنية والبيانات (المحتوى) يمكن أن يتغير عبر الزمن، فإذا تغير محتوى البيانات أو بنية قاعدة البيانات، سيتغير السجل، ولذلك لا بد من التحكم بالتغيرات في محتوى قاعدة البيانات وإدارتها بمبادئ إدارة السجلات. وفي قاعدة البيانات المصممة جيداً، سيتضمن المخطط المنطقي قواعداً للتحكم بالبيانات وكيفية إضافتها إلى قاعدة البيانات ومتى يتم ذلك، أو متى يمكن أن تحل البيانات محل أخرى، أو متى تلغى من قواعد البيانات. وهذه القواعد يجب أن تلتزم بالمقاييس نفسها التي تحكم الاحتفاظ بأي سجل. إن القواعد التي تنظم الحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات في أية قاعدة بيانات يمكن اشتقاقها بشكل أولي من الأعمال التي تهدف قاعدة الأعمال أن تخدمها، وثانياً يمكن اشتقاقها من القوانين، والأسس التنظيمية والسياسات المتعلقة بالفعاليات أو الكينونات الموثقة في قاعدة البيانات. هذه المتطلبات للأعمال والمتطلبات القانونية. يمكن التنسيق بينها لتصميم قاعدة البيانات، ومن خلال آلية الإنجاز، يمكن التحكم بالتغير والاختلاف أو إلغاء البيانات.

هذه السجلات يجب أن تنعكس أيضاً في جدولة السجلات المطلقة في قاعدة البيانات.

• يجب على التقانة أن توفر منهجيات قوية من أجل منع الأخطاء في كتابة المعلومات على إحدى الوسائط، ومن أجل تتبع الأخطاء في القراءة. منهجيات تتبع الخطأ يجب أن تتبع وتسجل تقريراً عن الخطأ على مستوى الخانة الثنائية، أو على مستوى الحرف، وآلية تسجيل تقرير الخطأ يجب أن تظهر على شكل تقرير بكل الأخطاء التي لم تحل بفحص التكافؤ.

• يجب أن يكون لوسائط التخزين سوق ذو نفوذ كافٍ للإمدادات الإضافية وللدعم (متضمناً تجهيزات القراءة والكتابة) قابلاً للحياة من الناحية الاقتصادية.

• مؤشران هامان على نفوذ السوق هما: (1) وجود مصادر متعددة للتزويد بالوسائط وبالتجهيزات والبرمجيات الضرورية (2) وجود مسار ترحيل معرف لوسط التخزين.

3.1.3.2.2 – حفظ الإتاحة:

المتطلبات الأساسية للحفظ هي أن تبقى السجلات سليمة فيزيائياً، ومعرفة وقابلة للقراءة. والسجلات الإلكترونية (القابلة للقراءة) يمكن كشفها من التخزين من أجل المعالجة بواسطة كومبيوتر أو بالإظهار للإنسان.

إلا أن عدم الاستقرار الفيزيائي والإهمال التقني للوسائط الرقمية يمكن أن يسبب مشكلات في قراءة السجلات.

إن اختيار وسائط الحفظ يجب أن يعتمد على العوامل التالية:

• الشكل الفيزيائي (كثافة الخانات الثنائية، كثافة المسارات، حجم القطاعات، حجم الكتلة، خانات التكافؤ، علامات الملف) ومعاني تحديد الهوية والمكان كما أن كل ملف مكتوب على حجم من الوسائط يجب أن يكون موضوعاً للمطابقة مع مقاييس مفتوحة.

• يجب معرفة العمر الحقيقي لوسط التخزين.

• حساسية العوامل للتغيير بالحرارة والرطوبة والتفاعلات مع الملوثات، يجب أن تكون معروفة. والطرق لتخفيض التآكل الخارجي إلى الحد الأقصى أو إلغائه، يجب أن تكون متاحة وممكنة.

• إن تكاليف حيازة واستخدام وصيانة الوسط، والتجهيزات والبرمجيات اللازمة للقراءة والكتابة والتخزين في الوسط، يجب أن تكون معتدلة الكلفة.

والعوامل الأخرى التي تكون مساوية يجب مقارنتها وفقاً للأفضلية مع حلول تبادلية.

و للاستمرار في العمل يجب توفير المحافظة على ما يلي:

يجب حفظ التقانة التي تتطلبها السجلات!

! إلغاء ارتباط السجلات بتقانة خاصة.

حفظ برمجيات التشغيل (محاكاة البرامج –! محاكاة نظام التشغيل – محاكاة الحاسوب).

إلغاء الارتباطات غير الأساسية.!

المحافظة على إمكانية إدراك السجلات.!

المحافظة على المحتوى والمسار! والبنية.



2.3.2.2 – التحكم الفكري:

التحكم الفكري يضمن الإمكانية المستمرة للنفاذ إلى السجلات من خلال تحديد هويتها (تعريفها) ووصفها. وبالقيام بذلك، يتم تحديد متطلبات النفاذ إلى السجلات الأصلية (وهذه المعلومات ستستخدم أيضاً من أجل التحكم بالقرارات حول ترحيل السجلات الإلكترونية عبر أجيال التقانة).

كما أن وصف السجلات الإلكترونية، كسجلات بصورة عامة، يجب أن تتضمن معلومات عن السياق والمحتوى.

معلومات السياق تصف المسار مثلاً: أين السجلات؟، وما الأهداف التي أنشأت السجلات من أجلها؟، وما المؤسسة التي أنشأتها؟، وما الوظائف والفعاليات التي أنشأت السجلات واستخدمت فيها؟، وما الظرف التاريخي الذي أثر بشكل واضح في إنشاء وصيانة السجلات؟. البيانات الوصفية هي بيانات تقنية عن السجلات الإلكترونية، فهي تصف تنظيم السجلات وبنيتها الداخلية والقواعد التي تحكم الإضافة وإلغاء السجلات أو تغييرها، أو تفسير المحتوى. وبتحديد هوية السجلات ليتم تحديد هوية الوسائط التي ستخزن فيها البيانات والملفات الخاصة مكتوبة في كل وحدة من الوسط. من أجل السجلات الإلكترونية. ويتطلب تحديد الهوية أيضاً تخصيص العلاقات بين السجلات والملفات الفيزيائية المكتوبة على الوسط. وهذه قد تكون بسيطة، علاقة واحد إلى واحد، (مثلاً، رسالة يمكن أن تخزن كملف تنسيق كلمات مفرد).

(ولكنها يمكن أيضاً أن تكون معقدة جداً (مثلاً، تقرير يمكن أن يكون وثيقة مركبة تخزن في ملفات فيزيائية عديدة)، هذا المستوى من التعريف (تحديد الهوية) ضروري ولكنه غير ملائم لأهداف التحكم الفكري. وبالسماح للمستخدمين أن يحددوا صلاحية السجلات وفقاً لاهتماماتهم، وأن ينفذوا ويفهموا السجلات، ذلك يتطلب تحكماً فكرياً ووصفاً للمحتوى والمسار وبنية السجلات.

وصف سجل إلكتروني يتطلب تحديداً دقيقاً وكاملاً وصحيحاً للبنية الداخلية للسجل وعلاقاته مع السجلات الأخرى. وفي حالات بسيطة، مثل وثيقة في صيغة ASCII، وصف البنية الداخلية قد لا يتطلب أكثر من وصف نوع الوثيقة (مثلاً: تقارير، مراسلات،.. الخ..) في بعض الحالات الأعقد، وصف البنية الداخلية ربما يتطلب معلومات تقنية حول كيفية إدماج البنية في الملفات الفيزيائية وحول المعالجة المطلوبة لتحقيق البنية.

كل أرشيف يجب أن يكون لديه متطلبات مختلفة للتحكم الفكري في السجلات. في جميع الحالات، فإن التحكم الفكري هو موضوع حرج للسجلات الإلكترونية.

التحكم الفكري مطلوب لتحديد هوية القيود القانونية المطبقة على السجلات.

3.3.2.2 – طرق التزويد بالنفاذ:

السجلات المخزنة في النظام الأصلي لحفظ السجلات يمكن النفاذ إليها من خلال طرق التزويد للنظام والتي تلبي متطلبات نفاذ منشىء الوثيقة. ثمة ثلاث طرق للنفاذ إلى السجلات الإلكترونية والتي تستخدم في نظام حفظ السجلات الأصلي: نسخ على وسائط فيزيائية، نسخ موزعة عبر الاتصالات والنفاذ المباشر إلى النظام الحاسوبي.

هذه الطرق مستخدمة بتركيبات مختلفة وفقاً لنوعية الوثائق، وطبيعة متطلبات النفاذ، ومصادر الأرشيف أو دور الأرشيف الأخرى المسؤولة عن توفير النفاذ.



مراجع الفصل الثاني من الباب الثاني

1- Anna Christina Ulfsparre – ICA/ The Creation of Archives in the Age of IT / ICA-Magazine Janus ,1999,1.

2- Biedermann C.C. / The Electronic Document Management Capture, Retrieval and Use of I‎mportant Archival material/ ICA-Magazine Janus ,1999,1.

3- ERLANDSSON ALF /ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT:A LITERATURE REVIEW / ICA STUDIES /1997.

4- ICA- COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS / ELECTRONIC RECORDS PROGRAMS ;1996

5- ICA/Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective – 1997

6- McCarthy Gavan / Utilizing the Web to Build a Network of Archival Authority Records / ICA-Magazine Janus ,1999,1.












التوقيع
أرسطو: "إن أفلاطون لعزيز على قلبي، ولكن الحقيقة مع ذلك، لأعز منه وأحب"
  رد مع اقتباس
قديم Apr-13-2008, 12:48 PM   المشاركة4
المعلومات

قمر الجزائر
مكتبي نشيط

قمر الجزائر غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 37027
تاريخ التسجيل: Nov 2007
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 57
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

شكرا لك دكتور افدتني بمعلومات احتاجها












التوقيع
اذا المرء لايرعاك الا تكلفا فدعه ولا تكثر عليه التأسفا
  رد مع اقتباس
قديم Apr-13-2008, 04:15 PM   المشاركة5
المعلومات

زهير بوعلي
مكتبي متميز

زهير بوعلي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19739
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 326
بمعدل : 0.05 يومياً


افتراضي

أخي عبد الحليم ...إضافة إلى ماذكره الدكتور -جزاه الله كل خير - أنصحك بالإطلاع على مواضيع الأستاذ عبد الكريم بجاجة -خبير الأرشيف- وهي كثيرة في هذا المنتدى ...أو ابحث عنه من خلال كتابة اسمه في إحدى محركات البحث المعروفة...ستجد الكثير إن شاء الله.
زهير -سطيف- الجزائر












التوقيع
كـــن فـي هـذه الــدنـيـا كـأنــك غــريــب أو عــابــر سـبـيـــل
  رد مع اقتباس
قديم Apr-13-2008, 10:07 PM   المشاركة6
المعلومات

archivist 2008
مكتبي مثابر

archivist 2008 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 46049
تاريخ التسجيل: Mar 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 28
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

شكرا جزيلا يا دكتور على المعلومات الرائعة












  رد مع اقتباس
قديم May-19-2008, 01:33 AM   المشاركة7
المعلومات

طالبي
مكتبي نشيط

طالبي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 42129
تاريخ التسجيل: Feb 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 67
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي

الف شكر استاذنا الفاضل
طالبي












  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
دور تكنولوجيا المعلومات في حفظ المخطوطات العربية Sara Qeshta منتدى الوثائق والمخطوطات 5 Feb-25-2010 11:19 PM
تشريعات الوثائق فى مصر : دراسة نقدية أحمد حسن (المعلوماتى) منتدى الوثائق والمخطوطات 3 Mar-12-2008 03:37 PM


الساعة الآن 05:50 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين