منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات » منتديات اليسير العامة » منتدى تقنية المعلومات » الأرشيف والأرشفة الإليكترونية

منتدى تقنية المعلومات هذا المنتدى مخصص للموضوعات الخاصة بتقنية المعلومات التي تتعلق بالمكتبات ومراكز مصادر المعلومات ومراكز مصادر التعلم.

إضافة رد
قديم Dec-04-2006, 08:06 PM   المشاركة37
المعلومات

hatemtn
مكتبي فعّال

hatemtn غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19521
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: تونــس
المشاركات: 193
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي جدول مدد استبقاء الوثائق ركيزة من ركائز نظام التصرف في الارشيف

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة
...مع التحية الطيبة للجميع و أحر التمنيات بمناسبة بداية شهر رمضان الكريم، شهر العبادة و الرحمة و الغفران و التسامح...شكرا لكم جميعا على ملاحظاتكم، و أتقبل كل ما كتبتموه كدرسا إضافيا و أنا متعطش ليس للعلم فقط، و في طريقة المعاملة من الناس أيضا، و أعترف صراحة بأن أكبر عيوب لدي هو عدم التحكم في أعصابي في علاقاتي مع الناس، حتى مع العائلة !
لنغلق جميعا هذه الصفحة، و لنستمر في دراسة موضوع الأرشيف و الأرشفة الإلكتونية. أضع تحت تصرفكم كل ما خزنته من تجربة في ميدان الأرشيف.
و أرسل إلى المنتدى "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"، و كما سوف أرسل إلى المنتدى في المستقبل القريب الصيغة العربية لآخر دليل خاص بإدارة الأرشيف الإلكتروني الصادر عن المجلس الدولي للأرشيف:
"Electronic records:Workbook for Archivists"
لقد قمت بتعريب هذا الدليل (111 صفحة) و انتهيت من العمل الأسبوع الماضي فقط؛ نحن ننتظر موافقة د.عبداله محمد عبدالكريم الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، قبل إرساله للمجلس الدولي للأرشيف، ثم لكل المؤسسات العربية المهتمة بالموضوع، و معذرة للجميع مرة أخرى. أخوكم، عبدالكريم بجاجة.

قرأت دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة الذي أعده الأستاذ الخبير عبد الكريم بجاجة ولمست فيه جهدا كبيرا، ويذكرني بالسياسة الوطنية التونسية للتطهير والتصرف في الأرشيف العمومي التابع للوزارات و مؤسسات الدولة وإنشاء السياسة الوطنية للتصرف في الأرشيف. وانطلاقا من البرنامج التونسي للتصرف في الأرشيف حبذا لو الاستاذ عبد الكريم تطرق الى أداة مهمة وركيزة من ركائز برنامج التصرف في الأرشيف وهي جدول مدد إستبقاء الوثائق. فقد لاحظت في تقرير الأستاذ عبد الكريم بجاجة أنه قام بتوزيع مدد الحفظ كالتالي:
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

والأجدى حسب معلوماتي المتواضعة لو تم اعتماد جدول مدد استبقاء الوثائق، وهي أداة أرشيفية تجمع قواعد الحفظ الخاصة بكل نوع من أنواع الوثائق المستقاة من القائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق وتحدد مدة الحفظ بالأرشيف الجاري، ثم مدة الحفظ بالأرشيف الوسيط، فالمصير النهائي يعني الاتلاف أو الحفظ الدائم بالارشيف الوطني.
وهذه الاداة تبنى على القيمة: قيمة الوثيقة.
الوثيقة الأرشيفية لها قيمتين: قيمة أولية (قيمة ادارية، قانونية، مالية) وقيمة ثانوية (قيمة تاريخية، تساعد في حفظ ذاكرة الامة وتكون مصدر للبحوث التاريخية في شتى المجالات).
إذن وفق القيمة الاولية والقيمة الثانوية يحدد عمر الوثيقة ومدد حفظها حسب المسار العمري للوثيقة الارشيفية.
تبنى قواعد الحفظ أيضا بالتوافق، وهو التوافق الذي يحصل من خلال الاجتماعات بين المكلف بالتصرف في الأرشيف والإدارات المنتجة للوثائق. وهذه الاجتماعات مهمة للوصول الى قاعدة حفظ بالنسبة الى كل نوع من انواع الملفات والوثائق وتراعى فيها القوانين المتعلقة بالوثائق، حاجة الادارات المنتجة لهذه الوثائق، مقتضيات السياسة الارشيفية. وفق هذه الاجتماعات يتم تحديد عمر الوثيقة (مدد حفظها ومصيرها النهائي).
بطبيعة الحال حتى تضمن تطبيق هذه الاداة يجب ان تكون في شكل قانون، فالمرحلة المهمة هي مصادقة الارشيف الوطني او الجهة المكلفة بالسياسة الوطنية للتصرف في الارشيف. عند المصادقة عليها تأخد منحى القانون وتصبح الادارات مجبورة على تطبيقها.
وتبلغ أهمية هذه الأداة في أنها الدافع والمقنن لكل العمليات الأرشيفية بدءا بالتحويل، ووصولا الى الترحيل والاتلاف.
وإن وجود هده الأداوات "جدول مدد استبقاء الوثائق" وجدول التصنيف والقائمة الاسمية لانواع الملفات والوثائق هو الكفيل وحده بارساء نظام عقلاني للتصرف في الارشيف وبالتالي المرور بعدها الى مرحلة الحوسبة وانشاء النظم القادرة على التصرف في الارشيف حسب المسار العمري للوثيقة.
وشكرا












التوقيع
JLASSI HATEM
  رد مع اقتباس
قديم Dec-05-2006, 10:20 AM   المشاركة38
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حول موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف.

تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.

4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...

يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف

ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Dec-05-2006, 10:25 AM   المشاركة39
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي الصيغة الجديدة لدليل الأرشيف...

تبعا لما جاء في رسالتنا، تجدون طيه "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة" في صيغته الجديدة، و شكرا. عبدالكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Dec-05-2006, 11:02 AM   المشاركة40
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي دليل الأرشيف...

عبدالكريم بجاجة]تبعا لما جاء في رسالتنا، تجدون طيه "دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة" في صيغته الجديدة، و لكن في جزئين، نظرا لعدم قبول الجهاز ملف يفوق 1 مليون بايت، و شكرا. عبدالكريم بجاجة.Guide des Archives-1 (Badjadja).doc

Guide des Archives-2 (Badjadja).doc












  رد مع اقتباس
قديم Dec-05-2006, 12:11 PM   المشاركة41
المعلومات

hatemtn
مكتبي فعّال

hatemtn غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19521
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: تونــس
المشاركات: 193
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة عبدالكريم بجاجة
تحية طيبة للجميع و بعد؛
أولا، أشكر الأخ هاتم على ملاحظاته القيمة، و التي جاءت في محلها، و إنني متفق معه بدون تحفظ على ضرورة إنجاز لائحة لتحديد مدة حفظ الأرشيف في الدوائر الحكومية، و تقديمها للمصادقة من طرف المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.
قدم الأخ هاتم هذه الائحة تحت إسم "جدول مدد استبقاء الوثائق"، بينما استعملت من جانبي مصطلح "القائمة الشاملة للأرشيف- Records Schedule"، و في الواقع نتكلم على نفس المحتوى بتسميات مختلفة و ليس متناقضة.
حقا، لقد قدمت في الصفحة السادسة من الدليل لمحة وجيزة عن الأعمار الثلاثة التي يمر بها الأرشيف، و لكن تطرقت بالتفصيل في موضوع تحديد مدة حفظ الأرشيف في الصفحات 13 إلى 16 من نفس الدليل، حيث قدمت طريقة إنجاز "القائمة الشاملة للأرشيف" المنتج من طرف الدوائر الحكومية أو غيرها، و لا مانع أضن أن أقدم فيما يلي هذه الفقرة المأخوذة من الدليل، لنكون جميعا في نفس الصورة، كما أضع تحت تصرفكم صيغة جديد للدليل بعد إدماج آخر دراسة للمجلس الدولي للأرشيف:"الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين"، و التي قمنا بتعريبها. و شكرا. عبدالكريم بجاجة.

4.2–المحيط العلمي:القائمة الشاملة لأرشيف الدولة-RECORDS SCHEDULE
طُرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير(1.01) = قسم (1.01.1)– قسم (1.01.2 )– قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل(1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2)– قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية(1.03)= قسم(1.03.1)– قسم(1.03.2)– قسم...
- إدارة الشؤون المالية(1.04)= قسم(1.04.1)- قسم(1.04.2)-...
– إدارة المخازن العامة(1.05) =قسم (1.05.1)–قسم (1.05.2)-قسم...

يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ...

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف

ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يُؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

"دليل الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة"،عبدالكريم بجاجة
شكرا على رد الأستاذ عبد الكريم بجاجة وعلى مشاركاته القيمة في إثراء النقاش حول موضوع الأرشيف. لكن لي ملاحظة: عرف الأستاذ عبد الكريم انتقال الارشيف من المؤسسة الى الارشيف الوطني على أنه "تحويل"
" أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛"
غير أني أختلف معه في هذا التعريف فالتحويل هو انتقال الارشيف من المرحلة العمرية الاولى الى المرحلة العمرية الثانية في حياة الوثيقة، اي من الارشيف الجاري الى الارشيف الوسيط ويسمى بالفرنسية Transfert.
أما انتقال الارشيف المعد للحفظ الدائم من المؤسسة الى الارشيف الوطني فيسمى "الترحيل" و في كلمة الترحيل نلمس فيها انتهاء مسؤولية المؤسسة عن هذه الوثائق حيث ستصبح تحت تصرف مؤسسة الارشيف الوطني. وتسمى الكلمة بالفرنسية Versement.












التوقيع
JLASSI HATEM
  رد مع اقتباس
قديم Dec-06-2006, 10:47 AM   المشاركة42
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي

توضيح حول مصطلح "التحويل":
أخي العزيز السيد هاتم،
إن المصطلحات الأرشيفية مقننة بقواميس متفق عليها دوليا في سبع لغات انطلاقا من اللغة الإنجليزية حسب توجيهات المجلس الدولي للأرشيف. و على هذا الأساس يستخدم المصطلح العربي "التحويل" في كل حالات انتقال الأرشيف، من العمر الأول إلى العمر الثاني أو من العمر الثاني إلى العمر الثالث أي إلى الأرشيف الوطني. بما أن حضرتكم من تونس، أبارككم بإنجاز "معجم المصطلحات الأرشيفية"، من إعداد السيد د. ربيع البنوري، أستاذ بالمعهد الأعلى للتوثيق في تونس، و سابقا أمين عام للفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف. و يقدم الأستاذ البنوري مصطلح "التحويل" في الصفحة 116 من هذا القاموس الذي أنجز في إطار الفرع الإقليمي العربي:
174- "تحويل: عملية ينتقل على إثرها حفظ الأرشيف من إدارته الأصلية إلى مركز الأرشيف الوسيط أو المصلحة الأرشيفية أو كذلك من مركز الأرشيف الوسيط إلى مصلحة أرشيفية مع انتقال الملكية أو بدون انتقالها."
كما يقدم الأستاذ البنوري المقابل الفرنسي "Versement"، و المقابل الإنجليزي "Transfer".

إن القاموس الفرنسي للمصطلحات الأرشيفية لم يستخدم كلمة “Transfert”؛ أنظر في الأسفل المرجع رقم "1" مع تحديد الموقع الإلكتروني للأرشيف الوطني الفرنسي.
أما المصطلح الإنجليزي المستخدم رسميا هو: “Transfer”، و يعني أيضا عملية تحويل الأرشيف في كل الحالات؛ أنظر الوثيقة رقم "2".
و شكرا مرة أخرى على طرح قضية المصطلحات الأرشيفية و هي ضرورية لممارسة المهنة الأرشيفية. عبدالكريم بجاجة.

المرجع 1:
http://www.archivesdefrance.culture....habetique.html
VERSEMENT : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives (1) passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés. Le fonds d'un service administratif est constitué de plusieurs versements qui peuvent être cotés selon le principe de la série continue. Voir aussi BORDEREAU DE VERSEMENT.
English =Transfer

المرجع 2:

http://www.archivists.org/glossary/
Transfer : The process of moving records as part of their scheduled disposition, especially from an office to a records center, or from a records center to an archives.












  رد مع اقتباس
قديم Dec-06-2006, 10:54 AM   المشاركة43
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي توضيح حول مصطلح "التحويل".

معذرة فيما يخص مرجع القاموص العربي: أقرء "صفحة 23 من 116" بدلا من "صفحة "116"، و شكرا. عبدالكريم بجاجة












  رد مع اقتباس
قديم Dec-06-2006, 12:08 PM   المشاركة44
المعلومات

hatemtn
مكتبي فعّال

hatemtn غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19521
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: تونــس
المشاركات: 193
بمعدل : 0.03 يومياً


افتراضي شكرا على إفادتك

انبنت مشاركتي السابقة على التشريع التونسي والسياسة الوطنية في مجال الارشيف: التي تعرف التحويل على انه انتقال الارشيف من المرحلة العمرية الاولى الى المرحلة العمرية الثانية من حياة الوثيقة اي من الارشيف الجاري الى الارشيف الوسيط. بينما الترحيل هو انتقال الارشيف المعد للحفظ الدائم من مركز حفظ الارشيف الوسيط الى الارشيف الوطني.
شكرا على إفادتك الاستاذ عبد الكريم بجاجة.












التوقيع
JLASSI HATEM
  رد مع اقتباس
قديم Dec-06-2006, 09:58 PM   المشاركة45
المعلومات

* هدى *
مكتبي متميز

* هدى * غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 18137
تاريخ التسجيل: Jun 2006
الدولة: اليمــن
المشاركات: 491
بمعدل : 0.08 يومياً


افتراضي

بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله
من الواضح ان الموضوع كبير ووافي وهذا من خلال عدد الصفحات والمشاركين
ان شاء الله استطيع متابعته ومن ثم التعليق
الشكر الجزيل لكل من شارك فيه












  رد مع اقتباس
قديم Dec-07-2006, 09:42 AM   المشاركة46
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي حول موضوع المصطلحات الأرشيفية العربية...

تحية طيبة للجميع و بعد؛
تبين آخر مشاركة للأستاذ هاتم أن الاختلاف في المصطلحات الأرشيفية ليس بين شخصين، و لكن بين المصطلحات الرسمية (التشريع التونسي مثلا) و المصطلحات العلمية (قاموس د.ربيع البنوري من تونس)، و هذا في نفس البلد أي تونس. فما بالك بين البلدان العربية ؟
لقد ظهر أول قاموس عربي-فرنسي-انجليزي في مجال الأرشيف، حسب علمي، سنة 1982 من إنجاز د. سلوى علي ميلاد من جامعة القاهرة. و في سنة 1990، نُشر في بيروت، تحت شعار المجلس الدولي للأرشيف، أول قاموس رسمي يتضمن اللغة العربية بالتوازي مع ست لغات أخرى، و كان الانجاز العربي من طرف السيد غسان منير سنو. ثم، أصدر سنة 1995 الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف قاموس المصطلحات الأرشيفية العربية يتضمن 314 مصطلحا بالتوازي مع الفرنسية و الإنجليزية، و كان من إنجاز د. ربيع البنوري. و في آخر المطاف، طور د. البنوري قاموسه الأول ليرتفع حجمه إلى 838 مصطلحا، و وزعت الصيغة الجديدة أثناء ندوة الفرع العربي ببيروت في ديسمبر 2004، و بقيت في انتظار التزكية.
يجب علينا الآن أن ندعم المجهود الذي قام به د.ربيع البنوري في اختراع و توحيد المصطلحات الأرشيفية العربية، لنتمكن من التبادل بيننا بلغة علمية واحدة، و اقتراح تبني هذا الإنجاز من طرف جامعة الدول العربية لنشره عبر الأقطار العربية. من الأفضل أن تتبنى التشريعات العربية المصطلحات العلمية الموحدة و ليس العكس، أي اعتماد المصطلحات الرسمية الوطنية و هي متعددة و مختلفة. و شكرا للجميع. عبدالكريم بجاجة.












  رد مع اقتباس
قديم Dec-10-2006, 07:42 AM   المشاركة47
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي المصطلحات الخاصة بالأرشيف الإلكتلروني

تحية طيبة للجميع و بعد؛
لنواصل النقاش حول موضوع المصطلحات الأرشيفية بتقديم قائمة من المصطلحات الإنجليزية و الفرنسية (190) التي تنتظر المقابل العربي، و من بينها 94 مصطلحا خاصا بالأرشيف الإلكتروني. لقد قمت بهذا الإحصاء منذ سنتين، و نحن في انتظار الاقتراحات العربية. نقدم لكم مقدمة الدراسة، و تجدون النص الكامل في الوثيقة الملحقة، و شكرا على اهتمامكم بالموضوع؛ عبدالكريم بجاجة.

DICTIONARY OF ARCHIVAL TERMINOLOGY
قاموس المصطلحات الأرشيفية العر بية

مـقــدّمــة

قام الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف (عربيكا-ARBICA)، بنشر الصيغة العربية الثانية لقاموس المصطلحات الأرشيفية في عام 1995 (1) بعد الصيغة الأولى التي صدرت من قبل المجلس الدولي للأرشيف في سنة 1990 (2). ويحتوي على 314 مصطلح باللغة الإنجليزية وما يقابلها باللغتين العربية والفرنسية، مع ملاحظات تفسيرية باللغة العربية فقط. ولقد أصبح من الضروري في عام 4200م تحديث هذا القاموس بإدماج المعطيات الجديدة التي ظهرت في عالم الأرشيف وخاصة في مجال الأرشيف الإلكتروني.
وإذا أراد الأرشيفيين العرب أن يبلغوا مقاييس العصر الحالي في مجال ممارسة مهنتهم، عليهم أن يلتزموا بتحديث معارفهم، ليس فقط بالاشتراك بطريقة فعّالة في المؤتمرات التي ينظّمها المجلس الدولي للأرشيف، بل أيضاً باستيعاب المعلومات الجديدة في علم الأرشيف المتابَعة والممارسَة يومياً على شبكة الإنترنت. و هكذا تمكّنا من العثور على 190 مصطلحاً جديداً باللغتين الفرنسية والإنجليزية من بعض أحدث المنشورات الدولية. و قد تمّ انتزاع 94 مصطلحاً منها من المفردات التقنية الدقيقة ضمن الأرشيف الإلكتروني. و من المستحيل أن نتمكّن من ترجمة المنشورات الأرشيفية الجديدة إلى اللغة العربية، ما لم نبدأ أوّلاً بقاموس خاص بنا في " قاموس المصطلحات الأرشيفية العربية " وأن نستمرّ بتحديثه سنوياً نظرا للتقدم السريع للعلوم و التكنولوجيات.
إنّ العمل المطلوب إنجازه وتكملته ليس بسيطاً، لأنه لا يكفي أن نضع المصطلحات المقابلة في اللغة العربية ضمن المصطلحات الأرشيفية، بل أن نستمرّ في شرح ووصف مختلف الأوجه ضمن مهنتنا لكلّ مصطلح، في ضوء المواد العلمية والتكنولوجية الجديدة المكتسبة. إنّ قراءة قاموس الأرشيف العربي والإطلاع عليه سوف يتيح الفرصة، وخاصة أمام جيل الأرشيفيين من الشباب، أن يعوا بعلم الأرشيف في شموليته، ليتمكّنوا من ترجمة التطوّر ضمن حركات مجسّدة في إنجاز أعمالنا اليومية. نعتقد أنّ العمل الذي يجب إنجازه لا يعني " المترجمين"، ليس بمفردهم على الأقلّ لأنه لا ينحصر بترجمة الكلمات، بل بإعادة تكوين وتشكيل المفاهيم الأرشيفية باللغة العربية. إنها دعوة بشكل خاص إلى الأرشيفيين المحترفين الذين هم في الاتصال اليومي مع مادة عملهم: الأرشيف.

(1) ربيع البنوري: "معجم المصطلحات الأرشيفية، إنجليزي – عربي"، منشورات الفرع الإقليمي العربي للمجلس الدولي للأرشيف، تونس 1995، 101 صفحة.
(2) غسان منير سنو: "قاموس المصطلحات الأرشيفية -Dictionary for Archival Terminology"
International Council on Archives, Arab Scientific Publishers, Lebanon, 1990, 278 p.


BIBLIOGRAPHICAL SOURCES


A DICTIONNAIRE DE TERMINOLOGIE ARCHIVISTIQUE, Direction des Archives de France, Edition électronique, Février 2002, 76 pages;


B LES ARCHIVES ELECTRONIQUES, Direction des Archives de France, Ed. La Documentation Française, 2002, 103 pages;

C PRESERVATION STRATEGIES FOR ELECTRONIC RECORDS : WHERE WE ARE NOW---OBLIQUITY AND SQUINT ? , by Michèle V. Cloonan and Shelby Sanett, in <the American Archivist>, review published by The Society of American Archivist, volume 65- number 1- spring/summer 2002, pages 70 to 106.

[CENTER]


Abu Dhabi le 23 Novembre 2004

Abdelkrim BADJADJA
Technical Advisor
Center for Documentation & Research
United Arab Emirates[/CENTER
]












الملفات المرفقة
نوع الملف: doc DICTIONARY OF ARCHIVAL TERMINOLOGY.doc‏ (62.5 كيلوبايت, المشاهدات 65)
  رد مع اقتباس
قديم Dec-10-2006, 04:00 PM   المشاركة48
المعلومات

عبدالله الشهري
مشرف
منتديات اليسير

عبدالله الشهري غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 2170
تاريخ التسجيل: Dec 2002
المشاركات: 2,009
بمعدل : 0.26 يومياً


قلم

الأستاذ /عبدالكريم بجاجة
جهودكم يقدرها الجميع في مجال الأرشفة هذه حقيقة ، وأنتم أهل لهذا العطاء والتقدير لما تملكه أخي الفاضل من علم وخبرة في هذا المجال ، كما لا يفوتني أن أشكرك جزيل الشكر على هذا المرفق الرائع الخاص بالمصطلحات الأرشيفية ..
كتب الله لك أجر ماتقوم به وجعله في ميزان حسناتك..
تحياتي وتقديري لك.












التوقيع
__________________________________

"سُبْحَانَكَ لاَ عِلْمَ لَنَا إِلاَّ مَا عَلَّمْتَنَا إِنَّكَ أَنتَ الْعَلِيمُ الْحَكِيم"
  رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع تقييم هذا الموضوع
تقييم هذا الموضوع:

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
ما هو الأرشيف الأدراي droob منتدى مراكز مصادر التعلم والمكتبات المدرسية 1 Oct-15-2009 03:37 PM
حماية الارشيف من الحريق السايح المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 4 Jan-18-2008 01:06 AM
تجليد النشرات الدورية والكتب وطريقة حفظه ولاء شيخ منتدى الإجراءات الفنية والخدمات المكتبية 4 Nov-02-2007 01:00 PM
كيفية التعامل مع الكوارث التي تحدث للمكتبة أم حبيبـة المنتدى الــعــام للمكتبات والمعلومات 10 May-17-2006 12:18 AM


الساعة الآن 12:42 AM.
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd. جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين