منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

 
قديم Jan-28-2011, 08:02 PM   المشاركة1
المعلومات

farida206
مكتبي مثابر

farida206 غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 70570
تاريخ التسجيل: May 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 32
بمعدل : 0.01 يومياً


افتراضي كيفية إعداد محضر الجرد الشامل

كيفية إعداد محضر الجرد الشامل


إن كل أرشيفي يستلم منصبه و جب عليه إعداد محضر الجرد الشامل، ليس لأنه مطلوب إعداده بنص تشريعي أو تنظيمي و لكن كون هذه الأداة تتعبر أول وسيلة تساعدنا على التشخيص الدقيق لمحلات الأرشيف و من ثّم أخذ الإجراءات اللازمة لتسيير مصلحة أرشيف.

1 ـ تعريف محضر الجرد الشامل : هو عبارة عن كشاف وصفي لمحتوى محلات الأرشيف يقوم بتحريره المسئول عن الأرشيف عند تسلمه المنصب، كما يحرر أيضا أثناء ترحيل الأرشيف من محل إلى اخر وكذا أثناء الحوادث الخطيرة (الحرائق- الزلازل – الحروب ... ).
يتكون هذا المحضر من جرد للمحلات، جرد للأرشيف وجرد للتجهيزات إضافة إلى تصميم أو مخطط للمخازن يحدد من خلاله موقع الرفوف وكذا المساحات المستغلة والغير المستغلة.
يحين محضر الجرد كل سنة.

2ـ ميدانيا كيف يتم إعداد محضر الجرد ؟
ـ إعداد مذكرة لإيقاف تحويل الأرشيف إلى االمخزن لمدة معينة.
ـ ترقيم المخازن( إذا كانت كثيرة )وكذا وحدات الرفوف و العلب من 1 إلى س.
ـ تهيئة مطبوعات في شكل جداول تساعدنا على جمع البيانات وهي كالتالي :

االمطبوع الأول : متعلق بجرد المحلات الخاصة بمكتب أو مصلحة الأرشيف (مخازن ـ مكاتب ـ قاعة معالجة ـ ملاحق أخرى) و يتكون من العناصر التالية:

ـ المستوى ( في حالة وجود عدة محازن موزعة على عدة طوابق)
ـ رقم المخزن
ـ مساحة المخزن
ـ الملاحظات

نتيجة جمع هذه البيانات:
تعطينا معلومات عن محلات الأرشيف كالمساحة المخصصة للأرشيف مقارنة مع نسبة
إنتاج الوثائق، و هل هي مساحة مناسبة لحفظ أرشيف المؤسسة المعنية و كذا التعديلات
الممكن إجراءها على مستوى المحلات في حالة ما إذا كانت لاتتوافق مع التقنينات الخاصة
ببناء محلات الأرشيف و هل هذه المساحات المخصصة لمكتب أو مصلحة الأرشيف
تساعد الأرشيفي على أداء مهامه .

ـ المطبوع الثاني: متعلق بجرد التجهيزات و يتكون من العناصر التالية :
ـالمادة ( إسم التجهيز)
ـ العدد
ـ الملاحظات (الإشارة إن كانت التجهيزات في حالة سيئة)

ـ نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات مضبوطة عن التجهيزات التي نحتاجها

ـ المطبوع الثالث: متعلق بجرد وثائق الأرشيف و يتكون من العناصر التالية

ـ رقم وحدة الرفوف
ـ رقم الطاولة
ـ نوعية الوثائق
ـ السنوات القصوى
ـ عدد العلب
ـ الملاحظات

نتيجة جمع هذه البيانات:
معلومات عن نوعية الوثائق و كذا مكان تواجدها ،مما يساعدنا على جمع نوعية الوثائق
المتعلقة بالمصلحة الواحدة و معرفة مكانها في المخزن قبل بداية المعالجة دون
اللجوء إلى الجمع المادي للعلب الخاصة بكل مصلحة والذي يكلف الأرشيفي مجهود أكبر.
كما يعتبر هذا المطبوع بعد ملئه طبعا، أول وسيلة بحث يستطيع الأرشيفي البحث بها قبل
بداية المعالجة و إنشاء و سائل بحث.

ـ إعداد مخطط لمواقع وحدات الرفوف يساعدنا في معرفة نوعية وحدات الرفوف ( 95 ,0م أو 1.20) و كذا عدد و نسبة الوحدات المشغولة و غير المشغولة .


إن هذا المحضر يعتبر بمثابة تسليم للمسؤولية ،ووسيلة تسيير، تساعدنا الأرشيفي في التسيير الجيد للمساحة الخاصة بالأرشيف، و أول وسيلة تعطي للأرشيفي نظرة شاملة عن التجهيزات والأرشيف الموجود في المخازن ، وأول وسيلة بحث داخلية تساعدنا في عملية الإطلاع قبل معالجة الأرشيف.












  رد مع اقتباس
 

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدلالية (Tags)
محضر الجرد


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
قائمة كتب حديثه التكنولوجي النشط عروض الكتب والإصدارات المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات 37 Dec-31-2016 06:00 PM
أدوات العمل الأرشيفية، ركيزة التصرف الوثائقي الأرشيفي / ََArchival Tools المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 10 Oct-09-2015 01:18 AM
اعداد المعلم وتأهيله ahmed hafez المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 4 Jun-05-2012 12:11 PM
دعوة لاقتناء كتاب : كفايات التعليم الالكترونى(2007) دكتور محمد زين عروض الكتب والإصدارات المتخصصة في مجال المكتبات والمعلومات 32 Mar-27-2012 10:54 AM
أدوات العمل الأرشيفية: الأداة الثانية: ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية ) المبروك التبيني منتدى الوثائق والمخطوطات 10 Apr-23-2011 11:50 AM


الساعة الآن 11:22 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين