منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى الوثائق والمخطوطات » سؤال / جواب عن الأرشيف.

منتدى الوثائق والمخطوطات يطرح في هذا القسم كل ما يتعلق بالوثائق والمخطوطات العربية والإسلامية.

إضافة رد
قديم Jan-27-2009, 04:18 PM   المشاركة121
المعلومات

عبد المالك بن ستيتي
مشرف منتديات اليسير
أخصائي مكتبات ومعلومات

عبد المالك بن ستيتي غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 48653
تاريخ التسجيل: May 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 1,111
بمعدل : 0.19 يومياً


افتراضي

شكرا لك أستاذنا بجاجة عبد الكريم، نحن في انتظار الموقع الجديد، وشكرا جزيلا لك لاهتمامك بنا وبجميع أسئلتنا........................................... .............دمت لنا












التوقيع
أخوكم عبد المالك
  رد مع اقتباس
قديم Jan-27-2009, 08:17 PM   المشاركة122
المعلومات

سعاد بن شعيرة
مشرفة منتديات اليسير
أخصائية مكتبات ومعلومات

سعاد بن شعيرة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 57892
تاريخ التسجيل: Nov 2008
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 3,009
بمعدل : 0.54 يومياً


منوّع

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته .
شكرا أستاذي الفاضل على اهتمامك بالرد على كل استفساراتنا ، و ارفاقها بالأدلة القانونية و التشريعية ، جزاك الله كل خير عن كل ما تقدمه لنا .
حقيقة نعترف بها : هي افتقادنا لك كمسؤول بالجزائر محب للأرشيف و مؤمن بضرورة اتباع التقنيات و التشريعات لمعالجة و حفظ و صيانة الوثائق ، و كذا العمل على توظيف المختصين و متابعة عملهم من خلال الزيارات التفقدية و المعاينات الميدانية ، هذه الأخيرة التي أصبح الأرشيفي نفسه هو من يطلبها و يسعى نحو أمل تطبيقها ، عكس ما يقال أحيانا عن التخوف من هاته الزيارات و المعاينات .
فشكرا لك أستاذنا الفاضل على تواصلك معنا و الاهتمام بنا و العمل على مساعدتنا و تزويدنا بالمعلومات الكافية لضمان سير العمل على أتم وجه .
دمت لنا و جعلها الله في ميزان حسناتك .
نحن بانتظار موقعك الشخصي و المميز .












  رد مع اقتباس
قديم Feb-08-2009, 11:07 AM   المشاركة123
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي سؤال حول المراجع الأرشيفية، جاصة مجلة "كوما COMMA"

Objet: "COMMA " مجلة كوما
Date: Fri, 6 Feb 2009 16:52:10 +0200
De: "Mohamed ……" <…..@m…s…..eg>
&Agrave;: badjadja99@yahoo.fr

أستاذنا الرائع الفاضل
تحية طيبة ، وبعد....
أتعشم من سيادتكم احاطتى كيف لي أن أحصل على نُسخ مجلة الكوما ، والمجلات الخاصة بالأرشيف الأجنبى وخاصة الفرنسى
مقدمه لسعادتكم
محمد ……..
مدرس الوثائق بجامعة……..


Date: Sun, 8 Feb 2009 08:52:32 +0100 (CET)
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
Objet: Publications.
&Agrave;: "Mohamed ……" <…..@m…s…..eg>

تحية طيبة و بعد؛
شكرًا على شعوركم النبيلة، و نحن في خدمة علم الأرشيف. أقدم إلى حضرتكم بعض التفاصيل للحصول على مجلة "كوما- COMMA"، والمراجع الأرشيفية الفرنسية:
1- مجلة "كوما-COMMA" متاحة في موقع المجلس الدولي للأرشيف، من سنة 2001 إلى سنة 2004:
http://www.ica.org/fr/node/17115/?fi...5D=89&filter4=

2- أما الترجمة العربية لمجلة "كوما- COMMA"، هي منشورة في منتديات اليسير:
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=12711

3- فيما يتعلق بالمراجع الأرشيفية الفرنسية، يمكنكم اقتنائها مباشرة في موقع جمعية الأرشيفيين الفرنسيين:
http://www.archivistes.org/rubrique.php3?id_rubrique=9












  رد مع اقتباس
قديم Feb-14-2009, 12:31 PM   المشاركة124
المعلومات

الشحمة خديجة
مكتبي جديد

الشحمة خديجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 64184
تاريخ التسجيل: Feb 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 8
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

أنا خديجة لدي شهادة تقني سامي في الأرشيف و التوثيق أود أن أعرف أخر المعلومات عن ترتيب و تصنيف الأرشيف مع العلو أني أعمل في مؤسسة البريد












  رد مع اقتباس
قديم Feb-15-2009, 08:19 AM   المشاركة125
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حول موضوع الوصف الأرشيفي.

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة الشحمة خديجة مشاهدة المشاركة
أنا خديجة لدي شهادة تقني سامي في الأرشيف و التوثيق أود أن أعرف أخر المعلومات عن ترتيب و تصنيف الأرشيف مع العلو أني أعمل في مؤسسة البريد

تحية طيبة و بعد؛
لقد جاوبت عن هذا السؤال من قبل؛ أرجع للصفحة 10 من هذا الموضوع، و إلى السؤال رقم 115 بالضبط.
كما يمكنك الاستفادة من الدراسة حول "الوصف الأرشيفي باستخدام طريقة : ISAD-G"، و تجدها في الصفحة التالية من هذا المنتدى: http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9517












  رد مع اقتباس
قديم Feb-16-2009, 12:13 PM   المشاركة126
المعلومات

الشحمة خديجة
مكتبي جديد

الشحمة خديجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 64184
تاريخ التسجيل: Feb 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 8
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

نشكرك أستادنا الفاضل على كل مجهوداتك و إدا سمحت لي سؤال
أنا أعمل في مؤسسة البريد كأرشيفية و الرصيد الموجود عندي عبارة عن ملفات للعاملين و مخ طوطات و فاكسات أود معلومة أو طريقة تفيدني في ترتيبه و شكرا












  رد مع اقتباس
قديم Feb-16-2009, 02:11 PM   المشاركة127
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي ترتيب و تصنيف الأرشيف.

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة الشحمة خديجة مشاهدة المشاركة
نشكرك أستادنا الفاضل على كل مجهوداتك و إدا سمحت لي سؤال
أنا أعمل في مؤسسة البريد كأرشيفية و الرصيد الموجود عندي عبارة عن ملفات للعاملين و مخ طوطات و فاكسات أود معلومة أو طريقة تفيدني في ترتيبه و شكرا
تحية طيبة و بعد؛
في الواقع، إن اختيار طريقة لترتيب و تصنيف الأرشيف في مرحلته الإدارية (أي أرشيف جاري و وسيط) يرجع للإدارة حسب حاجياتها. مثلا:
1- يمكن ترتيب ملفات العاملين حسب الحروف الأبجدية بإسم كل موظف.
2-أما الفاكسات، يمكن ترتيبها حسب تاريخ الاستقبال.
3- فيما يتعلق بالخرائط، يمكن تصنيفها حسب المناطق الجغرافية.












  رد مع اقتباس
قديم Feb-16-2009, 02:39 PM   المشاركة128
المعلومات

Bigovic
مكتبي جديد

Bigovic غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 21842
تاريخ التسجيل: Nov 2006
الدولة: أذربيجان
المشاركات: 10
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي عفواً الأرشفة الالكترونية تتيح الحفظ على المدى الطويل

الأرشفة الالكترونية راعت عمليات الحفظ فى المدى القصير والطويل وتم التعبير عنها بمصطلح استراتيجيات الحفظ الطويل المدى والقصير المدى ولذلك فهم يستخدمون ما اطلق عليه شكل الملفات المفتوحة Open Formats لحفظ الوثائق فى شكلها الالكترونى وهذه الملفات المفتوحة هى الملفات التى لا تعتمد على تكنولوجيا معينة من أجل استرجاعها بل يمكن استخدامها على مر أجيال مختلفة من الأجهزة والبرامج مما يتيح فرصة الاحتفاظ طويل المدى فيها .
ويمكن الرجوع لأبحاث الدكتور محمد عزت أمنة المتعلقة بهذا الموضوع












  رد مع اقتباس
قديم Feb-16-2009, 02:49 PM   المشاركة129
المعلومات

Bigovic
مكتبي جديد

Bigovic غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 21842
تاريخ التسجيل: Nov 2006
الدولة: أذربيجان
المشاركات: 10
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

الأرشفة الالكترونية تضمن الحفظ على المدى الطويل بواسطة ما يسمى الأشكال المفتوحة للملفات ويمكن الرجوع لأبحاث الدكتور محمد عزت أمنة الخاصة بهذا الموضوع












  رد مع اقتباس
قديم Feb-17-2009, 09:39 AM   المشاركة130
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.

تحية طيبة و بعد؛
شكرًا على هذه المساهمة، و هل يمكن الحصول على الدراسة التي تشير إليها؟ خاصة و أنني أسمع لأول مرة عن أبحاث الدكتور محمد عزت أمنة الذي لم يكون لنا الشرف أن نلتقي به في مؤتمرات المجلس الدولي للأرشيف منذ سنة 1994، و ندوات فرعه الإقليمي العربي منذ سنة 1990.
على العموم يوجد دليل الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف للحصول على التوجيهات المناسبة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل، خاصة في فصله الخامس الذي ينص: "يعالج هذا الفصل (الخامس) من المرشد مناهج حفظ الوثائق الإلكترونية في المدى الطويل، و نعني بالمدى الطويل في هذا الفصل: مدةً أطولَ من مدة تشغيل النظام "الجهاز والبرنامج" الذي أنجز الوثائق... القاسم المشترك في كل ما سبق أن مدة الحفظ المتصورة تزيد بكثير عن مدة حياة الأجهزة والبرامج والدعائم، و هي أطول عادة من المدة التي تتمكن من وضع التوقعات المقبولة في التطور التكنولوجي. يؤدي هذا التردد أثراً أساسياً على الإستراتيجيات المطبَّقة من قبل الإدارات لضمان حفظ فعال".

يُعد هدف حفظ الأرشيف في المدى الطويل الهدف الأساسي لأي مؤسسة أرشيف وطني، و هذا مهما كان شكل الوثيقة. لذا نسعى على جمع الظروف المناسبة لبقاء الأرشيف عبر القرون: شروط مناخية مضبوطة، تطهير و تعقيم و ترميم، حماية الأرشيف من كل العوامل المضرة مثل الحريق، و الفيضانات، و الرطوبة و الجفاف، و الحشرات و الغبار، إلى آخره...
و لما ظهر الأرشيف الإلكتروني ظهرت معه مشاكل إضافية متعلقة بشكله غير الثابت في المدى الطويل، لأنه مرهون بالبرامج، و التجهيزات التقنية التي تتغير دوريًا، نهيك عن مشاكل التزويد الكهربائي و من دونه لا يمكن استرجاع الأرشيف في شكله الإلكتروني. و عرض في السوق نوعين من الأشكال (Format): الأشكال الخاصة غير المفتوحة و هي ملكًا لمنتجيها proprietary formats، و الأشكال المفتوحة Open format المقترحة مجانًا من طرف المؤسسات العمومية و المنظمات الدولية و من بينها المجلس الدولي للأرشيف. http://www.openformats.org

و يوصي المجلس الدولي للأرشيف (www.ica.org) في دليله اختيار الأشكال المفتوحة لأنها قابلة للاستخدام مجانًا، و للتحويل من برنامج إلى غيره، و للتحديث و المتابعة من طرف المؤسسات المنتجة لها. و رغم كل هذا التطور، بقي الأرشيفيون يعتمدون أشكال ثابتة لنسخ الوثائق الإلكترونية في الميكروفيلم، و حتى الورق بالنسبة للأرشيف الإستراتيجي. كم من بيانات إلكترونية ضاعت اعتقادًا أنها ثابتة حسب إشهار السوق، تجاهلاً الحذر المفروض في السهر التكنولوجي، و ضرورة تحويل البيانات من برنامج قديم إلى برنامج جديد، و من دعامات قديمة إلى أخرى أكثر تطورًا.
و للمزيد حول الموضوع، أرجع إلى دليل الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف، و الذي قمنا بتعريبه، و هو متاح "مجانًا" في هذا المنتدى. و نختم هذا الرسالة بنشر الفصل الخمس من الدليل الخاص بحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل. و شكرًا لإتاحة لنا الفرصة للرجوع إلى هذا الموضوع المصيري بالنسبة لمستقبل الأرشيف الإلكتروني.

http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9551

"الوثــائـق الإلكتـرونيـــة: مرشـــد الأرشيــفيـيـن"

المجلس الدولي للأرشيف
لجنة الأرشيف الجاري في محيط إلكتروني

ترجمة النص من الفرنسية إلى العربية: عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف بالمركز الوطني للوثائق و البحوث، وزارة شؤون الرئاسة، أبوظبي، الإمارات العربية المتحدة
(Translation in Arabic: Abdelkrim BADJADJA)


الفصل الخامس: الحفظ في المدى الطويل

5.1- الأهداف
هذا الفصل:
• يوضح، بعبارات تطبيقية، ما معنى حفظ الوثائق.
• يصف مختلف الآليات المستعملة حالياً لحفظ الوثائق الإلكترونية.
• يقدم نوعَ و دورَ معطيات البيانات في عملية الحفظ.
• يحدد الكفاءات الضرورية في حفظ الوثائق الإلكترونية.

5.2- المجال
يعالج هذا الفصل من المرشد مناهج حفظ الوثائق الإلكترونية في المدى الطويل، و نعني بالمدى الطويل في هذا الفصل: مدةً أطولَ من مدة تشغيل النظام "الجهاز والبرنامج" الذي أنجز الوثائق. ولا تتعدى هذه المدة عادة خمس سنوات؛ نظراً لسرعة التغيرات التكنولوجية.
يفترض هذا الفصل أنه تم تحديد الوثائق التي يجب حفظها. و لا يتكهٌن على الأهداف الدقيقة التي تفرض حفظ الوثائق، ولا نوع الحصول عليها.

5.3- مستلزمات و تضمينات الحفظ
يجب التفكير في أهداف حفظ الوثائق الإلكترونية، قبل البحث عن الحلول التقنية الخاصة لحفظها في المدى الطويل. إننا نتصور عادة نفس الهدف لحفظ الوثائق سواء كانت إلكترونية، أو تقليدية في شكل الورق أو أشكال أخرى. ولكن تفترض خصوصيات الوثائق الإلكترونية، و بخاصة هشاشتها النسبية وإمكانية تغييرها، و إعطاء أهمية أكثر، و الأولوية لبعض الجوانب المتعلقة بعملية الحفظ. لم يكن الحفظ بحدٌ ذاته غاية؛ و نحفظ الوثائق لهدف معين، بل لعدة أهداف أحياناً.
إن الفرضية الأساسية لهذا الفصل هي الاعتقاد أن قيمة البرهان تُشكل أول سبب لحفظ الوثائق: للتأكد أن النشاطات أنجزت أم لا، و أن القرارات اتخذت حسب الحالات أم لا. و يجب أن لا ينحصر هنا مفهوم البرهان في الجانب القانوني فقط.

نتخيل أيضاً هدفاً آخر ممكناً لحفظ الوثائق بإعادة استعمال الوثائق بالذات أو المعلومات التي تحتويها. وهذا مناسب جداً لكون المعلومات الإلكترونية جاهزة لإعادة الاستعمال أكثرَ من المعلومات المحفوظة في شكل الورق، خاصة إذا تعلق الأمر بمعالجة كميات ضخمة من البيانات أو الوثائق. و يجب ألاّ تعرقل عملياتُ الحفظ هذا النوع من إعادة استعمال المعلومات.

يمكن أن نتساءل لماذا نهتم بأسباب الحفظ؟ إذا فحصنا المراحل التطبيقية الضرورية، سوف يصبح واضحاً أن الهدف النهائي يؤثر بقوة على ما يمكن أن تقوم به المؤسسات المكلَّفة بالحفظ، وما لا يمكن أن تقوم به. مثلاً: لن يقترح أحد أن تحفظ البرامج القديمة والأجهزة في شكلها الأصلي، كما يمكن أن يستهدفه متحفاً. لذا يُعتبر كل إجراء ملائماً مع هدفنا، إذا يُغير شكل الوثيقة بدون ما يغير مميزاتها الأساسية، وقيمتها كبرهان، أو المعلومات التي تحتويها.

لا نتكلم عن الحفظ الدائم للوثائق الإلكترونية فقط، بل عن حفظها في المدى الطويل. و يشمل هذا الطرح الحفظ الدائم كما يطبق على الوثائق المختارة من قبل مؤسسة كالأرشيف الوطني. و لكن يعني أيضاً الحفظ لمدة محدودة تفوق بكثير مدة تشغيل البرنامج والجهاز المستخدم في إنشاء الوثائق، مثل ملفات الموظفين الذي يجب حفظها لمدة 75 أو 100 سنة اعتباراً من تاريخ إنشائها، أو أي مدة يحددها القانون. يشمل أيضاً الحفظ لمدة غير محدودة ولكن غير دائمة، عندما تزيد عن خمس سنوات، مثل الملفات المتعلقة ببناء عمارة، والتي يجب حفظها مادامت العمارة قائمة ومستعملة.

القاسم المشترك في كل ما سبق أن مدة الحفظ المتصورة تزيد بكثير عن مدة حياة الأجهزة والبرامج والدعائم، و هي أطول عادة من المدة التي تتمكن من وضع التوقعات المقبولة في التطور التكنولوجي. يؤدي هذا التردد أثراً أساسياً على الإستراتيجيات المطبَّقة من قبل الإدارات لضمان حفظ فعال.

يدرس باقي هذا الفصل المستلزمات التي تنجر عن جمع المعيارين التاليين:
• السبب -أو الأسباب- التي تسوُغ حفظ الوثائق الإلكترونية.
• ونوع الوثائق الإلكترونية بالذات.

و يتطرق أيضاً إلى بعض الانعكاسات الناجمة عن هذه المستلزمات، مثل ضرورة إنشاء وحفظ معطيات البيانات.

المستلزمات الأساسية
لتحقيق أهدافنا في الحفظ، يجب أن تكون الوثائق:
• أصيلة.
• كاملة.
• متاحة ومفهومة.
• قابلة للاستخدام تقنياً.
• مع إمكانية إعادة الاستعمال.

يجب أن تتحقق الإدارات، وأن تبرهن للغير، أنها قادرة على تلبية كل واحدة من هذه المستلزمات. و يجب تلبية هذه المستلزمات بأقل مجهود، و أقل انقطاع في المعاملات العادية لإنشاء واستعمال الوثائق في السير العادي للنشاطات. و يعالج هذا الفصل كل واحدة من هذه المميزات الأساسية بالتعاقب.

الأصالة
لكي نبرهن أن الوثيقة أصيلة، يجب علينا ببساطة أن نكون قادرين على إثبات صحة الوثيقة. و لا يبدو هذا مع إظهار الحقيقة أو صحة كل المعلومات الموجودة في الوثائق. و يجب في الوثيقة الإلكترونية أن نبرهن أنها أنشئت أو استقبلت في الوقت المزعوم، وأن العملية التي أنشأتها -سواء كانت آلية أو بتدخل إنساني- هي التي ندعيها بالذات، وأن الوثيقة هي حقيقة ضمن النظام الذي تدعي أنها جزء منه، وأخيراً أن المحتوى لم يتغير منذ إدخال الوثيقة في نظام الأرشفة.

لنأخذ مثال البريد الإلكتروني الوارد من مراسل خارج المؤسسة، والمحوَّل إلى نظام الأرشفة؛ فإن البريد الإلكتروني يتشابه كثيراً مع البريد العادي الذي يصل عن طريق دائرة البريد. يمكن إثبات بعض العوامل المشتركة بدقة في كلتا الوثيقتين؛ إذ يمكن تحديد تاريخ وصولها، و إلى من تم توزيعها، وإذا تلقى جواباً. نصل إلى هذا الاستنتاج، بالنسبة للبريد العادي على الورق، بفضل الطوابع الرسمية المثبتة عليها في قسم البريد، أو بواسطة سجل البريد، أو بطرق أخرى. أما بالنسبة للبريد الإلكتروني فإنه يمكن أن يضيف النظام هذا النوع من المعلومات على رأس البريد عند استقباله، كما يمكن أن يسجل تاريخ الوصول، وهوية المرسَل إليه النهائي.
ولكن لم نتمكن من إظهار جوانب أخرى من البريد في كلتا الحالتين. و لا نكون متأكدين من تاريخ التحرير، رغم أن الوثيقتين -الإلكترونية والعادية- يمكن أن تحمل هذا التاريخ. لا يمكن أن نتأكد من هوية المرسِل، ولا من مكان الإرسال، ولا من سلامة محتوى البريد -هل غُيِّر أو استكمل من قبل شخص ما أثناء الإرسال- في حالة غياب إجراءات خاصة لضمان حماية الاتصالات. وفي النهاية: لا يمكننا أبداً تصديق صحة محتوى الرسالة عملياً. لا تُنقِص هذه العقبات فائدةَ الرسائل سواء أكانت إلكترونية أم على الورق. تُستعمَل الرسالة علماً أنها وصلت في وقت ما، وقرئت من شخص معين، وتحتوي على معلومات ما، وتزعم أنها صادرة عن جهة ما. توجد وسائل في عالم الورق، وفي عالم الوثائق الإلكترونية أيضاً، لحل مشكلة تعرُّف المرسِل، أو مشكلة سلامة المحتوى: في كلتا الحالتين، من المحتمل أن تستخدم تقنيات الرموز "الشفرة السرية" أو الإمضاءات المطابقة. يجب، لإثبات أصالة الوثائق، تقديم البرهان على أن ما حفظ يتطابق مع ما يُعرَف عن الوثيقة عند استلامها.

يجب التأكيد عند هذا الحد أنه بالإمكان إقامةُ الدليل على أصالة الوثيقة دونَ معرفة محتواها، ودون حتى الاطلاع عليها.

الشمولية
يستعمل مصطلح "الشمولية" عادة لتمييز مجموعة وثائق بدلاً من مستند معزول، رغم أنه ينطبق على النوعين. في حالة مجموعة وثائق، يمكن اعتبارها كاملة ، إذا تأكدنا أنه لا يضف في المجموعة مستنداً، أو لا ينتزع منها أي شيء، إلا إذا كان تنفيذا للإجراءات المطبقة على هذه المجموعة. يشبه هذا المطلب ضرورة الأصالة للمستند العادي.

لا تعني الشمولية أن كل شيء موجود دائماً؛ لأنه يمكن أن تظهر أسباب مقبولة لتبرير غياب بعض الأشياء. و تعني أيضاً أن لا يوجد شيء غير مرغوب فيه. و لنرجع إلى مثال الأرشيف الإلكتروني. يكون لدينا إجراءات تحدد مدة حفظ الرسائل الإلكترونية المختلفة. يتضمن نظام الأرشفة رسائل مختلفة حسب الوقت المحدد، وسوف ينقص عددها بمرور الزمن. نعتبر أننا قدمنا برهان الشمولية، مادمنا قادرين على تبرير حذف الرسائل طبقاً لسياسة المؤسسة، و لا توجد في النظام أي رسالة لا تكون ضمنه منذ البداية.



الإتاحة و الفهم
يمكن أن تكون الوثائق المحفوظة كاملة وأصيلة، ولكنها سوف تبقى دون فائدة إن لم تكن متاحة ومفهومة. إن هذا التبرير للمطلب الجديد يفرض أن تكون الوثائق متاحة و مفهومة. و نعني ب"الإتاحة" الموجود لدينا دائماً من تكنولوجيا ما، جهاز وبرنامج، تمكننا من الحصول على الوثائق المفيدة، وترجمتها في شكل سهل المنال للحاسة الإنسانية، مثل الإشارات على الورق أو حرف على الشاشة. و نعني ب"الفهم" الوثائق إمكانية إعطاء معنى للوثيقة وفهم ما تحتويه. يمكن أن يتطلب هذا الفهم اللجوء إلى معلومات أخرى موجودة في نظام الأرشفة أيضاً؛ و لم نطلب أن تحمل أي وثيقة مَعنًا إذا كانت منعزلة.

يمكن أن تكون الوثائق متاحة ولو لم نمتلك الجهاز أو البرنامج المستخدم عند إنتاجها. لأن المطلوب أن تكون لدينا وسيلة لجعل هذه الوثائق مفهومة للإنسان، ولو لم تكسب هذه الوثائق كل الصفات الممنوحة في البرنامج الذي أنشأها. مثلاً: أنجزت وثائق ببرنامج يسمح بتغييرها و تقديمها من عدة جوانب؛ فيمكن أن نتصور توفير الإتاحة في المدى الطويل لهذه الوثائق، باستعمال برنامج يسمح بقراءتها و في شكل واحد فقط. إذاً، يسمح هذا المنهج بإتاحة الوثائق. ولكن إذا اقتصر الحفظ على الوسيلة الإعلامية الأصيلة، مثل القرص المرن أو سي دي "CD"، بدون البرنامج أو الجهاز الذي يسمح بالحصول على محتوى هذه الوسيلة "Medium"، تصبح الوثائق المعنية غير متاحة. إذا يعتمد النظام الأصلي لإدارة الوثائق، في النطاق نفسه، على آليات مبنية للإتاحة، تسمح بفرز وتحديد الوثائق حسب بعض المعايير مثل التاريخ، والعنوان والمؤلف، سوف يصبح ضرورياًً نسخُ بعض الجوانب من هذه الآليات لحفظ الوثائق. و لا تعتبر مجموعة متكونة من آلاف البطاقات متاحة أبداً، و هي لا تمتلك أي وسيلة لتعرفها إلاّ بالقراءة بطاقة بعد بطاقة.

تُعدُّ الوثائق مفهومة بذاتها بمجرد إتاحتها- تدخل عدة وثائق و رسائل إلكترونية في هذه الفئة، إذا افترضنا أن اللغة التي استعملت في كتابتها معروفة. ولكن، تتطلب أنواع أخرى من الوثائق اللجوء إلى معلومات إضافية لتصبح مفهومة. مثلاً: يمكن أن نتعرض إلى وثائق تتعلق بفحص زراعي يستعمل نظام الترميز لتعيين فئة الأرض أو نوع التربة في كل قطعة. يمكن أن يعين نظام الترميز شكلاً واحداً برقم أو كلمة، يتناسب مع كل نوع من الأرض أو التربة. و يتبين بوضوح أن لا تكون مثل هذه الوثائق المرموزة مفهومة؛ لأن الرموز لم تكسب أي معنى بحد ذاتها. و تصبح الوثائق مفهومة إذا احتفظنا بنظام الترميز. في الواقع، يصح لنا القول: إن نظام الترميز يشكل جزءاً متكاملاً مع الوثيقة، ولكنه منفصل عن الوثيقة في أغلب النظم الحاسوبية. و يمكن أن يوجد في شكل الورق فقط، أو كجزء من التعليمات الموجهة إلى مستخدمي النظام. لنتأكد من بقاء الوثيقة محفوظة في شكل مفهوم، فلابدَّ من:
• السهر على حفظ الوثيقة الإلكترونية في شكل يسمح باستخدامها بالكمبيوتر.
• السهر على أن تُحفظ في شكل متاح كل الوثائق المكتوبة على الورق المتعلقة بنظام الترميز، و المعلومات التي تحتويها.
• السهر على التشغيل الدائم للربط بين الوثائق والمعلومات في نظام الترميز.

القابلية للاستعمال التقني
يجب أن نتمكن من التعامل مع الوثيقة لتكون قابلة للاستعمال تقنياً، و أن نختارها و نطّلع على محتواها، وَفقَ معايير تتناسب مع الهدف من حفظها. يمكن أن يعود بنا هذا الطرح إلى استخدام الأجهزة المشابهة أو المماثلة لتلك التي استعملت في النظام الأصلي للوثائق. و لكن يمكن في أغلب الحالات أن يوفر النظام الأصلي للوثائق المنتجة وظائف أخرى لم تكن ضرورية في أنواع الإتاحة التي نكون في حاجة إليها في المدى الطويل. يرشدنا، من جديد، مثالُ الملفات الصادرة عن معالجة النصوص بالكمبيوتر. المطلوب في حفظ مجموعة هذه الوثائق هو إمكانية الحصول على الوثائق المفيدة فقط، والاطلاع على محتوياتها عبر الشاشة، أو نسخة مطبوعة، أو أي وسيلة أخرى مناسبة، و لا داعي لحفظ إمكانية تغيير الوثائق، أو القيام بعمليات أخرى كان يوفرها البرنامج الأصلي لمعالجة النصوص بالكمبيوتر.

إمكانية إعادة الاستعمال
إن الوثائق قابلة لإعادة الاستعمال إذا توافرت إمكانيةٌ لاستخراج معلومات لمعالجتها، أو إذا أمكن تفعيل الوثائق بأي وسيلة أخرى مع نظم الحاسوب العصرية. و تستلزم هذه الخصوصية أكثر من الإتاحة والقابلية للاستغلال التقني. و يمكن تلبية هذه المستلزمات الأخيرة فعلاً ببقاء تشغيل الجهاز والبرنامج الأصلي للوثائق للمدة اللازمة. و بذلك يمكن الحصول على الوثائق ومعالجتها. و لكن إذا غابت إمكانية تبادل المعلومات بين نظام حاسوب قديم مع أنظمة حديثة، عندئذ تصبح الوثائق المحفوظة في قبضة فخ و لا يمكن إعادة استعمالها.

تختلف قابلية إعادة الاستعمال مع المستلزمات الأخرى؛ لأنه لا يكون تصور إعادة استخراج الوثائق في بعض الحالات ضرورياً. و يمكن تجاهله إذا تحققت المستلزمات الأخرى، ولكن من الأفضل التوجه نحو التلبية، و إن لم نتوقع استخداما خاصا في المستقبل. أضف إلى هذا أننا نضمن غالباً إتاحة الوثائق وفهمها بتنفيذ هذا الاستلزام.

التطور والتغير التكنولوجي
أصبح التغير التكنولوجي حقيقة حتمية في مجال نظم الحاسوب، و يظهر هذا التغير أسرعَ بالمقارنة مع قطاعات أخرى من التقدم الإنساني في معالجة وحفظ المعلومات. تقود هذا التطورَ قواتُ السوق التي هي غالباً بعيدة عن متطلباتنا للوصول الدائم والمستقر إلى المعلومات الأصلية وغير المحوَّلة. إذاً، هذا تحدٍّ يجب التصدي له لتلبية هذه المستلزمات باستخدام سلسلة من الأدوات التي تتطور في الوقت نفسه و أن نتساءل كيف يمكن استعمالها.

الهدف هو تلبية المستلزمات المعروضة سالفا،ً في حين تتغير كل الآليات المستخدمة باستمرار لإنشاء الوثائق ، وحمايتها، ومعاملتها، ومشاهدتها، وعرضها، والوصول إليها، وإعطاء البرهان في الوقت نفسه أن الوثائق لم تفقد أيًا من مميزاتها الأساسية طوال هذا المسار.

و قد تأخذ هذه التغيرات عدة أشكال، وتعتبر حالة برنامج حاسوب جديد أكثر وضوحا. يمكن أن يكون البرنامج الجديد تحديثا فقط للبرنامج الموجود، أو يكون منتوجاً جديداً اختير لأنه الأرخص في السوق، أو الأكثر مردودا بالنسبة للقديم، أو لأنه يوفر تطابقا أكبرَ مع برنامج آخر مُستخدَم في المؤسسة. لم يكن التمييز سهلاً دائماً بين تحديث برنامج "قديم" وبرنامج جديد، ولم يكون مفيداً دائماً أن نعرضه. و قد تكون الصيغة "3" من البرنامج "ب" الصيغة "2" من البرنامج نفسه مع إدماج بعض الإضافات الصغيرة والمحدودة. و قد يكون برنامجاً تمت إعادة كتابته كلياً، ويحمل الاسم نفسه و الوظائف نفسها و ليس كلها، كالبرنامج السابق.

قد تتعلق التغيرات بالجهاز المستخدم لإنجاز نسخ لحفظ الوثائق. فينتج بهذه التغيرات انعكاساً ضعيفاً أحياناً، لأن منتجي الأجهزة يبذلون جهداً لضمان أكبر تطابق ممكن بين الجهاز القديم والجديد؛ ليمكن تشغيل برامج قديمة، ولتبقى الدعائم القديمة للحاسوب مقروءة. ولكن لا يبقى هذا التطابق خالداً. و بصفة عامة، يستطيع كل جيل جديد من الكمبيوتر استغلالا ما كان جديداً بالنسبة للجيل السابق من الكمبيوتر. و لا تكون الآلات الجديدة قادرة حتماً على استغلال ملفات تعود إلى ثلاثة أجيالٍ ماضية أو أكثر. تتعلق التغيرات الأكثر تأثيراً بأنواع الدعائم والتكنولوجيا المرتبطة بها. حصل الانتقال منذ عدة سنوات خلت من القرص المرن "5.25" إلى القرص "3.5"، ولكن لم يَعٌد أحد يستعمل النظام القديم لإنتاج الوثائق أو الاطلاع عليها، رغم أنه يمكن قراءة القرص "5.25" بإضافة نظام القراءة المناسب في الكمبيوتر الحالي. و يبقى السبب الوحيد لوجود هذا النوع من القرص "5.25"، بعد عشرين سنة من اختراعه، إلى التعميم الواسع لاستخدامه. و سوف تكون محاولة قراءة دعائم أخرى أكثر صعوبة اليوم رغم أنها من الفترة نفسها، ولكن باستخدام أقل انتشار، مثل البطاقات المثقوبة.

يمكن أن تتعلق التغيرات بالهيكل المنطقي المستخدم في تسجيل المعلومات و يسمى عادة "شكل الملف". و تكون هذه التغيرات أحياناً نتيجة مباشرة لتغيرات البرنامج. مهما كان الأمر، و لو كانت آخر صيغة للبرنامج قادرة على قراءة الملفات في شكلها القديم، و قد تحصل أخطاء عند الانتقال من صيغة إلى أخرى، و قد يصعب التأكد من تحويل الملفات بدون أخطاء ما عدا إذا كانت لنا المعرفة الجيدة بشكل الملف والبرنامج المستخدم لإنتاجها وقراءتها.

يمكن أن تفرض علينا اعتبارات خارجية للقيام بتغيرات الشكل. مثلاً: يسهل علينا تسيير وثائقنا إذا كانت كلها في شكل واحد. و هكذا يمكن أن يشكل استقبال وثائق حديثة- في شكل يختلف عن الوثائق التي جمعت من قبل- دافعاً لتحويل الوثائق القديمة إلى شكل جديد. أو يمكن أن نضطر إلى هذا الإجراء لأن الشكل القديم لم يُقرأ بالنظم الحالية، بسبب عدم تشغيل أي برنامج لإنتاج الملفات في هذا الشكل منذ عدة سنوات.

ترتبط درجة أهمية هذه التغيرات و صعوبة مجابهتها بِوَعينا ومعرفتنا بآثارها. و يجب التذكير بالتكاليف المرتفعة لهذا العمل، و لو بالإمكان تجاوز العديد من المشاكل من هذا النوع بالإبداع والمعرفة التقنية. و يفضل أغلب الأرشيفيين عادة تجنب بذل الجهود البطولية الضرورية لاسترجاع معلومات مخزنة في أنظمة قديمة ترجع إلى ما قبل عشرون سنة.

تتمثل إحدى الخلاصات المقبولة عادة لدى كل المعنيين بحفظ الوثائق الإلكترونية، في الاعتقاد أنه يجب القيام بنوع من هجرة البيانات لضمان حفظها في المدى الطويل. توجد تقنيات أخرى و بعضها مجال لجهد مكثف في البحث، ولكن تعتبر الهجرة التقنية الأكثر خبرة تطبيقية لدينا. تطبق الهجرة عند إعادة نسخ الوثائق دوريا على دعائم جديدة من نفس النوع أو أنواع مختلفة-تستخدم عبارة "إنعاش"- مثلما تطبق عند تحويل المعلومات من شكل ملف إلى شكل آخر أكثر "حداثة".

العلاقة مع النظام الأصلي (أي نظام إنشاء الوثائق)
يمكن- في حالات نادرة- حفظ الوثائق في النظام الذي أنشأها أو في النظم التي خلفته. و يمكن أن تكون هذه الوثائق أساسية إذا بقيت قائمة الأسباب التي أدت إلى إنتاجها، ويجب أن تبقى متاحة في المحيط نفسه على غرار وثائق حديثة أخرى. يجب التأكد في هذه الحالة أن يكون التحديث الحتمي للنظام مرفقاً بهجرة ثابتة للوثائق من الأشكال القديمة إلى الجديدة، أو أن النظام قادر على معالجة أنواع أشكال المعلومات المستعملة كلها منذ إنشائه.

و يجب حفظ الوثائق- في أغلب الحالات- بصفة مستقلة عن الأنظمة التي أنشأتها؛ و ذلك لعدة أسباب:
• تعيش الأنظمة لمدة أقصر من الوثائق.
• تتطور وظائف النظام بسرعة لا تسمح له بمعالجة الوثائق القديمة.
• تفرض متطلبات التأدية للاحتفاظ بعدد قليل من الوثائق.
• عدم إمكانية ضمان أصالة الوثائق في إطار النظام الأصلي.
• ظهور مطلب لإتاحة الوثائق في شكل لا يستطيع النظام الأصلي تلبيته، مثل حصول الجمهور الكبير على وثائق إدارية أنتجت في محيط مؤمن.

تسمح بعض هذه الأسباب برقابة أفضل لكون الوثائق أخرجت من الأنظمة الأصلية. هكذا، يُعدُّ توقيف نشاط نظام معلومات شيئاً مرتقباً قبل أوانه. سوف يتوافر الوقت اللازم ليتمكن مسؤولي الحفظ في المدى الطويل من تنظيم عملية تحويل الوثائق بصفة مرتبة إلى النظام المعين لحفظها في المدى الطويل، مادام هؤلاء المسؤولون شركاءَ في مسار التخطيط.

قد تظهر أسباب أخرى للتحويل مصادفةً. وتشكل قضية الإنجاز في الأداء سبباً متكرراً ومفاجئاً للتحويل. و لا يظهر النقصان في الأداء تدريجياً دائماً، ويمكن أن يقع حين يفوق حجم المعلومات المعالجة حداً حاسماً. و يسمح تحليل النظام عادة بمعرفة مُسبَقة لوقوع هذا الخلل، ونواجه هذه الاحتمالات بمراقبة حجم المعلومات في النظام في عالم مثالي، وبتنفيذ التحويل قبل بلوغ الحد الحاسم. و برهنت التجربة أن هذه العملية المسبقة استثنائية وليست القاعدة.

يجب تجنب التحويلات الفجائية بقدر الإمكان، و التي يمكن أن ينجم بسببها فقدان المعلومات، ومعطيات البيانات أو الأصالة. و قد تصعب مهمة القسم المعني باستقبال الوثائق أمام معالجة أحجام ضخمة لم ينتظرها.

يجب تنفيذ ثلاث مهام لحفظ الوثائق خارج الأنظمة التي أنتجتها؛ أولاً: يجب على المؤسسات حفظ الوثائق ذاتها، سواء كانت وثائق خاصة، أو بريداً إلكترونياً أو صوراً. ثم، يعتبر مهما حفظ المعلومات المحيطة التي ترافق الوثائق -أي معطيات البيانات لنظام التسيير. يشمل هذا النوع من معطيات البيانات فهرسة الوثائق، وقوائم الرموز، والمعلومات المتعلقة بأصالة الوثائق، مثل بيانات الرقابة الرياضية، و نظم تحقيق الإمضاءات الإلكترونية.

و في النهاية يجب حفظ الروابط بين معطيات البيانات والوثائق نفسها-أو أية وثائق أخرى إلكترونية. أمام قائمة تشمل تواريخ، وعناوين ومؤلفين، يمكن للنظام أن يضع ربطاً دونَ التباس بين هذه القائمة والأدوات الإلكترونية التي تستند إليها. و ربما لا تكون البيانات واضحة، و روابطها مع الوثائق غير مؤكدة، إلا إذا بُدلت جهودٌ خاصة لتوضيحها. مثلاً: لم يكن نادراً في قواعد البيانات أن تستخدم أنظمة لترميز بعض البيانات، وأن تتغير هذه الرموز في حياة قاعدة البيانات. قد نحصل على قوائم تفصل كل واحد من نظم الترميز، ولكن من الصعب جداً ترجمة وثيقة أدخل عليها رمزٌ معينٌ في القاعدة دونَ معلومات تحدد زمن استخدام كل واحدة من هذه الرموز.

يمكننا تحقيق أهداف الأصالة، والشمولية، والإتاحة والوضوح التي سطرناها، إذا حفظنا الأدوات الأصلية في شكل متاح إلى مستعملي الكمبيوتر في الوقت الحاضر، وبطريقة تضمن الأصالة، وإذا احتفظنا بمعطيات البيانات أيضاً، و يمكن تحقيق هدف القابلية للاستعمال و من ثَم إمكانية إعادة الاستعمال إذا تمكَّن النظام الجديد من معالجة معطيات البيانات والوثائق ذاتها.

العلاقة مع نظام الإتاحة
لا يكون نظام حفظ الوثائق و أشكال الحفظ مثل تلك المستعملة للإتاحة نفسها حتماً. يُفرض فصل النظامين غالباً إذا تتعدى مجموعة مستعملي الوثائق مجموعة منتجيها، و تختلف بنوعها أو مكانها. يسمح الفصل بين الإتاحة والحفظ أيضاً باختيار أشكال الحفظ و برامجه، فتحظى باستقرار أكثر، دون أن يتأثر هذا الاختيار بالمتطلبات قصيرة المدى لمجموعة المستعملين.

مثلاً: يعتبر شكل الملف Tiff أحسن اختيار لحفظ الصور الرقمية منذ بداية التسعينيات، وعلى الأرجح سيبقى هذا الاختيار صالحاً للعشر سنوات القادمة على الأقل. و مع ذلك لا يعتبر أبداً الشكلَ المثاليَ لإتاحة الصور للمستعملين في آخر المطاف؛ و ذلك لعدة أسباب:
• تأخذ الصور الملونة مساحة كبيرة في شكل Tiff، ومن ثم تصبح بطيئة ومكلفة عند التحويل إلى الشبكات.
• لا يكتسب أغلبية المستعملين البرنامج القادر على المعالجة السهلة للصور حين تكون في شكل Tiff .
• تسمح أشكال أخرى لأصحاب حقوق الصور أن يمارسوا رقابة أكبر على استعمالها من طرف المستعمل النهائي، وبطريقة أفضل مما يسمح به شكل Tiff.

تتغير الأشكال المستخدمة كل بضع سنوات في تزويد الصور لمستعملي الأرشيف المصوَّر تحت تأثير ذوق العصر، والتكنولوجيا وطلبات المستخدمين، و من المحتمل أن يبقى هذا الوضع مستمراً. و لا يترتب على هذه التغيرات تبديلُ المناهج المستخدمة في حفظ الصور.

هناك فوائد أخرى لإنشاء نظم منفصلة للحفظ والإتاحة. لم نكن في حاجة- في عدة حالات- إلى تزويد الإتاحة أثناء فترة من مدة الحفظ أو كلها، أو التي يجب توفيرها تخص مجموعة قليلة من الاختصاصيين فقط، مثل الأرشيفيين المسؤولين على الحفظ الجيد للوثائق. و يمكن تحقيق الاقتصاد في التكاليف والتخفيف من تعقيد نظام الحفظ إذا صمم نظام الحفظ دون الإتاحة المباشرة للمستعمل، بل بتوفير واجهة "سطح بيني-Interface" فعالة تسمح لنظم الإتاحة أن تدخل في علاقة مع نظام الحفظ، ومن ثمَ التعامل معه. أضف إلى ذلك إمكانيةَ النظام للتأقلم بسهولة مع المستلزمات الجديدة في مجال الإتاحة في المستقبل.

لقد صممت ’إتاحة’ الوثائق الإلكترونية منذ البداية كوسيلة لطبعها؛ ثم امتدت إلى توفير نسخة للقراءة بآلة سواء كانت في شكل شريط أو قرص مرن؛ و أصبح الهدف الآن توفير إتاحة تفاعلية عبر شبكة الانترنت؛ و تمكين المستعملين من الحصول على الوثائق في هاتفهم النقال، أو أدوات أخرى مصغرة تدور في كف اليد. سوف تظهر في المستقبل أدوات أخرى بلا شك. سوف يسمح نظام الحفظ المصمم جيداً باستخدام كل الأدوات دون اللجوء إلى تغيرات في الآليات أو في أشكال الحفظ.

للمزيد من التفاصيل حول نظم الإتاحة وخصوصياتها، أنظر الفصل السادس التالي.

أنواع و وظائف معطيات البيانات
سوف نركز هنا على ثلاثة أنواع من معطيات البيانات: معطيات البيانات للتسيير، و معطيات البيانات الأرشيفية، ومعطيات البيانات التقنية.

معطيات البيانات للتسيير
إن معطيات البيانات للتسيير هي التي أُنشئت مع الوثائق بالذات أو في المؤسسة التي أنجزتها. و قد تشمل عدة عناصر منها: المؤلف، و تاريخ الإنشاء، و العنوان، و الطابع "الحساس" للمعلومات، و الكلمات المفتاحية. توجد معطيات البيانات لأنها كانت ضرورية لإنجاز العمل الذي كان سبب إنشاءَ الوثائق.

معطيات البيانات الأرشيفية
معطيات البيانات الأرشيفية هي تلك التي أُضيفت بعد إنشاء الوثائق لتسهيل إدارتها. يمكن أن تنجز في القسم المنتِج للوثائق كعناصر لمنهجية إدارة الوثائق التي لا تستعمل بصفة عادية، أو يُنجزُها المرسَل إليه النهائي المحتمل مثل مؤسسة الأرشيف الوطني. و قد تتضمن معطيات البيانات عناصرَ مثلَ آخرِ تاريخ للمراجعة، أو اسم القسم المنتِج للمعلومات.

معطيات البيانات التقنية
معطيات البيانات التقنية هي التي تُعَدُّ ضرورية لفهم الوثائق و معالجتها. و قد تُعَدُّ البعض منها تابعا لمعطيات البيانات للتسيير، لأنها واردة من النظام الأصلي. من جوانب أخرى، تُعدُّ معطيات بيانات أرشيفية لأنها أُضيفت أثناء مسار الحفظ في المدى الطويل.

يمكن ذكر شكل الملف، و تاريخ آخر هجرة للشكل، كأمثلة للمعطيات البيانات التقنية. و نعتقد أن المستعمل النهائي لا يحتاج إلى معرفة معطيات البيانات التقنية عادة لأنها تفيد برامج الحاسوب فقط لإدارة الوثائق وحفظها. و هذا صحيحٌ بصفة عامة، و لكن قد يحتاج بعض المستعملين لمعطيات البيانات. فتكون هذه مفيدةً جداً؛ إذا ظهر خللا في صيغة معينة من البرنامج المستعمل في القسم المنتج. و قد يحتاج بعضُ المستعملين إلى معرفة الوثائق التي تضررت من هذا الخلل.

5.4- طرق الحفظ
توجد عدة طرق تقنية وتنظيمية لحفظ الوثائق الإلكترونية، و يدرس هذا القسم كلَّ الطرق، و يركز بصفة خاصة على المسائل المؤثِّرة في اختيار واحدة منها.
و تكون الوثائق قابلة لطريقة بديلةً عن أخرى، وفق مختلف أنواعها. يعالج القسم الأول- بصفة عامة- مختلف أنواع الوثائق التي تنتج في نظم الحاسوب الحالية. و يعالج القسمين الثاني والثالث الوسائل التي تسمح بحفظ الوثائق. وفي الختام: نقدم في القسمين الرابع والخامس ملاحظاتٍ حول حفظ تدفُّق تيار الأرقام الثنائية "bitstream"، والهجرة في دعائم جديدة للحفظ.

سوف يكون اختيار طريقة الحفظ حسب:
• أنواع منتجي الوثائق ونظم إدارتها.
• دور قسم الأرشيف بالنسبة للأقسام المنتجة و مهامها.
• القانون.
• القدرات و الوسائل التقنية لقسم الأرشيف.
• أنواع و مستوى الخدمات المخططة للمستعملين [أنظر الفصل السادس التالي].

سوف يكتسب بعض هذه المعايير قيمة ماسَّة، و قد يحدد القانون مثلاً: أين يجب حفظ بعض الوثائق. بينما تكون لمعايير أخرى قيمة نسبية فقط، وتترك نوعاً من حرية التحكيم. و تُعَدُّ القدرات والوسائل التقنية لأقسام الأرشيف مثالاً لهذا النوع من المعيار، و تجب إعادة تقييم المعايير دورياً لأن تغيير الظروف قد يؤدي إلى تغيير المنهج.

الأنواع الملائمة للوثائق الإلكترونية
لا يهدف هذا المرشد إلى تقديم قائمة شاملة "taxonomy" لأنواع الملفات أو الأدوات الإلكترونية الموجودة. نفضل تقديم قائمة الأنواع التي نجدها عادة في النظم الحالية لإدارة الوثائق.

تتشابه الوثائق المكتبية مثل: المذكرات، والتقارير، والعروض، والرسائل الإلكترونية مع أنواع الوثائق المماثلة في عالم الورق. و تطبق المبادئ المستعملة نفسها لمتابعة الأثر الأرشيفي، ومن السهل نسبياً تحديدُ العناصر المكوِّنة للوثائق، و التي يجب حفظها لتلبية الخصوصيات المعروضة في أعلى هذا الفصل. سجل أن لهذه الوثائق، ولأي نوع آخر من الوثائق المتكونة بما يمكن أن يعتبر -من جهة أخرى- سلسلة من الملفات الإلكترونية المنفصلة، سوف نحصل على المعطيات البيانات التي تجعل من هذه الملفات المنفصلة مجموعة منظمة من الوثائق، بترتيب دقيق، وبتحديد المصدر ومعلومات أخرى أساسية. و تُشكِّل بدورها هذه المجموعة من المعطيات البيانات نوعاً من قاعدة البيانات، بنمط خفيف الحجم، وسهلاً نسبياً عادة. يخضع حفظ المعطيات البيانات لنفس التقنيات التي تستخدم في حفظ قاعدة البيانات.
تشكل قواعد البيانات نوعاً آخر منتشراً للتطبيقات الحاسوبية التي تنتج وثائق تتطلب الحفظ في المدى الطويل. تساوي عادة بعض أنواع من الوثائق الورقية مثل: كراريس التسجيلات، و سلسلة ملفات الأفراد، وسجل الأحداث أو الفهارس. ولكن قوة الحاسوب تجعل من قواعد البيانات نُظُمَ معلومات أكثرَ تعقيداً من تلك التي أنتجت على الورق، محمَّلة نوعا أكبرَ من المعلومات التي تغذي علاقات متطورة جدا فيما بينها.

تستحق مواقَع الإنترنت، و الوثائق التي تتضمنها، عناية خاصة. فهي تتشابه- من كل وجهات النظر- مع أي مجموعة من الوثائق المكتبية، ولكن يتم تحديثها كثيراً، و تتضمن روابط تقنية، أو علاقات بين الوثائق التي يجب حفظها. تكتسب الكثير من مواقع الإنترنت إمكانيات للتفاعل مع مستعملي الإنترنت، و نادراً ما تعرضها الوثائق التقليدية؛ وأخيراً: تتضمن مواقع الإنترنت غالباً عناصرَ يرتكز تشغيلها على قواعد البيانات، و ليس بسلسلة بسيطة من الوثائق.

يُستعمل الحاسوب أكثر فأكثر لإنشاء وإدارة مجموعات من الخرائط، والرسم، والصور، والتسجيلات الصوتية، والصور المتحركة، و يمكن أن تشكل كل واحدة منها سلسلة من وثائق الأرشيف. و نَعدُّ من حاجيات هذا المرشد أن هذا النوع من الوثائق يملك الخصائص النوعية نفسها لمجموعة من الوثائق المكتبية؛ فتشكل مجموعة من الملفات المنفصلة، التي يمكن أن تطبق عليها عمليات منفردة للحفظ بالنسبة للأشكال والأصالة، إلى آخره. و سوف نلحق بها مجموعة من معطيات البيانات صالحة للمجموعة بشموليتها، ومُشكِّلة قاعدة بيانات ذات هيكل. هكذا، سوف نجعل من سلسلة ملفات، و معلومات منفردة مجموعةً منسجمة من وثائق الأرشيف.

مناهج الحفظ في محيط إنشاء الوثائق
يمكن- في بعض الحالات- تحقيق الحفظ بفعالية في المحيط الأصلي للوثائق، بل في النظام الذي أنجزها أيضاً، و هذا ممكن فعلاً إذا توافرت الشروط التالية:
• يجب أن يبقى نظام الإنتاج شغالاً لتأدية مهمته الأولى.
• يلبي نظام الإنتاج حاجيات الأشخاص الذين لهم الحق في الاطلاع على الوثائق.
• ويمكن أن يحتفظ نظام الإنتاج بكل الوثائق التي نريد حفظها دون التأثير على وظائفه أو أدائه في تنفيذ المهمة التي صمم لها في البداية.

و يستعمل نظام الإنتاج للحفظ أيضاً إن لم يتوافر الشرط الثاني كاملا. يكفي لهذا الغرض تصميمَ نظام الإتاحة المناسب لحاجيات المستعمل، يكون قادرا على نزع الوثائق من النظام المنتِج؛ و هذا يمثل -بصفة خاصة- المبدأ العام الذي ينص على أن نظم حفظ الوثائق لا تكون بالضرورة تلك التي تستعمل لإتاحتها.

إن حفظ الوثائق في النظام الذي أنتجها- إن كان هذا ممكناً- سوف يوفر فوائد أكيدة، و في هذه الحالة لا داعيَ لاستثمار في آليات الاستخراج، و ربما في التحويل إلى شكل آخر من الوثائق لحفظها؛ لا داعيَ أيضاً لتحمل المصاريف التي تُكلّف لإنشاء وإدارة نظام حفظ منفصل. و من جهة أخرى، سوف نطمئنُّ أكثر لأصالة الوثائق المحفوظة؛ لأنها لم تعانِ من عملية التحويل، نظراً لأضرار هذه العملية دائماً. أخيراً يمكن معرفة نظام الإنتاج والمحيط الذي أُنتِجت فيه الوثائق بهذه المنهجية، و كل هذا يوفر مفهوماً أكثر للوثائق، و مؤلفيها، و العلاقات بينهما.

هنالك سلبيات لهذه المنهجية أيضاً. من غير المحتمل أن يبقى النظام المستعمل في البداية شاغلاً في هذا الشكل بالذات في المدى الطويل. و هكذا، يمكن أن ينجر عن التطور التكنولوجي، و تحول حاجيات المستعملين أيضاً، تغيير تدريجي للنظام، قد يظهر دونَ انعكاس في المدى القصير، و لكن قد يؤثر على أقدم الوثائق في المدى الطويل. و يكون تحديث برامج معالجة النصوص بإصدار صِيَغٍ جديدة؛ و تتغير تركيبة قواعد البيانات بإضافة أو حذف الحقول، و بالتغيرات في وظيفة أو فهم الحقول. و يمكن أن يخلق تأثير هذه التغيرات صعوبات في أقدم الوثائق، و هذه الصعوبات لا تظهر إلا بعد أن يفوت الأوان لحلها، إلا إذا مورست رقابة شديدة عليها.

سوف تقع هذه الظاهرة بسهولة، إلا إذا بقيت أقدم الوثائق مفيدة دائماً لإدارة الأعمال الجارية. و لكن إذا تم حفظ أقدم الوثائق لأغراض أرشيفية فقط، سوف لا تعنيها فعلاً المراقبة التي تقام لاختبار الوظائف الجديدة للنظام. يمكن معالجة هذا النقص بمراقبة منهجية الاختبار التي يجب أن تتضمن فحوصات الوثائق ذات القيمة الأرشيفية الموجودة في النظام، عند تفعيل هذه المنهجية في تحديث النظام. و يجب التحقق دورياً من بقاء أقدم الوثائق مقروءة، ومعروضة في شكل مفهوم أيضاً.

تمس سلبية أخرى لهذه المنهجية مجال الإتاحة. فقد أكدنا أن إحدى الشروط المسبقة لاستخدام نظام إنتاج الوثائق بغرض حفظها: أن يتجاوب هذا النظام مع الحاجيات في مجال الإتاحة؛ وهذا يفترض أن هذه الحاجيات لا تتطور. و لكن قد نواجه ضرورة تغيير جذري لمنهجية الحفظ، عند هذا التغيير لأن نظام الإنتاج يكون عاجزاً عن تلبية المتطلبات الجديدة في مجال الإتاحة.

إن جعل النظام قادراً على معالجة وثائق قديمة جداً سوف يعقّد في النهاية صيانته وتحديثه في بعض الحالات. و تظهر في هذه المرحلة عملية إنشاء آليات منفصلة لأقدم الوثائق أقل تكلفة، ويسند إلى النظام معالجة الوثائق الجارية وحدها. يجب السهر على أن تأخذ المراقبات الدورية لعملية الصيانة هذه المسألة بعين الاعتبار. و إذا أصبح النظام في وقت ما عاجزاً عن معالجة الوثائق الجارية والقديمة في آن واحد، فإننا نواجه ضرورة مفاجئة وعاجلة في استخراج الوثائق ذات القيمة الأرشيفية من النظام، وأن ننشئ نظام الحفظ لتخزينها. إن القيام بهذه العملية في ظروف اضطرارية- بدلاً من تنفيذها في إطار عملية مخططة- سوف يكون أكثر تكلفة وأكثر خطورة حتماً.
يمكن تجنب بعض هذه الصعوبات باللجوء إلى صيغة قريبة للمنهجية باستخدام البرنامج الذي أنتج الوثائق في محيط حاسوب منفصل؛ أي في جهاز آخر غير تلك المستعمل في إدارة الوثائق الجارية. و هكذا نستفيد من كل فوائد المنهجية، مع تجنب بعض سلبياتها مثل تلك المرتبطة بمشاكل الأداء. يجب توفير آليات لتحديد واستخراج الوثائق ذات القيمة الأرشيفية لتحقيق هذا الهدف، و يجب أخذ التكاليف الإضافية الناجمة من تشغيل نظامين بعين الاهتمام.

تتمثل المنهجية الجديدة في استخدام تقنية المضاهاة "emulation"، والتي تحتوي على غرس برنامج في الحواسيب الحالية قادر على تقليد "emulate" لطريقة تشغيل البرامج والأجهزة القديمة. و يمكن للحاسوب العصري- غير المكلف وسهل الصيانة حسب ما نعتقد- أن يشغل بفضل هذه التقنية برامج حاسوب قديمة صممت لحواسيب مختلفة تماماً. و يجب- بالطبع- الحفظ المستمر للبرامج الأصلية في شكل و دعائم تقرأ من قبل الحواسيب الحالية. بقيت تقنية المضاهاة في مرحلة التقييم حتى الآن، و برهنت أنها تشكل حلاً عملياً في بعض الحالات.

قد تعاني كل هذه الطرق- في النهاية- من عدم تلبيتها لطلب إعادة استغلال الوثائق. و سوف تفقد النظم القديمة الآليات المناسبة لتبادل المعلومات مع النظم الحديثة، وعند هذه المرحلة يجب تغيير المنهجية إذا كانت إعادة استغلال الوثائق إحدى أهداف حفظها.


مناهج الحفظ في أقسام الأرشيف أو في مؤسسات تراثية أخرى
لم يكن متوافراً اختيار منهج الحفظ وإتاحة الوثائق من قبل النظام الذي أنتجها في أغلب الأحيان. يجب تفعيل نظام خاص لحفظ الوثائق، وتحويلها من النظام الذي أنتجها إلى النظام الذي يحفظها. و يجب أن تقوم آلية التحويل بحذف، أو بتسجيل بأي طريقة، كل الوثائق التي تم تصديرها من نظام الإنشاء. سوف يخضع لمستلزمات الإدارة الجارية قرار تحديد مكان حفظ الوثائق في النظام الذي أنتجها أو النظام الذي يحفظها، أو احتمال حفظهما في كلا النظامين. و يُعَدُّ حفظ الوثائق في كلا النظامين مشروعاً، إذا كانت الوثائق ضرورية لمتابعة القضايا الجارية مثلاً، و من جهة أخرى إذا لم يسمح النظام المنتِج بإتاحة الوثائق ذات القيمة الأرشيفية التي يحفظها. بالمقابل فلا يلزم حفظ الوثائق في النظام المنتِج إذا لم تبقَ صالحة للاستعمال الجاري، وإذا كانت تحتوي معلومات شخصية أو سرية، ولم يتم حفظها إلا لغاية تاريخية، و/أو إذا منع القانون حفظها بعد تلبية الغاية التي سببت إنتاجها.

يجب- بصفة عامة- اختيار شكلٍ لحفظ الوثائق و معطيات بياناتها يكون مستقلاً عن أي برنامج أو جهاز، و يحدد الشكل الذي تم اختياره بمعيار دولي أو وطني على نحو مثالي. إذا لم يمكن ذلك، يجب تحديده بمعيار منشور وغير خاضع إلى أي براءة اختراع أو رخصة. تضمن هذه الخصوصيات حرية الأرشيفين في جهودهم لتوفير إتاحة مستمرة، أمام بائعي الجهاز أو البرنامج. تستعمل عادة الأشكال المحددة بهذا النوع من المعيار من طرف الكثير من بائعي البرامج. إن وجود المعيار بحد ذاته يعني بقاء إمكانية إعادة إنشاء برامج لقراءة البيانات، واسترجاعها ومعالجتها، وتحديث شكلها، هذا و إن فُقِدَ من السوق برنامجٌ قادر على معالجة البيانات المحفوظة في ذلك الشكل. إذا كان المعيار صادراً عن مؤسسة معترَف بها في مجال توحيد المعايير، فسوف تكون نسخ منه متوافرة في المكتبات الوطنية-دون شك- أو في مؤسسات من نفس النوع، وهذا إلى الأبد. و لكن، إذا كان المعيار مُنتَجاً في مؤسسة أقل أهمية فيكون من الأفضل أن تحفظ نسخة منه مع الوثائق.

يُنتظر من الشكل المُختار أن:
(أ) يكون قادراً على تمثيل المعلومات كلها، مع روابطها، الموجودة في الوثائق الأصلية التي تعتبر هامة.
(ب) يكون محدداً بمعيار دولي، وطني أو يكون متاحاً.
(ج) يكون قد أعطى برهان دوامه، أو يكون واسع الاستخدام والانتشار.
(د) يكون قابلاً للاستعمال المباشر لإتاحة الوثائق، أو تحويلها إلى أشكال صالحة للاستعمال.
(ه)- يكون مستقلاً عن أي برنامج أو جهاز.
(و) - يسمح بالتحويل الآلي من الشكل الأصلي إلى شكل الحفظ، مع الإنذار والوصف الآلي لأي مشاكل أو أخطاء في التحويل.
(ي) يسمح بالتحويل الآلي من شكل الحفظ إلى الشكل الأصلي، أو نحو الأشكال العادية، "شرطا اختياريا".

لم تظهر المعلومات الإلكترونية كلها- في الوقت الراهن و للأسف- في الأشكال التي تلبي هذه الشروط. و تُعَدُّ نظم الإعلام الجغرافي "GIS" مثالاً معبراً لهذه الحالة في الوقت الذي نكتب فيه هذا النص. لم تتوافر حالياً أدوات التحويل من الأشكال الخاصة- و هي ملكٌ لأصحابها- و التي استعملت لإنشاء وثائق GIS، إلى الأشكال المفتوحة المفضلة لحفظ هذه الوثائق، و هذا رغم تطوير نظام أشكال مفتوحة للبيانات في الماضي، و رغم وجود شكلٍ جديدٍ مفتوحٍ لـ GIS هو حالياً في مرحلة التطوير. و بالتالي فإنه لا يمكن تلبية الشرط (و). و مع ذلك، توجد أدوات قادرة على القيام بالعكس؛ أي: تحويل الأشكال المفتوحة نحو الأشكال الخاصة "ملكية خاصة". و هكذا، سوف يمكن تلبية كل الشروط الأخرى إذا تمكنََّا من وضع أدوات لتحويل المعلومات "GIS" نحو شكل مفتوح.

تستحق بعض هذه الشروط تغييراتٍ أكبرَ، و يهدف الشرط (أ) إلى توفير ليونة في طريقة الحفظ و في اختيار ما يجب حفظه. و يتقبل هذا الشرط وضع الشكل الأصلي الذي يمتلك خصوصيات لم تكون جوهرية بالنسبة للوثيقة التي يراد حفظها، وبالتالي يُعَدُّ شكل الحفظ الذي لم يأخذ بعين الاعتبار هذه الخصوصيات قد قام بعمله على كل حال، ولو لم يحفظ كل عناصر الشكل الأصلي. إن الكلمات و ترتيبها لها معنى في حالة وثيقة مكتوبة مثل هذا المرشد، كما تُعَدُّ الجوانب مثل ترقيم الصفحات والفصول عادة مهمة، خاصة إذا وجدت إشارات إلى المراجع، داخلية أو خارجية، في الفصول أو في صفحات الوثيقة. و بالعكس لم يقدر بنفس الأهمية شكل أو حجم الحروف المستخدمة، رغم أنه يُعَدُّ استخدام الحروف الداكنة والمائلة أو المخططة، عنصراً مادياً لمفهوم النص. و يجب أن يرتكز التحديد الدقيق للخصوصيات المعبرة على نوع الوثيقة والمعلومات المعنية. نعتقد أن عملية التحويل المستعملة عادة سوف تحفظ –بالطبع- كلَّ الخصوصيات المعبرة، أو تكون قادرة –في الحد الأدنى- على الإشارة إلى الحالات التي لم تتمكن فيها من حفظ تلك الخصوصيات (النصف الثاني من الشرط "و").

يضمن الشرط (و) إمكانية تحويل الوثائق من النظام المنتج إلى النظام المكلف بحفظها كأرشيف بأقل مجهود يدوي، كما يضمن وجود نظام ثابت لكشف الشذوذ يشير إلى المشاكل التي تتطلب تدخلاً إنسانيًا. سوف يسهل وجود نظام آلي- أو على الأقل سياق "طريقة" محدد جيدًا لمعالجة تدفق المعلومات- قدرةَ تدقيق عملية الحفظ، كما يساعد على إظهار سلامة النتيجة النهائية؛ لذا يمكن التركيز على الطريقة ذاتها وعلى الأدوات المستعملة، بدلاً من البحث عن الأدلة المتعلقة بجودة كل عنصر محفوظ.

قُدِّم الشرط (ي) كشرط اختياري؛ لأنه غير ضروري في أغلب الحالات؛ فلا يصبح ضرورياً إلا عند الحاجة إلى ذهاب و إياب الوثائق بين حفظها في نظام الأرشفة، واستخدامها في النظام الذي أنجزها. في هذه الحالة أيضاً، لم يُفرض الشرط (ي) إلا إذا أصبح النظام الذي أنجز الوثائق عاجزاً عن استرجاعها باستخدام شكل الإتاحة متطابقًا مع الشرط(د). يكون الشرط (ي) ملبياً إذا تمكن النظام المنتج من استخدام هذا النوع من الشكل. قد يظهر هذا الشرط صعبَ التلبية، إذا تم اختيار شكل للحفظ لم يتكفل ببعض الجوانب من المعلومات الأصلية، تلك الجوانب التي نظنها لا تستحق الحفظ. توفر برامج معالجة النصوص مثالاً عن هذه الحالة. تضمن هذه البرامج بطريقة آلية ترقيم الصفحات والفصول، والجداول والرسوم البيانية، بما فيها تحديث الترقيم عند التغيُّرات التي تمس الوثائق في مرحلة تحريرها. و أكثر من هذا، توسع أغلب برامج معالجة النصوص هذا الترقيم الآلي إلى الهوامش الموجودة في الوثائق، إلى صفحات أخرى، فصول، جداول أو رسوم بيانية. يحققون هذه العملية بإضافة علامات محددة للأرقام، بتميز (مثلاً) استعمال كلمات ’رسم 3’ بعلامة من نوع ’رقم> ر<’ أين ’ >ر<’ يكون في وقت ما "3"، و لكن يمكن أن يتحول فيما بعد إلى 2 أو 4. يمكن أن نختار شكلاً للحفظ يفقد هذا الربط الخاص، اعتقاداً معقولا منا أن الوثائق لا تحتاج إلى تغييرات بعد الحفظ، وأن هذه الوظيفة غير ضرورية. و لكن، إذا وجب إعادة استخدام الوثائق في نظامها الأصلي، و إذا نتج عن إعادة الاستخدام تغييرٌ في أرقام الجداول أو الصفحات، فإنه سيُؤدي فقدان وظيفة الإعادة الآلية لترقيم مراجع هذه الصفحات والجداول إلى التقليل الجذري من فائدة الوثائق المحفوظة في نظامها الأصلي.

حفظ تدفق البيانات أو تيار الأرقام الثنائية "Bitstream"
ترتبط كل مناهج الحفظ المذكورة أعلاه بقدرة ممارسة ما يسمى ب"حفظ تيار الأرقام الثنائية" في نهاية الأمر، و يتعلق الأمر بالقدرة على قبض سلسلة معينة من المعلومات الرقمية التي تظهر كسلسلة مشكلة من 1 و 0، و حفظها كما هي، دون اعتبار مفهومها ومحتواها. إذا، يرجع حفظ الوثائق الإلكترونية دائماً إلى حفظ تيارات الأرقام الثنائية "Bitstream".

يجب القيام ببعض الأعمال، انطلاقاً من فَرَضِيّةٍ، لحفظ جيد لتيارات الأرقام الثنائية: كل تيار بت "bitstream" له علامة واحدة تعرفه، ولم تتغير، و يمكن استخدامها للحصول عليه في نظام الحفظ. يجب- إضافة إلى هذا- تقديم البرهان على أننا نحتفظ دائماً بكل تيارات البت التي سلمت لنا، وأننا لم نحتفظ بغيرها؛ هذا لتلبية استلزام الشمولية. يجب- لتحقيق هذه الغاية- حفظ قائمة علامات تيارات البت، خارجةً عن نظام الحفظ، و يجب امتلاك أدوات لمراقبة الوصول إلى الوثائق أيضاً لضمان منع لأيٍ كان القيام بتغيير معلومات نظام الحفظ، وقائمة العلامات في آن واحد. و يمكن مقارنة معلومات النظامين دورياً.

يجب التحقق من إمكانية قراءة كل تيار بت "bit" دون خطأ أيضاً، و تكون هذه العملية بمراقبة دورية آلية أو يدوية عادة. تمارس الرقابة من هذا النوع في مدة تتراوح بين ستة أشهر وستنين. أما في حالة البيانات ذات الحجم المتواضع المخزنة في وسائط من نوع "القرص" فإنه يمكن الاكتفاء بالتأكد من إمكانية نسخ البيانات في وسائط أخرى مثل قرص مؤقت دونَ اكتشاف أي خطأ. و يتطلب هذا العمل بضعة دقائق في الشهر. يُنصح أن تتم المراقبة في محطة تقنية غير تلك التي استعملت لكتابة الوسائط المراد اختبارها لتجنُّب الأخطاء الناجمة عن الجهاز، و في بعض الحالات، لا تُقرأ الوسائط إلا بالجهاز الذي أنشأها.

يجب في الختام التأكد من بقاء تيارات البت "Bitstream" دون تغيير. و يلجأ أحياناً-بصفة استثنائية- إلى تقنية التشفير "Cryptography"؛ يتعلق الأمر بإنشاء بيانٍ للمراقبة الرياضية- بحجم محدد- مستقل عن حجم تيار البت، ولكن مرتبط بمضمونه. و يصمم هذا البيان بطريقة تجعل كل تغيير بدون قصد أو متعمداً سبباً لتغيير بيان المراقبة. و يجب تقييم بيانات المراقبة عند وصول الملفات إلى قسم الأرشيف، ثم حفظ النتائج خارج الملفات. ثم تُقرأُ الملفات دورياً، وتخضع بيانات المراقبة إلى إعادة التقييم، ثم تتم مقارنة النتائج مع تلك التي حصلت عند وصول الملفات إلى قسم الأرشيف. سوف يدل كل تغيير على خلل في النظام، أو على تزوير معتمد ناجم عن تدخل إنساني، و يجب في كلا الحالتين القيام بتحقيق. يعتبر نظام "MD-5" أكثر نظم بيانات المراقبة استخداما، لأنه سهلٌ نوعًا ما للاستعمال في أي نظام حاسوب، و قويًا نسبياً من جانب التشفير، كما لم يخضع إلى الموانع المرتبطة عادة بملكية الاختراع. ولكن يفرض التطور المستمر لقوة الحاسوب إعادة النظر في الاختبارات كل خمس سنوات.
تتغير تيارات البت عند تغيير شكل حفظ الملفات. و يجب القيام بكل العمليات التي وصفناها سالفاً من جديد، كما لو حولت الملفات إلى قسم الأرشيف من جديد.

الهجرة إلى وسائل جديدة للتخزين
تستخدم تقنية أخرى لمعالجة مشكل عدم صلاحيات وسائط التخزين الإلكتروني في المدى الطويل، وإخضاعها للإتلاف السريع بالمقارنة مع الحفظ على الورق. يفترض نسخ الملفات دورياً في وسائط التخزين، سواء من نفس النوع الذي استعمل إلى هذا اليوم، أو من نوع مختلف، و يكون متطابقاً مع آخر تطورات التكنولوجيا. و تسمى هذه العملية "الهجرة". لقد تم في الماضي نسخ ملفات محفوظة في أقراص مرنة لينة بحجم "5.25" إلى أقراص "3.5" أو أقراص CD، والتحول من الأشرطة المغنطيسية بكثافة 800 بت بالإنش "bpi ½" إلى جهاز تخزين كارتريج "3480". و إنه من غير الممكن أن نتوقع ما سيكون جهاز التخزين في المستقبل؛ الشيء الوحيد المؤكد هو ضرورة إنجاز النسخ. و تمتد حياة أغلب وسائط التخزين إلى خمس سنوات ـ و قد تكون هذه المدة أطول- للبعض منها- إذا توافرت شروط مثالية للتخزين؛ و لكن يمكن أن تكون هذه المدة أقصر لأغلبية الوسائط إذا خزنت في ظروف الحرارة و الرطوبة، أو الإنارة بعيدة عن المقاييس المثالية. سوف يساعد إنشاء نسخ متعددة لكل ملف محفوظ في حماية المعلومات، و تحفظ النسخ في أماكن متفرقة. و تُعَدُّ النسخ الرقمية جيدة جداً وبتكاليف أقل، عكس نسخ الوثائق الورقية. و سوف تسمح الدرجة العليا في حماية الملفات بفضل النسخ المتعددة، بتقليل عدد عمليات المراقبة، والإجراءات الأخرى التي ذكرناها في هذا الفصل.

5.5 الكفاءات
سوف تلتقي الكفاءات والمعارف المطلوبة للقيام بحفظ الوثائق الإلكترونية في المدى الطويل، عند عدد مختلف من الأشخاص، و غالباً ما تكون منتشرة بين المؤسسة المنتجة للوثائق والقسم المكلف بحفظها. ولم يختلف الأمر مادياً عن الوضع السائد للوثائق الورقية التقليدية. تعتمد المؤسسات على الوثائق المنتجة والمسيرة من طرف الموظفين الذين يكتسبون- على الأقل- كفاءات بسيطة في إدارة الوثائق، وخطة التصنيف وجداول الحفظ؛ و تتكل على قسم الأرشيف المكلف بحفظ الوثائق بفضل موظفين يدركون نظام الأقسام المنتجة، ويستطيعون وصف الوثائق، وإتاحتها لقرائها. يُفترَض أن يكون في قسم الأرشيف أيضاً طاقم مختص في مجال الحفظ المادي؛ لكي تسير الوثائق بجد، وتحفظ في ظروف تسمح ببقائها في المدى الطويل.

يختلف الوضع قليلاً مع الوثائق الإلكترونية إذ يمكن للمؤسسات أن تلاحظ توزيع الكفاءات الضرورية عبر عدد أكبر من المعنيين. مثلاً: يجب على المؤسسة المنتجة للأرشيف أن تجنِّد دائماً موظفين قادرين للسهر على إنجاز جداول الحفظ وتطبيقها على الوثائق الإلكترونية. و لكنهم في حاجة إلى مساعدة من طرف شخص آخر له معرفة قيِّمة بالبرنامج و المحطة التقنية التي استخدمت لإنشاء تلك الوثائق. يميز هذا النوع من المعرفة الأخصائيين المصنفين في فئة "محللي النظم". من المهم أيضاً أن نلاحظ أن محللي النظم، إن بإمكانهم أن يساعدوا في تصميم الوسائل الخاصة بالسهر على التطبيق الجيد لجداول الحفظ، فإنهم من غير المؤكد أن يكسبوا أيضاً الكفاءات الضرورية لإنجاز الجداول من البداية.

تحتاج المؤسسات إلى أشخاص يفهمون المؤسسة و المحيط الخاص بإنشاء الوثائق الأصلية الإلكترونية؛ كما هو الشأن مع الوثائق الأخرى الورقية، و هذا لضمان حفظها الفعلي في المدى الطويل. و لكن يجب عليها أيضاً اكتساب أشخاص يعرفون أشكال الملفات واستخداماتها. و نادراً ما تحتاج هذه المعرفة أن تكون تقنية جداً. و تستعمل أغلب المؤسسات عدداً قليلاً من أشكال الملفات، من النوع العادي المستخدم بصفة واسعة أيضاً عبر العالم كله. يجب تحرير تعليمات حول كيفية معالجة أشكال الملفات الأكثر استعمالاً بمساعدة أخصائيين أكفاء. توجد حالياً مثل هذه التعليمات للصور الرقمية والملفات الرقمية السمعية، ولعدد من أشكال ملفات النصوص أيضاً. إذاً، يكفي أن يتوافر لدى كل مؤسسة شخص قادر على تحديد التعليمات التي يمكن تطبيقها، و أن يعرف كيف يطبقها.

إذا تعلق الأمر بأشكال فريدة النوع أو غير معروفة كفايةً فلا يوجد لها أي تعليمات، أو أن التعليمات الموجودة لم تزوّد بتوجيهات تطبيقه كافية، يجب في هذه الحالة اللجوء إلى مستوى عالٍ من الكفاءات التقنية لتطوير الأدوات الضرورية لحفظ الوثائق، تكون قادرة على تقويم وتثبيت تلك الأدوات؛ و من الأفضل أن لا يكون الشخص المكلف بالتقويم والتثبيت، نفس الشخص الذي أنجز الأدوات. إذاً، يجب أن تعتمد المؤسسة على شخصين على الأقل لهذه الكفاءات التقنية المطلوبة. يمكن اللجوء إلى قسم أرشيف آخر لتثبيت الأدوات التي طورت داخل المؤسسة، أو استشارة خبير خارجي. و يمكن بالمقابل تكليف خبراء من خارج المؤسسة بتطوير هذه الأدوات، ثم تثبيتها في المؤسسة.

يجب على أقسام الأرشيف المكلفين بإرشاد الأقسام الأخرى حول طريقة إنشاء الوثائق، أن يكتسبوا مهارات في تصميم واستعمال تطبيقات الحاسوب العادية، ليتمكنوا من إعطاء النصيحة المناسبة. و قد يتعلق الأمر بتحسين استعمال البريد الإلكتروني، أو بمسائل تقنية معقدة. مثلاً: يمكن أن يخص الأمر النصائح المتعلقة بتشكيل قاعدة بيانات خاصة لحفظ آثار كل معاملة.

إن المؤسسات المعنية فعلاً بإدارة الوثائق الإلكترونية وحفظها حالياً لاحظت أن الكفاءات في تكنولوجيا المعلومات-في إدارة النظم و/أو تطوير البرامج- والكفاءات الأرشيفية، ضرورية، وأنه يجب على كل واحد من الأخصائيين أن يكتسب أدنى معرفة لدور الآخر. و لا يحتاج مهندسو تكنولوجيا المعلومات لأن يصبحوا أرشيفيين مختصين، و لا يحتاج الأرشيفيون أن يتحولوا إلى مبرمجي نظم. و رغم هذا، يجب على كل واحد منهم أن يجد لغة مشتركة للتحاور فيما يفعلون، ولمعرفة ما ينتظر منه الطرف الثاني. لقد أظهرنا أن الآليات التي تجعل هذا الحوار مستمرًا وطبيعيًا هي أكثر فعالية. و يصبح الحوار نادرًا و غير فعّال، طابعه القلق أو العدوان، في المؤسسات التي تجعل إدارة الأرشيف بعيدة نظامياً ومادياً عن مسؤولي تكنولوجيا المعومات. وبالعكس، إذا وجدت إجراءات تشجيع الحوار- الرسمي وغير الرسمي- في كل مستويات المسؤولية، سوف يُظهِر هدفاً واحداً، وتقل المشكلات، وتُحَلُّ بسرعة إذا ظهرت. و باختصار: هناك فائدة للعمل الجماعي وللكفاءات في التحاور.

5.6 الخلاصة
عالج هذا الفصل الجوانب المادية لحفظ الوثائق الإلكترونية. و يجب أن تتطابق أية طريقة للحفظ مع المستلزمات الأساسية للأصالة، والشمولية، والإتاحة، والفهم، و مع الإمكانية التقنية للاستغلال وإعادة الاستعمال. و لا يجب أن يؤدي الأخذ بعين الاعتبار لهذه المستلزمات إلى تقديم طريقة معيَّنة للحفظ كأفضل حل في قسم الأرشيف. و سوف يكون هذا التصرف غبياً على الأقل؛ لأن الحلول تتطور باستمرار وبسرعة كبيرة. و بالفعل، تكمن إحدى الاعتبارات الرئيسة التي يجب أخذها بعين الاعتبار في مجال الحفظ، في معرفة أفضل تحضير للتغيرات المستقبلية. قدم هذا الفصل ضرورة القيام بالتخطيط على ضوء هذا الاحتمال. و لكن أظهر أيضاً أنه يجب ألاّ تمنع إمكانية التغييرات في المستقبل الأرشيفين من التحرك منذ الآن. و أفضل طريقة للبدء في اكتساب التجربة في هذا الميدان هي القيام بالعمل بدلاً من الالتفات إلى ما يفعله الآخر.












  رد مع اقتباس
قديم Feb-17-2009, 10:34 AM   المشاركة131
المعلومات

الشحمة خديجة
مكتبي جديد

الشحمة خديجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 64184
تاريخ التسجيل: Feb 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 8
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

نشكرك أستادنا الفاضل على كل هذه التوضيحات بحيث كل من يقرأهده المعلومات يتشوق أكثر لمعرفة المزيد












  رد مع اقتباس
قديم Feb-17-2009, 11:47 AM   المشاركة132
المعلومات

طاهر قادري
مكتبي جديد

طاهر قادري غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 63377
تاريخ التسجيل: Jan 2009
الدولة: الجـزائر
المشاركات: 9
بمعدل : 0.00 يومياً


افتراضي

مشكور الاستاذ الكريم لكن بودي ان اسال عن برمجيات الحفظ الالكتروني .........












التوقيع
طاهر
  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 137 Aug-27-2016 08:36 PM
المبادئ التوجيهية للوقاية من الكوارث في مراكز الأرشيف و المكتبات. عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 3 Jul-02-2016 07:36 AM
دراسة أرشيفية 4: برنامج تكوين الأرشيفيين عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 19 Dec-14-2015 01:10 AM
منهجية لوضع سياسة وطنية لإدارة الأرشيف: التجربة الجزائرية عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 11 Jul-14-2014 03:23 PM
دراسة أرشيفية 3: سياسة الأرشيف الإلكتروني عبدالكريم بجاجة منتدى الوثائق والمخطوطات 30 Aug-03-2012 01:22 PM


الساعة الآن 08:25 PM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين